鮑 戎

（南京理工大學(xué)檔案館，江蘇南京，210014）

高校捐贈(zèng)檔案是高校教職員工、校友等相關(guān)人員或相關(guān)單位捐贈(zèng)的反映高校教學(xué)科研成果、重要事件和日常事務(wù)等具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和以其它介質(zhì)為載體的歷史記錄。隨著高等教育事業(yè)的改革發(fā)展和深入推進(jìn)，高校在科學(xué)技術(shù)和國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，捐贈(zèng)檔案的數(shù)量和質(zhì)量不斷提高，捐贈(zèng)檔案工作在高校檔案管理中的地位和作用也日益提升，成為高校檔案管理工作的重要組成部分。高校檔案館的管理人員，必須主動(dòng)適應(yīng)這一新形勢(shì)發(fā)展的需要，強(qiáng)化對(duì)捐贈(zèng)檔案的接收和管理意識(shí)，從而更加科學(xué)有效地規(guī)范高校捐贈(zèng)檔案的管理工作。

1.高校建立捐贈(zèng)檔案的意義

高校人文薈萃，校友遍布各行各業(yè)、世界各地，眾多著名專家學(xué)者對(duì)國(guó)家科技、文化、教育等方面做過(guò)巨大貢獻(xiàn)，他們收藏了較多的史實(shí)資料，藏品豐富。這些散存于相關(guān)社會(huì)組織、個(gè)人手中的資料及藏品涉及到高校乃至國(guó)家的歷史方方面面，不僅是珍貴檔案，也是對(duì)高校眾多學(xué)科教學(xué)科研歷史和教師自主教學(xué)科研成果的體現(xiàn)。收集這些資料、藏品，建立高校捐贈(zèng)檔案，將從側(cè)面反映高校的教育科研活動(dòng)和成果。

高校捐贈(zèng)檔案是一種專門檔案，它除了具有檔案的基本屬性之外，還具有涵蓋文書檔案、基本建設(shè)檔案、科技檔案等其它門類檔案的特點(diǎn)，收藏、管理和應(yīng)用這些檔案的意義重大。

1.1 有助于檔案館的特色建設(shè)，豐富和優(yōu)化檔案館藏

高校檔案館以收集單位部門移交的檔案為主，私人捐贈(zèng)者較多地是捐贈(zèng)收藏品（實(shí)物）。捐贈(zèng)檔案可以很好地改善檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，填補(bǔ)館藏空白，形成特色館藏。例如：可以在高校檔案類目基礎(chǔ)上，根據(jù)高校的特色設(shè)立名人檔案、教學(xué)成果檔案、科技創(chuàng)新成果檔案、文化和藝術(shù)檔案等，形成高校檔案館自身的特色。

高校的教學(xué)、科研等活動(dòng)大多是教師單獨(dú)承擔(dān)或自發(fā)進(jìn)行的，有相當(dāng)數(shù)量具有保存價(jià)值的材料，諸如教學(xué)講稿課件、自制教具及科研研究手稿、學(xué)術(shù)交流記錄、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)照片、樣品樣機(jī)等，保存在個(gè)人和團(tuán)隊(duì)手中。將這些真實(shí)記錄高校各項(xiàng)工作的檔案捐贈(zèng)歸檔，不僅能豐富館藏，對(duì)高校檔案資源體系進(jìn)行有效且必要的補(bǔ)充，也能更全面客觀地反映高校教學(xué)科研等各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)對(duì)保護(hù)高校自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)也有積極意義。

1.2 有助于藏品保存和價(jià)值升華

散存于社會(huì)組織、個(gè)人手中的資料及藏品往往得不到妥善保管和傳承。捐贈(zèng)到檔案館不僅能使藏品得到很好地保護(hù)，使歷史得以留存，還可以使其被更多需要它的人充分利用并展現(xiàn)其價(jià)值。這是國(guó)民崇高品格的體現(xiàn)，是愛(ài)心的傳遞。捐贈(zèng)檔案在使檔案事業(yè)受益的同時(shí)，也使檔案的價(jià)值和人的境界得到升華。

高校捐贈(zèng)檔案不僅有效地豐富了高校檔案館藏，更重要的是有助于傳承高校優(yōu)秀文化、理念和成果，有助于高校以史為鑒，調(diào)整、優(yōu)化資源配置，提高辦學(xué)水平。

2.捐贈(zèng)檔案的宣傳組織

捐贈(zèng)檔案內(nèi)涵豐富、載體多樣、特色鮮明、作用巨大，如何能讓更多的社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人認(rèn)識(shí)到捐贈(zèng)檔案的重要性，積極向高校檔案館捐贈(zèng)檔案，是檔案工作者首先要研究的問(wèn)題。

2.1 完善捐贈(zèng)檔案管理辦法，建立完善科學(xué)的管理制度

高校要規(guī)范捐贈(zèng)檔案的制度，明確捐贈(zèng)檔案管理方法，建立健全安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管好捐贈(zèng)檔案，避免捐贈(zèng)檔案的毀壞、遺失和泄密，保證捐贈(zèng)檔案的完整性和安全。只有捐贈(zèng)檔案管理制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，捐贈(zèng)者才會(huì)相信自己的收藏能在檔案館得到妥善的保存和利用。高校的檔案捐贈(zèng)工作才更易得到多方面關(guān)注，爭(zhēng)取到更多支持，得到人們的極大信任，才會(huì)有越來(lái)越多的人愿意將珍藏捐贈(zèng)給檔案館。

2.2 做好宣傳工作，開(kāi)拓捐贈(zèng)渠道

檔案館應(yīng)修正長(zhǎng)期以來(lái)所遵循的以校內(nèi)相關(guān)單位部門為中心的檔案收集模式，不斷拓展高校檔案收集工作的視野。對(duì)潛在的捐贈(zèng)者要積極主動(dòng)上門拜訪，進(jìn)行宣傳、引導(dǎo)和指導(dǎo)，以“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，使更多的人了解檔案館有著專業(yè)的保管技術(shù)、儲(chǔ)藏條件好，館藏是私人藏品的更好延續(xù)。鼓勵(lì)社會(huì)機(jī)構(gòu)及個(gè)人向檔案館捐贈(zèng)檔案，豐富和擴(kuò)大捐贈(zèng)內(nèi)容及范圍。使每個(gè)有檔案意識(shí)、公益意識(shí)的人都有可能向檔案部門捐贈(zèng)有價(jià)值的檔案資料。促使館藏檔案資源具有更為濃郁的文化氣息，更可以優(yōu)化與創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式。

2.3 誠(chéng)心對(duì)待每位捐贈(zèng)者，提高捐贈(zèng)積極性

要從多方面體現(xiàn)檔案部門對(duì)捐贈(zèng)者的尊重，對(duì)捐贈(zèng)品的重視，以誠(chéng)相待。比如，可以為每一位檔案捐贈(zèng)者頒發(fā)捐贈(zèng)證書、贈(zèng)送紀(jì)念品，在檔案館宣傳欄或檔案館網(wǎng)頁(yè)上介紹捐贈(zèng)者及捐贈(zèng)檔案。對(duì)重要的捐贈(zèng)檔案可以制作各種形式的副本贈(zèng)送給捐贈(zèng)者保存留念，避免捐贈(zèng)與個(gè)人收藏之間的矛盾。同時(shí)檔案館還應(yīng)該對(duì)捐贈(zèng)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定、挖掘利用、編緝研究，部分捐贈(zèng)檔案經(jīng)保護(hù)性處理后可向公眾開(kāi)放，對(duì)突出的捐贈(zèng)者要進(jìn)行宣傳表彰。

這些舉措會(huì)使捐贈(zèng)者得到人們的尊敬，也能增強(qiáng)捐贈(zèng)者的榮譽(yù)感和責(zé)任感，提高捐贈(zèng)積極性，使捐贈(zèng)者個(gè)人乃至社會(huì)公眾樹(shù)立起自覺(jué)、科學(xué)的檔案觀，積極認(rèn)同高校檔案工作在現(xiàn)代社會(huì)中的重要地位和存在價(jià)值，更好地樹(shù)立檔案工作在社會(huì)公眾中的良好形象，謀求與社會(huì)公眾更為直接的親和力，以聚集人氣，豐富和弘揚(yáng)獨(dú)具特色的檔案文化。

3.捐贈(zèng)檔案的科學(xué)管理

捐贈(zèng)檔案是檔案館藏的重要方面，由于其來(lái)源的特殊性，需要檔案工作者精心管理。

3.1 把好篩選登記關(guān)

館藏資源要合理配置、科學(xué)管理，首先要做好捐贈(zèng)檔案的篩選和登記工作。捐贈(zèng)者由于文化背景、職業(yè)身份、捐贈(zèng)動(dòng)機(jī)等不同，加之受捐贈(zèng)的饋贈(zèng)性等影響，捐贈(zèng)時(shí)往往有很大的不確定性。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)按照捐贈(zèng)制度的要求對(duì)捐贈(zèng)資料進(jìn)行驗(yàn)收登記與篩選整理工作，接收人員不僅要鑒定資料的真?zhèn)巍⒖煽啃院唾|(zhì)量，考量其是否具有作為檔案的價(jià)值，還要根據(jù)檔案館館藏建設(shè)的方針和原則進(jìn)行篩選、分類。在確定捐贈(zèng)檔案后，檔案館應(yīng)與捐贈(zèng)方簽訂捐贈(zèng)檔案協(xié)議書，明確捐贈(zèng)檔案材料的所有權(quán)以及相關(guān)問(wèn)題并登記造冊(cè)。

3.2 做好捐贈(zèng)檔案的整理和保護(hù)

捐贈(zèng)檔案包括紙質(zhì)材料、音像材料和實(shí)物證據(jù)材料等。由于此前一直由私人或相關(guān)組織保管收藏，難免有污染、破損和殘缺，檔案工作人員在接收捐贈(zèng)檔案后必須細(xì)心整理，按規(guī)范修整被污染破損的檔案，做好保護(hù)工作，以利于長(zhǎng)期收藏。

另一方面，捐贈(zèng)檔案形式上的多樣性也要求我們保證捐贈(zèng)檔案的系統(tǒng)成套性，并考慮不同材質(zhì)檔案的特殊保管環(huán)境，需要積極引用先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)造優(yōu)越的館藏條件。

3.3 科學(xué)組卷和系統(tǒng)歸納

捐贈(zèng)檔案因其來(lái)源的特殊性，其整理與其它檔案又有所區(qū)別。捐贈(zèng)檔案應(yīng)使用明顯標(biāo)識(shí)，比如加蓋“捐贈(zèng)檔案”圖章、登記捐贈(zèng)者和捐贈(zèng)方式等信息。這樣有利于統(tǒng)計(jì)捐贈(zèng)檔案情況、方便檔案利用，也可達(dá)到激勵(lì)捐贈(zèng)的效果。捐贈(zèng)檔案一般是以捐贈(zèng)者為單位來(lái)組卷的，都是由一整套具有內(nèi)在密切聯(lián)系、不可分割的檔案材料所組成，具有成套性，需要按照捐贈(zèng)檔案的形成程序來(lái)進(jìn)行收集和整理，以保證捐贈(zèng)檔案全面反映客觀事實(shí)。

與此同時(shí)，捐贈(zèng)檔案又與高校各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣，不可分割，具有不可或缺的史料價(jià)值。必須科學(xué)地建立捐贈(zèng)檔案的索引方法，加強(qiáng)與學(xué)校檔案整體的有機(jī)聯(lián)系。在方便按捐贈(zèng)者檢索的同時(shí)，能夠有效地形成對(duì)學(xué)校相關(guān)事件檔案的支撐。反之，通過(guò)將捐贈(zèng)檔案和學(xué)校檔案進(jìn)行整體聯(lián)系，可以發(fā)現(xiàn)校內(nèi)檔案收集的一些缺漏，進(jìn)而可以引導(dǎo)捐贈(zèng)，或定向征集相關(guān)的捐贈(zèng)檔案，實(shí)現(xiàn)正常檔案和捐贈(zèng)檔案之間相互促進(jìn)的良性循環(huán)。

3.4 正確利用捐贈(zèng)檔案

捐贈(zèng)者是懷著對(duì)檔案館的信任和盼望自己的珍藏能夠發(fā)揮最大限度的利用價(jià)值而捐贈(zèng)檔案的。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)將捐贈(zèng)檔案當(dāng)作檔案館的珍貴館藏，珍惜和愛(ài)護(hù)捐贈(zèng)檔案，對(duì)捐贈(zèng)檔案進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)利用，這樣才是對(duì)捐贈(zèng)者的負(fù)責(zé)和尊重。

在捐贈(zèng)檔案公開(kāi)、公布和利用方面，應(yīng)該嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定執(zhí)行。“向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用的意見(jiàn)，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益?！碧貏e要注意的是，對(duì)沒(méi)有超過(guò)著作權(quán)保護(hù)期限的捐贈(zèng)檔案，版權(quán)依然歸捐贈(zèng)人所有，不能直接轉(zhuǎn)化為社會(huì)檔案信息資源。檔案館在捐贈(zèng)檔案的公開(kāi)、公布及利用過(guò)程中，必須遵循《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》 第二十六條的規(guī)定，“不得違反國(guó)家有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律規(guī)定”，充分維護(hù)捐贈(zèng)人的合法權(quán)益，注意保護(hù)捐贈(zèng)者的著作權(quán)。

隨著捐贈(zèng)檔案數(shù)量的增長(zhǎng)，捐贈(zèng)檔案已經(jīng)成為高校檔案館藏中不可缺少的重要組成部分，在高校教育改革與事業(yè)發(fā)展中正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。高校檔案館要不斷建立健全捐贈(zèng)制度，在實(shí)踐中改進(jìn)捐贈(zèng)檔案的接收、篩選和整理、保存方法。檔案工作人員也要以高度的責(zé)任心，不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，深入思考、勇于創(chuàng)新，積極做好捐贈(zèng)檔案的管理工作。

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