湖北省漳河工程管理局 劉月芝 劉恒清

當(dāng)今時代，信息技術(shù)應(yīng)用到了社會活動的各個領(lǐng)域。信息化管理是檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，基層水利工程管理單位檔案管理應(yīng)該與時俱進(jìn)，加快檔案信息化建設(shè)和管理進(jìn)程，提高檔案管理水平。以下對基層水利管理單位如何做好檔案信息化管理工作進(jìn)行探究。

1.基層水管單位檔案特點及信息化管理要求

基層水管理單位檔案除與其他專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點外，還有其自身特點：一是服務(wù)對象主要為水利工程建設(shè)、維護(hù)管理和水行政管理事務(wù)。檔案內(nèi)容豐富，綜合性強(qiáng)；二是以水利科技檔案居多。如工程建設(shè)檔案、水文氣象數(shù)據(jù)、防洪調(diào)度信息等，利用價值較高；三是水利建設(shè)周期長短懸殊較大，形成的工程檔案周期差異大；四是業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，相互交叉，互相滲透；五是水利信息化發(fā)展，水工情監(jiān)控監(jiān)測、水情調(diào)度自動化以及電子政務(wù)辦公等產(chǎn)生大量電子文檔。電子文檔的歸檔管理對基層水管單位檔案管理提出了新要求。

基層水管單位檔案信息化管理要求：首先，管理先行。要建立和完善適應(yīng)信息化管理要求的檔案管理制度；其次，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高室藏檔案的數(shù)字化率，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“文檔一體化”的管理；第三，強(qiáng)化利用?；诂F(xiàn)代信息化技術(shù)手段，充分利用檔案信息服務(wù)水利工程管理工作。

2.搭建檔案信息化管理硬、軟平臺環(huán)境

基層水管單位檔案信息化管理建立在水利信息化基礎(chǔ)之上。自國家實施“金水工程”以來，水管單位水利信息化建設(shè)步伐日益加快，信息化程度日益提高?；鶎铀軉挝淮蠖冀⒘司钟蚓W(wǎng)，連通了互聯(lián)網(wǎng)，配備了現(xiàn)代化的管理設(shè)施，為檔案信息化管理提供了必要的硬件環(huán)境。軟環(huán)境建設(shè)主要有兩個方面。一是根據(jù)國家《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)，修訂和完善現(xiàn)有的檔案管理制度，適應(yīng)檔案信息化管理的要求。如建立《電子文件歸檔及管理規(guī)章》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全制度》等；二是配備檔案信息化管理軟件系統(tǒng)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，在選用軟件系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)上要注意通用性，應(yīng)采用適應(yīng)國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)要求的管理軟件，避免因標(biāo)準(zhǔn)沖突而前功盡棄。在軟件系統(tǒng)功能選擇方面，有條件的單位可以配置網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)軟件，以實現(xiàn)真正意義上檔案資源的共享。

3.檔案信息數(shù)字化是信息化管理的基礎(chǔ)

（1）室藏紙質(zhì)檔案和磁帶、膠片聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求進(jìn)行?；经h(huán)節(jié)主要有檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；聲音檔案數(shù)字化時要選用標(biāo)準(zhǔn)和通用的格式。一般使用的聲音文件存儲標(biāo)準(zhǔn)為：WAV或MP3。采樣頻率：普通聲音選用44.1kHz作為聲音采樣標(biāo)準(zhǔn)。DVD中的聲音選用48kHz；影像檔案數(shù)字化存儲有兩種標(biāo)準(zhǔn)：作為可再利用的圖像格式選用MPEG2格式，作為可在網(wǎng)絡(luò)上瀏覽查閱的圖像格式選用MPEG4格式。數(shù)據(jù)傳輸率作為DVD備份保存的影像檔案數(shù)據(jù)應(yīng)在于6-8Mb/S。

（2）加強(qiáng)電子文檔的收集、整理、歸檔工作。注重對日常電子文件的收集與整理。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留；當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上；對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失；對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等；對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式；對用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件；對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件；對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。收集的每份電子文件均應(yīng)填寫《電子文件登記表》并與電子文件同時保存。文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交歸檔。電子文件的收集、整理、歸檔全過程均應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。

（3）將檔案管理容入到電子政務(wù)工作中。電子政務(wù)的廣泛使用，產(chǎn)生大量電子文檔，如何管理這些文檔是信息時代檔案工作面臨的重大課題。要研究檔案數(shù)據(jù)庫與電子政務(wù)數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)交換問題，對電子政務(wù)電子檔案的鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，保證歸檔電子文檔真實、完整、有效。

4.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是信息化管理的核心

現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)都是基于數(shù)據(jù)庫之上的功能服務(wù)，數(shù)據(jù)庫管理可以提高檢索效率，提高查全率，保護(hù)檔案原件。檔案文件的目錄著錄數(shù)據(jù)形成目錄數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)載體檔案文件的數(shù)字化掃描和電子文件的歸檔形成全文數(shù)據(jù)庫。高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)信息要具備準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性和穩(wěn)定性。

基層水管單位必須認(rèn)識到建立完備的檔案數(shù)據(jù)庫是一項長期、全面而又具體的工作。特別是大量室藏歷史基礎(chǔ)檔案的數(shù)字化著錄工作，量大、任務(wù)重，需要有計劃地穩(wěn)步推進(jìn)。基層水管單位建立數(shù)據(jù)庫時要注意：制訂好本單位的建庫工作計劃，防止盲目性；選用標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性和資源共享；要盡可能建立全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“文檔一體化”管理；可以充分利用原有案卷目錄、全引目錄等檢索工具，按照《檔案著錄規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)加以改動和補(bǔ)充后進(jìn)行著錄，以提高建庫速度，達(dá)到事半功倍的效果。建立檔案數(shù)據(jù)庫是—項專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，建庫過程中會遇到很多問題，而這些問題基本上都可以在上級檔案部門下發(fā)的文件或標(biāo)準(zhǔn)中找到相應(yīng)的解決辦法。實踐證明，這些辦法都是非常科學(xué)的、規(guī)范的、有效的，其中包含著前人極其豐富的建庫經(jīng)驗，能夠幫助單位建立科學(xué)、規(guī)范、實用的檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。基層水管單位要加強(qiáng)與上級檔案部門的聯(lián)系，尋求主管部門的幫助和指導(dǎo)。

要注重檔案數(shù)據(jù)庫運(yùn)行安全工作。建立安全運(yùn)行規(guī)章制度，提高網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，定期備份和異地備份檔案資源數(shù)據(jù)信息，實行檔案身份認(rèn)證和密級雙重控制機(jī)制，合理控制用戶權(quán)限等，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用安全。

5.開發(fā)利用是檔案信息化管理的目的

檔案信息化管理的出發(fā)點和歸宿是滿足利用者的需要，提高利用率?；鶎铀軉挝粰n案信息化管理必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，將工作重點由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向檔案信息的重組和創(chuàng)新。在服務(wù)機(jī)制上，檔案管理人員要告別“坐等上門”、“看攤守庫”的舊觀念和舊習(xí)慣，樹立“以用戶需求為中心”的服務(wù)理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資源利用潛能。在服務(wù)方式上，可以配置檔案管理服務(wù)器，建立檔案服務(wù)局域網(wǎng)站，通過權(quán)限管理為本單位和上級部門提供雙向檔案在線服務(wù)。一方面本單位人員和上級部門能即時與檔案管理人員溝通、交流檔案信息，在線查詢和調(diào)用數(shù)據(jù)庫檔案資料。另一方面本單位人員利用網(wǎng)站將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，從而大大提高檔案工作效率和管理水平。

檔案利用工作還必須兼顧安全保密性原則?；鶎铀軉挝粰n案部門除了要應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段解決網(wǎng)絡(luò)安全問題外，還應(yīng)該加強(qiáng)對電子檔案的開放鑒定工作，處理好利用與保密的關(guān)系，在《檔案法》允許范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)安全合理利用。

6.加強(qiáng)檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)

檔案信息化管理成敗的關(guān)鍵是人才。由于檔案信息數(shù)字化，文檔處理一體化，開發(fā)利用形式多樣化，使得電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理有著截然不同的方法，需要既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合性人才?；鶎铀軉挝淮蟛糠謾n案人員計算機(jī)信息技術(shù)水平偏低，甚至有些單位檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重。因此，建設(shè)一支滿足現(xiàn)代信息化管理要求的檔案管理隊伍十分重要。主要措施：一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。鼓勵專（兼）職檔案人員學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代水利管理技術(shù)知識等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的能力；二是多開展同行業(yè)間的技術(shù)交流活動，開闊眼界，接受新知識、新技術(shù)；三是建立激勵機(jī)制，抓好事業(yè)單位職稱聘任管理。鼓勵檔案人員加強(qiáng)職稱學(xué)習(xí)和取證，在提升業(yè)務(wù)技能的同時提升他們工資待遇；四是注重引進(jìn)和培養(yǎng)高技術(shù)檔案骨干人才，形成最佳的人才隊伍結(jié)構(gòu)。把人才問題解決好了，基層水管理單位檔案信息化管理就能持續(xù)健康地發(fā)展。

[1]湖北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理等級考評辦法.2011年第四次修訂.

[2]電子文件歸檔與管理規(guī)范(中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894-2002).

[3]胡姍姍.水利工程單位檔案管理工作特點[J].赤子,2012(6).

[4]李淑萍.對檔案信息化建設(shè)的思考[Z].敦煌市檔案局,新華網(wǎng)甘肅頻道,2009,4.