劉丹

【摘 要】以高等院校人才培養(yǎng)工作評估細則為基礎，分析高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設原則與要求，以及教學檔案管理在狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程中的特點，結合湖南水利水電職業(yè)技術學院的實際情況，就狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺采集流程與教學檔案管理之的關系，提出基于狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的教學檔案管理方法。

【關鍵詞】數(shù)據(jù)采集平臺 教學檔案 管理

【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2013）07C-

0079-03

2011年教育部出臺了新的高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估實施細則，新的實施細則中明確高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺（以下簡稱“狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺”）是高職院校人培養(yǎng)工作評估的重要組成部分。新的評估實施細則的出臺，將狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺獨立出來，用真實的數(shù)據(jù)來反映學院運行現(xiàn)狀，通過狀態(tài)數(shù)據(jù)采集來觀測高職院校管理是否規(guī)范，這成為教學質量監(jiān)控的常態(tài)管理手段。高校的教學檔案管理成為反映學校管理水平和教學質量的重要標志，狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺對教學檔案的建設與管理有重要的導向作用。

一、狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設原則和要求

（一）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設原則

狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺建設是高職院校發(fā)展的需要，是院校實現(xiàn)規(guī)范化、管理科學化、現(xiàn)代化的需要，是深化教育教學改革、強化專業(yè)特色建設、提高人才培養(yǎng)質量，是促進學院內涵發(fā)展需要；是建立以院校為核心、教育行政管理部門為引導、社會參與的教學質量保障體系的重要保證；是教育行政部門對高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作實施宏觀管理的重要途徑和手段，是了解學院辦學水平和辦學實力的窗口，是“辦人民滿意”教育的需要。

（二）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設的要求

1.目標明確。各高職院校按照上級教育部門的要求盡快應用好、管理好、建設好狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺；根據(jù)各自院校的特點，進一步開發(fā)完善、優(yōu)化狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的功能，逐步實施面向社會開放；最終實現(xiàn)滿足評估的需要，滿足教職員工的需要，滿足學院領導的需要，滿足上級教育行政管理部門的需要，滿足學生家長的需要，滿足社會相關各方的需要。

2.健全機制。各高職院校應建立、健全狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的管理工作和獎懲制度，建立從數(shù)據(jù)來源和教育一線崗位進行數(shù)據(jù)信息采集填報的運行機制；建立數(shù)據(jù)信息采集層層負責責任制，明確每一位教職員工都是每條數(shù)據(jù)信息的具體責任人，建立獎懲辦法，納入各部門考核，并落實到學院的各個部門，做到狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺上所有數(shù)據(jù)信息的來源，均是數(shù)據(jù)信息發(fā)生人或數(shù)據(jù)信息的發(fā)生地，確保狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺填寫的原始性和真實性。

3.落實到位。各高職院校根據(jù)教育部《新評估方案》的具體要求，把狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺列為學院辦學的一項常規(guī)性、基礎性的工作，并將各項具體工作加以落實。

4.加強培訓。各高職院校應組織全院教職工認真學習，并領會相關文件精神，使學院領導高度重視，積極宣傳狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺對學院教育教學改革和發(fā)展的重要意義，統(tǒng)一全院教職員工的高職教育教學理念。

二、教學檔案管理與狀態(tài)數(shù)據(jù)采集之間的關系

教學檔案是狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的佐證，新的評估實施細則中現(xiàn)場考察只有一天，專家組深入分析學院狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的基礎上，通過狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺中數(shù)據(jù)的“奇異點”，核對人才培養(yǎng)工作的數(shù)據(jù)和內涵建設現(xiàn)狀。每年狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺都要上報教育行政部門，數(shù)據(jù)采集流程和教學檔案的積累與管理是直接影響到采集平臺數(shù)據(jù)可靠性的主要因素。狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺是以教學檔案為佐證，教學檔案中的各項材料都將直接影響到采集平臺數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，有效地將數(shù)據(jù)采集和教學檔案工作結合在一起，以狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平的要求來規(guī)范教學檔案的范圍、分類，促進教學管理工作的規(guī)范化、科學化和程序化。教學檔案和狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺之間有著密切的聯(lián)系，兩者相互依存，在此基礎上規(guī)劃好，利用好，管理好，將更加有利于高職院校對教學質量以及教育教學發(fā)展內涵建設起到關鍵作用。

三、狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺采集過程中教學檔案管理的特點

（一）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程對教學檔案的建設有導向性

狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺每年一次，信息采集的即時性對高職院校教學檔案的規(guī)范化提出更高的要求，狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的填報項目每年都在不斷的改進與完善，與以往教學檔案的收集、整理、歸檔的范圍、時限都有不同，按平常以往都是按年度整理，而數(shù)據(jù)采集平臺是以學年度為時限的。同時數(shù)據(jù)采集的即時性也強化了教學檔案的原始性。

（二）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程中教學檔案管理的原始性

教學檔案建設管理與數(shù)據(jù)采集平臺有著共同的特點，都具有原始性，教學檔案的建設都是要用原始的檔案材料來反映教學質量，而狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺同樣也是要用原始數(shù)據(jù)來填寫平臺，狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的數(shù)據(jù)來源都由原始教學檔案來體現(xiàn)。

（三）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程中教學檔案管理的即時性

在湖南水利水電職業(yè)技術學院的教學檔案管理制度中制訂了“三納入、四同步”的管理原則，也就體現(xiàn)了教學檔案原始材料的即時歸檔。將教學檔案的建設工作要納入教學管理工作考核制度的管理，檢查教學管理工作的同時與教學材料同步，按要求完成教學檔案的收集、整理和歸檔等工作。

（四）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺采集過程中教學檔案管理的真實性

數(shù)據(jù)平臺采集數(shù)據(jù)的要求是通過采集的數(shù)據(jù)來反映學校的運行情況的真實數(shù)據(jù)，而教學檔案最重要的價值就在于他的真實性。在人才培養(yǎng)工作評估的時候有現(xiàn)場考查，專業(yè)家組除了看、聽現(xiàn)實情況外，還要通過審閱教學原始檔案還體現(xiàn)數(shù)據(jù)的真實性，來分析學院的過去和現(xiàn)狀。隨著高職院校的飛速發(fā)展，各種教學檔案的逐漸形成，使之成為一種重要的真實信息資源，是教學單位的原始材料基礎，是教學過程的轉化物。

四、基于狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的教學檔案管理方法

高等職業(yè)院校教學檔案管理工作記錄院校教育教學工作的重要憑證，客觀地記錄了各項教學工作，包括每學期教師所任課程的教課記錄、指導學生學習的情況記錄、學生成績的評定記錄，以及專業(yè)建設、課程建設、教育教學研究資料等，利用狀態(tài)數(shù)據(jù)采集的即時性，將教師的各種教學方法，以及授課的形式等得到即時的整理，都可以用文字或照片的形式及時的其進行存檔，為各學院各項評估提供了最原始的第一手資料，是教學檔案管理中必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。因此，應從思想上認識教學檔案管理工作的重要性，認真學習《高等學校檔案管理辦法》以及學院制度的相關制度，積極配合學院教學檔案工作的開展，使教學檔案管理工作水平得到提高。

（一）完善和制定教學檔案管理制度，明確職責

科學的教學檔案管理制度，對加強教學檔案建設和管理工作有著重大意義。學院現(xiàn)已制訂了相關的教學檔案的管理辦法以及指導性意見，教學檔案的建設也在逐步的規(guī)范當中，將教學檔案建設工作是設為一項常規(guī)性，基礎性的工作，納入教學日常工作。根據(jù)狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設原則和要求，還應完善、健全教學檔案的指導性意見，對教學檔案內涵和目錄建設進行細化，并對教學檔案的管理辦法進行細化和修訂，制訂相應具體的考核辦法。教學檔案的管理應明確各級教學單位在教學檔案管理工作中的任務和職責，各教學單位的負責人要高度重視教學檔案的管理工作，參與教學活動的全體人員明確責任和任務，規(guī)定時限和要求完成教學檔案的歸檔工作。還應有其他相應的管理手段為補充，如通過宣傳教學檔案歸檔的重要性，使教職工和學生充分認識檔案工作的重要性，從而自覺參加這項工作。促進教學檔案工作的標準化和規(guī)范化。

（二）與數(shù)據(jù)采集相結合，加強教學檔案知識的相關培訓

狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺填報采集的信息量大，填報的要求嚴格，系統(tǒng)性強，數(shù)據(jù)填報流動性大。因此在每年的填報準備時期都要對相關人員進行培訓，把握平臺的新變化和各表間的關聯(lián)性及年際數(shù)據(jù)的延續(xù)性。與此同時，加強教學檔案知識的培訓，加深對教學檔案的性質、價值作用的認識，提高檔案建設的內涵，兩者合一使他們明確填報數(shù)據(jù)和收集、整理檔案的要求，既把握了教學檔案的原始性，又提高了采集數(shù)據(jù)的準確性，要求每位教師都參與進來，把在教學過程中的一些創(chuàng)新思想都形成文字材料，積累成經(jīng)驗。

（三）參照狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺，建立教學檔案索引目錄

狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺是第二輪評估的基礎和前提，參照數(shù)據(jù)采集平臺使教學檔案工作能夠有效地做到靜態(tài)與動態(tài)相結合，根據(jù)第二輪評估指標體系中的22個關鍵要素，建立教學檔案的索引目錄。要求各級教學單位根據(jù)教學檔案索引進行分類，有效的做好教學檔案的收集、整理和歸檔等工作。湖南水利水電職業(yè)技術學院教務處師資科檔案的根目錄下可分為校內專業(yè)教師、校內兼課教師、校外兼職教師、校外兼課教師等四個子目錄，各教學系部可以對教師個人教學檔案進行細化，按采集平臺的細分項分類有序存放，方便查找與使用。發(fā)揮教學檔案的作用。

（四）加強對教學檔案的檢查與質量的評估

加強對教學檔案的檢查與質量的評估，應當將教學檔案建設作為一項常規(guī)工作，各教學領導應對此事高度重視，并將教學檔案管理工作進行細分、量化，研究并制訂教學單位教學檔案的管理質量的評價體系。教學檔案質量的好壞在于制度的落實，制度是管理的重要保障，是管理的基礎。湖南水利水電職業(yè)技術學院去年下發(fā)了《教學檔案資料管理的指導性意見》，各級教學部門也在逐步規(guī)范部門教學檔案，在每學期末對教學單位的教學檔案按參考目錄進行檢查。下一步，將制訂《學院教學檔案工作質量評價辦法》，來確保教學檔案的歸檔率和檔案質量。教學檔案收集整理與教學過程、評價一樣重要，而且評價結果將直接納入教師的教學工作考核，將部門的教學檔案建設工作納入學院的目標考核當中，進行不定期的檢查與評估，發(fā)現(xiàn)問題及時對各教學單位進行限期整改，并對教學檔案管理工作有顯著成效的，利用率高的在學院進行表彰。

（五）加快檔案管理的信息化建設

加快檔案管理的信息化資源的建設，促進檔案基層工作業(yè)務的開展，為推動高職院校檔案管理的信息化，來實現(xiàn)檔案資源的共享，為建設數(shù)字校園服務。在此基礎上，湖南水利水電職業(yè)技術學院已推行無紙化辦公，各種保存檔案資源的設備也不斷增加，使檔案的形式不僅限于文字檔案，更加豐富檔案的存檔形式，也更加生動。

高職學院人才培養(yǎng)狀態(tài)采集工作的常態(tài)化，將人才培養(yǎng)工作評估與日常教學有機地結合起來，規(guī)范教學檔案管理，促進狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設和教學檔案的利用，確保教學工作規(guī)范化和標準化管理，其為教學檔案建設工作建立了一個長效機制提供了一個良好的途徑。為教學工作提供有效的服務，提高教學檔案資料的質量和科學管理水平，逐步實現(xiàn)教學檔案資料管理工作的標準化、規(guī)范化，能夠更好地為學院的發(fā)展服務。

【參考文獻】

[1]何新華.高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺填報工作淺析[J].河南財政稅務高等?？茖W校學報，2012（10）

[2]王爽.淺談高校教學檔案管理的必要性與方法[Z]. 2011 International Conference on Education Science and Management Engineering （ESME 2011）

【作者簡介】劉 丹（1985- ），女，湖南汩羅人，湖南水利水電職業(yè)技術學院教務處助理館員，研究方向：教學檔案管理。

（責編 何田田）