■許榮杰 遼河油田經(jīng)濟(jì)貿(mào)易置業(yè)總公司

對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，檔案無(wú)疑是企業(yè)的發(fā)展的一個(gè)縮影，同時(shí)也是企業(yè)進(jìn)行進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案是信息的集合，而企業(yè)的決策以及目標(biāo)的制定都需要以此為基礎(chǔ)。良好的檔案管理工作可以給決策者在規(guī)劃企業(yè)的發(fā)展上提供有力的支持，而面對(duì)當(dāng)今龐大的信息量，檔案的管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。而現(xiàn)代化的辦公手段是建立在高速高效以及高精度的計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)辦公之上的，為了適應(yīng)時(shí)代的需求，檔案管理工作也必須面向數(shù)字化、虛擬化。而計(jì)算機(jī)本身的特點(diǎn)也決定了其在檔案管理工作上具有著更大的優(yōu)勢(shì)。文章就主要針對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展做了簡(jiǎn)要的論述。

一、目前我國(guó)在檔案管理上的缺陷

有效的檔案管理可以增強(qiáng)一個(gè)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力，而在目前的檔案管理工作中還存在很大的缺陷影響著管理工作的進(jìn)行。

1.工作意識(shí)差，法制觀念淡薄。對(duì)于檔案的管理上，我國(guó)有著明確的法律規(guī)章的規(guī)定，雖然近年來(lái)我國(guó)的法律宣傳以及普法知識(shí)活動(dòng)不斷的在進(jìn)行著但是很多的企業(yè)在此類問(wèn)題上的認(rèn)識(shí)還停留在過(guò)去的傳統(tǒng)觀念上。對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)還不夠全面。

2.管理隊(duì)伍穩(wěn)定性差，管理技術(shù)落后。很多企業(yè)的檔案員大部分都是兼職，因此在很多的單位中都存在著檔案員身兼數(shù)職，這樣就容易造成檔案管理人員的變動(dòng)頻繁，而檔案的管理工作是需要長(zhǎng)期的了解和適應(yīng)的，交接不及時(shí)不到位就會(huì)造成業(yè)務(wù)的混亂。而業(yè)務(wù)人員本身的技術(shù)性和專業(yè)性就有缺陷，沒(méi)有系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，因此在管理水平上也無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作要求。容易造成檔案啊的缺失以及規(guī)劃混亂等技術(shù)性的缺陷問(wèn)題，使得檔案的管理以及整理不到位，對(duì)檔案的管理工作的開(kāi)展造成了極其不良的影響。

3.管理經(jīng)費(fèi)不到位，管理環(huán)境差。由于在檔案管理工作上的重視度不夠，所以在其工作上的投入經(jīng)費(fèi)就相對(duì)較少，但是新的技術(shù)以及新的設(shè)備的引入需要以資金為基礎(chǔ)，由于資金的限制就導(dǎo)致了檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備無(wú)法完善，在管理?xiàng)l件無(wú)法和現(xiàn)代化的管理要求相適應(yīng)。沒(méi)有相應(yīng)的設(shè)備以及技術(shù)支持，現(xiàn)代化的管理體系的建立就無(wú)從談起。

二、現(xiàn)代化的檔案管理

隨著時(shí)代進(jìn)步以及技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得傳統(tǒng)的檔案管理手段開(kāi)始被淘汰。計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的信息集成技術(shù)不僅僅可以滿足企業(yè)對(duì)于信息的管理，同時(shí)在企業(yè)的信息獲取上也更加的高效迅速。

1.數(shù)字虛擬化的檔案管理手段?，F(xiàn)代化的辦公手段是建立在計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化電子化的辦公，由于計(jì)算機(jī)的普及出呢過(guò)度以及網(wǎng)絡(luò)的延伸程度的加深，這種無(wú)紙化的辦公手段已經(jīng)成為了時(shí)代的主流。而檔案管理在此影響下也開(kāi)始了根本性的轉(zhuǎn)變，自動(dòng)化的數(shù)字檔案的管理成為了檔案管理的新趨勢(shì)。通過(guò)網(wǎng)上的文件收發(fā)以及信息傳輸，簡(jiǎn)化了信息傳遞的過(guò)程，并且節(jié)約了時(shí)間，并且由于網(wǎng)絡(luò)本身的特性使得這種方式下的辦公更加的安全便捷?？萍紴檗k公方式帶來(lái)變革的同時(shí)也給檔案的管理工作提出了要求。

資源共享是檔案管理的主要目的，而共享的資源需要在數(shù)量以及質(zhì)量有著一定的要求，網(wǎng)絡(luò)可以通過(guò)虛擬化的信息對(duì)信息進(jìn)行處理儲(chǔ)存，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行更多資源的獲取，增加了共享的檔案資源。通過(guò)這種方式將各地的信息資源進(jìn)行總結(jié)和歸納，可以說(shuō)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這種手段可以使得檔案資源無(wú)限的擴(kuò)大，使用者可以在最短的時(shí)間中將自己所需要獲取的資源在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行查詢，從根本上打破了傳統(tǒng)有形檔案管理手段的空間限制，具有占地小且查閱方便投資少容量大的優(yōu)點(diǎn)。

2.高微縮的數(shù)字化管理。現(xiàn)代化的檔案掛了你還具有微縮化以及數(shù)字化的特性，所謂的微縮和數(shù)字化就是通過(guò)數(shù)碼影像以及微縮攝影等技術(shù)將信息通過(guò)計(jì)算機(jī)以及掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化成電子文件，從而將大量的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成很小的電子文件，或者是將光磁轉(zhuǎn)換成數(shù)碼影像以達(dá)到對(duì)影像進(jìn)行處理的目的，其本質(zhì)特征都是通過(guò)計(jì)算機(jī)的識(shí)別將信息進(jìn)行電子化的處理后進(jìn)行貯存以及管理。而電子化之后的數(shù)字信息被貯存在介質(zhì)中，計(jì)算機(jī)作為一個(gè)媒介可以供人們進(jìn)行信息的查閱，通過(guò)檢索獲取需要的資料。這種檢索不但范圍廣并且速度也快，這樣就在空間上打破了紙質(zhì)檔案的管理限制，并且還可以解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中遇到的矛盾。油氣是縮微技術(shù)以及數(shù)碼技術(shù)同計(jì)算機(jī)的應(yīng)用組合，不但可以對(duì)檔案管理在傳統(tǒng)的管理中會(huì)遇到了照片以及圖片的退色和消退等問(wèn)題上可以有效的進(jìn)行解決，保證原有資料的面貌，同時(shí)還能在影響的復(fù)制保存上提供有效的保證。聲像并存且圖文并茂是現(xiàn)代化的數(shù)字管理的特點(diǎn)，順應(yīng)了時(shí)代的要求，也是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

3.信息話的檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)化的模式。信息社會(huì)是當(dāng)前社會(huì)的新稱謂，計(jì)算機(jī)的普及以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得當(dāng)今社會(huì)的交流變得越來(lái)越方便，地球村的說(shuō)法也不足為奇，信息的交流空間不斷的被擴(kuò)展，超越了空間限制，無(wú)需出戶便可以獲得很多的信息。這種建立在互聯(lián)網(wǎng)上的信息管理模式使得社會(huì)的整體效率大大提高，同時(shí)也將整個(gè)社會(huì)的關(guān)系拉近，這就為檔案管理的信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。

計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及遍布了社會(huì)各界，無(wú)論是中央或者是機(jī)關(guān)還是地方以及其實(shí)也單位，都具有了其自身的局域網(wǎng)，這些局域網(wǎng)有些是和廣域互聯(lián)網(wǎng)相連接的，有些則是為了文件以及資料的保密工作而不得接入互聯(lián)網(wǎng)，有些則在物理上進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)隔離，實(shí)行單機(jī)操作。對(duì)于文件以及資料的安保技術(shù)，隨著技術(shù)的發(fā)展網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，像是密碼技術(shù)以及語(yǔ)音識(shí)別和指紋識(shí)別等技術(shù)的應(yīng)用都得到了發(fā)展和加強(qiáng)，對(duì)于文件管理的安全系數(shù)也有所提高。而在文件的簽署方面，電子簽署技術(shù)也因文件的真?zhèn)巫R(shí)別的技術(shù)提高而得到了文件收發(fā)單位的信任。這些技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字文件檔案的真實(shí)以及可靠性的提高奠定了基礎(chǔ)。

網(wǎng)絡(luò)傳輸在信息的傳遞上相對(duì)比其他的方式具有著極大的優(yōu)勢(shì)，首先是在速度上，其次就是體現(xiàn)在傳播覆蓋的范圍上，還有就是在傳播的質(zhì)量和成本上，正是由于這幾方面的優(yōu)勢(shì)使得網(wǎng)絡(luò)信息傳播成為了世界公認(rèn)最為有效的傳播方式。檔案管理技術(shù)也隨著這種技術(shù)的發(fā)展而不斷的進(jìn)步，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理技術(shù)中的應(yīng)用使得檔案管理工作向著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。

4.智能化程度的加深以及多元化的管理。新技術(shù)帶來(lái)的不僅僅是發(fā)展同時(shí)還將檔案管理的環(huán)境復(fù)雜化呈現(xiàn)出了多元的空間，載體的多樣化是現(xiàn)代檔案管理的主要特點(diǎn)之一，除了傳統(tǒng)的載體之外一些數(shù)碼載體也開(kāi)始并存并展現(xiàn)出其應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)，而多元化的現(xiàn)代載體也要求了檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化。

自動(dòng)化以及智能化是目前社會(huì)所追求的焦點(diǎn)之一，而在檔案管理工作中，智能以及自動(dòng)是建立在語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)至上的新型的文檔一體化的管理模式。所有的檔案都會(huì)在計(jì)算機(jī)的處理下自動(dòng)的接受歸類存檔，而不是手工的整理以及體力查閱。通過(guò)這種方式不僅提高了檔案的價(jià)值同時(shí)也將檔案工作者從繁重的工作中解脫出來(lái)，也提高了檔案管理的效率。

5.檔案管理將實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化、信息化。其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

其二，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開(kāi)發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

其三，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需得到社會(huì)的支持，將社會(huì)各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來(lái)，不斷充實(shí)和豐富庫(kù)存資源；另一方面，社會(huì)各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，為其提供方方面面原始的詳實(shí)資料。二者的相互依賴的關(guān)系，為檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經(jīng)費(fèi)不足的困難開(kāi)拓出一條新路。

實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

總之，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

[1]于元元.知識(shí)管理對(duì)檔案工作的啟示[J].檔案學(xué)研究,2007年02期

[2]林榮進(jìn).淺談國(guó)有企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的難點(diǎn)及對(duì)策[A].貴州煤炭經(jīng)濟(jì)《2007年論文選編》