李佰

【摘 要】現代化信息技術的應用與推廣促使檔案管理從傳統的手工管理模式向數字化、信息化管理模式轉變，新理論、新技術以及新思維的應用使檔案事業(yè)邁上了一個新的發(fā)展平臺。當前，如何做好新時期檔案的數字化管理已成為備受關注的一個問題。本篇文章從新時期檔案數字化建設的必要性入手，對檔案數字化建設和管理工作開展的意義作深入分析，并針對新時期的檔案管理要求，對檔案數字化管理的具體實施方式進行論述。

【關鍵詞】新時期；檔案管理；數字化；建設；意義

現階段，傳統的檔案管理模式已經無法滿足經濟社會的發(fā)展需求，在具體實施時出現了大量的弊端和缺陷。為了解決這一問題，克服傳統檔案管理模式所遇到的管理難題，提高檔案管理質量，就必須結合經濟社會的發(fā)展需要，通過對現代化技術手段的利用，實現新時期下檔案管理的信息化和數字化，從而提高檔案管理質量，促進檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

1.檔案數字化建設的必要性

對檔案進行數字化管理和建設具有一定的必要性，其主要原因如下：

1.1傳統檔案信息資料存儲困難

在檔案管理活動中，我們所搜集、整理、保存和利用的檔案資料都是具有一定價值意義的，它是人類歷史上所留下的一筆寶貴財富，需要好好保管、收藏。而對于這些有價值意義的檔案資料進行儲存、收藏以及管理時，如果還采用傳統的手工檔案管理模式，那么在存儲一些紙質資料時，便很有可能因為存儲方式的不當，或者因為年代太久遠而造成資料丟失或破損，導致檔案存儲失敗。另一方面，隨著檔案管理涉及的領域越來越廣，內容越來越多，檔案信息資料存儲載體的種類也變得越來豐富。不斷豐富的檔案信息載體種類給檔案的管理帶來了困難，多種存儲方式的結合與應用不但增加了檔案管理的工作量，占用了檔案館或檔案室的大部分空間，還加大了檔案信息資料的存儲難度，增加了檔案管理成本。

1.2檔案信息資料管理和查詢難

傳統的檔案管理的工作量較大，工作步驟繁多，檔案管理人員在工作過程中難免會因為粗心而發(fā)生工作失誤，出現信息資料遺漏、破損等現象。再加上其所進行管理的對象多為紙質資料，在具體管理時只能依靠手工操作來建立索引數據，并做好記錄；如果有資源利用者前來查詢和檢索某類資料，管理人員往往需要通過查找案卷目錄——查找文件目錄——查找檔案存放位置——調卷等多流程方式才可實現檔案資源的正確檢索，這樣的檢索方式對利用者的時間是一種嚴重浪費。

1.3檔案人員業(yè)務素質有待提高

從目前狀況看，從事檔案工作的人員中有相當一部分人員素質偏低，很多部門缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。雖然有些檔案部門對其從業(yè)人員也進行過培訓，但培訓效果甚微。正如有些檔案人員反映說“：培訓年年搞，講課老一套，學員不愿聽，老師不愿教”。所以有些檔案部門雖然引進了先進的計算機設備，但是因專業(yè)人才缺乏而未能充分發(fā)揮其作用。檔案人員的素質已經嚴重制約了檔案數字化的發(fā)展。

2.加強檔案數字化管理的幾點建議

2.1建立健全電子檔案管理制度

檔案數字化建設應該由國家檔案局統一規(guī)劃和組織，由上至下建立起統一的電子檔案管理制度和辦法，統一規(guī)范電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時效等內容，使各級檔案部門和基層檔案工作者有法可依、有章可循。同時，對電子檔案要定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保電子檔案資料的完整性、準確性。

2.2建立檔案管理信息化平臺

將大量的檔案信息數字化，是一個龐大的系統工程，首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、狀態(tài)、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況制訂檔案電子化的科學規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購置計劃和數字化處理規(guī)劃，而且檔案數字化是一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，因為從實際和長遠打算，保證硬件設備的成龍配套，使其具有較強的支撐力。檔案數字化實施應貫徹“突出重點，分布進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先電子化，早日滿足大多數利用者的需求。同時，在檔案數字化的進程中，要逐步建立電子檔案應用共享平臺，在內部局域網服務器上開辟專區(qū)，以科室為單位按業(yè)務類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時間存放相關電子檔案資料。

2.3加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個新事物，從事電子檔案管理人員必須具備既有檔案管理方面的知識，又懂得并掌握計算機信息管理等方面的技術技能。因此，培養(yǎng)和選用一批電子檔案管理人員是檔案部門的當務之急。就目前各檔案部門來說，一是要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計算機技術和信息、網絡技術，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調一部分檔案管理人員，進行電子檔案基礎知識、計算機管理技術、數字通信技術的強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現狀。

2.4加強電子文件軟、硬件設施管理

要積極開辟電子文件存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

3.結束語

綜上所述，新時期下的檔案管理工作想要獲得良好的管理成效，就必須借力于現代化數字信息技術。通過建立檔案信息化管理平臺，健全和完善信息化管理機制，加強檔案管理人員綜合素質和專業(yè)能力的培養(yǎng)等方法，全方位做好檔案管理的數字化建設，以確保我國檔案管理工作的正常開展，進而促進檔案事業(yè)的步步高升。

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