王超

（安徽省臨泉縣委黨校 安徽 臨泉 236400）

提起O ffice大家并不陌生，它是日常應(yīng)用最為廣泛的辦公軟件之一。微軟O ffice辦公軟件是目前使用最為廣泛、最為常用的辦公軟件之一。Word是文字處理軟件，是微軟O ffice推出的重要模塊之一，被公認(rèn)是微軟O ffice的主要程序。目前有60%以上用戶在使用該文字處理軟件。

1 設(shè)置Word菜單的意義

在日常辦公的過程中，有些功能在一段時間內(nèi)被重復(fù)使用若干次，每次使用都是在Word預(yù)先設(shè)置好的菜單里一級又一級地查找，操作起來步驟多，效率低。例如,要使用“替換”功能，步驟是先點擊“編輯”菜單，然后指向“》”，再指向“替換”命令。[1]有沒有辦法減少操作步驟，一步操作到位呢？辦法是有的，就需要對Word菜單進(jìn)行個性化的設(shè)置，從而達(dá)到簡化操作步驟，降低出錯率,提高辦公效率的目的。

2 設(shè)置菜單的方法及過程

2.1 命令移放到界面上

以“替換”功能為例（下同）。具體設(shè)置過程如下：首先點擊“工具”菜單，執(zhí)行“自定義…”，彈出“自定義”對話框；其次選擇“命令”選項卡，在左側(cè)的“類別”中選中“編輯”（“替換”功能在“編輯”菜單里面）項，在右側(cè)“命令”欄內(nèi)通過移動右側(cè)垂直滾動條，找到“替換…”項并選中；最后按住鼠標(biāo)左鍵（此時鼠標(biāo)指針右下角變成類似“田”形狀的圖標(biāo)），然后將其移動到主菜單的最右側(cè)或常用工具欄的最右側(cè)，釋放鼠標(biāo)左鍵。[2]此時在菜單欄的最右側(cè)有了“替換”圖標(biāo)，如圖1所示。今后使用“替換”功能就不用再到“編輯”菜單里查找了，可以直接點擊菜單右側(cè)的“替換”圖標(biāo)。

圖1 “替換”圖標(biāo)

2.2 命令移放到快捷菜單中

對辦公人員來說，使用快捷菜單進(jìn)行操作是非常方便的。只要在文檔的編輯區(qū)按鼠標(biāo)右鍵快捷菜單就會彈出來，然后就可以進(jìn)行相關(guān)操作了（如同“復(fù)制”、“粘貼”、“字體”等）。具體設(shè)置過程如下：首先點擊“工具”菜單，執(zhí)行“自定義…”，彈出“自定義”對話框，選擇“工具欄”選項卡，在“工具欄”內(nèi)，通過移動右側(cè)垂直滾動條，找到“快捷菜單”項并在復(fù)選框內(nèi)選中，此時在文檔的左側(cè)出現(xiàn)“快捷菜單”標(biāo)題欄；其次選擇“命令”選項卡，在左側(cè)的“類別”中選中“編輯”項，在右側(cè)“命令”欄內(nèi)通過移動右側(cè)垂直滾動條，找到“替換…”項并選中，按住鼠標(biāo)左鍵（此時鼠標(biāo)指針右下角變成類似“田”的圖標(biāo)），再次將其移動到“快捷菜單”下面的“文字”菜單的“文字”子菜單里，最后釋放鼠標(biāo)左鍵。此時在“快捷菜單”里可以看到“替換”圖標(biāo)，如圖2所示，以后就可以直接右擊鼠標(biāo)來使用“替換”功能。

圖2 快捷菜單命令

2.3 自定義快捷鍵

快捷鍵，又叫快速鍵或熱鍵，指通過某些特定的按鍵、按鍵順序或按鍵組合來完成一個操作，很多快捷鍵往往與Ctrl鍵、Shift鍵、Alt鍵、Fn鍵等配合使用。Word應(yīng)用程序也定義了很多的快捷鍵以便幫助辦公人員快速執(zhí)行某種特定的功能，比如“替換”快捷鍵是Ctrl+H、“復(fù)制”快捷鍵是Ctrl+C、“粘貼”快捷鍵是Ctrl+V等等，這些功能的定義雖然比調(diào)出菜單里的命令速度快，但對辦公人員來說同時按下兩個鍵，也是不方便。以“替換”功能為例，它的快捷鍵是Ctrl+H，這就需要左右手一起來配合操作，使用起來也是非常不便的。為了進(jìn)一點優(yōu)化操作方法，下面介紹利用鍵盤上的功能鍵重新定義快捷的方式來減少按鍵次數(shù)，提高操作的正確率及速度。具體設(shè)置過程如下：首先點擊“工具”菜單，執(zhí)行“自定義…”，彈出“自定義”對話框；其次選擇“鍵盤…”按鈕，彈出自定義對話框，在“指定命令”的“類別”欄里，選中“編輯”一項，在“命令”欄，通過移動右側(cè)垂直滾動條，查找“EditReplace”并選中該項；再次點擊“指定鍵盤順序”項右側(cè)“請按新快捷鍵”的文本框，指定一個功能鍵F3（F2-F12任意一個）作為快捷鍵，如圖3所示，最后點擊“指定”按鈕，此時在“指定鍵盤順序”項下“當(dāng)前快捷鍵”里多了一個F3。以后再使用“替換”功能，就可以不用左手按Ctrl鍵,右手按H鍵了，只要按一下功能鍵區(qū)的F3，就可以彈出“替換”功能的對話框使用“替換”功能了。

圖3 自定義鍵盤對話框

2.4 設(shè)置宏的操作方式

2.4.1 宏的概念及創(chuàng)建

宏是將一系列的Word命令和指令組合在一起，形成一個命令，以實現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行的自動化。它替代一系列費時而重復(fù)的Word人工操作。事實上，它是一個用戶自定義命令，用戶通過編寫一段程序創(chuàng)建一個宏，迅速實現(xiàn)多個手工操作步驟一次完成所需任務(wù)。由于微軟O ffice軟件的普及，人們常見的辦公軟件O ffice軟件中的Word、Excel等都可以利用創(chuàng)建、運行宏來達(dá)到應(yīng)用的更高效率。

圖4 “取消文檔中的超鏈接”宏

人們經(jīng)常從網(wǎng)上下載的文檔資料里有超鏈接。如果文檔中超鏈接較少的話，那么可以手工一個一個地刪除掉；如果有十個，甚至更多的話，再使用一個一個的刪除，就比較費時，繁瑣，這時就可以利用Word強(qiáng)大的批處理功能宏來完成這一使命。創(chuàng)建一個名稱為“取消文檔中的超鏈接”的宏。具體操作如下：首先點擊“工具”菜單，執(zhí)行“宏…”，再次執(zhí)行二級“宏…”，彈出“宏”對話框，最后點擊“創(chuàng)建”按鈕，將圖4中的代碼輸入（復(fù)制）到“Normal-NewM acros”標(biāo)題欄內(nèi)“通用”項里面。此時名為“取消文檔中的超鏈接”的宏，已經(jīng)創(chuàng)建完成。點擊“工具/宏…/宏…”菜單，在彈出“宏”對話框中，找到宏名為“取消文檔中的超鏈接”，點擊“運行”按鈕，文檔中的所有超鏈接全部取消。今后凡是要取消文檔中的超鏈接，無需一個一個手工取消，只需運行名為“取消文檔中的超鏈接”就行了。

2.4.2 設(shè)置宏的操作方式

要運行“取消文檔中的超鏈接”每次都點擊“工具/宏…/宏…”菜單，在彈出“宏”對話框中，點擊“運行”按鈕等多步操作，操作起來十分不便?？梢酝ㄟ^“命令移放在界面上”、“命令移放到快捷菜單中”或“自定義快捷鍵”等方法巧設(shè)Word菜單。具體設(shè)置如下：首先點擊“工具”菜單，執(zhí)行“自定義…”，彈出“自定義”對話框，其次選擇“命令”選項卡，在左側(cè)的“類別”中選中“宏”（“取消文檔中的超鏈接”功能在“宏”菜單里面）項，在右側(cè)“命令”欄內(nèi)通過移動右側(cè)垂直滾動條，找到名為“取消文檔中的超鏈接”項。下面具體設(shè)置過程可以根據(jù)個人的操作習(xí)慣參考上述設(shè)置方法來完成操作。

3 備份模板

因為這些個性化菜單設(shè)置方法的操作Word會自動保存在名叫Normal.dot模板中，所以每次打開Word程序都是顯示設(shè)置后的效果。為了預(yù)防重做系統(tǒng)導(dǎo)致Normal.dot文件丟失或損壞，可以將保存在 C:Documents and SettingsAdm inistratorApplication DataMicrosoftTemplates中Normal.dot文件復(fù)制一份放在其他磁盤文件夾內(nèi)作為備份文件。如果今后打開Word這些設(shè)置的操作方法失效，那么可以將備份文件復(fù)制到C:……MicrosoftTemplates中替換現(xiàn)有的Normal.dot文件。

4 結(jié)束語

通過上述“命令移放到界面上”、“命令移放到快捷菜單中”以及“自定義快捷鍵”等方法，設(shè)置出個性化的操作方式。操作步驟大大簡化，減少操作出錯率，從而起到操作方便，提高辦公效率的效果。

[1]馬 寧.O ffice高級應(yīng)用[M].北京：科學(xué)出版社，2010.

[2]孫傳慶.O ffice辦公高效應(yīng)用[M].西安：西北工業(yè)大學(xué)出版社，2011.