梁小雁

（廣州美術(shù)學(xué)院 研究生處，廣東 廣州 510260）

一、引言

隨著美術(shù)院校研究生教育的迅速發(fā)展，研究生的數(shù)量逐年增加，信息量以倍數(shù)增長，傳統(tǒng)手工或計算機單機處理信息的管理手段已經(jīng)難以適應(yīng)工作需要。鑒于這種新形勢，開發(fā)一個穩(wěn)定、高效率、滿足研究生管理工作需要的研究生管理系統(tǒng)勢在必行。本文力求在充分調(diào)研美術(shù)院校研究生管理工作需要的基礎(chǔ)上，對基于網(wǎng)絡(luò)的研究生管理系統(tǒng)進行規(guī)劃與設(shè)計。

二、系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計的目標

（1）通過系統(tǒng)管理工作能有效地整合與共享各項數(shù)據(jù)，實現(xiàn)自動化處理,把管理部門從繁重重復(fù)的手工工作中解放出來。

（2）將研究生參加入學(xué)考試、錄取、學(xué)籍管理、課程學(xué)習(xí)、學(xué)位授予、畢業(yè)分配整個培養(yǎng)過程納入統(tǒng)一管理,實現(xiàn)數(shù)字化、規(guī)范化信息管理，建立完整的研究生培養(yǎng)過程數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

（3）系統(tǒng)處理的覆蓋面廣，能處理各學(xué)科門類、各培養(yǎng)層次學(xué)生的信息。

（4）有良好的查詢與統(tǒng)計功能，能用報表或圖表等各種形式輸出結(jié)果。

（5）能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，用戶可通過計算機網(wǎng)絡(luò)隨時隨地對數(shù)據(jù)庫進行瀏覽、查詢及信息反饋。

（6）立足于美術(shù)院校研究生管理工作需要，體現(xiàn)本校學(xué)科特色。

三、用戶分析

使用該系統(tǒng)的用戶有研究生、研究生導(dǎo)師、任課教師、工作秘書、研究生處、管理員六類。（見表1）

表1

四、系統(tǒng)界面各模塊的功能分析

1.通知公告管理模塊

管理員可在該模塊發(fā)布研究生教育管理的相關(guān)規(guī)定及日常的通知公告，用戶通過瀏覽系統(tǒng)可快速獲取學(xué)校最新內(nèi)容。

2.學(xué)科建設(shè)模塊

學(xué)科建設(shè)模塊包括學(xué)校學(xué)位授權(quán)點、各研究生培養(yǎng)部門及導(dǎo)師的情況介紹，內(nèi)容由研究生處錄入，一些動態(tài)信息（如課題介紹、導(dǎo)師歷年招生信息及所指導(dǎo)學(xué)生情況）由系統(tǒng)從其他管理模塊自動鏈接提取。

3.招生管理模塊

該模塊包括匯總各培養(yǎng)部門的招生計劃、目錄，編制招生簡章，考生數(shù)據(jù)導(dǎo)入，考號編制，考試科目及考場安排，考試成績錄入，錄取結(jié)果，數(shù)據(jù)統(tǒng)計打印等功能，各培養(yǎng)部門、研究生處根據(jù)管理權(quán)限可進行相關(guān)操作。

4.學(xué)生信息管理模塊

該模塊包括研究生基本信息、學(xué)籍信息管理以及校友信息管理。研究生新生基本數(shù)據(jù)由招生錄取數(shù)據(jù)導(dǎo)入，還包括黨團員管理、繳費撥款管理、報考英語四六級管理、就業(yè)信息管理、發(fā)表論文作品登記、獲獎?wù)撐淖髌返怯浀泉剳陀涗洝W(xué)生可實時在線查看并修改基本信息。每學(xué)期注冊報到情況由工作秘書錄入。研究生畢業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、結(jié)業(yè)或者肄業(yè)等學(xué)籍信息的變動根據(jù)學(xué)校處理結(jié)果，由管理者在線錄入信息。已畢業(yè)及獲取學(xué)位的研究生轉(zhuǎn)入校友庫，可根據(jù)工作需要隨時查詢。

5.課程管理模塊

該模塊是對研究生課程目錄、選課、成績、考勤以及中期篩選的管理。課程介紹由任課教師輸入內(nèi)容，研究生在導(dǎo)師指導(dǎo)下，根據(jù)培養(yǎng)方案的要求和自己實際情況進行網(wǎng)上選課。上課時，教師做好考勤并在系統(tǒng)里備案，最后課程成績由任課教師輸入，學(xué)生可上網(wǎng)查詢該門成績。系統(tǒng)能進行分數(shù)統(tǒng)計，可即時打印每個研究生的成績單，并對研究生中期篩選情況進行統(tǒng)計。此外，學(xué)?？赏ㄟ^系統(tǒng)組織師生進行抽查調(diào)研，對教學(xué)質(zhì)量評價加強管理。

6.學(xué)位管理模塊

學(xué)位管理模塊包括研究生申請學(xué)位、學(xué)位授予、上報學(xué)位授予信息給教育部等環(huán)節(jié)。研究生需在網(wǎng)上填寫申請學(xué)位的相關(guān)內(nèi)容，在線上傳碩士論文及畢業(yè)創(chuàng)作（設(shè)計）到學(xué)校服務(wù)器存檔，工作秘書需將學(xué)生的論文、創(chuàng)作答辯等信息錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)可打印供學(xué)校學(xué)位評定委員會評審是否授予學(xué)位的材料，學(xué)位授予最終結(jié)果將生成并上報給教育部的學(xué)位授予信息系統(tǒng)。當前國家已有網(wǎng)上上報學(xué)位授予信息系統(tǒng)，因此在編制軟件時須與國家上報系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫保持一致，減少后期上報數(shù)據(jù)庫遇到的麻煩。

7.就業(yè)管理模塊

通過就業(yè)管理模塊，學(xué)生能及時了解最新的招聘信息、就業(yè)政策及動態(tài)，研究生培養(yǎng)部門和研究生處能實時掌握學(xué)生的就業(yè)狀況。與工作單位簽約的同學(xué)需在網(wǎng)上登記個人就業(yè)信息，由培養(yǎng)部門網(wǎng)上審批，并提供《就業(yè)協(xié)議書》（已蓋章）紙本文件，最后由研究生處登記備案。

8.研究生導(dǎo)師管理

包括新增導(dǎo)師報名系統(tǒng)、導(dǎo)師信息管理及統(tǒng)計功能。根據(jù)學(xué)校導(dǎo)師遴選條例相關(guān)要求，申報導(dǎo)師資格人員上網(wǎng)填寫個人信息，系統(tǒng)能進行下一步的信息匯總和審核工作，生成可供學(xué)校學(xué)位評定委員會評審的材料，最終獲得導(dǎo)師資格的教師信息將轉(zhuǎn)入在校導(dǎo)師資料庫。學(xué)?？筛鶕?jù)實際工作需要，對導(dǎo)師數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計與管理。導(dǎo)師也可隨時通過網(wǎng)絡(luò)更新本人信息，并可隨時查詢到自己學(xué)生的信息，了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況。

9.維護模塊

管理員可在維護管理模塊進行信息輸入及更改，根據(jù)需要設(shè)立多個用戶，并根據(jù)不同的用戶給予相應(yīng)的管理權(quán)限。此外，管理員可在該模塊更改系統(tǒng)登錄密碼。

五、應(yīng)該注意的問題

（1）根據(jù)美術(shù)學(xué)院的學(xué)科特性，系統(tǒng)應(yīng)該富有個性化，能滿足學(xué)校自身的實際情況。系統(tǒng)界面的設(shè)計在美術(shù)學(xué)院是很受重視的，良好的系統(tǒng)界面設(shè)計能給用戶更好的使用體驗。此外，對美術(shù)院校來說，圖像、音頻、視頻等多媒體的存檔是非常重要的，管理系統(tǒng)必須增強多媒體的顯示、儲存等處理功能，例如在登記學(xué)生獲獎信息時，其獲獎作品、獲獎證書等圖片必須上傳保存；研究生畢業(yè)創(chuàng)作/設(shè)計是研究生培養(yǎng)的重要成果，也必須上傳存檔。

（2）進行資源整合和共享，執(zhí)行統(tǒng)一的信息標準。

在研究生教育管理的各個環(huán)節(jié)中，許多信息是共享的，有些則是后續(xù)過程的實現(xiàn)條件，比如課程學(xué)習(xí)成績是有資格被授予學(xué)位的前提條件等。這些只有以信息傳輸為紐帶、以資源共享為基礎(chǔ)，互相支持和配合，才能實現(xiàn)管理的實質(zhì)性突破。

采用統(tǒng)一的信息標準是開發(fā)管理系統(tǒng)的根本要求，只有這樣，才能使各管理環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)共享。目前研究生教育從招生開始,經(jīng)歷錄取、課程學(xué)習(xí)、學(xué)位評定、就業(yè)等過程,上級各個職能管理部門之間給出的信息標準沒有完全統(tǒng)一，造成學(xué)校管理部門必須對各項數(shù)據(jù)重新轉(zhuǎn)換，才能得到需要的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程必然容易產(chǎn)生失誤、數(shù)據(jù)遺漏等問題。希望上級管理部門給出的信息標準能盡快實現(xiàn)統(tǒng)一，從而減少重復(fù)勞動，避免上報的數(shù)據(jù)信息標準不一致。

（3）充分結(jié)合研究生培養(yǎng)方案，根據(jù)學(xué)校學(xué)科特點，增強全校性人文選修課選課功能。

目前部分美術(shù)院校的研究生課程暫未開設(shè)全校性選修課，學(xué)生只能在本院系或自己聯(lián)系別的院系選修課程。學(xué)分制研究生管理系統(tǒng)的使用，將為開設(shè)全校性研究生選修課提供平臺。根據(jù)學(xué)校學(xué)科特點，充分結(jié)合研究生培養(yǎng)方案，各院系可推薦優(yōu)質(zhì)課程或由學(xué)校開設(shè)人文選修課供研究生選修，構(gòu)建符合藝術(shù)教育規(guī)律和通變創(chuàng)新人才知識結(jié)構(gòu)需求的課程體系，在多學(xué)科交叉、融合的良好環(huán)境中培養(yǎng)研究生創(chuàng)新能力。

（4）以人為本，加強人員之間的交流與培訓(xùn)。

信息化管理離不開人的參與。研究生教育的信息化建設(shè)是一個以人為主導(dǎo),利用計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等資源進行信息的收集、加工、儲存、傳輸、更新、檢索和維護,以提高管理效率的人機系統(tǒng)。因此信息平臺的開發(fā)設(shè)計只有充分征求用戶的意見和建議，才能真正具有實用性。積極創(chuàng)造機會讓用戶之間加強交流，促進信息平臺的建設(shè)和優(yōu)化；同時也對用戶加強培訓(xùn)，提高信息平臺的操作能力。

六、結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)化研究生管理系統(tǒng)的設(shè)計涵蓋了研究生教育的方方面面，美術(shù)院?？筛鶕?jù)自身的特點開發(fā)一個功能完備、實用、穩(wěn)定的，滿足研究生教育管理需要的研究生管理系統(tǒng)，搭建一個良好的共享、互動、互補的現(xiàn)代化平臺，從而提高研究生教育的工作水平和效率，推動研究生教育工作的規(guī)范化。

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