陳建華

（中水珠江規(guī)劃勘測設(shè)計有限公司，廣東 廣州 501610）

水利工程檔案不但記錄了工程項目從立項到批準(zhǔn)，從設(shè)計到施工，從竣工到驗收等各方面文件材料，還記錄了技術(shù)人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實地反映了工程項目勘測設(shè)計實踐活動的歷史過程，其中的設(shè)計檔案除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。是技術(shù)人員運用基礎(chǔ)資料、先進技術(shù)、科研成果實踐經(jīng)驗進行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為計算書、技術(shù)圖紙等。在許多行業(yè)和地方建設(shè)行政主管部門對水利工程勘測設(shè)計進行質(zhì)量大檢查時發(fā)現(xiàn)。有些應(yīng)該歸檔的許多文件材料沒有歸檔。這種現(xiàn)象在工程勘測設(shè)計單位屢有發(fā)生，并且多是一些查考價值較大的基礎(chǔ)資料、計算文件以及設(shè)計修改文件等，沒有歸檔或沒有全部歸檔。

1 水利工程勘測設(shè)計檔案的完整性

水利工程勘測設(shè)計檔案的完整性關(guān)系很廣，不同專業(yè)的設(shè)計人員、勘察人員按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設(shè)計工作，并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系不可分割的設(shè)計文件材料整體，一項工程設(shè)計全部設(shè)計和勘測文件材料的總和，包括從項目立項批復(fù)、開工令、基礎(chǔ)資料、設(shè)計依據(jù)、中間設(shè)計成品和最終提交的技術(shù)成果以及下一步施工過程中的更改設(shè)計文件、監(jiān)理材料等，到最后竣工驗收材料，按項目將它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一本算計書、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性、完整性。按工程項目進行配套整理，可以如實地、系統(tǒng)地反映一項工程各個設(shè)計階段、各種設(shè)計專業(yè)技術(shù)活動的過程，按項目完整、系統(tǒng)地歸檔保存，有利于水利項目的生產(chǎn)建設(shè)、運營維護和以后的借鑒使用。

2 歸檔材料后缺失的原因

分析歸檔材料不完整的原因，發(fā)現(xiàn)是由于目前工程勘測設(shè)計市場競爭激烈，工程設(shè)計單位接到設(shè)計合同時,建設(shè)單位有時為了趕工期，有時為了趕立項，規(guī)定工程設(shè)計單位的設(shè)計時間非常短，設(shè)計單位申請測繪資料所需的時間往往比設(shè)計時間都長。設(shè)計單位只要競爭到某一建設(shè)項目的設(shè)計任務(wù)之后，經(jīng)營人員直接向建設(shè)單位索取設(shè)計基礎(chǔ)資料后，往往連合同還沒有簽訂就開始進場查勘，索取回來的文件材料往往不經(jīng)過文書收發(fā)途徑交付，直接交給專業(yè)設(shè)計人員。結(jié)果是設(shè)計任務(wù)已經(jīng)完成，設(shè)計基礎(chǔ)文件還沒有歸檔。在水利水電工程建設(shè)項目的施工圖設(shè)計階段，經(jīng)常涉及非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計：主壩、副壩、船閘、泄水閘、水輪發(fā)電機等土建結(jié)構(gòu)和構(gòu)件等重要的設(shè)計，設(shè)計人員都要反復(fù)進行計算，經(jīng)常是邊設(shè)計、邊施工、邊修改。隨著施工圖階段的完成,還會產(chǎn)生各專業(yè)的設(shè)計計算書和自查記錄、校審記錄等材料，這些材料必需及時整理歸檔，然而，項目完成后，由于沒有及時、準(zhǔn)確、完整的歸檔，或設(shè)計人員又忙于趕下一個項目的設(shè)計任務(wù)，往往把上一個項目的設(shè)計材料、計算書、設(shè)計圖紙和施工現(xiàn)場發(fā)生的設(shè)計變更等等擱置起來，做成很多重要的材料丟失，使歸檔材料不完整。由于一些設(shè)計單位科技檔案管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)，或者有制度而執(zhí)行到位，設(shè)計修改文件形成、發(fā)送和歸檔都比較隨意，導(dǎo)致檔案材料的缺失，一旦發(fā)生責(zé)任事故，追究起來對責(zé)任的認定就無法進行。

3 制訂管理制度

要改變這種狀況，首先，應(yīng)強化科技管理制度，提高科技管理水平。對哪些文件材料必須歸檔要做出硬性規(guī)定，并明確有關(guān)人員的職責(zé)。要將歸檔制度同有關(guān)的管理制度銜接起來。以我單位為例，我單位制定了《科技檔案管理制度》，明確了工程設(shè)計的歸檔范圍，并制定了歸檔保證金制度，對不按規(guī)定要求歸檔的設(shè)計單位用經(jīng)濟手段給予懲罰，保證金制度對工程設(shè)計檔案的收集確實是一種比較有效的經(jīng)濟制約手段，但是它的作用并不是萬能的，而且隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，保證金制度逐漸產(chǎn)生了一些弊端。一是由于建設(shè)工程竣工檔案保證金的收取比例是有限的，對于檔案意識不強的設(shè)計部門來講，他們根本不在乎區(qū)區(qū)幾萬元保證金，因此，對于相當(dāng)一部分建設(shè)工程來講，保證金制度就根本起不到制約作用；所以現(xiàn)在我們采取的方法是在下達總體計劃時，同時下達歸檔任務(wù)，把歸檔任務(wù)當(dāng)作項目工作的一部分來完成，效果不錯，近年來歸檔的完整率不斷提高。

4 嚴(yán)把歸檔材料的接收關(guān)，加強檔案資料的補充收集

我們也建立起兼職檔案員制度，讓各專業(yè)設(shè)立一名兼職檔案員，負責(zé)檔案資料的收集和初步整理立卷，并根據(jù)設(shè)計工作的基本程序，對項目建議書階段、可行性研究階段、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段和配合現(xiàn)場施工設(shè)代工作，按專業(yè)分階段，將形成的設(shè)計文件整理歸檔，將檔案工作收集前移，這樣能更好、更快的掌握項目完成的情況，及時跟蹤應(yīng)歸檔的材料動向，從而提高歸檔材料的完整率。同時還根據(jù)ISO質(zhì)量管理體系建立科技文件更改制度，對更改程序，更改原則，更改權(quán)限，更改方法等作出規(guī)定，更改后的文件應(yīng)達到符實、完善、一致、清晰的要求。由建設(shè)工程的項目設(shè)計總工把關(guān)，負責(zé)對在設(shè)代工地現(xiàn)場形成的設(shè)計修改補充文件進行確認，敦促相關(guān)人員主動到檔案室送交設(shè)計修改文件。并對歸檔的材料數(shù)量、內(nèi)容進行審核并簽署，把責(zé)任落實到個人；檔案部門按歸檔制度接收技術(shù)人員歸檔材料后，在業(yè)務(wù)工作中要注意發(fā)現(xiàn)散失在外的文件材料線索，及時跟蹤收集。如接收某工程項目設(shè)計合同，即可了解該項目設(shè)計基礎(chǔ)資料是否全部歸檔。因為設(shè)計合同一般都規(guī)定了建設(shè)單位應(yīng)向設(shè)計單位提交哪些基礎(chǔ)資料。

要對工程設(shè)計歸檔材料的內(nèi)容核查。一個建設(shè)項目的設(shè)計任務(wù)完成以后，應(yīng)請該項目設(shè)總或設(shè)計質(zhì)量管理人員對歸檔設(shè)計檔案的完整、準(zhǔn)確情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)殘缺，及時到有關(guān)單位或找有關(guān)人員進行補充收集，即使是復(fù)印件也比沒有強。檔案部門還可以為設(shè)計工作開展補充收集工作。如定期派出檔案人員到建設(shè)工地，指導(dǎo)設(shè)計設(shè)計代表或監(jiān)理代表積累、整理在現(xiàn)場形成的有歸檔價值文件材料，將有保存價值的文件材料及時收集歸檔。

5 展望

隨著檔案工作法制建設(shè)的逐步完善,會走上規(guī)范化、制度化的道路。作為檔案部門要有甘當(dāng)配角、熱心搞好服務(wù)的思想。檔案人員要刻苦學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的基本知識,業(yè)務(wù)職能范圍,做到不但熟悉工程設(shè)計文件材料形成的全過程和內(nèi)容,而且還能看懂各專業(yè)的文件、圖樣;以便更好地做好基建工程設(shè)計檔案收集工作。建設(shè)工程是百年大計，其中大江大河的水利水電建設(shè)工程，是興利除害、造福人類的基礎(chǔ)建設(shè)工程，加強工程建設(shè)檔案管理工作，也是基礎(chǔ)工作之一，通過幾年來的實踐，我們發(fā)現(xiàn)把把歸檔工作列入年度考核，比單純用歸檔保證金制度約束更有效，更能讓技術(shù)人員的檔案意識加強；另外，我們還建議在項目報獎時和職稱評定的過程中，也把歸檔工作列入考核內(nèi)容，讓完成歸檔工作成為必備條件，從而讓建設(shè)工程設(shè)計檔案的收集更及時、更完整。工程設(shè)計單位為科技型企業(yè)，更應(yīng)重視檔案的收集、建立與保存，我們檔案部門逐步探索出工程設(shè)計檔案的管理方法，通過不斷完善，以促進了檔案工作水平和提高，并結(jié)合計算機輔助管理，使檔案管理將更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，必將推動工程設(shè)計單位檔案事業(yè)進一步發(fā)展。