徐佳雯
信息技術(shù)(Information Technology,簡(jiǎn)稱(chēng)IT),是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱(chēng)。它主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)和通信技術(shù)來(lái)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、安裝和實(shí)施信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件。如今越來(lái)越多企業(yè)開(kāi)始進(jìn)入信息化時(shí)代,計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸代替了原來(lái)的手工方式,而日益增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)量也使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)量急劇上升,以前的手工方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)狀和發(fā)展,因此利用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)手段來(lái)存儲(chǔ)處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是唯一的出路,審計(jì)工作也將隨之改變,必須用傳統(tǒng)的審計(jì)方法結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)做出相應(yīng)的變革,從而形成一種新的審計(jì)方式,來(lái)適應(yīng)當(dāng)今企業(yè)的模式。從采集數(shù)據(jù),處理數(shù)據(jù),測(cè)試數(shù)據(jù),分析數(shù)據(jù),最終得出結(jié)論,生成工作底稿,撰寫(xiě)審計(jì)報(bào)告,而這一系列需要個(gè)完善的審計(jì)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成。
審計(jì)的基本職能是監(jiān)督,而且是經(jīng)濟(jì)監(jiān)督,審計(jì)的對(duì)象是被審計(jì)單位的財(cái)政、財(cái)務(wù)收支及其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng),這就是說(shuō)審計(jì)對(duì)象不僅包括會(huì)計(jì)信息及其所反映的財(cái)政、財(cái)務(wù)收支活動(dòng),還包括其他經(jīng)濟(jì)信息及其所反映的其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。審計(jì)的基本工作方式是審查和評(píng)價(jià),也即是搜集證據(jù),查明事實(shí),對(duì)照標(biāo)準(zhǔn),做出好壞優(yōu)劣的判斷。審計(jì)的主要目標(biāo),不僅要審查評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)資料及其反映的財(cái)政、財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性和合法性,而且還要審查評(píng)價(jià)有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效益性。
然而,當(dāng)今世界面臨著信息化、全球化的兩大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以前所未有的廣度和深度改變著經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理,以手工查賬為主的傳統(tǒng)審計(jì)已不能適應(yīng)管理信息化的要求。審計(jì)對(duì)象的信息化,客觀上要求審計(jì)機(jī)關(guān)的作業(yè)方式必須及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整,不僅要運(yùn)用傳統(tǒng)審計(jì)方法,還要結(jié)合信息技術(shù),全面檢查被審單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),發(fā)揮審計(jì)監(jiān)督的應(yīng)有作用。
信息系統(tǒng)的發(fā)展,給傳統(tǒng)的審計(jì)工作帶來(lái)了新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)。對(duì)象的發(fā)展帶來(lái)新的風(fēng)險(xiǎn),迫使審計(jì)手段與時(shí)俱進(jìn)。
1.1.1 審計(jì)對(duì)象信息化使傳統(tǒng)的審計(jì)線索逐漸消失。
過(guò)去手工核算中,由原始憑證到記賬憑證,再到財(cái)務(wù)報(bào)表的編制,每個(gè)環(huán)節(jié)都有人手工記錄,并且有經(jīng)辦人的親筆簽字,這就是審計(jì)線索,可以根據(jù)這些證據(jù)進(jìn)行抽查審核。但如今利用信息系統(tǒng),從原始憑證的錄入開(kāi)始,到最終的報(bào)表生成,完全依賴計(jì)算機(jī)完成,傳統(tǒng)的手工簽字消失了,使得傳統(tǒng)審計(jì)線索中斷難尋,而在系統(tǒng)中對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改刪除又變得極其容易,從某種角度來(lái)說(shuō)新環(huán)境給審計(jì)工作帶來(lái)了新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。
1.1.2 審計(jì)對(duì)象信息化使傳統(tǒng)的審計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)有風(fēng)險(xiǎn)。
過(guò)去企業(yè)所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都有手工書(shū)面記錄,并且?guī)げ镜暮穸让磕赀f增。但如今企業(yè)重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不再由紙筆來(lái)記錄存底,而是保存在磁盤(pán)等媒介上,雖然減少了存儲(chǔ)空間,但一旦發(fā)生設(shè)備損壞或者人為破壞,對(duì)于原始數(shù)據(jù)的恢復(fù)又將是另一個(gè)新問(wèn)題。
1.1.3 審計(jì)對(duì)象信息化使得數(shù)據(jù)的傳輸和轉(zhuǎn)移有了新的途徑。
過(guò)去財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從原始憑證到最終的財(cái)務(wù)報(bào)表均由人來(lái)抄寫(xiě),然后由另一人負(fù)責(zé)核對(duì),并且保留雙方簽字以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。但如今利用信息系統(tǒng),所有的數(shù)據(jù)都必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)借口從業(yè)務(wù)系統(tǒng)輸入,經(jīng)過(guò)一系列系統(tǒng)處理最終傳入財(cái)務(wù)系統(tǒng),而這個(gè)過(guò)程中數(shù)據(jù)接口是否可靠也是審計(jì)人員必須考慮的一個(gè)方面。
審計(jì)工作主要針對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),因此確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性顯得尤為重要,而健全的體制對(duì)于整個(gè)企業(yè)的管理也是必不可少的。
1.2.1 對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告,其數(shù)據(jù)的真實(shí)性是最重要的。
確保數(shù)據(jù)的輸入源頭是第一步,利用系統(tǒng)輸入原始數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算,重要的是要確保權(quán)職對(duì)應(yīng)無(wú)誤,也就是適當(dāng)?shù)穆毼粦?yīng)當(dāng)賦予適當(dāng)?shù)臋?quán)限,權(quán)限過(guò)低影響日常工作效率,而權(quán)限過(guò)高或者分配不當(dāng)則會(huì)引起舞弊的滋生,如何利用系統(tǒng)來(lái)設(shè)置不同權(quán)限是利用信息系統(tǒng)工作的第一步,也是審計(jì)中必須查看的內(nèi)容之一。
1.2.2 對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告,其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性也是很關(guān)鍵的。
從財(cái)務(wù)系統(tǒng)終端導(dǎo)出的數(shù)據(jù)是否完整是否準(zhǔn)確,這對(duì)審計(jì)員最終得出審計(jì)結(jié)論是息息相通的,因此在利用導(dǎo)出的數(shù)據(jù)反查之前,怎樣利用各種方法來(lái)確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性是信息化審計(jì)的先決工作。
1.2.3 對(duì)于信息化的企業(yè),建立體制健全的信息部門(mén)在日常工作中配合業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)工作是必須的。
隨著企業(yè)不斷壯大,業(yè)務(wù)量不斷提升,依賴系統(tǒng)百分比越高,設(shè)立一個(gè)健全的信息部門(mén)刻不容緩。并且需要制定一系列的信息制度來(lái)約束企業(yè)員工,同時(shí)招收專(zhuān)業(yè)知識(shí)人才來(lái)完善企業(yè)信息系統(tǒng)的安全性可靠性,從數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)各個(gè)方面進(jìn)行管理,使得信息系統(tǒng)的應(yīng)用能更好得支持企業(yè)發(fā)展符合業(yè)務(wù)需求。
在審計(jì)過(guò)程中,利用些特殊的方法和工具,不僅可以提高效率,更可以為審計(jì)工作提供多方面的保障。
計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)(CAAT,Computer Assisted Audit Techniques),是IT環(huán)境下最具特征的技術(shù)方法,它是利用計(jì)算機(jī)本身的功能和一些專(zhuān)用的審計(jì)軟件來(lái)幫助審計(jì)人員進(jìn)行檢查驗(yàn)證的技術(shù)。
對(duì)采用會(huì)計(jì)電算化的企業(yè),審計(jì)人員首先要評(píng)價(jià)軟件的內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)。目的是為了確定審計(jì)人員依賴這些軟件控制的程度,以減少數(shù)據(jù)的實(shí)質(zhì)性測(cè)試的范圍。經(jīng)評(píng)價(jià)驗(yàn)證后,如果認(rèn)為內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)較低,則可縮短審計(jì)時(shí)間,減少審計(jì)成本。
可以利用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)來(lái)驗(yàn)證會(huì)計(jì)資料總體完整性。數(shù)據(jù)完整性是計(jì)算機(jī)審計(jì)的一個(gè)基本概念。它是指數(shù)據(jù)具有的一些屬性,完備、健全、真實(shí)、合法、合規(guī)的一種狀態(tài)。驗(yàn)證的具體方法是:首先,根據(jù)企業(yè)年初或月初的會(huì)計(jì)科目余額,確定會(huì)計(jì)憑證總體的初始年、月初余額,并輸入計(jì)算機(jī)中。其次,將企業(yè)當(dāng)年或當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證庫(kù)轉(zhuǎn)化為審計(jì)人員熟悉并能操作的格式,目前商品化軟件一般都能達(dá)到這一目的。轉(zhuǎn)化后的會(huì)計(jì)憑證庫(kù)需要作進(jìn)一步的調(diào)整,僅保留需要的數(shù)據(jù)以加快運(yùn)算速度。例如對(duì)會(huì)計(jì)憑證庫(kù)中只保留一級(jí)科目名稱(chēng)、借方金額、貸方金額等,而剔除摘要、二級(jí)科目名稱(chēng)等,審計(jì)人員再進(jìn)行匯總計(jì)算以得出當(dāng)年或當(dāng)月會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額,最后,將年、月初余額與發(fā)生額相累計(jì)并以報(bào)表的形式輸出,審計(jì)人員將其與企業(yè)的年報(bào)或月報(bào)相核對(duì),以驗(yàn)證總體的完整性。
利用計(jì)算機(jī)協(xié)助審計(jì)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)抽樣。統(tǒng)計(jì)抽樣是我們?cè)趯徲?jì)工作中經(jīng)常用到的方法,在符合性、實(shí)質(zhì)性測(cè)試中都要用到,而計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)正可在此領(lǐng)域大顯身手。比如可以將計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)應(yīng)用于抽樣審計(jì)中,從總體中抽取樣本時(shí),對(duì)審計(jì)人員來(lái)講最關(guān)鍵的是所有總體中的項(xiàng)目都能被客觀地抽取,而采用恰當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計(jì)抽樣方法能避免抽取無(wú)代表性樣本的風(fēng)險(xiǎn)。在統(tǒng)計(jì)抽樣中運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)可達(dá)到迅速、客觀、公正的目的。
計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的使用有助于提高審計(jì)工作的效率,降低審計(jì)成本;計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的使用可幫助審計(jì)人員擴(kuò)展審計(jì)的范圍;計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)具有相當(dāng)大的機(jī)動(dòng)靈活性。
COSO(The Committee of Sponsoring Organizations of The National Commission of Fraudulent Financial Reporting),由5個(gè)方面組成:控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督。它們?nèi)Q于管理層經(jīng)營(yíng)企業(yè)的方式,并融入管理過(guò)程本身,其相互關(guān)系可以用其模型表示,如圖1所示:
圖1 COSO架構(gòu)
對(duì)于 COSO架構(gòu)中五個(gè)要素的具體內(nèi)容也有著明確具體的解釋說(shuō)明:
控制環(huán)境——控制環(huán)境決定了企業(yè)的基調(diào),直接影響企業(yè)員工的控制意識(shí)??刂骗h(huán)境提供了內(nèi)部控制的基本規(guī)則和構(gòu)架,是其他四要素的基礎(chǔ)??刂骗h(huán)境包括員工的誠(chéng)信度、職業(yè)道德和才能;管理哲學(xué)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)格;權(quán)責(zé)分配方法、人事政策;董事會(huì)的經(jīng)營(yíng)重點(diǎn)和目標(biāo)等。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估——每個(gè)企業(yè)都面臨諸多來(lái)自內(nèi)部和外部的有待評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的前提是使經(jīng)營(yíng)目標(biāo)在不同層次上相互銜接,保持一致。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指識(shí)別、分析相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)以實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo),從而形成風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)。由于經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)、法規(guī)和經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷變化,需要確立一套機(jī)制來(lái)識(shí)別和應(yīng)對(duì)由這些變化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
控制活動(dòng)——控制活動(dòng)指那些有助于管理層決策順利實(shí)施的政策和程序。控制行為有助于確保實(shí)施必要的措施以管理風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。控制行為體現(xiàn)在整個(gè)企業(yè)的不同層次和不同部門(mén)中。它們包括諸如批準(zhǔn)、授權(quán)、查證、核對(duì)、復(fù)核經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、資產(chǎn)保護(hù)和職責(zé)分工等活動(dòng)。
信息和溝通——公允的信息必須被確認(rèn)、捕獲并以一定形式及時(shí)傳遞,以便員工履行職責(zé)。信息系統(tǒng)產(chǎn)出涵蓋經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)和遵循性信息的報(bào)告,以助于經(jīng)營(yíng)和控制企業(yè)。信息系統(tǒng)不僅處理內(nèi)部產(chǎn)生的信息,還包括與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和對(duì)外報(bào)告相關(guān)的外部事件、行為和條件等。有效的溝通從廣義上說(shuō)是信息的自上而下、橫向以及自下而上的傳遞。所有員工必須從管理層得到清楚的信息,認(rèn)真履行控制職責(zé)。員工必須理解自身在整個(gè)內(nèi)控系統(tǒng)中的位置,理解個(gè)人行為與其他員工工作的相關(guān)性。員工必須有向上傳遞重要信息的途徑。同時(shí),與外部諸如客戶、供應(yīng)商、管理當(dāng)局和股東的之間也需要有效的溝通。
監(jiān)控——內(nèi)部控制系統(tǒng)需要被監(jiān)控,即對(duì)該系統(tǒng)有效性進(jìn)行評(píng)估的全過(guò)程??梢酝ㄟ^(guò)持續(xù)性的監(jiān)控行為、獨(dú)立評(píng)估或兩者的結(jié)合來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)控系統(tǒng)的監(jiān)控。持續(xù)性的監(jiān)控行為發(fā)生在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,包括企業(yè)的日常管理和監(jiān)督行為、員工履行各自職責(zé)的行為。獨(dú)立評(píng)估活動(dòng)的廣度和頻度有賴于風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估和日常監(jiān)控程序的有效性。內(nèi)部控制的缺陷應(yīng)該自下而上進(jìn)行匯報(bào),性質(zhì)嚴(yán)重的應(yīng)上報(bào)最高管理層和董事會(huì)。
這五項(xiàng)要素既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系,形成一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一體,對(duì)不斷變化的環(huán)境自動(dòng)作出反應(yīng)。內(nèi)部控制制度與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為緊密相連,因基本的商業(yè)動(dòng)機(jī)而存在。內(nèi)部控制成為企業(yè)內(nèi)部構(gòu)架的核心部分和基本理念時(shí)最為有效。這時(shí)內(nèi)部控制可以支持經(jīng)營(yíng)質(zhì)量和主動(dòng)的授權(quán),避免不必要的花費(fèi),并對(duì)環(huán)境的變化迅速作出反應(yīng)。
以COSO內(nèi)部控制框架為標(biāo)準(zhǔn)的審計(jì)內(nèi)容主要是:
1) 管理層為 IT部門(mén)實(shí)施了與適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離目標(biāo)相關(guān)的政策、程序。管理層的考慮:開(kāi)發(fā)活動(dòng)和實(shí)際應(yīng)用更新活動(dòng)相分離 、IT職能權(quán)限與實(shí)際應(yīng)用/交易權(quán)限相分離 、開(kāi)發(fā)活動(dòng)和操作活動(dòng)相分離。
2) 清晰的信息技術(shù)整體發(fā)展戰(zhàn)略及規(guī)劃已經(jīng)建立以滿足企業(yè)發(fā)展要求以及業(yè)務(wù)目標(biāo)。
3) 公司已建立了良好的信息溝通機(jī)制,采用工作例會(huì),項(xiàng)目追蹤的方式及時(shí)了解職員的工作情況。
4) 公司管理層對(duì)員工工作情況進(jìn)行監(jiān)控,定期工作總結(jié)和報(bào)告機(jī)制已建立。
5) 建立了風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制對(duì)公司實(shí)際情況進(jìn)行分析且評(píng)估未來(lái)所將面臨到的風(fēng)險(xiǎn),并且制定了工作計(jì)劃對(duì)公司所面臨的風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)進(jìn)行了明確的闡述。
COSO內(nèi)部控制框架能確認(rèn)出內(nèi)部控制的三大主要目標(biāo),即運(yùn)營(yíng)的效率和效果,財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性,以及遵守適用的法律和規(guī)章。以上五大要素完全服務(wù)于上述三大目標(biāo)。
針對(duì)電子數(shù)據(jù),審計(jì)人員可以利用信息技術(shù)方法實(shí)現(xiàn)檢查、計(jì)算、分析性復(fù)核,獲取電子證據(jù)。這些方法可以通過(guò)軟件操作的方式實(shí)現(xiàn),也可以通過(guò)編寫(xiě)命令實(shí)現(xiàn)。
國(guó)際著名的審計(jì)軟件ACL提供連接功能。使用連接功能將發(fā)票數(shù)據(jù)與記賬憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián),就可以找到已開(kāi)發(fā)票未記賬或登記了銷(xiāo)售收入?yún)s不存在發(fā)票的問(wèn)題。還可以對(duì)比記賬憑證中所記錄銷(xiāo)售收入與發(fā)票金額是否準(zhǔn)確、一致。利用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)共同支持的標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言――結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)句(SQL),也可以實(shí)現(xiàn)這些功能。
計(jì)算機(jī)技術(shù)方法在審計(jì)中的應(yīng)用使我們感受到了它所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì),如提高了工作效率、降低了審計(jì)成本,擴(kuò)張了審計(jì)范圍,它的機(jī)動(dòng)靈活性可以對(duì)審計(jì)內(nèi)容進(jìn)行全面、迅速、有效的分析。
利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)的輔助工具進(jìn)行審計(jì)的過(guò)程,是一個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目的應(yīng)用到全面應(yīng)用的過(guò)程,全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在審計(jì)中的應(yīng)用,這個(gè)過(guò)程需要一段時(shí)間,但是這種發(fā)展趨勢(shì)是不會(huì)變的,是審計(jì)必經(jīng)的一個(gè)階段。同時(shí)隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)在全球的不斷滲透發(fā)展,各種虛擬企業(yè)占領(lǐng)市場(chǎng),信息系統(tǒng)審計(jì)必然成為未來(lái)審計(jì)的發(fā)展趨勢(shì)。
計(jì)算機(jī)技術(shù)方法在審計(jì)中的應(yīng)用,使審計(jì)事業(yè)面臨著前所未有的發(fā)展契機(jī),同時(shí)也對(duì)審計(jì)人員提出了新的更高要求。要推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)方法在審計(jì)工作中得到更廣泛更深入的運(yùn)用,靠的是審計(jì)人員。審計(jì)機(jī)關(guān)要突出加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)力度,提高審計(jì)人員的綜合素質(zhì),不斷提高審計(jì)人員適應(yīng)現(xiàn)代審計(jì)的能力。只要這樣,計(jì)算機(jī)技術(shù)方法才可能在審計(jì)中得到很好的運(yùn)用,審計(jì)信息化建設(shè)也才能結(jié)出更加豐碩的成果。
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