文│安徽四創(chuàng)電子股份有限公司 王維平 曾 杰

試論建筑智能化工程建設(shè)中的合同管理

文│安徽四創(chuàng)電子股份有限公司 王維平 曾 杰

建筑智能化工程建設(shè)中的合同管理是一項(xiàng)綜合性工作，集技術(shù)、管理、經(jīng)濟(jì)于一體，其管理過程可分為招投標(biāo)、合同簽訂、合同履行三個(gè)階段。本文針對(duì)建筑智能化工程合同管理中所存在的若干問題進(jìn)行分析，并就三個(gè)階段中如何進(jìn)行合同管控提出一些認(rèn)識(shí)和建議。

建筑智能化工程 合同管理 技術(shù)協(xié)議 變更與簽證 索賠

1 引言

建筑智能化工程目前正朝著系統(tǒng)多、技術(shù)新和管理難的方向發(fā)展。從招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、試運(yùn)行到投入使用，涉及到項(xiàng)目發(fā)包人、設(shè)計(jì)單位、承包人、監(jiān)理單位、設(shè)備供應(yīng)商、材料生產(chǎn)廠家等多個(gè)主體單位，其施工活動(dòng)包含深化設(shè)計(jì)、工程界面確定、設(shè)備選型、排管布線、安裝和調(diào)試、系統(tǒng)檢測(cè)、竣工驗(yàn)收、維護(hù)保養(yǎng)等主要環(huán)節(jié)。

1.1 建筑智能化施工合同

建筑智能化施工合同是發(fā)包人（建設(shè)單位、業(yè)主或總包單位）與承包人（施工單位）之間為完成商定的建筑智能化工程項(xiàng)目而確定雙方權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議；同時(shí)也是工程建設(shè)方進(jìn)行質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制的主要依據(jù)。

建筑智能化工程項(xiàng)目的建設(shè)過程實(shí)際上就是合同的執(zhí)行過程。

1.2 進(jìn)行合同管理的必要性

合同管理就是對(duì)合同的簽訂、履行、變更和解除等進(jìn)行籌劃和控制的過程。伴隨著國內(nèi)智能化行業(yè)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)將目光投向智能化行業(yè)市場(chǎng)，且建設(shè)投資呈多元化趨勢(shì)，建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，存在著“和約陷阱”的可能，同時(shí)履行合同的風(fēng)險(xiǎn)性隨之增大。

加強(qiáng)合同管理既有利于承包商取得更大的經(jīng)濟(jì)效益，又有利于承包商實(shí)現(xiàn)合同中所涉及的預(yù)期目標(biāo)，提高自身的社會(huì)信譽(yù)，從而更好地在工程市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。

2 合同管理中存在的主要問題

主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）招投標(biāo)不夠規(guī)范，為合同管理埋下隱患

招投標(biāo)過程中潛藏著多種不合理的環(huán)節(jié)，如發(fā)包人對(duì)承包人提出一些苛刻條件，迫使承包人做出讓步，給承包人增加額外負(fù)擔(dān)，給履行合同帶來障礙。另一方面，為順利承包工程，部分承包人面對(duì)有欠公正的合同條款也只能委曲求全。甚至有的承包人惡意串通，造成不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)，使施工力量強(qiáng)、管理水平高的承包人不能中標(biāo)，導(dǎo)致項(xiàng)目不能順利實(shí)施，建設(shè)質(zhì)量得不到保證，給合同管理帶來困難。

（2）承諾不能兌現(xiàn)，造成工程無法順利實(shí)施

在工程建設(shè)過程中，某一方?jīng)]有及時(shí)提供或所需資源根本無法提供，造成工程項(xiàng)目無法開展或?qū)嵤┍粍?dòng)或拖延工期。尤其是在分包合同中，有的承包方在實(shí)際施工過程中的人員資格和數(shù)量及所用設(shè)備的型號(hào)與數(shù)量等均與合同約定相差較大，承諾不能完全兌現(xiàn)，這對(duì)智能化工程項(xiàng)目的順利實(shí)施造成很大的負(fù)面影響。

（3）合同條文欠完善，難以約束雙方

所簽的合同太過簡(jiǎn)單，不符合標(biāo)準(zhǔn)合同的要求。有的合同條款不全面、有明顯缺陷或漏洞或合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，易發(fā)生歧義；有的業(yè)主在簽發(fā)中標(biāo)通知書之前，提供條件苛刻的非示范文本合同，把大部分風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給施工單位，缺乏對(duì)業(yè)主的權(quán)利限制性條款和對(duì)承包商的保護(hù)性條款。這些情況常導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。

（4）存在違法轉(zhuǎn)包或分包的現(xiàn)象

在工程建設(shè)中非法轉(zhuǎn)包或分包的不端行為屢禁不止，工程進(jìn)度與質(zhì)量難以保證，容易出現(xiàn)債務(wù)糾紛，給合同的管理工作帶來不必要的麻煩。

3 對(duì)建筑智能化合同管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

上述問題可能是造成合同管理工作困惑的主要原因。依據(jù)筆者多年的工作實(shí)踐和切身體會(huì)，做好建筑智能化工程的合同管理必須建立一套完整的合同管理機(jī)構(gòu)，并配備高素質(zhì)的合同管理人員，對(duì)合同內(nèi)容、變更與簽證、索賠等過程進(jìn)行跟蹤處理及審批控制，實(shí)行“靜態(tài)控制、動(dòng)態(tài)管理”的策略。從合同管理的全過程來看，可分三個(gè)階段：招投標(biāo)階段、合同簽訂階段、合同履行階段。

3.1 招投標(biāo)階段

（1）加強(qiáng)投標(biāo)前情報(bào)收集

對(duì)業(yè)主的信用程度及財(cái)務(wù)的考察應(yīng)成為一個(gè)不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。投標(biāo)前承包商要深入了解業(yè)主的資金信用、經(jīng)營作風(fēng)和簽訂合同應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)條件及該工程的資金到位率，以減少信息的不對(duì)稱。

（2）規(guī)范投標(biāo)過程

要對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行深入研究和全面分析，要了解業(yè)主的意圖和要求，并在響應(yīng)投標(biāo)文件實(shí)質(zhì)條款的情況下，盡可能做出有利的選擇以降低風(fēng)險(xiǎn)，防止“和約陷阱”。投標(biāo)工作是合同管理中屬于提前介入的基礎(chǔ)性工作，它的水平高低與施工企業(yè)盈利有直接關(guān)系。要及時(shí)了解和掌握相關(guān)政策、行業(yè)規(guī)定、設(shè)備和材料價(jià)格等行情，這都是合同管理中不可缺少的基本措施。建議采用可預(yù)測(cè)、可調(diào)整的計(jì)價(jià)方法，使投標(biāo)報(bào)價(jià)建立在科學(xué)合理的基礎(chǔ)上，以消除合同規(guī)定的價(jià)款可能存在費(fèi)用“先天不足”的現(xiàn)象。

3.2 合同簽訂階段

（1）嚴(yán)密合同條款，盡可能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

合同文件是合同管理的依據(jù)，是實(shí)施控制的源頭。工程中標(biāo)之后，智能化施工承包商應(yīng)明確專門的合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)施工合同的審查，減少合同簽訂過程中的漏洞。此時(shí)的主要工作是對(duì)合同文本進(jìn)行逐項(xiàng)審查，特別涉及到費(fèi)用問題，如工期、價(jià)款的結(jié)算方式、違約爭(zhēng)議處理、索賠、驗(yàn)收組織形式等條款予以逐一商定或確認(rèn)，并盡可能地了解各方面的可靠信息，結(jié)合工程實(shí)際情況進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)分析。

（2）建立談判小組

進(jìn)入合同實(shí)質(zhì)性談判階段，承包商應(yīng)組織專業(yè)人員成立合同談判小組參與商簽合同，增加談判的實(shí)力，提高風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別能力。通過談判及靈活運(yùn)用政策法規(guī)力爭(zhēng)對(duì)那些責(zé)任權(quán)利不平衡的、單方面約束性的條款做出修改或限定，使合同能體現(xiàn)出雙方責(zé)、權(quán)、利關(guān)系的合理平衡，最終簽訂出有利的工程承包合同。

（3）合同評(píng)審

應(yīng)在正式簽訂之前對(duì)工程合同文本進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)審，忌把控不嚴(yán)或走過場(chǎng)。此項(xiàng)工作若做到細(xì)致有效，可減少或避免合同履約不順或成本增加等情況發(fā)生。

嚴(yán)格按流程辦事，選擇高素質(zhì)的專家進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的合同評(píng)審，并達(dá)到確保合同的合法性、有效性、可行性、完整性及確保合同條款表達(dá)清楚、無誤，明確雙方的責(zé)、權(quán)、利的目的。避免因合同條款之間的規(guī)定和要求相互矛盾。

3.3 合同履行階段

3.3.1 合同交底

對(duì)合同的主要內(nèi)容、要點(diǎn)及存在的風(fēng)險(xiǎn)作出解釋和說明，使合同執(zhí)行人員充分理解合同內(nèi)容，避免對(duì)合同理解的不同導(dǎo)致工作上產(chǎn)生失誤，更好地圍繞合同目標(biāo)開展工作，且所有活動(dòng)過程都要形成書面記錄。

合同交底的內(nèi)容范圍為項(xiàng)目所涉及的所有合同內(nèi)容。在傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目管理中，人們往往只注重“圖紙交底”而忽略“合同交底”工作，實(shí)際上合同交底更為重要，只有按合同施工才能在執(zhí)行時(shí)不出或少出偏差。

3.3.2 合同的跟蹤和控制

（1）健全合同管理的工作制度（如文件的審批、簽字程序），完善合同文檔管理體系，提升合同管理人員素質(zhì)，及時(shí)預(yù)見和防止合同問題。補(bǔ)充的技術(shù)協(xié)議及至工地會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等都應(yīng)作為合同內(nèi)容的一種延伸和解讀，必須妥善保存并便于查詢。同時(shí)注意有效證據(jù)應(yīng)當(dāng)是原件且與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章（或簽名）的、有明確內(nèi)容的保存。

（2）建立報(bào)告和行文制度。對(duì)在工程中合同雙方的任何協(xié)商、意見、請(qǐng)示、指示都應(yīng)落實(shí)在書面上，使工程活動(dòng)有依有據(jù)。一旦出現(xiàn)雙方爭(zhēng)議或糾紛，書面材料將是最有說服力的證據(jù)。

3.3.3 補(bǔ)充技術(shù)協(xié)議

該協(xié)議是由建筑智能化工程的特性所決定。因?yàn)樵诤贤嘘P(guān)于技術(shù)部分一般只是簡(jiǎn)單地描述系統(tǒng)部分的技術(shù)參數(shù)，所附圖紙也大多為原理性框圖，工程界面的范圍與內(nèi)容并沒有詳細(xì)地闡述。智能化工程建設(shè)中有許多詳細(xì)技術(shù)和施工圖紙深化設(shè)計(jì)工作通常是在合同正式簽訂后才開始著手進(jìn)行的。因此，有必要安排由項(xiàng)目發(fā)包人主持，相關(guān)設(shè)計(jì)單位、承包人、監(jiān)理單位、設(shè)備供應(yīng)商全體參加的設(shè)計(jì)審查和技術(shù)聯(lián)絡(luò)會(huì)議。其目的是：

（1）完善合同內(nèi)容，主要針對(duì)合同技術(shù)談判中遺留的問題進(jìn)一步加以澄清和確認(rèn)。即依據(jù)智能化不同子系統(tǒng)的特點(diǎn)和要求，明確深化設(shè)計(jì)的內(nèi)容、要求、范圍，使工程深化設(shè)計(jì)滿足系統(tǒng)性能和使用要求，以確保建筑智能化工程的順利開展。

（2）確定工程界面，含設(shè)計(jì)材料供應(yīng)界面、設(shè)計(jì)界面、技術(shù)接口界面和施工界面。及時(shí)協(xié)調(diào)和處理技術(shù)問題，包括接口間通訊協(xié)議的協(xié)調(diào)、工期審核、技術(shù)文件的解答等。要形成書面會(huì)議紀(jì)要，并作為合同執(zhí)行的補(bǔ)充部分，由業(yè)主和承包商等項(xiàng)目負(fù)責(zé)人遵照?qǐng)?zhí)行。

3.4 變更與簽證

變更與簽證是合同管理中最普遍的工作之一，在建筑智能化工程建設(shè)中，工程變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證是不可避免的。為減少和避免日后發(fā)生爭(zhēng)議，承包商應(yīng)隨時(shí)注意因工程量的增減、質(zhì)量與特性的變更、施工順序的改變以及設(shè)備、材料和服務(wù)的變更等因素變化而引起的合同變更情況，及時(shí)收集相關(guān)變更資料，以確定變更后引起的工期和價(jià)格的調(diào)整，維護(hù)自身的權(quán)利及利益。

注意規(guī)避下列風(fēng)險(xiǎn)：

（1）并未做到及時(shí)變更合同。

（2）應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書函未能及時(shí)發(fā)出。

（3）未能按時(shí)辦理簽證確認(rèn)等。及時(shí)、有效地變更與簽證工作，既是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，也是承包商自我保護(hù)的一種招數(shù)。

3.5 申請(qǐng)索賠

索賠是承包商要求補(bǔ)償損失的正當(dāng)方式，可增加收入、節(jié)約投資，理應(yīng)作為一種企業(yè)經(jīng)營上的管理活動(dòng)。

要積極尋找設(shè)計(jì)階段和施工過程中可能出現(xiàn)的索賠機(jī)會(huì)。當(dāng)然考慮到索賠工作要涉及全局，應(yīng)慎重處理，要學(xué)會(huì)選擇合理時(shí)機(jī)辦理索賠手續(xù)。如投資方若不能按時(shí)足額撥付工程進(jìn)度款（或設(shè)備款），則可考慮在合同限定的有效時(shí)間內(nèi)采取適當(dāng)?shù)姆绞教岢鏊髻r。

3.6 分包合同監(jiān)控

作為總承包商有責(zé)任對(duì)符合資質(zhì)要求的分包商的工程進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，以保證總承包合同的實(shí)施。通過外派有經(jīng)驗(yàn)、懂技術(shù)、責(zé)任心強(qiáng)的項(xiàng)目部成員到分包工程現(xiàn)場(chǎng)做督導(dǎo)工作，對(duì)合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，就分包合同履行情況作出診斷，糾正可能出現(xiàn)的偏差，以減少因分包而帶來的整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量等風(fēng)險(xiǎn)。

綜上所述，做好合同資料和相關(guān)工程技術(shù)資料的收集、整理和歸檔工作，不僅是工程竣工驗(yàn)收的需要，同時(shí)也是承包商執(zhí)行合同、處理變更和申請(qǐng)索賠時(shí)所需的有力依據(jù)。

4 結(jié)束語

合同管理是一項(xiàng)綜合性工作，它集技術(shù)、管理、經(jīng)濟(jì)于一體，貫穿于建筑工程的始終，直接關(guān)系到項(xiàng)目的實(shí)施能否順利進(jìn)行，自身利益能否得到保護(hù)。隨著建筑市場(chǎng)法制化、規(guī)范化進(jìn)程的加快，對(duì)合同管理而言，既是機(jī)遇更是嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。建筑智能化承包商要想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境下取得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，應(yīng)做好三個(gè)階段的合同管控，提高其效能則勢(shì)在必行。

1 張曉峰.淺論建筑中弱電工程管理（J）.城市建設(shè)理論研究，2012（9）

2 任小玲.淺談智能化施工承包商如何進(jìn)行合同管理（J）.智能建筑與城市信息，2009（11）

3 蘇保富.建筑智能化項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)（J）.智能建筑與城市信息，2006（8）