耿云英

企業(yè)在建立城建檔案時(shí)，只是初步的進(jìn)行了數(shù)據(jù)的歸納，而對(duì)于信息資源卻幾乎沒有任何處理，使得城建檔案無法適應(yīng)時(shí)代的需求，也不能被完美利用。因此企業(yè)極需解決的是如何有效開發(fā)城建檔案信息資源，使其能夠充分發(fā)揮其自身價(jià)值，有效地服務(wù)于企業(yè)。

一、企業(yè)城建檔案管理的特點(diǎn)

企業(yè)城建檔案管理即為所有與城市建筑相關(guān)的資料和文件，作為一種紙質(zhì)的證明，在企業(yè)、在生活中被廣泛利用，并有保障城市人們正常生活秩序，使執(zhí)法人員順利工作的作用。其主要特點(diǎn)就是：1、城建工作繁瑣復(fù)雜，產(chǎn)生大量的資料和文件，所以城建檔案數(shù)量大，檔案信息載體單一，為了將當(dāng)前建設(shè)圓滿完成，也為了建成后的復(fù)查，城建檔案要妥善保存；2、城市的建設(shè)過程由多個(gè)不同單位合作完成，每個(gè)單位都會(huì)產(chǎn)生自己的資料和文件，因此要將這些檔案完整不遺漏的收集起來并且有序的分類保管就會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，因此，來源廣、內(nèi)容多、范圍大；3、企業(yè)城建檔案在進(jìn)行城市建設(shè)的過程中會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，若是不及時(shí)分類并保管，就會(huì)越集越多，耗費(fèi)大量的時(shí)間去整理；4、城市建設(shè)是一個(gè)多專業(yè)方向相結(jié)合的工程項(xiàng)目，因此產(chǎn)生的資料和文件也會(huì)涉及到各個(gè)專業(yè)方面以及各行各業(yè)，例如地質(zhì)、氣象、設(shè)計(jì)、施工等等，專業(yè)跨度很大并且覆蓋范圍面廣，需要不同行業(yè)的人相互合作才能完成，這也是造成城建檔案數(shù)量大的原因之一。基于以上特點(diǎn)，城建檔案的建立與管理工作的困難性不言而喻，因此，企業(yè)內(nèi)部在管理城建檔案時(shí)，要以其自身特點(diǎn)為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際情況來制定合適科學(xué)的管理制。

二、企業(yè)城建檔案信息資源開發(fā)的問題

1.編研質(zhì)量不高，成果利用率低

對(duì)一個(gè)工程的初步數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)后，分類再加工，選擇重點(diǎn)部分，進(jìn)行再次的統(tǒng)計(jì)，這個(gè)過程稱為檔案的編研工作，使城建檔案變得更加的深入，突出重點(diǎn)，也使城建檔案的信息能夠更容易的被利用。但對(duì)于目前的情況，大多數(shù)的編研都是為了應(yīng)付檢查，編研質(zhì)量無法達(dá)標(biāo)，無法滿足對(duì)信息利用的要求，也不能有效為企業(yè)的管理工作提供完整憑證。除此而外，由于檔案存放時(shí)間過長(zhǎng)，也會(huì)造成檔案丟失的情況，從而影響檔案的完整性與準(zhǔn)確性，讓本來就低的編研成果利用率變得更低。

2.收藏結(jié)構(gòu)不穩(wěn)妥，管理制度不健全

就企業(yè)城建檔案的管理工作來說，有不均衡的現(xiàn)象發(fā)生，也就是工程積攢的糊涂檔案居多，地下的隱蔽工程檔案幾乎沒有。這樣的收藏是不全面的，對(duì)城建檔案的利用和開發(fā)造成了相當(dāng)大的影響，使其利用價(jià)值局限在一個(gè)半封閉的環(huán)境之中，而達(dá)不到城建檔案應(yīng)發(fā)揮出的作用。而企業(yè)不重視城建檔案管理收藏效果，不注重平時(shí)細(xì)節(jié)信息的收藏，就不能穩(wěn)妥地進(jìn)入對(duì)城建檔案的鑒定與保管、開發(fā)和利用，由其在對(duì)城建檔案管理的實(shí)際操作中，由于管理人員或者對(duì)城建檔案有資格進(jìn)行管理的工作人員在這方面的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力的差異的制約，主觀思想的不同，造成城建檔案管理的差異和不規(guī)范。而這主要體現(xiàn)在我國(guó)的城建檔案的管理制度不健全，檔案的庫(kù)房建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、管理的業(yè)務(wù)建設(shè)和保護(hù)措施不規(guī)范，另外在城建檔案的服務(wù)對(duì)象上也是狹隘的。而這些因素的綜合就造成了城建檔案管理工作的轉(zhuǎn)型工作緩慢。企業(yè)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，建立健全各項(xiàng)城建檔案制度，促進(jìn)城建檔案建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程，有效開發(fā)城建檔案信息。

3.資料內(nèi)容不規(guī)范，管理意識(shí)不強(qiáng)

企業(yè)在建設(shè)過程中由多個(gè)單位合作，造成城建檔案數(shù)量大且難以保證完整正確的問題。另外，檔案管理人員的能力、經(jīng)驗(yàn)的缺乏也會(huì)導(dǎo)致檔案收集不全面、管理制度不完善等問題，而建設(shè)單位一味的重視施工過程、進(jìn)度、質(zhì)量的現(xiàn)象，就更加劇了上述情況，造成了人們對(duì)檔案的收集管理工作沒有給予足夠的重視，使得檔案工作無法與同期的建設(shè)工程同步，即使同步也無法完整收集檔案，無法妥善管理，甚至?xí)霈F(xiàn)為了應(yīng)付建設(shè)完成后的驗(yàn)收，而臨時(shí)的趕制造假檔案的情況。城建檔案的管理意識(shí)稍遜于普通檔案的意識(shí)，是緣于城建檔案的信息價(jià)值更加廣泛，不對(duì)其進(jìn)行高效的利用與深度的挖掘，只能被動(dòng)管理，工作方式是麻目地接受移交的檔案資料后再進(jìn)行整理，最后歸檔。不具有一種主動(dòng)去探尋檔案完整的意識(shí)，單純的接受傳輸過來的檔案，只在有人需要查閱時(shí)才能對(duì)檔案進(jìn)行利用就會(huì)浪費(fèi)檔案的信息價(jià)值，不能使其更好的為企業(yè)服務(wù)。

三、企業(yè)開發(fā)城建檔案信息資源的途徑

1.加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)，提高編研質(zhì)量

想要使城建檔案中的信息最大限度的利用，就必須有一套先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來做保障，即計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，要保證編研工作的質(zhì)量，就要投入更多的專項(xiàng)人員來研究編研工作，對(duì)編研人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保每個(gè)編研人員都具有合理的編研能力，在編研時(shí)能夠快速進(jìn)入狀態(tài)，不犯低級(jí)錯(cuò)誤同時(shí)保證編研內(nèi)容的深度和質(zhì)量。企業(yè)對(duì)這種編研工作中人力和資金方面的投入，確保了編研工作在進(jìn)行中不會(huì)受到來自任何方面的約束，使編研人員在選擇編研課題時(shí)，根據(jù)社會(huì)需求等實(shí)時(shí)情況，合理的選擇最具針對(duì)性也最能體現(xiàn)編研目的的課題，促使城建檔案的信息資源在企業(yè)中的利用率變得更高。

2.優(yōu)化信息資源，確保信息安全

在檔案建立后，檔案信息的保密是一項(xiàng)重要的工作，要保證檔案信息不外泄，就要有一個(gè)安全的工作環(huán)境，要同時(shí)在管理人員和管理系統(tǒng)兩方面下功夫。對(duì)于管理人員，要培養(yǎng)他們對(duì)信息保密的職業(yè)道德；對(duì)于管理系統(tǒng)，需建設(shè)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等制度來保障管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3.轉(zhuǎn)變管理觀念，提高社會(huì)認(rèn)識(shí)

企業(yè)只有轉(zhuǎn)變城建檔案管理人員的觀念，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理工作人員的培訓(xùn)和教育，從而擁有一批具有現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)以及精湛業(yè)務(wù)技能的城建檔案管理人員，才能使城建檔案管理工作有效地為企業(yè)服務(wù)。就城建檔案的管理方面，企業(yè)應(yīng)該做的就是不斷找出與其他地方在城建檔案管理方面的差距，尋求城建檔案管理的紕漏，也只有這樣才能走上完善城建檔案管理的的途徑。不僅如此，為了造福我們的子孫后代，我們就應(yīng)該堅(jiān)持城建檔案工作的基本原則，而承擔(dān)起我們自己的責(zé)任，和社會(huì)一起，把我國(guó)的城建檔案管理工作提升到一個(gè)新的高度，而和更高水平的城建檔案管理接軌，讓城建檔案發(fā)揮作用。在有效地服務(wù)于企業(yè)的同時(shí)，使企業(yè)能順利快速地發(fā)展，提高企業(yè)的社會(huì)認(rèn)識(shí)。

四、城建檔案信息為企業(yè)帶來哪些便利

企業(yè)注重對(duì)城建檔案收藏和管理，就會(huì)看到這些城建檔案為企業(yè)帶來的檔案便利服務(wù)：1、城建檔案的信息資源屬于一種檔案自身具有的一種屬性，是未經(jīng)加工的、原生態(tài)的，這種屬性需要被人們開發(fā)并利用才能顯示出其超凡的價(jià)值，不然就會(huì)一直被埋沒。比如利用檔案記錄下建設(shè)過程中的創(chuàng)新以及出現(xiàn)的問題，為企業(yè)做參考，在查閱過程中，對(duì)某些問題進(jìn)行思考，也許能起到事半功倍的效果，這也是城建檔案的社會(huì)效益。2、城建檔案是工程建設(shè)的一路見證，在建設(shè)過程中，從規(guī)劃到實(shí)施再到考察過程的直接記錄，是一種原始信息資源。而原始信息資源的意義在于，作為一種建設(shè)歷史，方便企業(yè)的工作人員在后期建設(shè)中參考，也讓相應(yīng)的工作人員對(duì)當(dāng)前的城市建設(shè)有一個(gè)詳細(xì)的了解，看到一個(gè)工程、一個(gè)城市的發(fā)展?fàn)顩r，以及后期建設(shè)規(guī)劃。3、了解一個(gè)城市當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，以及后期建設(shè)規(guī)劃，可以知道在建立和管理城建檔案時(shí)，要將其中的信息資源高度利用，才能發(fā)揮了城建檔案的實(shí)際價(jià)值，才能讓城建檔案的信息資源為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益做出貢獻(xiàn)。

（作者單位：河北天昕建設(shè)集團(tuán)有限公司）