王巖梅

摘要：職工檔案管理關(guān)乎職工民生。文章以關(guān)注民生、滿足職工需求為出發(fā)點，以提升檔案利用和服務(wù)水平為目標(biāo)，具體闡述職工檔案的作用以及檔案管理的工作要求。

關(guān)鍵詞：檔案憑證 職工 民生

我區(qū)糧食收儲總公司綜合檔案室成立于1998年，對本系統(tǒng)多年來黨政工團(tuán)等科室在工作中形成的檔案資料實行集中管理，包括全系統(tǒng)的人事檔案、全區(qū)計劃經(jīng)濟(jì)時期的糧籍檔案、總公司財務(wù)檔案及文書公文檔案等。本人在實際工作中，做到“四個到位”，以關(guān)注民生、滿足職工需求為出發(fā)點，以提升檔案利用和服務(wù)水平為目標(biāo)，全方位多舉措為群眾提供檔案查閱服務(wù)，彰顯檔案的憑證功能，受到廣大服務(wù)對象的普遍贊譽。

1 認(rèn)識到位，當(dāng)好“緩沖器”角色

檔案具有來源的廣泛性、內(nèi)容的豐富性和形成的原始性等重要特征，因其內(nèi)容的原始和形式的真實，從而憑證作用和查考作用顯著，有著提供信息、解決矛盾、化解危機和協(xié)調(diào)關(guān)系等方面的重要功能。檔案部門有掌握大量信息資源的有利條件，在參與協(xié)調(diào)人民群眾日常生活、經(jīng)濟(jì)活動和政府管理中發(fā)揮著其他部門不可替代的重要作用，最大程度地運用好檔案信息資源為社會管理服務(wù)的作用，積極開辟新領(lǐng)域，努力探索新途徑，擴大服務(wù)內(nèi)容，不斷創(chuàng)新服務(wù)機制，協(xié)助有關(guān)部門把矛盾化解在萌芽狀態(tài)，為構(gòu)建安定有序的和諧社會積極擔(dān)當(dāng)好“緩沖器”的角色。

2 收集到位，變“死資料”為活信息

糧食系統(tǒng)是較遲步入市場經(jīng)濟(jì)的老行業(yè)，總公司綜合檔案室成立伊始，我們系統(tǒng)地收集整理了以勞動關(guān)系訂立、變更和解除為重點的歷史檔案資料，多次到公司相關(guān)科室及改制企業(yè)，特別是那些關(guān)門歇業(yè)的單位，收集清點出一批有價值的檔案資料，整理成冊歸檔，給這些珍貴的檔案安下了家。從塵埃多年的麻袋中整理出從70年代開始的各類人事用工合同、招工合同、職工下放名冊28冊；從散落的檔案袋中整理出系統(tǒng)外調(diào)進(jìn)調(diào)出和系統(tǒng)內(nèi)調(diào)進(jìn)調(diào)出的介紹信17冊；從各單位及有關(guān)科室收集整理成冊的職工解除勞動合同協(xié)議12冊，避免了原存放在基層各單位的改制資料和解除勞動關(guān)系協(xié)議面臨遺失的危險，為服務(wù)群眾提供了活的信息。

3 服務(wù)到位，最大限度滿足利用者需求

開展靈活多樣的人性化服務(wù)，為年齡大、識字少等弱勢群體配備放大鏡、老花鏡并提供代替填寫登記表、代替查閱所需檔案等“代理”服務(wù)；提供即時受理服務(wù)，對電話查詢的利用者，采取即時受理，并告知查詢結(jié)果，來檔案室后直接領(lǐng)取所需檔案；提供延時服務(wù)，工作人員犧牲休息時間，實行值班服務(wù)，直至讓利用者查完為止；提供“導(dǎo)航”服務(wù)，為未查到檔案資料的利用者，及時做好解釋和引導(dǎo)，提供新的查檔線索和查找路徑，防止查檔者跑冤枉路。

4 完善制度到位，實行規(guī)范化運作

檔案室內(nèi)設(shè)立意見箱和留言簿，實行掛牌上崗服務(wù)；制訂檔案查閱登記、手續(xù)審查、檔案清點和核銷返還等制度；建立檔案查閱登記、電話查詢登記、利用效果反饋登記、檔案復(fù)印登記等統(tǒng)計臺賬；工作人員實行首問責(zé)任、事事答復(fù)、限時服務(wù)、文明辦公等服務(wù)承諾。

檔案利用服務(wù)工作規(guī)范有序、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。職工滿意度大大提升。隨著糧食流通體制改革工作的不斷深入，我區(qū)糧食系統(tǒng)從2000年以來，以減員增效、資產(chǎn)重組為重點的企業(yè)改革全面展開，通過破產(chǎn)、出售、股份制改革、停產(chǎn)歇業(yè)與兼并，企事業(yè)單位從75個減少到15個，職工人數(shù)從4211人減少到755人，有2287名企業(yè)職工解除勞動關(guān)系離開我系統(tǒng)，2010年，我區(qū)出臺《關(guān)于妥善解決市屬企業(yè)失業(yè)醫(yī)療保險有關(guān)問題的通知》，解決失業(yè)退休人員醫(yī)療保險繳費難的矛盾，規(guī)定原國有企業(yè)職工解除勞動關(guān)系后，到達(dá)退休年齡辦理退休參加醫(yī)療保險，可減免一次性醫(yī)療保險費，區(qū)醫(yī)療保險部門在辦理減免手續(xù)時，需當(dāng)事人提供解除勞動關(guān)系協(xié)議，很多同志因丟失無法提供。紛紛到我檔案室來找依據(jù)，為更好地落實政府這一關(guān)注民生的優(yōu)惠政策，我們不辭辛勞，為268名下崗人員提供了相關(guān)證明資料。再有，原在我系統(tǒng)工作的職工，辦理退休手續(xù)時，為接續(xù)工齡，計算養(yǎng)老金繳費年限，尋找原計劃內(nèi)用工合同、招工頂替手續(xù)、下放插隊等資料，近年來，我們?yōu)?24名職工復(fù)印了原始材料，解決了他們的后顧之憂，使他們滿意而歸。

作為總公司綜合檔案管理工作者，主動發(fā)揮自身優(yōu)勢，把人民群眾的根本利益作為工作的出發(fā)點和落腳點，進(jìn)一步整合資源，規(guī)范服務(wù)，人性化操作，我們做了大量有效的檔案信息開發(fā)和利用工作。據(jù)統(tǒng)計，在提供檔案查找憑證服務(wù)方面，我檔案室近年來每年平均接待檔案利用者共126人次，提供利用檔案資料313卷、冊。復(fù)印檔案、資料1291 張。其中為職工解決特殊工種、工齡接續(xù)、工資待遇、退休養(yǎng)老、學(xué)歷認(rèn)定等切身利益問題，占總利用量的87%。這些行之有效的服務(wù)工作，為職工排憂解難、化解矛盾，為促進(jìn)本系統(tǒng)糧食經(jīng)濟(jì)的科學(xué)發(fā)展，營造和諧的社會環(huán)境作出了應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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