□文/朱煥芝 陸尚偉 朱秀春

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山廣播電視大學(xué)；3.唐山市中醫(yī)院 河北·唐山）

突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對(duì)的事件。高校檔案作為學(xué)校的歷史記憶寶庫(kù)，一旦遭受突發(fā)事件的危害，后果不堪設(shè)想。加強(qiáng)突發(fā)事件下的高校檔案管理成為亟待解決的課題。

一、突發(fā)事件對(duì)高校檔案應(yīng)急管理提出挑戰(zhàn)

1、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏。存在必然會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)，不管這種風(fēng)險(xiǎn)是來(lái)自于自然的還是人為的。即使是嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建立起來(lái)的檔案館，同樣會(huì)面臨各種各樣意想不到的風(fēng)險(xiǎn)，歷史上那些直到今天仍被學(xué)術(shù)界推崇的檔案建筑與保管措施并不能保證大部分檔案的消亡就是明證。近年來(lái)，檔案在突發(fā)事件中頻遭損失的情況，暴露出風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏的問(wèn)題。這也是高校檔案部門應(yīng)當(dāng)借鑒和警惕的。針對(duì)自然突發(fā)事件，既有的檔案保護(hù)技術(shù)和防護(hù)措施相對(duì)較為成熟，也積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)。近年來(lái)人為突發(fā)事件在高校有日趨增長(zhǎng)之勢(shì)，需要格外引起重視。

2、應(yīng)對(duì)能力不足。突發(fā)事件下的檔案應(yīng)急管理包括預(yù)案編制、預(yù)測(cè)預(yù)警、信息報(bào)送、應(yīng)急處理、信息發(fā)布、恢復(fù)搶救、調(diào)查評(píng)估等一系列環(huán)節(jié)，牽涉到組織架構(gòu)、資源配置、配套支持等。這決定了高校檔案應(yīng)急管理不能局限于某一環(huán)節(jié)、某一領(lǐng)域，而必須從更高的層面來(lái)進(jìn)行一種頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建起包括應(yīng)急體制、機(jī)制、預(yù)案等各方面內(nèi)容，涵蓋了檔案危機(jī)預(yù)防、處置和恢復(fù)等全過(guò)程的檔案應(yīng)急管理體系。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，這方面還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏足夠的資源支持，缺乏有效的整體應(yīng)對(duì)能力。加之危機(jī)管理框架下的檔案管理研究是一個(gè)新興領(lǐng)域，理論研究尚待深化，實(shí)踐性有待檢驗(yàn)。這些都勢(shì)必對(duì)高校檔案應(yīng)急管理構(gòu)成嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

3、重要難題來(lái)自于分級(jí)機(jī)制不完備。突發(fā)事件應(yīng)急處置的特點(diǎn)和基于成本效益的分析，都要求檔案應(yīng)急管理必須保重點(diǎn)、保核心。這就需要有相應(yīng)的檔案安全分級(jí)機(jī)制來(lái)支撐。正如檔案價(jià)值鑒定是檔案工作中最困難的一環(huán)，現(xiàn)實(shí)中這方面也同樣是弱項(xiàng)。高校檔案機(jī)構(gòu)一方面在存放檔案時(shí)考慮到將重要、珍貴檔案集中存放的并不多，另一方面也缺乏針對(duì)檔案安全管理狀況的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估。這就有可能導(dǎo)致在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，難以在有限的時(shí)間集中資源重點(diǎn)應(yīng)對(duì)，最終貽誤時(shí)機(jī)，出現(xiàn)“玉石俱焚”的后果。

二、高校檔案應(yīng)急管理應(yīng)對(duì)策略

1、樹(shù)立檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件所必須具備的意識(shí)。由于產(chǎn)生和誘發(fā)的因素很多，突發(fā)事件很難做到及時(shí)預(yù)知預(yù)報(bào)，它更多的是建立在對(duì)既往事件和知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累和推斷分析上。當(dāng)準(zhǔn)備投入很大但并未發(fā)生或造成后果不像預(yù)想的那么嚴(yán)重時(shí)，就可能造成浪費(fèi)，這也是導(dǎo)致很多人對(duì)此掉以輕心的原因。高校檔案部門相對(duì)內(nèi)向封閉，似乎發(fā)生幾率不大，但若無(wú)準(zhǔn)備，也許不經(jīng)意間它就悄然襲來(lái)，猝不及防下造成的損失可能更大。正是基于強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，國(guó)際檔案學(xué)界就檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件已達(dá)成一個(gè)共識(shí)：最好的救災(zāi)措施就是預(yù)防災(zāi)害，預(yù)防比災(zāi)后恢復(fù)更富有成效。強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)有助于我們將著力點(diǎn)放在預(yù)防為主，防患于未然。

2、建立高校檔案應(yīng)急體制。根據(jù)2007年頒布的《突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》，我國(guó)已建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、分類管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、屬地管理為主的應(yīng)急管理體制。相應(yīng)地，我們可以在學(xué)校應(yīng)急管理的整體框架下分三個(gè)層面組建有關(guān)的檔案應(yīng)急組織。指揮層面，學(xué)校整體應(yīng)急機(jī)構(gòu)可視作檔案應(yīng)急管理的指揮機(jī)構(gòu)；管理層面，可成立突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)建議由分管檔案工作校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，設(shè)有學(xué)校檔案工作委員會(huì)的則由委員會(huì)主任擔(dān)任，組員由檔案部門及相關(guān)職能部處負(fù)責(zé)人組成；操作層面，檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部成立由檔案業(yè)務(wù)骨干及有關(guān)專家組成的應(yīng)急小分隊(duì)。對(duì)于某些檔案突發(fā)事件，還要根據(jù)有關(guān)規(guī)定向上級(jí)應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)上報(bào)處置。據(jù)此，通過(guò)分級(jí)處理、分級(jí)響應(yīng)，形成一個(gè)自上而下和充分協(xié)調(diào)的檔案應(yīng)急管理組織指揮體系。

3、制定高校檔案應(yīng)急預(yù)案。預(yù)案是高校檔案應(yīng)急管理的核心和關(guān)鍵。國(guó)外的各類檔案機(jī)構(gòu)包括國(guó)家檔案館、地方檔案館、大學(xué)檔案館，大多制定了相應(yīng)的防災(zāi)計(jì)劃或應(yīng)急處置方案。我國(guó)許多高校也制定了有整體的或?qū)ｍ?xiàng)的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。相對(duì)而言，高校檔案應(yīng)急預(yù)案的制定起步晚，更待完善。

4、完善高校檔案應(yīng)急機(jī)制。高校檔案應(yīng)急機(jī)制包括檔案危機(jī)預(yù)警機(jī)制、應(yīng)急資源調(diào)配與調(diào)動(dòng)機(jī)制、檔案危機(jī)化解機(jī)制。本著預(yù)防為主的原則，檔案危機(jī)預(yù)警機(jī)制居于首位。檔案危機(jī)預(yù)警機(jī)制，主要是通過(guò)制定檔案部門應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)檔案安全預(yù)警和信息報(bào)告制度，采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施，避免突發(fā)事件發(fā)生，減少檔案損失后果。對(duì)重要、珍貴檔案，特別要注意進(jìn)行多重備份或適當(dāng)集中保管，提高其安全等級(jí)和系數(shù)，從而以最有限的資源來(lái)實(shí)施最有效的保護(hù)。

5、加強(qiáng)高校檔案應(yīng)急管理相關(guān)研究。高校檔案應(yīng)急管理作為一個(gè)新情況、新問(wèn)題，其中有很多方面需要去研究。諸如如何判定風(fēng)險(xiǎn)，怎樣防范應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，要建設(shè)什么樣的應(yīng)急管理體系，如何評(píng)估應(yīng)急管理的成效，怎樣通過(guò)高校檔案應(yīng)急管理來(lái)推動(dòng)高校檔案管理方式和理念創(chuàng)新等。這就要求我們加強(qiáng)相關(guān)的研究，并及時(shí)做好相關(guān)研究成果的推廣，力求不論是檔案管理理論的成果，還是其他領(lǐng)域應(yīng)急管理研究的實(shí)際進(jìn)展，都能盡最大可能整合到高校檔案應(yīng)急管理預(yù)案中，從而盡可能為應(yīng)對(duì)突發(fā)事件提供理論支持和現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)。

［1］楊安蓮.國(guó)外檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的主要做法［J］.檔案學(xué)通訊，2009.1.

［2］張燕.基于突發(fā)事件的高校檔案應(yīng)急管理策略分析［J］.蘭臺(tái)世界，2010.5.