李榕

摘 要：人事檔案在人事管理活動(dòng)中發(fā)揮著十分重要的作用，我國當(dāng)前的人事檔案管理存在著法制化水平不高、技術(shù)手段落后、社會(huì)效益低下等問題，迫切需要加強(qiáng)政策和制度創(chuàng)新、技術(shù)手段創(chuàng)新、加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和做好檔案信息的開發(fā)利用，以促進(jìn)我國人事檔案管理事業(yè)健康

發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；創(chuàng)新

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的反映建檔對(duì)象經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的材料，在人事管理活動(dòng)中，發(fā)揮著不可或缺的重要作用。當(dāng)前，我國人事檔案管理中還存在一些亟待解決的問題，本文試圖通過對(duì)存在的問題進(jìn)行剖析，并提出改進(jìn)建議。

1 當(dāng)前我國人事檔案管理中存在的主要問題

1.1 檔案管理的法制化水平有待提高

我國有關(guān)檔案的法律法規(guī)對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)依法履行檔案管理職責(zé)和公民依法享有的權(quán)利做了明確的規(guī)定，但在實(shí)際工作中，有法不依、選擇性適用法律的情況層出不窮。一方面，檔案法對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格規(guī)定，但執(zhí)行中往往打了折扣。這方面比較典型的案例如前石家莊團(tuán)市委書記王亞麗，一系列制度形同虛設(shè)，個(gè)人輕易地篡改檔案騙官，以至于“除了性別以外全都是假的”。 監(jiān)管機(jī)制失范，在人事檔案管理上，不少單位的組織、人事部門擁有話語霸權(quán)，且權(quán)力運(yùn)行基本處于監(jiān)管盲區(qū)，他們?cè)谌耸聶n案管理上的失誤，有時(shí)可以改寫一個(gè)人的命運(yùn)，甚至對(duì)個(gè)人造成災(zāi)難性后果。

1.2 檔案管理的技術(shù)手段和內(nèi)容比較滯后

當(dāng)前，大多數(shù)單位都正在逐步用電子檔案取代紙質(zhì)檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源社會(huì)共享，這是信息時(shí)代人事檔案管理的一場(chǎng)革命，但這種替代的覆蓋面明顯不夠，檔案管理手段和方法仍顯得比較陳舊、落后。另外，從內(nèi)容上看，檔案內(nèi)容有待調(diào)整充實(shí)。一是記載內(nèi)容陳舊，難以客觀地跟蹤反映建檔人的即時(shí)才能和業(yè)績(jī)狀況，可借鑒性不強(qiáng)，二是與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)息息相關(guān)的資訊太少。

1.3 檔案管理的社會(huì)效益較低

一是“死檔”、“棄檔”現(xiàn)象比較普遍，棄檔一族”的大量存在，對(duì)檔案管理資源是一種巨大的浪費(fèi)，使檔案的平均社會(huì)效益降低。二是由于人才交流中的地方和部門保護(hù)主義的存在，使得一些部門在吸納人才時(shí)不注重對(duì)檔案的參閱，使得人事檔案成了擺設(shè)，無法發(fā)揮應(yīng)有的效益。

2 關(guān)于人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.1 加強(qiáng)政策和制度創(chuàng)新，促進(jìn)人事檔案管理工作與時(shí)俱時(shí)

1.加快人事檔案管理社會(huì)化改革步伐。本著資源整合、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、并行發(fā)展的指導(dǎo)思想，積極探索公共服務(wù)與市場(chǎng)化服務(wù)逐步分離，解決目前工作中存在的多頭管理、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、制度不健全、服務(wù)不規(guī)范的問題。實(shí)現(xiàn)人員和業(yè)務(wù)的整合，打造專業(yè)化的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，探索人事檔案分類管理的新模式。針對(duì)每一類人事檔案確定的辦理事項(xiàng)，重新梳理并優(yōu)化辦事流程。對(duì)屬于公共服務(wù)范疇的檔案管理，費(fèi)用列入財(cái)政預(yù)算，對(duì)屬于市場(chǎng)化服務(wù)的項(xiàng)目，根據(jù)市場(chǎng)需求另行協(xié)商確定。

2.實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

3.分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，可由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)或有人事檔案管理資質(zhì)的社會(huì)機(jī)構(gòu)管理。增強(qiáng)建檔當(dāng)事人的存檔選擇權(quán)，并規(guī)范社會(huì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)行為，切實(shí)保障當(dāng)人事的權(quán)益。

2.2 加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，提高人事檔案管理專業(yè)化水平

檔案管理的專業(yè)化同檔案管理的社會(huì)化是緊密聯(lián)系、互相促進(jìn)的。當(dāng)前人事檔案管理中“死檔”、“棄檔”現(xiàn)象突出的問題，也從另一個(gè)側(cè)面反映了人事檔案管理方式已經(jīng)滯后于社會(huì)進(jìn)步，人事檔案應(yīng)當(dāng)以資源形態(tài)進(jìn)入信息領(lǐng)域，通過信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，通過開發(fā)利用檔案信息資源，體現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值。加快人事檔案管理的現(xiàn)代化步伐，盡快把每個(gè)人的基礎(chǔ)信息制成電子文檔，每人一個(gè)代碼，做到只要在內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)上輸入個(gè)人代碼，就能夠查閱到可以公開的相關(guān)信息資料。在此基礎(chǔ)上，要積極創(chuàng)造條件，形成覆蓋全國的個(gè)人電子檔案網(wǎng)絡(luò)，從根本上克服傳統(tǒng)人事檔案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。加大投入，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。探索搭建統(tǒng)一的人事檔案管理信息平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理、信息統(tǒng)計(jì)分析、人力資源服務(wù)辦公、誠信電子檔案等功能，不斷提高人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化水平。

2.3 提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，為人事檔案管理提供人才保障

“打鐵還須自身硬”。沒有一支過硬的檔案管理人員隊(duì)伍，就不可能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，必須切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的自身建設(shè)。隨著干部人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理的手段也應(yīng)隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。通過抓管檔人員的整體素質(zhì)，來促進(jìn)管檔隊(duì)伍的建設(shè)和提高。一是抓基礎(chǔ)，各單位應(yīng)該按規(guī)定配備具有相應(yīng)學(xué)歷和專業(yè)背景的檔案管理人員，保證檔案工作人員的素質(zhì)；二是抓培訓(xùn)，通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班，來更新觀念，提高政治素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)水平。三是抓待遇的落實(shí)，重視檔案管理人員勞動(dòng)保護(hù)工作，督促管檔單位落實(shí)有關(guān)經(jīng)濟(jì)待遇，從政治上關(guān)心管檔干部的培養(yǎng)和成長(zhǎng)。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，提高干部檔案的管理水平。

3 做好檔案信息的開發(fā)利用，充分發(fā)揮人事檔案的效益

做到物盡其用，為全局工作服務(wù)，這是人事檔案管理工作的應(yīng)有之義。人事檔案除了滿足工資制度改革、工齡認(rèn)定、待遇落實(shí)等一般性日常管理外，對(duì)各級(jí)黨組織公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部，已成為一個(gè)重要的依據(jù)。但是，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，資料收集手段、管理方式落后，服務(wù)方式單調(diào)，很難適應(yīng)不斷改革深化的人事管理工作。要使人事檔案更好地為人事管理工作，就必須改變傳統(tǒng)的管理方式，通過服務(wù)來促進(jìn)信息資源的開發(fā)。一是實(shí)行現(xiàn)代化管理，建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理干部人事檔案信息，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性；二是實(shí)行開放式的管理，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)事件中的表現(xiàn)記錄在案，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部的情況，提高決策工作的水平；三是實(shí)行服務(wù)式管理。在工作中注重實(shí)效，在干部的入黨、出國、調(diào)動(dòng)、任免、福利待遇、辦理退（離）等事項(xiàng)中，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，努力為干部工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高人事檔案的使用效率。

與時(shí)俱進(jìn)，注重人事檔案管理的創(chuàng)新，依法、科學(xué)地管理人事檔案，提高檔案的利用價(jià)值，社會(huì)生活中的諸多關(guān)于人事檔案的問題就有望迎刃而解，必將為人事管理和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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