劉镕暢 邱義芝（江蘇激揚(yáng)軟件有限公司，江蘇南京，210000）

一、引言

大家總是希望在需要一份檔案的時(shí)候，能快速地查到它；在檔案盤點(diǎn)時(shí)，能快速高效地了解庫房內(nèi)的檔案數(shù)量；在檔案實(shí)體出現(xiàn)安全異常時(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)。然而，由于檔案數(shù)量龐雜，檔案傳統(tǒng)的管理方式導(dǎo)致了查詢和盤點(diǎn)困難、處理流程復(fù)雜、處理時(shí)間過長、信息反饋滯后等低效率重復(fù)工作的現(xiàn)象。在檔案館（室）中經(jīng)?？吹焦芾砣藛T為查找需要的資料而焦急忙碌、往返奔波，為逐卷進(jìn)行檔案的盤點(diǎn)而耗費(fèi)許多時(shí)間和巨大的人工勞動。將全新的RFID技術(shù)，即射頻識別（Radio Frequency IDentification）技術(shù)運(yùn)用于檔案管理領(lǐng)域，能夠極大增強(qiáng)檔案管理者對各檔案庫房和區(qū)域檔案實(shí)體的信息收集、檢索、交換與跟蹤能力，有助于解決上述難題，幫助管理者實(shí)施檔案的智慧化管理。

目前，RFID超高頻技術(shù)雖然能夠解決手工所不能解決的問題，但是，由于RFID標(biāo)簽的EPC數(shù)據(jù)存儲區(qū)沒有一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義方法，各種不同的標(biāo)準(zhǔn)和方法使RFID技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中存在局限性、單一性。本文所述的方法，是在RFID技術(shù)使用的同時(shí)，通過對RFID標(biāo)簽EPC數(shù)據(jù)存儲區(qū)劃分區(qū)域的賦值管理，建立了一套完整的RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)體系，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速查閱和精細(xì)化管理，促進(jìn)檔案的安全保管。

二、研究方案

本研究方案，是一種檔案RFID管理標(biāo)簽EPC數(shù)據(jù)存儲區(qū)的編碼方法，以及在檔案工作中的運(yùn)用。RFID在檔案管理上具有非接觸式數(shù)據(jù)采集、快速掃描、一次性數(shù)據(jù)處理量大、標(biāo)簽信息容量大、使用壽命長，可重復(fù)使用、安全性高、抗污染性能強(qiáng)、體積小型化、穿透無屏障閱讀和EAS防盜等優(yōu)點(diǎn)。

RFID技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用越來越廣泛，眾多RFID生產(chǎn)廠家紛紛推出RFID技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用系統(tǒng)，每個(gè)廠家通常是使用RFID標(biāo)簽的EPC數(shù)據(jù)存儲區(qū)，作為識別檔案卷宗的代碼，在本單位檔案管理中具備了唯一性。但是，由于編碼是用戶自定義，存在隨機(jī)性、缺乏共享性，且各檔案管理單位之間的檔案信息不能在一個(gè)共享平臺上使用，特別是一旦將來檔案移交綜合檔案館，將導(dǎo)致檔案管理信息出現(xiàn)混亂的局面，從而極大降低RFID技術(shù)的使用效率，對今后工作帶來不必要的麻煩。本研究方案實(shí)現(xiàn)了檔案RFID管理統(tǒng)一編碼的需求，具體方法步驟如下：

1.確定檔案卷宗的屬性。針對檔案管理的實(shí)際情況，將檔案卷宗歸納為以下幾個(gè)重要屬性：檔案的歸屬行政區(qū)域、檔案的使用行業(yè)、檔案的使用單位、檔案管理中使用RFID標(biāo)簽的用途、檔案類別、檔案卷宗卷內(nèi)信息。

2.根據(jù)RFID標(biāo)簽EPC數(shù)據(jù)存儲區(qū)的容量，劃分出與檔案卷宗屬性相對應(yīng)的數(shù)據(jù)存儲區(qū)域（見圖1）。

3.根據(jù)檔案屬性分配RFID標(biāo)簽EPC數(shù)據(jù)存儲區(qū)的分配容量大?。ㄒ妶D1）。行政區(qū)域代碼區(qū)4個(gè)字節(jié)長度，行業(yè)代碼區(qū)1個(gè)字節(jié)長度，單位代碼區(qū)2個(gè)字節(jié)長度，RFID標(biāo)簽類型代碼區(qū)1個(gè)字節(jié)長度，檔案類別代碼區(qū)1個(gè)字節(jié)長度、檔案卷宗信息代碼區(qū)7個(gè)字節(jié)長度。

圖1 RFID標(biāo)簽的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成

4.最后生成的16字節(jié)的代碼，就是檔案卷宗的RFID標(biāo)簽碼。檔案RFID管理的標(biāo)簽EPC數(shù)據(jù)存儲區(qū)的編碼方法，給檔案卷宗唯一的EPC碼，使檔案卷宗具有類似身份號碼，這樣就可以使檔案卷宗信息在眾多的共享平臺上查詢和共享。

三、RFID在檔案管理中的應(yīng)用

1.上架

新的檔案入庫前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和密級等相關(guān)信息對新建檔案進(jìn)行編目并確定擺放位置，然后通過相關(guān)設(shè)備將信息寫入RFID標(biāo)簽，生成的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)（包括檔號和位置信息）被傳送到檔案數(shù)據(jù)庫，以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。

可得出結(jié)論，北美短葉松在加熱1 h時(shí)，適當(dāng)時(shí)間的熱處理使得其樣品表面逐漸變得穩(wěn)定，碎片量也減少，表面與未處理樣品相比也較光滑。而隨著熱處理時(shí)間的增加，其樣品表面受到破壞，樣品表面逐漸明顯的開裂。其樣品粗糙度在2 h之后超過了未處理材，4 h時(shí)粗糙度則更高，但4 h的樣品表面比未處理的要穩(wěn)定。若將熱處理1 h、2 h、4 h進(jìn)行對比，則發(fā)現(xiàn)隨熱處理時(shí)間的增加，其樣品表面粗糙度增加。

檔案上架目前廣泛采用按照同一目錄集中上架擺放的模式，在檔案密集架預(yù)留空間不足的情況下，會出現(xiàn)大量檔案倒架的情況發(fā)生，這樣就給檔案的管理工作者帶來很大的工作量，在重新倒架、上架的過程中極容易發(fā)生錯(cuò)架、亂架的情況發(fā)生，給以后的檔案查找?guī)砗艽蟮穆闊Ｔ鯓咏鉀Q批量檔案的上架工作是我們面臨亟待解決的問題。

在智慧檔案庫房的設(shè)計(jì)過程中，針對批量檔案的上架管理，我們做了大量的調(diào)研，通過實(shí)際工作我們采用檔案信息管理系統(tǒng)結(jié)合超高頻便攜手持設(shè)備，按照檔案信息管理系統(tǒng)計(jì)算出來的上架數(shù)量，在語音的提示下，進(jìn)行檔案的上架計(jì)算工作。上架全過程語音提示，檔案管理人員只要根據(jù)便攜式手持設(shè)備的語音提示對上架的檔案逐一核實(shí)，保證上架的檔案不出現(xiàn)錯(cuò)架和亂架的現(xiàn)象，便可輕松地完成檔案的上架工作。

圖2 檔案抽檢三個(gè)對象

舉例而言：上架時(shí)，檔案管理員將待上架檔案放入檔案推車并推入檔案庫房，上架管理子系統(tǒng)根據(jù)入庫時(shí)確定的檔案位置，通過智慧手持設(shè)備的語音提示如：“本批次檔案上架位置于X庫房Y密集架Z格第3個(gè)盒位”。檔案管理員根據(jù)以上提示到達(dá)存檔的庫房及密集架，打開密集架后，上架管理子系統(tǒng)再次語音提示其起止格位和盒數(shù)。檔案管理員根據(jù)語音提示，逐卷將檔案進(jìn)行上架。上架動作結(jié)束后，檔案員再取出智慧手持設(shè)備，智慧手持設(shè)備根據(jù)RFID相關(guān)信息，自動語音從上架后的第一個(gè)盒子進(jìn)行語音報(bào)號，檔案管理員僅需用耳朵聽語音，同時(shí)用眼睛按順序看檔案盒，就可以確定上架的順序是否正確。每個(gè)批次上架工作確認(rèn)無誤后，檔案管理員在智慧手持設(shè)備上點(diǎn)擊確定，實(shí)際上架信息就通過計(jì)算機(jī)總線傳遞至服務(wù)器。

2.盤庫

雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成存放無序，查找困難。隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲存的真實(shí)信息。如果要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

雖然超高頻的手持讀卡設(shè)備可以讀取到封閉在檔案盒中的卷宗檔案標(biāo)簽，但是這種手持的讀取是大范圍的，不僅能讀到盒子里面的卷宗，同時(shí)也把檔案盒子周圍的其他檔案卷宗標(biāo)簽也一起讀到，根本無法做到檔案卷宗錯(cuò)架、亂架的識別和判斷。設(shè)備的體積龐大，絕大多數(shù)設(shè)備采用的是有線數(shù)據(jù)通訊方式，不能夠?qū)崟r(shí)地進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，檔案卷宗信息不能及時(shí)得到處理。

在智慧物聯(lián)檔案管理系統(tǒng)中，針對檔案盤庫的特點(diǎn)，我們專門研制開發(fā)了一套適合檔案庫房盤庫的超小型便攜手持超高頻讀卡設(shè)備，該設(shè)備可以通過WIFI、藍(lán)牙、zigbee等無線通訊手段和檔案管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)通訊，采用獨(dú)特的盤庫算法，解決檔案的錯(cuò)架和亂架。

3.抽檢

檔案庫房的抽檢是一個(gè)日常工作，抽檢目的是對檔案數(shù)字化和信息的檢查和驗(yàn)證，保證檔案數(shù)字信息化的正確性。檔案是按照檔案卷宗的形式存放在檔案盒中。尤其是在大批量的檔案數(shù)字化完成以后，就會按照正常的程序上架入庫，但是由于檔案的數(shù)量巨大，加上數(shù)字化過程的工序繁雜，在工作中難免會出現(xiàn)問題，抽檢工作就是對這些工作的一個(gè)補(bǔ)充和校驗(yàn)的過程。

由于實(shí)體檔案已上架在庫房，著錄的信息和電子影像文件在電腦上，無法同時(shí)檢查。即使把檔案從庫房取回到辦公室的電腦前，但由于都需要用眼睛去看，導(dǎo)致一方面容易在借還檔時(shí)放錯(cuò)位置，另一方面由于眼睛要在電腦著錄、實(shí)體檔案和影像文件間來回切換，特別容易疲勞和出錯(cuò)。

這種傳統(tǒng)的抽檢登記方法，一方面必須采用紙質(zhì)登記錯(cuò)誤，操作復(fù)雜，而且復(fù)核工作量大，扯皮較多。另一方面僅能采用概率的方法檢查少許，數(shù)字化的主要質(zhì)量需要長期歷史檢驗(yàn)，驗(yàn)收檢查根本沒辦法確定檔案數(shù)字化質(zhì)量是否合格。

采用了激揚(yáng)精確定位管理系統(tǒng)后，我們可以采用以下方法來進(jìn)行精確的檢查，并有效地解決了上述問題。

第一，在庫房內(nèi)任意抽取紙質(zhì)檔案，在智慧手持上一掃，就會語音播報(bào)本卷著錄內(nèi)容，而檔案員則可集中精力來觀察手中的紙質(zhì)材料準(zhǔn)確與否，同時(shí)還可以檢查電子影像質(zhì)量。方便快捷。

第二，抽檢內(nèi)容可以直接在移動設(shè)備上選擇，確認(rèn)后直接生成抽檢報(bào)告。用戶可以隨時(shí)知道抽檢率。系統(tǒng)可以及時(shí)提醒用戶是否達(dá)到抽檢率。

第三，抽檢內(nèi)容直接寫入數(shù)據(jù)庫，可以多次抽檢，也可以累計(jì)。從而通過漏斗算法，在一定時(shí)間，通過多個(gè)角色完成批次檔案的抽檢任務(wù)。

第四，抽檢過程自動形成電子檔案，以供領(lǐng)導(dǎo)、主管單位或第三方證明?？梢酝瑫r(shí)監(jiān)督施工方和接收方，都嚴(yán)格按照檔案相關(guān)規(guī)程進(jìn)行數(shù)字化。

四、研究案例

舉例來說，我們對南京市溧水區(qū)國土資源局、六合區(qū)國土資源局的近50萬卷檔案進(jìn)行了相關(guān)的研究。檔案庫房的一本實(shí)體卷宗，行業(yè)為行政，單位為溧水區(qū)國土資源局，該卷宗已經(jīng)粘貼了RFID標(biāo)簽，該卷宗的全宗號為01，目錄號為25，分類號為23，卷宗號19，年度2001，保管期限為永久，密級為內(nèi)部。根據(jù)這些內(nèi)容，給這個(gè)檔案卷宗進(jìn)行RFID標(biāo)簽的EPC數(shù)據(jù)存儲區(qū)分配一個(gè)編號。

檔案的基本屬性信息

圖3 檔案卷宗信息

根據(jù)本辦法，對這個(gè)實(shí)體卷宗進(jìn)行編碼。提取檔案的屬性行政區(qū)域?yàn)榻K省南京市溧水區(qū)，江蘇省代碼12，南京市溧水區(qū)代碼3F，行業(yè)是行政代碼為11，國土資源局代碼07，標(biāo)簽的類型是檔案卷宗編碼為1，檔案類別是地籍檔案編碼為31。檔案的卷宗信息將上述代碼部分合成123FB0713111AF07C114,就成為實(shí)體卷宗的RFID標(biāo)簽的編碼。這個(gè)編碼是唯一的，通過RFID讀卡設(shè)備，讀取標(biāo)簽數(shù)據(jù)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案的RFID的管理，從而可以享有RFID管理帶來的在入庫、查閱、清點(diǎn)、安全、銷毀等許多環(huán)節(jié)的高效和便利。

實(shí)踐證明，RFID技術(shù)運(yùn)用于檔案管理是安全的、高效的。該方法的使用取得積極的檔案管理成效，是實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體存儲、清點(diǎn)、監(jiān)控、查閱利用過程從手工向自動化轉(zhuǎn)型、從粗放到精細(xì)化轉(zhuǎn)型、從節(jié)點(diǎn)到全程實(shí)時(shí)監(jiān)控轉(zhuǎn)型的實(shí)用方法，促進(jìn)了檔案管理的電子化、檔案查閱的快捷化、檔案監(jiān)控的實(shí)時(shí)化，提高了檔案管理現(xiàn)代化水平。