李灼

摘要：婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的過(guò)程中形成的具有憑證作用的各種記錄就是婚姻登記檔案。它是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是民政部門(mén)的一種專(zhuān)業(yè)檔案。所以說(shuō)，做好婚姻登記檔案工作，不僅是婚姻登記機(jī)關(guān)的重要任務(wù)，也是檔案行政管理部門(mén)的一項(xiàng)重要職責(zé)。特別是隨著近年來(lái)縣級(jí)婚姻登記檔案利用頻率的不斷加快，其在管理工作中的弊端也日漸凸顯，所以，如何加強(qiáng)對(duì)縣級(jí)婚姻登記檔案的管理，已成為當(dāng)前亟待研究和解決的重要課題。

2006年1月23日，《婚姻登記檔案管理辦法》頒布和實(shí)施后，有力地推動(dòng)了我國(guó)婚姻登記檔案管理的規(guī)范化。在此之后，筆者也有幸進(jìn)入到民政部門(mén)從事婚姻檔案管理工作。但工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，縣級(jí)基層婚姻登記檔案管理部門(mén)，仍存在著一些實(shí)際問(wèn)題，嚴(yán)重影響了婚姻登記檔案管理工作的開(kāi)展。針對(duì)此問(wèn)題，筆者就我縣開(kāi)通鎮(zhèn)、瞻榆鎮(zhèn)、團(tuán)結(jié)鄉(xiāng)、向海鄉(xiāng)等四個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)及幾個(gè)社區(qū)的婚姻登記檔案進(jìn)行了調(diào)研，現(xiàn)將調(diào)研結(jié)果報(bào)告如下：

1 婚姻登記檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案資料保存不完整。根據(jù)筆者對(duì)1985-2013年27年間的2000份婚姻檔案進(jìn)行調(diào)研分析

從調(diào)研分析結(jié)果可以看出，我縣婚姻登記檔案缺失、不規(guī)范等問(wèn)題仍然存在，究其原因主要是：一是婚姻登記檔案缺失。僅以團(tuán)結(jié)鄉(xiāng)為例，1985-1989年期間的婚姻登記檔案缺失現(xiàn)象就很?chē)?yán)重，早年的檔案蟲(chóng)蛀、鼠咬、水浸等問(wèn)題也較為嚴(yán)重。5年間造成缺失婚姻檔案占該鄉(xiāng)總婚姻檔案的7%。由于以前機(jī)制體制的問(wèn)題，由于婚姻登記是在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦理，檔案也由該鄉(xiāng)鎮(zhèn)保存，后來(lái)撤銷(xiāo)了各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦的婚姻登記業(yè)務(wù)，以及人員變動(dòng)等因素造成了在移交給縣民政局的所有檔案中，最早的是1985年檔案，大部分合并鄉(xiāng)鎮(zhèn)只移交區(qū)劃調(diào)整以后年份的婚姻檔案，且各鄉(xiāng)鎮(zhèn)移交的檔案材料極不完整，有的整年缺失，個(gè)別檔案缺失的現(xiàn)象十分普遍。二是立檔資料不齊。主要表現(xiàn)為當(dāng)事人身份證或戶(hù)口簿復(fù)印件不齊全，婚姻登記檔案的核心材料所用的紙、筆、墨不規(guī)范，部分證件復(fù)印件模糊不清等，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。究其原因，客觀上是因?yàn)橐酝橐龅怯洐n案分散在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦（所），跨越時(shí)間長(zhǎng)達(dá)幾十年。許多檔案無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，無(wú)固定地點(diǎn)保管，導(dǎo)致婚姻檔案在移交中遺失和毀損。主觀原因是管理體制不健全以及管理人員素質(zhì)不高?；橐龅怯洐n案工作人員多是兼職，大部分檔案管理人員沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深，工作懶散馬虎，忽視了婚姻登記檔案對(duì)構(gòu)建和諧社會(huì)的重大作用，導(dǎo)致立卷歸檔移交不及時(shí)、不完整，甚至不歸檔、不移交，人為造成損毀遺失。

1.2 檔案硬件建設(shè)受限制

一是硬件投入無(wú)保障?；橐龅怯洸块T(mén)無(wú)專(zhuān)門(mén)的檔案室，甚至有的無(wú)檔案柜，更不用說(shuō)添置檔案室所需的通風(fēng)防火防潮防損等設(shè)施設(shè)備，通榆縣婚姻登記處2004年成立以來(lái)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（除瞻榆鎮(zhèn)管轄的七個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)外），鄉(xiāng)一級(jí)的婚姻登記業(yè)務(wù)取消，婚姻登記檔案陸續(xù)上交，由縣一級(jí)的婚姻登記機(jī)關(guān)保管。但是由于當(dāng)時(shí)辦公環(huán)境簡(jiǎn)陋，設(shè)備條件有限，婚姻登記檔案一直，存放在民政局的物資儲(chǔ)備庫(kù)中，每逢當(dāng)事人查閱檔案，登記處的工作人員，必須帶領(lǐng)當(dāng)事人雇車(chē)去儲(chǔ)備庫(kù)查找。非常不便，這種情況到2006年才開(kāi)始有所改變，在民政局的大力支持下和全體工作人員的努力下知道2010年所有的婚姻登記檔案才全部整理完成，并按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)、年份、月份全部歸類(lèi)上架，至此，四十多年的歷史遺留問(wèn)題才得到解決。二是檔案管理建設(shè)不科學(xué)。檔案集中管理后，現(xiàn)代化檔案辦公設(shè)備及安全設(shè)施配備仍不齊全，自上而下無(wú)統(tǒng)一的婚姻登記檔案管理軟件、2004年之前的婚姻登記檔案查閱全靠手工。由于當(dāng)事人反映時(shí)間不具體，定位不準(zhǔn)確，致使工作人員每查一次檔案，耗時(shí)短則20多分鐘，長(zhǎng)則2個(gè)多小時(shí)，極大加重了工作人員的工作負(fù)荷，嚴(yán)重影響了工作效率。

1.3 檔案利用管理不規(guī)范

據(jù)調(diào)查，婚姻登記檔案保管多數(shù)未建立檔案利用制度，沒(méi)有明確責(zé)任分工和流程安排，沒(méi)有嚴(yán)格按程序辦理，對(duì)利用者身份審查不嚴(yán)，措施不健全，利用情況未作登記，利用效果未作統(tǒng)計(jì)分析，造成在利用過(guò)程中可能會(huì)產(chǎn)生泄露當(dāng)事人隱私等現(xiàn)象。這些問(wèn)題既損害了婚姻登記當(dāng)事人的權(quán)益，又可能造成不良的社會(huì)影響?；橐龅怯洐n案之所以利用管理不規(guī)范，主要原因就是沒(méi)有健全的管理制度和約束機(jī)制，檔案管理工作干得好與壞，沒(méi)有評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲措施。即使建立了管理制度，大多數(shù)情況下將相關(guān)制度束之高閣，沒(méi)有按制度辦事，行同擺設(shè)。

2 加強(qiáng)基層婚姻登記檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀，我建議從以下三個(gè)方面著手，健全機(jī)制，查漏補(bǔ)缺，推動(dòng)通榆縣婚姻登記檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.1 加大對(duì)婚姻登記檔案管理工作的投入

加強(qiáng)婚姻登記檔案管理，是維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益的需要，是促進(jìn)民政檔案工作規(guī)范化管理的需要，是構(gòu)建和諧社會(huì)的需要。因此，加強(qiáng)婚姻登記檔案管理必須在人、才、物上得到充分保證。一是加強(qiáng)婚姻檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，配齊專(zhuān)職的婚姻登記檔案管理人員；二是加大對(duì)婚姻檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入，改善婚姻檔案管理的硬件條件；三是穩(wěn)定從事婚姻登記檔案工作人員，以保證工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性。

2.2 嚴(yán)肅《婚姻登記檔案管理辦法》的實(shí)施

根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》的要求結(jié)合本地實(shí)際，制定切實(shí)可行的實(shí)施細(xì)則，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)格履行監(jiān)管職能，監(jiān)督婚姻登記機(jī)關(guān)認(rèn)真履行婚姻登記檔案的管理職責(zé)。同時(shí)明確檔案工作職責(zé)，婚姻登記檔案工作開(kāi)始步入規(guī)范化、法制化軌道。因此，婚姻登記檔案管理部掌握婚姻登記材料收集、整理、歸檔、移交和查檔服務(wù)的具體規(guī)定，確保婚姻登記檔案收集完整、整理規(guī)范、安全保管、合理利用，強(qiáng)化工作人員科學(xué)管理意識(shí)和依法利用意識(shí)，推動(dòng)婚姻登記檔案的規(guī)范管理。而且要加大執(zhí)法力度，開(kāi)展不定期專(zhuān)題執(zhí)法檢查，重點(diǎn)檢查婚姻登記檔案的安全保管，加大對(duì)違法案件的查處力度，維護(hù)法律的嚴(yán)肅性，確?；橐龅怯洐n案的安全，有效保護(hù)登記信息，切實(shí)維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益。四是嚴(yán)格具體操作，按照《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定立卷歸檔，婚姻檔案分為四類(lèi)，即結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記、出具無(wú)婚姻登記證明，按人立卷，按時(shí)間順序分設(shè)流水號(hào)，進(jìn)行分類(lèi)裝訂歸檔，認(rèn)真填寫(xiě)歸檔內(nèi)容、檔案盒封面、背脊內(nèi)容等，確保檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范完整。

2.3 切實(shí)做好婚姻登記檔案的服務(wù)和利用工作

雖然《婚姻登記檔案管理辦法》從婚姻登記檔案的收集、整理、保管和利用等各項(xiàng)工作做了相應(yīng)的規(guī)定，但要規(guī)范化管理婚姻登記檔案工作必須要有具體的約束機(jī)制，并制定健全的規(guī)章制度，確保工作人員有章可循，有法可依，按制度辦事。要求婚姻登記檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立檔案利用規(guī)章制度，明確辦事程序；對(duì)婚姻登記機(jī)關(guān)、婚姻當(dāng)事人及其委托人、司法部門(mén)、律師及其他訴訟代理人、其他單位組織和個(gè)人利用婚姻登記檔案，分別做出了實(shí)體性和程序性要求，并規(guī)定利用婚姻登記檔案的單位、組織和個(gè)人不得公開(kāi)登記內(nèi)容，不得損害婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益；婚姻登記檔案不得外借，復(fù)印時(shí)應(yīng)加蓋檔案保管部門(mén)印章。因此，婚姻登記檔案管理部門(mén)要健全制度，依制度按程序，為合法查借閱人員提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息資料，切實(shí)維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。