【作 者】陳綿康，張進，余世準，鮑俊成，張文龍，沈正海

湖北醫(yī)藥學院附屬太和醫(yī)院，十堰市，422000

0 引言

醫(yī)療設備維修和維護，是醫(yī)工部門重要日常工作之一。及時高效的維修維護服務，是臨床醫(yī)療工作得以正常開展的前提。隨著新醫(yī)改工作的不斷深入，國家對醫(yī)療設備維修維護管理提出了更高的要求。面對十分繁雜的醫(yī)療設備維修維護工作，如何做到既能滿足臨床需求，又能符合國家法規(guī)和醫(yī)院管理的要求，已是擺在醫(yī)學工程人員面前的問題。

實踐表明，單靠傳統(tǒng)的人工管理模式，很難破解上述難題。依靠信息化管理手段，開發(fā)專門的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是提高醫(yī)療設備維修效率，促進管理工作科學化、規(guī)范化的必然選擇[1]。雖然我們早已有了這方面的意識，看到了這種趨勢，但因種種原因，一直未能付諸實踐。最近，我們以醫(yī)院正在建立的HRP系統(tǒng)為基礎，結合自身工作特點，建立了醫(yī)療設備維修維護信息化管理系統(tǒng)，解決了困擾我們多年的一些難題。

1 HRP簡介

醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)（Hospital Resource Planning HRP），亦稱醫(yī)院運營管理系統(tǒng)，是根據(jù)醫(yī)院管理的行業(yè)特征，參照ERP（Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計劃系統(tǒng)）管理思想和管理理念，創(chuàng)建的一套支持醫(yī)院整體運營管理的管理系統(tǒng)。它與醫(yī)院早已上線的傳統(tǒng)HIS(Hospital Information System)系統(tǒng)的區(qū)別在于，HIS系統(tǒng)是一種面向醫(yī)療業(yè)務管理系統(tǒng)，HRP則是一種基于財務業(yè)務一體化運營管理系統(tǒng)[2]。HIS沒有資產(chǎn)管理功能，不可能由其搭建醫(yī)療設備的維護管理系統(tǒng)，而HRP則是包括人財物于一體的管理系統(tǒng)。HRP系統(tǒng)結構如圖1所示，其中設備管理模塊有維修、維護（PM）管理功能，為醫(yī)療設備維修維護管理信息化提供了基礎。

圖1 HRP系統(tǒng)結構圖Fig.1 Structural diagram of HRP system

2 醫(yī)療設備維修、維護管理需求分析

2.1 維修管理需求分析

一般醫(yī)院的儀器設備數(shù)量多在數(shù)千臺以上，每天的維修工作量，少則十幾件，多則數(shù)十件。由于設備是分布在醫(yī)院數(shù)十個不同的科室，維修人員每天都是處于一種東奔西跑的流動作業(yè)狀態(tài)。如此特點的維修、維護工作，使傳統(tǒng)的人工管理模式面臨諸多難題。

(1)如何確保維修記錄的及時生成問題

無論是從自身工作需要，還是從國家相關法規(guī)以及各種醫(yī)院管理檢查標準來看，真實的維修記錄都是必須的。由于醫(yī)療設備維修、維護工作的特點，在傳統(tǒng)人工管理模式下很難找到一種有效的監(jiān)管辦法，確保所有維修人員在發(fā)生維修工作后都能及時、完整、準確地進行相關工作記錄。

(2)如何保全醫(yī)療設備報修信息記錄問題

報修記錄，是維修管理活動重要的基礎環(huán)節(jié)。報修記錄不全，不僅會導致后續(xù)許多相關工作不到位，同時也可能在醫(yī)工人員和臨床科室間產(chǎn)生一些不必要的誤解與糾紛。傳統(tǒng)的電話和口頭報修方式，很容易出現(xiàn)報修信息漏記和“遺失”。

(3)如何實時掌握維修工作動態(tài)問題

電話或口頭報修，加上維修工作的隨機、分散、流動性等特點，勢必導致管理者很難實時掌握整個部門的維修工作信息。必要信息的缺失，極易造成維修監(jiān)管工作不力，給本部門及臨床醫(yī)療工作帶來諸多不利影響。

(4)如何獲取有關維修工作統(tǒng)計學信息問題

維修工作統(tǒng)計學信息，既是部門工作總結、員工工作評價的重要資料，也是改進提高維修服務及管理水平的參考依據(jù)。充足、完整、真實的信息，是實現(xiàn)信息統(tǒng)計的前提。在傳統(tǒng)管理模式下，既難產(chǎn)生真實、足夠的原始信息，同時也難實現(xiàn)信息的統(tǒng)計分析。

2.2 維護管理需求分析

定期的預防性維護（PM），是降低設備故障發(fā)生率、提高設備安全性和使用效率的重要措施。醫(yī)療設備管理法規(guī)和各種類型的醫(yī)院管理檢查標準，都有定期維護保養(yǎng)的規(guī)定。然而，PM并不像故障維修，做與沒做，一目了然，修沒修好，有明確的標準。雖然不一定每臺設備都需要進行定期的維護，但即便對需要進行PM的設備金額作一限定，如僅僅針對5萬元以上的設備，其數(shù)量也在數(shù)百臺。如此多的設備，且不談對PM深度、內(nèi)容的監(jiān)管，就連是否如期進行了PM，也是難以監(jiān)控的，除非對所有該進行PM的設備制定一個統(tǒng)一的周期?？梢哉f，在傳統(tǒng)人工管理模式下，要想讓每一位工程技術人員按計劃如期執(zhí)行PM工作，幾乎是不可能的。

2.3 解決思路分析

綜上所述，傳統(tǒng)人工管理模式已經(jīng)成為醫(yī)療設備維修、維護管理的一個瓶頸，必須尋找新的方法予以突破?？v觀現(xiàn)代各種管理手段，網(wǎng)絡信息技術無疑是一種很好的途徑。可以想象，如果能夠建立一種網(wǎng)絡報修系統(tǒng)，就可完全避免因報修信息記錄“不全”而引起的互相指責抱怨問題。如果再在該系統(tǒng)中，對報修后的工作流程作一些特殊設計，將需要進行監(jiān)管的一些過程與環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)管理，并進行必要的信息公示，就可避免一些關鍵過程和環(huán)節(jié)的失控。

3 基于HRP的維修、維護管理實踐與探索

3.1 維修管理

HRP設備維修管理模塊功能結構如圖2所示，可以看出它是ERP(Enterprise Resource Planning)設備維修管理思想的一種移植。醫(yī)療設備維修有別于工廠設備維修，所以部分功能對醫(yī)院并不適用。根據(jù)上述管理需求分析，目前只調(diào)用了其中的“維修申請”、“派工單”（實際就是維修申請受理）、“維修單”（亦即維修報告單）等功能。

圖2 HRP維修管理功能結構圖Fig.2 Structural diagram of HRP maintenance management

3.1.1 網(wǎng)上報修

HRP是一種分布于醫(yī)院各科室的局域網(wǎng)系統(tǒng)，由于系統(tǒng)本身已有維修申請功能，單從技術層面看，實現(xiàn)網(wǎng)上報修，不成問題。但從操作層面看，由于醫(yī)療設備種類、數(shù)量很多，醫(yī)生、護士很忙，讓各科室接受這種報修方式，會有一個過程，現(xiàn)階段我們是傳統(tǒng)電話報修與網(wǎng)上報修并存。對電話報修和送修設備，由專人模擬科室填寫報修申請。為防止報修信息“遺漏”，推行了工作日志制度，要求員工將當日所有工作如實記入工作日志，并在次日晨會進行報告。為簡化報修手續(xù)，要求將系統(tǒng)設計為：只需填寫資產(chǎn)卡號或設備編號，對故障作簡要描述，點擊“確認”即可完成故障報修（設備其它信息由系統(tǒng)從已建好的數(shù)據(jù)庫中自動帶出）。圖3為我們的報修單式樣。

圖3 HRP維修申請單Fig.3 Requisition sheet of HRP maintenance

3.1.2 報修信息的處理

報修信息傳至醫(yī)工部后，必須有及時的信息反饋。由于本HRP只能通過申請單查詢才能看到報修信息，不方便，也不科學。為確保員工能在第一時間看到科室報修信息，在醫(yī)工部安裝一臺大屏幕液晶電視作為副顯示器，通過一專門程序，提取報修時間、科室，設備名稱、故障描述等信息，直接顯示在大屏幕電視上（紅色顯示），如圖4所示。

圖4 報修及PM預警信息Fig.4 Information of repair application and PM warning

報修信息的受理，原則上由責任人受理，責任人不在現(xiàn)場時，受理人員需將報修信息及時電話轉告責任人。受理方法為：選擇報修信息.→點擊派工單→輸入相關信息→點擊確認。受理后的報修信息自動轉為綠色，同時報修科室可通過派工單查詢派工信息。為使反饋信息更加直接，要求為系統(tǒng)新增“報修信息已收到，××工程師將在××時間到達現(xiàn)場”的短消息功能[4]，目前該功能正設計之中。派工單生成后，責任工程師自動插入到大屏幕電視相應位置。

3.1.3 維修進程及維修記錄的監(jiān)管

為實現(xiàn)對維修工作進程及維修記錄的監(jiān)管，我們對系統(tǒng)提出了如下的設計要求。

① 報修信息一旦形成，未經(jīng)授權，任何人不能隨意修改、刪除。

② 只有經(jīng)過受理的報修信息，才能生成維修報告單。

③ 維修報告單增添維修狀態(tài)欄，設定五個選項，分別是“已修復”、“自修中”、“外修中”、“等待配件”、“待報廢”。僅當完成維修記錄，并在維修狀態(tài)欄選擇“已修復”或“待報廢”，相應的報修信息才會消失（注：僅僅是在附加顯示器上消失，系統(tǒng)內(nèi)的信息依然存在），否則報修信息將與所選維修狀態(tài)一并持續(xù)顯示在大屏幕電視上。

④ 已受理但未完成的報修信息，能隨時間的推移自動改變顏色，以方便了解相關信息。

⑤ 為確保維修記錄的完整，將相關欄目，如維修人員、維修狀態(tài)、維修過程、配件名稱及金額等，設定為必填項，填寫不完整，系統(tǒng)不予保存，并有相應提醒（設備基本信息由系統(tǒng)自動帶出）。處于在修和等待配件狀態(tài)的維修報告單，可隨時增添維修記錄，一旦選擇已修復和待報廢，維修報告就不能再行修改。圖5為維修報告單式樣。⑥ 報修科室可隨時通過維修報告單，查詢維修進度信息。

圖5 維修報告單Fig.5 Report sheet of maintenance

圖6 HRP PM管理功能結構圖Fig.6 Structural diagram of HRP PM management

3.2 PM監(jiān)管

HRP的設備PM管理功能如圖6所示。

鑒于醫(yī)療設備PM的內(nèi)容與程序、技術與方法、時間間隔與頻率，目前尚無統(tǒng)一標準[5]，根據(jù)我院實際，現(xiàn)階段只希望在PM計劃及其執(zhí)行監(jiān)管方面有所突破，因此僅啟用了系統(tǒng)中的PM計劃及PM報告功能。為使監(jiān)管工作人性化，要求系統(tǒng)增加PM計劃預警功能，并通過專用程序，在附加大屏幕電視上分出一個專區(qū)，顯示PM預警信息，如圖4所示。只要在系統(tǒng)中做好了PM計劃，系統(tǒng)就會按時給予足夠時間（25天）的提醒；僅當相關責任人提交的有設備使用人員簽字的PM報告單，通過管理人員的審核，由管理人員對系統(tǒng)進行某項操作后，相應預警信息才會消失。否則，預警信息將持續(xù)顯示，并在超過預警時限后自動轉為紅色，用以警示。如此一來，哪位員工，在什么時間，該做什么PM，做與沒做，一目了然，輕松實現(xiàn)了PM的監(jiān)管。

3.3 維修信息的統(tǒng)計與分析

由于系統(tǒng)記錄了全部的維修工作信息，為有關信息的統(tǒng)計分析提供了基礎。提出了多達10余種的統(tǒng)計項目，并要求能夠根據(jù)需要以直方圖、曲線圖、餅狀圖、二維圖等展示有關統(tǒng)計信息[4]、[6]，遺憾的是，該HRP本身并不具有此功能，目前尚在建設當中。

4 結語

HRP系統(tǒng)項目的上馬，為我院醫(yī)療設備維修、維護的信息化管理，提供了一個極好的機會，解決了困擾我們多難的一些難題。信息化建設不是一蹴而就的，需要一個逐步優(yōu)化的過程。本次實踐中的一些認識和體會，必將為我們今后的系統(tǒng)改進或重建，提供有益的嘗試。

[1]吳向陽,張超群,杭建金,等.醫(yī)療設備維修的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)研究與設計[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2009,30(7): 25-27.

[2]李先鋒,徐柯,李素云,等.基于HRP的醫(yī)院現(xiàn)代化管理模式分析[J].中國醫(yī)院,2012,16(2): 2-4.

[3]程江波,呂鵬,王衛(wèi)東.數(shù)字化醫(yī)學工程保障體系及信息系統(tǒng)設計[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2007,28 (6): 33-43.

[4]劉勝林,張敘天,王國宏,等.基于BS模式的醫(yī)療設備維護信息平臺的開發(fā)與應用[J].中國醫(yī)療器械雜志,2012,36 (2): 145-148.

[5]張宗久.醫(yī)療器械臨床使用安全管理規(guī)范(試行)釋義[M].北京:中國法制出版社,2010