周宇菀 上海鐵路局上海鐵路文化發(fā)展廣告有限公司

在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)作為市場(chǎng)主體，其自主經(jīng)營(yíng)是一個(gè)極其復(fù)雜的過(guò)程，是風(fēng)險(xiǎn)與利益共存的活動(dòng)，且往往利益越大風(fēng)險(xiǎn)也越大。經(jīng)濟(jì)合同是企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，因而它也必然是經(jīng)濟(jì)糾紛的根源，企業(yè)在合同的簽訂和履約過(guò)程中稍有不慎，就會(huì)使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，企業(yè)必須以加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理作為主要切入口，構(gòu)建現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)合同管理體系，以降低和防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，真正做到防患于未然。

上海鐵路文化廣告發(fā)展有限公司（以下簡(jiǎn)稱文廣公司）成立于2004 年底，是一家專業(yè)經(jīng)營(yíng)江蘇、浙江、安徽、上海等三省一市鐵路廣告媒體和站車書(shū)報(bào)刊業(yè)務(wù)的專業(yè)公司。這些年公司業(yè)務(wù)在不斷重組整合的過(guò)程中，經(jīng)濟(jì)合同管理也隨之出現(xiàn)過(guò)一些問(wèn)題，致使企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)增大。為此，公司在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不斷探索，積極采取有效措施，防范和化解了經(jīng)營(yíng)中遇到和各種問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。

1 經(jīng)濟(jì)合同管理方面導(dǎo)致企業(yè)存在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的因素

文廣公司由上海鐵路局原鐵路文化公司、各分局廣告公司及書(shū)報(bào)刊經(jīng)營(yíng)公司等合并而成。成立初期，企業(yè)雖然在組織上整合了，但各個(gè)單位仍按照整合前的模式各自分散開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，公司的經(jīng)濟(jì)合同管理體系沒(méi)有形成，無(wú)論是組織網(wǎng)絡(luò)還是制度網(wǎng)絡(luò)都不健全，企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同管理不到位，這些問(wèn)題的存在誘發(fā)了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。這些問(wèn)題具體表現(xiàn)在：

1.1 經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)不健全

各單位日常經(jīng)濟(jì)合同管理各自為陣，合同管理由兼職人員“帶帶過(guò)”，經(jīng)濟(jì)合同管理只是作為部門(mén)的一般性工作內(nèi)容，對(duì)合同的標(biāo)的、權(quán)利與義務(wù)、履約要求等沒(méi)有經(jīng)過(guò)各職能部門(mén)的專業(yè)審查，致使經(jīng)濟(jì)合同的相關(guān)法規(guī)、要求無(wú)法在日常合同管理中得到貫徹落實(shí)，合同管理工作無(wú)法真正滲透到經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程中去，公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)無(wú)序可控。

1.2 經(jīng)濟(jì)合同日常管理存在許多不足之處

（1）對(duì)經(jīng)濟(jì)合同法及相關(guān)專業(yè)法律法規(guī)知識(shí)不甚了解。依法經(jīng)營(yíng)是每個(gè)企業(yè)發(fā)展的根本要求，但是有些涉及經(jīng)營(yíng)的干部職工對(duì)相關(guān)法律知識(shí)不甚了解卻又不學(xué)法或不依法辦事，對(duì)合同違約事項(xiàng)不追究，自我保護(hù)能力差。

（2）對(duì)合同當(dāng)事人的履約資信不清楚?！爸阎?，百戰(zhàn)不殆”，但有的單位對(duì)簽約方（單位或個(gè)人）的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或自然人身份證明、法人授權(quán)委托書(shū)等基本資信缺少了解，一旦發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛，特別是遇到惡意欠款的單位或個(gè)人，往往無(wú)法保證公司的正當(dāng)利益。

（3）經(jīng)濟(jì)合同訂立與變更隨意性較大。有的單位在簽訂合同時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，簽約隨便；有的在發(fā)生合同變更或解除時(shí)僅電話或口頭通知，不按規(guī)定簽訂書(shū)面協(xié)約；有的怕麻煩、圖簡(jiǎn)單，只簽內(nèi)容條款不全的合同，這都是導(dǎo)致合作雙方間業(yè)務(wù)往來(lái)糾紛隱患的因素。

（4）合同文本不規(guī)范。各單位簽訂的合同中，有的條款過(guò)于簡(jiǎn)單模糊，有的文字表述詞不達(dá)意，不能反映真正的合同法律關(guān)系，以至于我們?cè)诮?jīng)營(yíng)活動(dòng)的一開(kāi)始就處于弱勢(shì)和被動(dòng)地位。

1.3 經(jīng)濟(jì)合同管理制度不完善

（1）經(jīng)濟(jì)合同管理制度的確立跟不上管理模式的變化。企業(yè)建立健全適合企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式和業(yè)務(wù)特色的完整制度是一個(gè)漸進(jìn)的動(dòng)態(tài)過(guò)程，但企業(yè)經(jīng)營(yíng)者往往重經(jīng)營(yíng)、輕管理，造成制度建設(shè)的滯后。

（2）經(jīng)濟(jì)合同管理臺(tái)賬缺失或不齊全。公司各單位普遍存在對(duì)合同管理臺(tái)賬不重視的現(xiàn)象，個(gè)別單位甚至未設(shè)立合同臺(tái)賬，設(shè)立了合同臺(tái)賬的單位也不同程度地存在記錄不及時(shí)或不完整的問(wèn)題。

（3）經(jīng)濟(jì)合同管理檔案資料不完整。經(jīng)常發(fā)生諸如合同原件丟失（或僅保存復(fù)印件）；或者傳真件不注意復(fù)印保存，時(shí)間一長(zhǎng)，字跡消退，無(wú)法辨認(rèn)；或者合同資料保存在業(yè)務(wù)員手中，一旦人員變動(dòng)，相關(guān)資料也隨人員調(diào)動(dòng)未移交而無(wú)法尋找。當(dāng)遇到經(jīng)濟(jì)糾紛需要相關(guān)重要證據(jù)時(shí)，重要證據(jù)資料往往無(wú)從查找，導(dǎo)致企業(yè)合法的訴求喪失起訴依據(jù)。

（4）沒(méi)有建立合同審核會(huì)簽制度。規(guī)范的企業(yè)應(yīng)該在經(jīng)濟(jì)合同簽訂前，對(duì)合同項(xiàng)目的市場(chǎng)可行性、內(nèi)容的法律可行性等進(jìn)行審查，并形成書(shū)面的會(huì)簽意見(jiàn)。有條件的單位還應(yīng)設(shè)置專門(mén)的法律顧問(wèn)室或聘請(qǐng)律師為法律顧問(wèn)，介入經(jīng)濟(jì)合同的起草和履行過(guò)程，做到防患于未然。許多企業(yè)不夠重視這項(xiàng)工作，使經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)可控性減弱。

1.4 合同管理人員素質(zhì)良莠不齊

由于鐵路多元經(jīng)營(yíng)企業(yè)的大部分干部職工都是從鐵路的各個(gè)行業(yè)和部門(mén)轉(zhuǎn)崗而來(lái)，他們?cè)趶氖挛幕?、廣告業(yè)經(jīng)營(yíng)之前，幾乎都沒(méi)有相關(guān)的從業(yè)經(jīng)歷，不具備文化廣告業(yè)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)相關(guān)專業(yè)和法律知識(shí)，加之國(guó)有企業(yè)特有的員工文化程度、道德素養(yǎng)水平參差不齊的現(xiàn)狀，決定了公司合同管理人員業(yè)務(wù)能力差異很大，這也給有效防止經(jīng)濟(jì)合同糾紛帶來(lái)難度。

2 防范和化解經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)的措施與實(shí)踐

2.1 建立健全經(jīng)濟(jì)合同管理組織體系

公司及下屬單位均指定一名班子成員（負(fù)責(zé)人）分管合同管理工作，并配備專（兼）職合同管理員，基本形成覆蓋全公司的經(jīng)濟(jì)合同管理工作組織網(wǎng)絡(luò)。2009 年，公司設(shè)立“安全管理、法律事務(wù)和企業(yè)管理部”，將合同管理與法律事務(wù)工作的管理職能納入該部門(mén)，實(shí)行歸口、統(tǒng)一、專業(yè)化管理，從組織上保證公司日常合同管理工作正常有序開(kāi)展。

2.2 增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范

（1）聘請(qǐng)專業(yè)律師，控制企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)。公司選聘中國(guó)金融社科院法律博士為常年法律顧問(wèn)，法律顧問(wèn)以其豐厚的專業(yè)知識(shí)和實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，給予公司專業(yè)指導(dǎo)：參與重要合同的評(píng)審會(huì)簽工作，全過(guò)程參與公司重大合同談判和重大企業(yè)行為，顯著提高公司防范法律風(fēng)險(xiǎn)的能力。

（2）整章建制，重造經(jīng)濟(jì)合同管理流程。公司對(duì)相關(guān)文件和管理辦法進(jìn)行全面梳理，重新修訂《外聘律師管理辦法》，制訂并兩次修訂《合同管理細(xì)則》。通過(guò)細(xì)則和辦法再造經(jīng)濟(jì)合同管理流程，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同從談判、草簽、審核會(huì)簽、簽訂、履行到糾紛處理等全過(guò)程的各個(gè)重要環(huán)節(jié)都做了具體規(guī)定，明確要求，用制度保障公司日常經(jīng)營(yíng)規(guī)范有序。

（3）制定格式合同，強(qiáng)調(diào)文本規(guī)范。合同文本是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)行為的基本記錄格式之一，公司先后制訂并推廣《廣告承攬合同》和《媒體合作協(xié)議書(shū)》、《制作、安裝合同》等格式合同，從源頭上控制了經(jīng)營(yíng)中存在的各類風(fēng)險(xiǎn)。

（4）建立經(jīng)濟(jì)合同檔案，依法依據(jù)維權(quán)。合同檔案是記載合同履行情況的文字資料，保存完整的合同及相關(guān)證據(jù)材料，可以為企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益提供保障。公司規(guī)定每一份經(jīng)濟(jì)合同都必須有一個(gè)由公司統(tǒng)一編制的合同編號(hào), 每一份合同文本，合同文本簽收記錄，履行情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議等均妥善保管，立卷歸檔。

（5）建立健全經(jīng)濟(jì)合同臺(tái)賬，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作。做好經(jīng)濟(jì)合同臺(tái)賬的記錄與管理，是形成企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同資料的重要過(guò)程。公司設(shè)立《合同會(huì)簽登記表》、《合同檢查意見(jiàn)表》、《合同專用章使用登記表》、《合同訂立、履行情況登記表》、《合同編號(hào)使用情況登記表》、《合同原件交接登記表》等日常管理臺(tái)賬，同時(shí)要求公司合同管理部門(mén)及各單位要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫(xiě)總臺(tái)賬和分臺(tái)賬。

2.3 利用網(wǎng)絡(luò)科技，確保合同審核會(huì)簽及時(shí)性和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)適時(shí)性

隨著公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，各單位需經(jīng)上級(jí)審核會(huì)簽的合同數(shù)量也增多，利用傳統(tǒng)人工或郵政方式傳遞資料將產(chǎn)生傳遞速度慢、流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)等新問(wèn)題，若是利用普通電子郵件傳輸資料也存在很多問(wèn)題，如：在傳輸過(guò)程中如何確保被審核合同內(nèi)容、會(huì)簽意見(jiàn)的真實(shí)性？如何利用網(wǎng)絡(luò)傳輸確保商業(yè)秘密等。為此，公司自行研制開(kāi)發(fā)的“企業(yè)管理遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)”解決了電子信息傳輸中存在的問(wèn)題。即各業(yè)務(wù)單位只需將合同資料上傳到這一安全、保密、高效的平臺(tái)中，合同會(huì)簽人員就可以在有網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的地方隨時(shí)隨地審核并簽署意見(jiàn)，極大地提高了合同審核會(huì)簽效率，各單位也可以即時(shí)查詢合同會(huì)簽結(jié)果。

該信息系統(tǒng)的使用真正實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)合同管理信息化、現(xiàn)代化，創(chuàng)效明顯。為此，被路局?jǐn)U展升級(jí)為“上海鐵路局多元經(jīng)營(yíng)合同與法律事務(wù)信息遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)”，使用范圍覆蓋全局所有多元經(jīng)營(yíng)企業(yè)，僅2011 年該平臺(tái)審核會(huì)簽的合同就達(dá)到6 101 份，合同標(biāo)的額達(dá)4 056.49億元。

2.4 做實(shí)培訓(xùn)教育，全面提升專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)

公司堅(jiān)持“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的模式對(duì)干部職工進(jìn)行培訓(xùn)教育，有計(jì)劃、分期分批地選送相關(guān)人員到企業(yè)外部參加各種類業(yè)務(wù)、法律知識(shí)培訓(xùn)；定期不定期聘請(qǐng)法律顧問(wèn)、大學(xué)教師、同行業(yè)務(wù)能手到單位傳教或培訓(xùn)，普及合同管理的職業(yè)操守、法律知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)；合同管理內(nèi)部交流學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)觀摩，提高合同管理員實(shí)務(wù)。一支素質(zhì)過(guò)硬的合同管理骨干隊(duì)伍，為提高合同管理工作質(zhì)量和水平提供人才保障。

2.5 落實(shí)督查，突出經(jīng)濟(jì)合同管理工作的常態(tài)性

為避免發(fā)生各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同管理制度落實(shí)不全面、不規(guī)范、走過(guò)場(chǎng)等現(xiàn)象，公司采取重點(diǎn)檢查和日常抽查的方式進(jìn)行督促落實(shí)。檢查時(shí)查看：是否按合同約定進(jìn)度全面履行合同；合同履行過(guò)程中發(fā)生變更時(shí)是否履行了變更簽約手續(xù)；是否存在違約情況，違約原因、補(bǔ)救方法是否查清和制定；臺(tái)賬記錄是否齊全完整等等。

3 取得成效

文廣公司經(jīng)營(yíng)情況分析表（見(jiàn)表1）中羅列了公司近五年的一些經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，

表1 文廣公司經(jīng)營(yíng)情況分析表

分析數(shù)據(jù)可以看出：公司近年經(jīng)營(yíng)收入不斷增長(zhǎng)，而經(jīng)濟(jì)糾紛比例呈明顯下降趨勢(shì)。

文廣公司以強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同管理為抓手，在經(jīng)濟(jì)合同管理工作的組織建設(shè)、制度建設(shè)、合同日常管理制度落實(shí)、普法教育和信息技術(shù)應(yīng)用等方面做了大量工作，逐步構(gòu)建現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)合同管理體系，成功化解經(jīng)營(yíng)中遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)，消除經(jīng)營(yíng)中暗藏的隱患，使企業(yè)健康發(fā)展壯大，并取得驕人成績(jī)：公司營(yíng)業(yè)收入從剛成立時(shí)的不足4 000 萬(wàn)元到2012 年的36 708.79 萬(wàn)元，實(shí)現(xiàn)快速穩(wěn)步增長(zhǎng)；2006 年在“全國(guó)百?gòu)?qiáng)廣告企業(yè)”排名中名列21 位；2009 年，通過(guò)了“中國(guó)一級(jí)廣告企業(yè)資質(zhì)”認(rèn)定。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同管理工作有序可控，那么企業(yè)的有序經(jīng)營(yíng)就能得到充分保障，企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)就能得到有效防范和化解?？v使官司不可避免，企業(yè)已將自己置于訴訟的有利位置，甚至為勝訴做好充分的準(zhǔn)備，這樣的企業(yè)必將成為商海中經(jīng)得起風(fēng)浪、永不沉沒(méi)的航空母艦。