柴長俞

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和信息化技術的廣泛推進，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的新形勢下，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設中的重要作用日益突顯。如何適應衛(wèi)生體制改革的新形勢，適應社會和廣大群眾的新需求，適應醫(yī)院快速發(fā)展的新需要，是目前醫(yī)院檔案工作面臨的一個新課題和新任務。

一、以更新服務理念為前提，加強檔案人員素質培養(yǎng)

為使醫(yī)院檔案管理工作能更好的為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務，必須重視醫(yī)院檔案人員的培養(yǎng)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。一是醫(yī)院檔案工作的發(fā)展是動態(tài)的，在檔案管理中檔案人員要改變管理就是保管，“坐等上門”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，圍繞醫(yī)院各項工作需要積極主動提供利用檔案。二是要樹立檔案工作的時效觀，及時準確地為利用者提供檔案。三是要樹立檔案的價值觀，檔案人員要充分認識檔案的價值和作用，特別是要認識到醫(yī)學科技檔案就是潛在的生產力，一旦發(fā)揮作用就能為醫(yī)院乃至社會創(chuàng)造效益，更主要的是服務于患者，提高廣大人民的健康水平。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技術等內容，要培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發(fā)展的需要。

二、以健全檔案管理制度為基礎，促進檔案管理規(guī)范化

醫(yī)院檔案部門要在認真執(zhí)行國家檔案局、衛(wèi)生部《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《醫(yī)學科學技術檔案管理辦法》的前提下，聯(lián)系衛(wèi)生改革實際制定本單位的規(guī)章制度體系，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。由于醫(yī)院檔案工作內容繁雜、專業(yè)技術性強、檔案保管要求和機密程度高，因此應建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷完善。其中建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床各科室、醫(yī)院行政管理及后勤各部門，都或多或少地會形成一些文件材料，這種分散性往往會影響檔案的收集工作，再加上一些部門對檔案作用的忽視，也會給檔案收集造成一定困難。這就需要我們在提高醫(yī)院全員檔案意識的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案資料的完整。

三、以開發(fā)利用為途徑，增強檔案服務效能

醫(yī)院檔案利用工作要變被動服務為主動服務，樹立利用就是服務的觀念，重視加強對檔案利用多層次、多用途的研究。不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者；不僅研究本院臨床、醫(yī)技和行政科室的需求，還要研究外單位醫(yī)保、社保、農村合作醫(yī)療、公檢法以及患者個人的需求；不僅研究利用范圍的變化，還要研究利用方式和內容的變化。這就要求檔案人員要從自我封閉的圈子中走出來，不但要做好常規(guī)查檔對象的接待工作，而且還要加強與醫(yī)院各管理部門的聯(lián)系，主動深入到各科室，了解他們對檔案信息的實際需要。要做好編輯研究選題，根據(jù)需求變化及時、準備、全面編制不同的編研材料，滿足醫(yī)院發(fā)展建設需要。同時還要清楚地認識到醫(yī)院檔案部門也是醫(yī)院服務社會、服務患者的一個重要窗口，要以快捷優(yōu)質的服務滿足社會和患者的需求。醫(yī)院檔案部門要以開發(fā)利用為目標，逐步從“封閉型”向“開放型”，從“保管型”向“綜合型”轉變。檔案室藏由“單一型”向“綜合型”發(fā)展，搞好檔案、資料、情報信息的一體化服務，這樣可以使醫(yī)院的各種信息互相補充，互相滲透，構成醫(yī)院信息的完整體系，使檔案室成為信息儲藏中心和利用中心，從而更好地為各級領導決策服務，為醫(yī)院各部門工作服務，為醫(yī)院的發(fā)展建設服務，為社會各界和人民群眾服務。

四、以信息化建設為手段，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

檔案信息化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。隨著醫(yī)院信息網(wǎng)絡的建設和發(fā)展，使辦公逐步進入現(xiàn)代化，出現(xiàn)了大量的電子文件和以電子文件為主體的電子檔案。然而現(xiàn)代化技術在目前大多醫(yī)院的檔案管理中的應用還很不盡人意。作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識，要熟練掌握計算機應用的基本知識，采用電腦網(wǎng)絡管理病歷檔案，定時對病案的各種信息進行規(guī)范分類統(tǒng)計和科學分析，及時為醫(yī)院領導提供決策依據(jù)。在此基礎上，在文書、人事、會計、基建、設備和科研等各種檔案管理上全面采用電腦管理，編制各種門類檔案的分類大綱，采用專業(yè)軟件，對各種檔案進行分類、組卷和編目、編號，提高工作效率，方便檔案的管理和利用。同時，借助于錄放機、監(jiān)視器、多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機器設備中快捷、準確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。

總之，醫(yī)院檔案管理只有從管理思想、管理人才、管理方法和管理手段等方面不斷改進，努力探索出一條適合醫(yī)院檔案工作發(fā)展的新思路，才能滿足醫(yī)院發(fā)展和社會需求。

（作者單位：秦皇島市衛(wèi)生應急調度中心）