孫麗麗

摘要：會計作為一個信息系統(tǒng)，對內(nèi)能夠向管理層提供經(jīng)營管理的諸多信息，對外可以向投資者、債權(quán)人等提供用于投資等決策的信息。會計系統(tǒng)控制主要是通過對會計主體所發(fā)生的各項能用貨幣計量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄、歸集、分類、編報等進(jìn)行的控制。而在信息化環(huán)境下，很多工作都可以通過計算機(jī)來完成。因此，信息化會計系統(tǒng)控制的特點及對會計人員的要求都較傳統(tǒng)內(nèi)部控制有較大變化。

關(guān)鍵詞：信息化 會計系統(tǒng)控制 挑戰(zhàn) 對策

1 信息化會計系統(tǒng)控制的特點及發(fā)展趨勢

我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三條將內(nèi)部控制定義為：“是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的，旨在合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實可靠，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的過程。”在會計工作中，由于諸如客觀因素、主觀原因等可能會對會計信息系統(tǒng)產(chǎn)生影響，從而影響會計信息的真實性、可靠性，影響會計信息需求各方的決策。因此無論是在傳統(tǒng)手工環(huán)境下，還是在會計信息化環(huán)境下都必須通過行之有效的內(nèi)部控制來加以預(yù)防以減輕其危害。世界上因內(nèi)部控制失控導(dǎo)致倒閉的例子很多。如美國《財富》500強(qiáng)中排名前100位，美國第二大電信公司——世通公司就因為其內(nèi)部控制長期處于失衡狀況而于2002年年末破產(chǎn)，成為美國歷史上最大的破產(chǎn)個案。由此可見一個恰當(dāng)、制衡的內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要性和必要性。信息化會計系統(tǒng)是指將會計信息作為管理信息資源，全面應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信為主的信息技術(shù)對其進(jìn)行獲取、加工、傳輸、應(yīng)用等處理，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟(jì)運行提供充足、實時、全方位的信息。使用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算，是電子計算機(jī)代替手工對會計信息進(jìn)行加工、處理及對外報出會計報表的系列過程。會計信息化是會計領(lǐng)域的一場技術(shù)革命，它對會計理論、會計實踐等諸多方面都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。由于計算機(jī)對數(shù)據(jù)的處理具有快速、準(zhǔn)確、高效等特點，它的引入使得會計信息的產(chǎn)生更為及時，充分保證了會計信息的時效性，提高了會計信息的使用價值。但會計信息光有時效性是不夠的，一份高質(zhì)量的會計信息必須是客觀真實的。只是信息化會計系統(tǒng)控制較傳統(tǒng)手工環(huán)境下有其自己的特點及要求：

1.1 內(nèi)部控制的范圍有所擴(kuò)大。在信息化環(huán)境下，各種會計數(shù)據(jù)均以記錄、文件形式存儲在磁性介質(zhì)上，實現(xiàn)了“無紙化”存儲。內(nèi)部控制的重點由傳統(tǒng)環(huán)境對人的控制變成對人和計算機(jī)的雙重控制，內(nèi)部控制的范圍漸趨擴(kuò)大。

1.2 內(nèi)部控制的要求有所提高。在傳統(tǒng)會計環(huán)境下，會計信息以憑證、帳簿、會計報表等形式進(jìn)行反映，這些數(shù)據(jù)若被修改，可以從會計人員的筆跡和印章上分清責(zé)任。數(shù)據(jù)載體的不易修改性使得內(nèi)部控制較易實現(xiàn)。實現(xiàn)信息化后，“有形”變“無形”，對存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行不留痕跡修改在技術(shù)上是可以實現(xiàn)的。如果缺乏必要的內(nèi)部控制，則會計數(shù)據(jù)受到非法操作的風(fēng)險必然增大。因此信息化會計系統(tǒng)控制的要求大大提高。

1.3 數(shù)據(jù)的高度集中使得失誤蔓延快。手工會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理是分散于多個部門，由很多人一步步地完成審查、核算、監(jiān)督的，所以一個失誤往往在下一個環(huán)節(jié)被發(fā)現(xiàn)并被告改正。但實施信息化后，數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，數(shù)據(jù)高度集中，處理速度也很快，所以當(dāng)一個小小的錯誤出現(xiàn)后，會很快蔓延到其他的部門以及以后的處理程序，造成不可估計的損失。

1.4 內(nèi)部控制成本加大。信息化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理突破了原有的封閉式，呈現(xiàn)出開放性、共享性、分散性的特點。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢可實現(xiàn)內(nèi)部控制的宏觀化，擴(kuò)大內(nèi)部控制的范圍。但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性使信息的不安全性加大，增加了信息管理成本。

網(wǎng)絡(luò)化、可視化將成為信息化會計系統(tǒng)的發(fā)展趨勢?！翱梢暬夹g(shù)，即運用計算機(jī)圖形學(xué)和圖像處理技術(shù)，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成圖形或圖像在屏幕上顯示出來并進(jìn)行交互處理的理論、方法和技術(shù)，可使系統(tǒng)中不同的信息使用者可隨時點擊自己的角色，進(jìn)入操作界面，分別查看決策指標(biāo)的指標(biāo)值和對應(yīng)的交互圖表?！彪S著信息化會計系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，學(xué)習(xí)如何幫助企業(yè)做出有效決策成為財務(wù)人員的發(fā)展方向。

2 信息化會計系統(tǒng)控制對會計人員的挑戰(zhàn)及會計人員的對策

綜上所述，信息化會計系統(tǒng)控制有其自身獨到的特點，而對會計人員則提出了新的挑戰(zhàn)。作為新時代的財務(wù)工作者，我們唯有接受挑戰(zhàn)，扮演好信息化會計系統(tǒng)控制中會計的角色。

2.1 從事會計工作的人員，必須取得從業(yè)資格證書外，還應(yīng)取得計算機(jī)等級證，能取得英語等級證就更好了。計算機(jī)與英語密不可分，學(xué)會英語，可以幫助會計更好地操作、駕馭軟件，使它真正成為會計的得力助手。同時時常閱讀網(wǎng)絡(luò)、反黑客等書籍都是必不可少的，它們可以幫我們時刻識別系統(tǒng)風(fēng)險，可以自行處理的自行處理，不能處理的報告計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理維護(hù)員，使風(fēng)險及時修復(fù)，避免造成更大損失。如果領(lǐng)導(dǎo)給力，能夠經(jīng)常組織各種培訓(xùn)，那會計就享福了，一定要抓住機(jī)會好好充實自己。要記住在信息化環(huán)境下，會計不僅僅是一個財務(wù)工作者，而是一個復(fù)合性人才，任何知識對我們會計而言都是有用的。

2.2 會計系統(tǒng)是為確認(rèn)、匯總、分析、分類、記錄和報告企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并保持相關(guān)資產(chǎn)和負(fù)債的受托責(zé)任而建立的各種會計記錄手段、會計政策、會計核算程序、會計報告制度和會計檔案管理制度等的總稱。信息化環(huán)境下無疑使這一切變得更加高效、快捷。原來需要人為控制的環(huán)節(jié)，可以更多依賴軟件、網(wǎng)絡(luò)。因此設(shè)計選擇一套功能齊全、性能良好、便于操作的軟件是內(nèi)部會計控制的一個重要環(huán)節(jié)。至于是自行設(shè)計、還是外購，那就要根據(jù)成本效益原則衡量。軟件在內(nèi)部會計控制中的重要作用可通過它的功能來說明。一套會計核算軟件至少要有以下幾方面功能。

①原始憑證甄別功能。②根據(jù)審核無誤的原始憑證，編制記帳憑證并據(jù)此復(fù)式記帳。確保帳證、帳帳相符。③按月結(jié)帳功能。防止提前或延后結(jié)帳。如要提前結(jié)賬，系統(tǒng)可溫馨提示：主人，還未到月底，請恕不能結(jié)賬。如月底仍不結(jié)帳，系統(tǒng)可提示：主人，該結(jié)賬了，否則后面操作無法完成。④年底結(jié)賬以后編制年度財務(wù)報表。⑤根據(jù)財務(wù)報表數(shù)據(jù)計算各個財務(wù)分析指標(biāo)，并據(jù)此評價企業(yè)業(yè)績。

上述有些功能要實現(xiàn)還必須有外圍設(shè)施和相應(yīng)程序支持。如原始憑證甄別功能，我們可借鑒銀行大額結(jié)算把客戶身份證掃描入電腦以確認(rèn)其身份的方法，把本企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)完善的原始憑證掃入電腦建立圖片庫，當(dāng)具體業(yè)務(wù)發(fā)生時可與之比較，不完善的項目給予提示。同時應(yīng)把本企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)涉及金額通過市場調(diào)查以數(shù)據(jù)區(qū)間的形式建立數(shù)據(jù)庫，當(dāng)具體業(yè)務(wù)發(fā)生時，通過搜索引擎看原始憑證金額是否在合理區(qū)間內(nèi)。數(shù)據(jù)庫中還應(yīng)體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)的比率，如招待費等占全年收入的比重。該項業(yè)務(wù)累計支出已超額，系統(tǒng)應(yīng)予提示：已超過法定數(shù)額無法辦理。數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)，還應(yīng)根據(jù)市場變化及時予以調(diào)整。第5項根據(jù)財務(wù)分析指標(biāo)分析企業(yè)業(yè)績，系統(tǒng)的分析有其固有的局限性，僅限于具體數(shù)據(jù)而缺乏對宏觀經(jīng)濟(jì)形勢、同行業(yè)發(fā)展態(tài)勢、行業(yè)景氣度等因素的考慮，因此需要我們對其分析結(jié)果加以補(bǔ)充完善。

2.3 保密意識更要提高，以前信息都是紙質(zhì)的，只要妥善保管一般情況下不會發(fā)生差錯。而信息化則是無紙化，稍有疏忽就可能造成數(shù)據(jù)丟失。因此時刻不忘備份很重要，當(dāng)然軟件也可設(shè)計此類提醒。如在關(guān)閉系統(tǒng)時可提醒：要備份嗎？此外，設(shè)置且時常更換密碼是必須的，這點還要企業(yè)提供支持，設(shè)置一名計算機(jī)管理維護(hù)員，防止各種病毒入侵盜取密碼及重要會計信息，這名維護(hù)員必須有良好的職業(yè)操守，較高的業(yè)務(wù)能力。同時企業(yè)還應(yīng)采取限制接近措施。即無關(guān)人員不得使用專職會計人員電腦，會計人員自己也要提高警惕，一旦要離開電腦必須關(guān)閉系統(tǒng)。

2.4 通過網(wǎng)絡(luò)這個平臺了解更多的財經(jīng)資訊，掌握行業(yè)動態(tài)，使財務(wù)分析報告更真實反映企業(yè)實際，更好地滿足各方面對信息的需求。同時對企業(yè)中存在的問題特別是內(nèi)部控制方面，提出積極有效的改進(jìn)措施，真正成為管理層的得力助手。

信息化是動態(tài)發(fā)展的，科學(xué)技術(shù)日新月異，一定會有更多、性能更加完善的軟件為我們內(nèi)部會計系統(tǒng)控制設(shè)卡、把關(guān)。而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，必然促使會計人員不斷提高自身素質(zhì)、修養(yǎng)，使自己永遠(yuǎn)立于不敗之地。

參考文獻(xiàn)：

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