李厲琳

（廣東廣播電視大學(xué)教務(wù)處學(xué)籍科，廣東廣州510091）

成人教育最初是作為政府的一項(xiàng)社會(huì)政策提出的，目的是為失去受教育機(jī)會(huì)的人提供二次學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)的公正和教育機(jī)會(huì)的均等，是一項(xiàng)社會(huì)組織，全民參與的教育性活動(dòng)。廣播電視大學(xué)是成人教育辦學(xué)模式的佼佼者，電大學(xué)籍檔案是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門(mén)頒布的相關(guān)條例法規(guī)，真實(shí)反映學(xué)生的入學(xué)資格、學(xué)籍異動(dòng)、成績(jī)考核、獎(jiǎng)勵(lì)處分及畢業(yè)資格等情況，對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)都具有重大意義。于學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分，決定了學(xué)校的教務(wù)管理質(zhì)量；于社會(huì)而言，學(xué)籍檔案作為一種信息儲(chǔ)備資源，也是用人單位選用、任用人才的信息依據(jù)，影響著學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。由于電大辦學(xué)模式的開(kāi)放性和多樣性，如何搞好學(xué)籍檔案管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平便成了當(dāng)前辦學(xué)過(guò)程中應(yīng)重視和加強(qiáng)的問(wèn)題。

1 電大學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

1．1 電大學(xué)籍檔案的周期性

學(xué)生的完整學(xué)籍檔案的形成至少需要與學(xué)制等長(zhǎng)的時(shí)間，而對(duì)于一個(gè)因成績(jī)問(wèn)題或是為獲取學(xué)位而不能按時(shí)拿到畢業(yè)證書(shū)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，有可能需要5～6年。學(xué)籍檔案作為學(xué)生的在學(xué)憑證，其社會(huì)價(jià)值遠(yuǎn)高于學(xué)校其他檔案門(mén)類(lèi)。廣播電視大學(xué)學(xué)生類(lèi)型繁多，有普通專(zhuān)科生（自2005年終止招生）、成招生和開(kāi)放本專(zhuān)科，一村一學(xué)生等各種學(xué)生類(lèi)型。普通專(zhuān)科生學(xué)籍有效期為6年，成招生和開(kāi)放生都是學(xué)籍8年有效期。電大一年分春秋兩次錄取新生，審核老生畢業(yè)。以入學(xué)到畢業(yè)為一個(gè)教學(xué)周期，周而復(fù)始，循環(huán)更迭。但是每一個(gè)周期都不是墨守成規(guī)的簡(jiǎn)單重復(fù)，一個(gè)有效周期運(yùn)行之后產(chǎn)生的原始檔案資料，經(jīng)過(guò)整理加工，歸納匯總，根據(jù)學(xué)校檔案室所要求的期限上繳材料，也可以為下一個(gè)周期的運(yùn)轉(zhuǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提供更加科學(xué)的管理依據(jù)。

1．2 電大學(xué)籍檔案的動(dòng)態(tài)性

學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況的收集和記錄是分階段進(jìn)行的，具有動(dòng)態(tài)性。電大學(xué)生成分復(fù)雜，生源包括社會(huì)各行各業(yè)從業(yè)人員，有高中生、中專(zhuān)生、大專(zhuān)生，有青年人、中年人甚至老年人［1］。廣東地處改革開(kāi)放前沿，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，工業(yè)城市多，學(xué)生流動(dòng)性大，整個(gè)學(xué)習(xí)處于一個(gè)動(dòng)態(tài)環(huán)境中，常常因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)、出差、個(gè)人興趣愛(ài)好等原因要求跨省跨市轉(zhuǎn)學(xué)、退休、休學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等情況，隨著學(xué)生在校學(xué)習(xí)時(shí)間的增加，這一動(dòng)態(tài)過(guò)程也逐漸推進(jìn)，學(xué)籍檔案也需要不斷補(bǔ)充和完善。

1．3 電大學(xué)籍檔案管理戰(zhàn)線(xiàn)的系統(tǒng)性

廣播電視大學(xué)體系不同于傳統(tǒng)的全日制院校，也有別于其他成人教育機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)學(xué)院。它是由中央電大、省級(jí)電大及所屬分校和工作站，組成一個(gè)“統(tǒng)籌規(guī)劃，分級(jí)辦學(xué)，分級(jí)管理”的現(xiàn)代遠(yuǎn)程開(kāi)放教育系統(tǒng)［2］。目前廣東電大有23個(gè)分校，下屬百余個(gè)分教點(diǎn)，在籍生大約有17萬(wàn)人次。系統(tǒng)戰(zhàn)線(xiàn)長(zhǎng)，學(xué)生分布廣，除去偏遠(yuǎn)山區(qū)，幾乎每個(gè)縣城都有電大的教學(xué)點(diǎn)和學(xué)員，辦理各種學(xué)籍管理手續(xù)周期長(zhǎng)，難度大。一般都以市電大為單位收集學(xué)籍管理材料，再匯總上交省電大。即使這樣，仍存在不少遺漏。

2 目前電大學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的探索，電大學(xué)籍檔案管理較好地實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮了它的作用。但是由于一些歷史和現(xiàn)實(shí)原因的影響，目前管理中還存在一些問(wèn)題。

2．1 檔案意識(shí)薄弱，缺乏責(zé)任意識(shí)

學(xué)籍檔案是歷史的原始記錄，它具有很強(qiáng)的原始性，為提高學(xué)籍管理質(zhì)量，應(yīng)該保證檔案材料的真實(shí)性和完整性。認(rèn)識(shí)不足，管理不到位，這是許多成人院校的共性不足。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動(dòng)下，千方百計(jì)辦教育，一心一意謀發(fā)展，把招生作為工作重點(diǎn)，生源帶來(lái)發(fā)展，一切工作都以招生工作為核心，忽視學(xué)生學(xué)習(xí)發(fā)展工作，這是以往成人辦學(xué)的誤區(qū)。電大一年兩季的畢業(yè)辦證，工作量大，任務(wù)繁重。電大開(kāi)放教育的學(xué)籍有效期為8年，跨度較長(zhǎng)，管理人員流動(dòng)性較大，使得學(xué)籍檔案管理工作容易出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。基層電大教務(wù)工作人員往往身兼多職，涵蓋招生學(xué)籍考試各方面工作，有時(shí)無(wú)法兼顧。材料收集上存在殘缺遺漏現(xiàn)象，需要省級(jí)電大學(xué)籍管理員反復(fù)提醒催促，致使工作效率低下。由于電大學(xué)生多為社會(huì)人員，流動(dòng)性較大，這就要求基層學(xué)籍檔案管理員要有較強(qiáng)責(zé)任心，對(duì)學(xué)生提出的各項(xiàng)學(xué)籍異動(dòng)信息修改等要求追蹤管理。比如從近兩學(xué)期開(kāi)始中央電大要求應(yīng)屆畢業(yè)生要提前一個(gè)學(xué)期申請(qǐng)辦理學(xué)生信息修改，畢業(yè)當(dāng)季不做受理。但是還是有小部分基層電大管理員未及時(shí)跟進(jìn)，以致學(xué)生推遲畢業(yè)時(shí)間，給學(xué)校辦學(xué)聲譽(yù)帶來(lái)負(fù)面影響。筆者近期接觸了較為典型的一個(gè)學(xué)籍管理案例。某縣電大一學(xué)生在畢業(yè)審核時(shí)發(fā)現(xiàn)所學(xué)專(zhuān)業(yè)和考試科目大相徑庭，經(jīng)核實(shí)，發(fā)現(xiàn)學(xué)生在學(xué)期間申請(qǐng)從行政管理轉(zhuǎn)到工商管理專(zhuān)業(yè)，但縣電大管理人員粗心大意，忘記幫其提交轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)申請(qǐng)，卻在每學(xué)期末報(bào)考時(shí)幫學(xué)生報(bào)考了工商管理的科目，以致學(xué)生畢業(yè)審核出現(xiàn)異常，只能本學(xué)期先做轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)異動(dòng)操作，下學(xué)期再進(jìn)行畢業(yè)審核，延誤了學(xué)生畢業(yè)時(shí)間。

2．2 在檔案整理過(guò)程中，管理不規(guī)范

學(xué)籍檔案整理就是將從下屬市縣電大收集的原始材料，進(jìn)行分類(lèi)、排列。整理工作在整個(gè)學(xué)籍檔案工作中占有極其重要的地位。在整理檔案材料時(shí)，盡量做到分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序。近年來(lái)，國(guó)家、省教育廳行政部門(mén)非常重視高校的教學(xué)評(píng)估工作，把檔案管理也列為評(píng)估范圍，通過(guò)評(píng)估來(lái)促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。電大教育具有自身特點(diǎn)，其學(xué)籍檔案形成過(guò)程時(shí)間跨度比較大，同時(shí)又缺乏統(tǒng)一性。目前中央開(kāi)放生的學(xué)籍有效期為8年，從新生錄取，注冊(cè)到畢業(yè)發(fā)證，一般要經(jīng)歷三五年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。休學(xué)、補(bǔ)考學(xué)生的學(xué)籍檔案跨度時(shí)間更大。但凡涉及學(xué)籍異動(dòng)的，為防止日后產(chǎn)生糾紛，部分異動(dòng)記錄甚至要保存直至學(xué)生畢業(yè)后的兩到三年。由于周期長(zhǎng)，分級(jí)管理，導(dǎo)致管理困難，規(guī)章制度難以落實(shí)到位，系統(tǒng)學(xué)籍檔案管理存在多種問(wèn)題。

2．2．1 檔案收集不系統(tǒng)、不完整

廣東電大分教點(diǎn)眾多，所以對(duì)下屬市縣電大的學(xué)籍管理只能采取以市電大為單位統(tǒng)一收取材料，再匯總上繳省電大相關(guān)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理員。但仍有小部分縣級(jí)電大教學(xué)點(diǎn)，由于跟市級(jí)電大存在管理分歧等問(wèn)題，多次通知之下仍單獨(dú)上報(bào)材料給省電大學(xué)籍管理員，也不報(bào)給所屬市電大匯總，導(dǎo)致材料收集容易出現(xiàn)混亂遺漏的現(xiàn)象。

2．2．2 學(xué)籍檔案填寫(xiě)不規(guī)范

目前廣東電大學(xué)籍管理小范圍內(nèi)選擇分模塊，專(zhuān)人管理。比如跨省轉(zhuǎn)學(xué)這一模塊，下級(jí)電大在填寫(xiě)跨省轉(zhuǎn)學(xué)匯總表的時(shí)候，時(shí)常漏注明會(huì)計(jì)學(xué)、工商管理專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)方向。如果不在轉(zhuǎn)學(xué)審批表中詳細(xì)標(biāo)明轉(zhuǎn)入電大的專(zhuān)業(yè)方向，很可能出現(xiàn)轉(zhuǎn)錯(cuò)專(zhuān)業(yè)等問(wèn)題，給學(xué)生和轉(zhuǎn)入電大帶來(lái)不便。所以在匯總?cè)W(xué)生跨省轉(zhuǎn)學(xué)材料的時(shí)候，相關(guān)學(xué)籍管理人員都要多次單線(xiàn)聯(lián)系下屬電大確定學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)方向，造成工作效率低下，易出錯(cuò)。

2．2．3 學(xué)籍檔案材料準(zhǔn)備欠詳盡，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)格

每學(xué)期的常規(guī)學(xué)生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。經(jīng)過(guò)2012年初大批量在籍生信息核對(duì)清理，目前這一塊業(yè)務(wù)量相對(duì)較少。但是在提交關(guān)于學(xué)生更改名字或身份證號(hào)等身份信息的時(shí)候，經(jīng)常遺漏派出所證明；或者沒(méi)按要求將不是A4紙規(guī)格的證明貼在A4紙上，造成學(xué)籍檔案的缺失，不合格。

2．3 對(duì)檔案的保存和利用重視不夠，檔案管理制度不健全，缺少系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

長(zhǎng)期以來(lái)，基層電大的學(xué)籍檔案的保存條件較有限，保存方法落后，大多數(shù)的手工檔案材料因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)缺乏保養(yǎng)，存在丟失或缺漏等現(xiàn)象，也未通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)把手工檔案保存到電腦上。導(dǎo)致有時(shí)有些學(xué)生因?yàn)樵紮n案丟失需要補(bǔ)辦錄取花名冊(cè)復(fù)印件和畢業(yè)生成績(jī)單，都要上省電大檔案室查詢(xún)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，給學(xué)生帶來(lái)不便。目前有關(guān)學(xué)籍材料的匯總表、審批表等常規(guī)表格都是隨著辦證文件下發(fā)，但是如補(bǔ)辦畢業(yè)證明書(shū)，中英文成績(jī)證明等其他利用率較低的表格，都是根據(jù)基層電大的需要再單獨(dú)發(fā)放，也為日常業(yè)務(wù)工作帶來(lái)不便。暫時(shí)沒(méi)有完備齊全的業(yè)務(wù)表格電子版和使用操作規(guī)范流程。基層電大學(xué)籍檔案管理一般都不配備專(zhuān)職人員，難以滿(mǎn)足工作需求。人員流動(dòng)性大，造成業(yè)務(wù)不熟練，專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足，這些都容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案質(zhì)次量少，工作不到位等現(xiàn)象。近五年來(lái)，省級(jí)電大教務(wù)部門(mén)都未曾組織過(guò)針對(duì)性的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，只能通過(guò)下發(fā)學(xué)籍辦證文件加以規(guī)范要求，也只是籠統(tǒng)到面，無(wú)法具體到點(diǎn)上。

3 加強(qiáng)電大學(xué)籍檔案科學(xué)管理的對(duì)策

學(xué)籍檔案是成人高等教育檔案的重要組成部分，為學(xué)校有序管理、教育評(píng)估、學(xué)生就業(yè)等方面創(chuàng)造條件。隨著信息化步伐的加快，檔案管理方式也由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體化向檔案信息化轉(zhuǎn)變。學(xué)籍檔案更是首當(dāng)其沖。在這種背景下，我們更應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，全面實(shí)現(xiàn)電大學(xué)籍檔案工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。根據(jù)筆者五年來(lái)的學(xué)籍管理工作體會(huì)，提出幾點(diǎn)建議。

3．1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，更新觀念，提高檔案意識(shí)

“瑣碎、繁雜、枯燥”是學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)，要做好這項(xiàng)工作，首先應(yīng)該明確，學(xué)籍檔案管理的主體是學(xué)生，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理歸根到底是為了更好地為學(xué)生服務(wù)［3］。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理是教學(xué)管理的需要，學(xué)籍管理也可以對(duì)教學(xué)管理起到參謀的作用。比如教學(xué)資源科經(jīng)常都是根據(jù)學(xué)籍科提供的某科目課程注冊(cè)人數(shù)來(lái)分配教學(xué)資源。不能重資源，輕整理。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！保?］可見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校教務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃，完善管理體制，堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，科學(xué)劃分層級(jí)管理。學(xué)籍檔案的歸納納入各主管人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期每學(xué)年按時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔。

3．2 建章立制，健全網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)職責(zé)，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化

建立和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，比如制定學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等，做到有章可循，有據(jù)可依，按章辦理。制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，比如發(fā)放各類(lèi)表格模板，規(guī)定材料的尺寸等。并且把相關(guān)制度要求整理成冊(cè)并發(fā)放電子文檔，方便基層電大管理人員查閱，使用，同時(shí)也使管理工作走向制度化、規(guī)范化。

利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，以便準(zhǔn)確、及時(shí)地提供大量的學(xué)生信息，促進(jìn)管理水平的提高。目前已將DOS系統(tǒng)的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)合，完成數(shù)據(jù)的整合，再用ASP做成前臺(tái)查詢(xún)界面，以便畢業(yè)生或用人單位有需要的時(shí)候，學(xué)籍管理員可以迅速查詢(xún)結(jié)果。

電子學(xué)籍檔案是學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。加大經(jīng)費(fèi)投入，進(jìn)行學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的研究，開(kāi)發(fā)功能齊全的管理軟件，建立動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案。利用電子學(xué)籍檔案可以提高管理效率，更好地利用、開(kāi)發(fā)檔案資源，充分發(fā)揮電子學(xué)籍檔案的信息功能。

3．3 重視培養(yǎng)并建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍

建立相對(duì)穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理工作隊(duì)伍是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。首先要保持學(xué)籍檔案管理員的相對(duì)穩(wěn)定，條件允許下優(yōu)化檔案管理人員配置。由于基層電大管理人員經(jīng)常身兼多職，因此在人員更換時(shí)，須先培訓(xùn)后上崗，完善交接工作，保證管理水平跟得上。其次是抓好對(duì)基層電大學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過(guò)崗位培訓(xùn)和專(zhuān)題培訓(xùn)，使他們熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技巧，熟知檔案材料上繳要求，在理論和實(shí)踐上成為本專(zhuān)業(yè)的行家里手，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的優(yōu)化管理。同時(shí)，可以建立學(xué)籍檔案管理的激勵(lì)機(jī)制，每學(xué)年評(píng)選優(yōu)秀基層學(xué)籍檔案管理員，通過(guò)對(duì)上繳材料的檢查和評(píng)估，樹(shù)立典型，表彰先進(jìn)，激發(fā)管理員們的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)精神。

3．4 檔案管理要有償利用

養(yǎng)檔千日，用在一朝［5］。提供利用是檔案價(jià)值最直接的體現(xiàn)，學(xué)籍檔案也是一樣。作為學(xué)校的在學(xué)記錄，是學(xué)生掌握知識(shí)、綜合素質(zhì)的證明，是提供給社會(huì)參考的重要依據(jù)。做好學(xué)生學(xué)籍檔案、提供學(xué)生檔案查詢(xún)服務(wù)是學(xué)籍管理工作者服務(wù)學(xué)生的一部分內(nèi)容。近來(lái)年，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動(dòng)頻繁，學(xué)生的學(xué)籍檔案利用率也大大提高。遷移戶(hù)口、職稱(chēng)評(píng)定、出國(guó)深造、繼續(xù)教育確認(rèn)學(xué)分、遺失證書(shū)開(kāi)具學(xué)歷證明等，都需要用到學(xué)籍相關(guān)證明。生源復(fù)雜、學(xué)生類(lèi)型多樣是電大的辦學(xué)特色，所以幾乎每周都有學(xué)生到學(xué)籍科查找畢業(yè)生成績(jī)單，開(kāi)取學(xué)歷證明、中英文成績(jī)證明等。為使學(xué)籍檔案得到高校管理并獲得更好利用，可以收取一定手續(xù)費(fèi)用，進(jìn)行合理的有償利用，為學(xué)籍檔案的管理和保護(hù)提供更多投入，從而為學(xué)生提供更高效服務(wù)。

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致繁瑣的業(yè)務(wù)管理工作，需要在不斷探索中求發(fā)展，求完善。為此，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該始終把握為學(xué)生服務(wù)的方向，進(jìn)一步利用現(xiàn)代化辦公設(shè)施，提高辦理效率，真正做好學(xué)籍檔案的管理利用工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化。

［1］楊曙光．成人教育學(xué)籍檔案的特點(diǎn)、問(wèn)題及有效管理［J］．繼續(xù)教育研究，2005，（4）．

［2］謝盛勇，江小青，等．教學(xué)管理工作手冊(cè)［M］．北京：中央廣播電視大學(xué)出版社，2010：6．

［3］鄭漢壽．學(xué)籍檔案及現(xiàn)代化管理［J］．景德鎮(zhèn)高專(zhuān)學(xué)報(bào)，2000，15（1）：71．

［4］國(guó)家教委．普通高等學(xué)校檔案管理辦法［M］．北京：高等教育出版社，1989．

［5］丁水奎．檔案學(xué)概論［M］．北京：中國(guó)檔案出版社，1995．