摘要:獨立學(xué)院作為民辦高等教育的重要組成部分,為中國高等教育的發(fā)展做出了巨大貢獻。根據(jù)獨立學(xué)院自身特點,如一律采用民辦機制、實行新的辦學(xué)模式、實行新的管理體制等,教學(xué)秘書在高校管理中的職能與其他高校有所區(qū)別,許多做法尚在摸索之中。筆者結(jié)合自身擔(dān)任教學(xué)秘書的經(jīng)歷,談?wù)勅绾胃玫匕l(fā)揮獨立學(xué)院教學(xué)秘書在高校管理中的職能。
關(guān)鍵詞:獨立學(xué)院;教學(xué)秘書;高校管理;職能
一、獨立學(xué)院教學(xué)秘書的工作性質(zhì)
教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理人員中最為基層的崗位,是教學(xué)管理工作的執(zhí)行者和教育教學(xué)活動的組織者,也是學(xué)校教學(xué)管理機構(gòu)(教務(wù)處、教科部、教務(wù)辦)、教師和學(xué)生之間的紐帶。教學(xué)秘書的任務(wù)就是從雜亂無章的高校管理工作中找出其條理性和邏輯性,承擔(dān)最基層、最具體、最活躍的管理工作。
近年來,獨立學(xué)院面臨競爭激烈、生源減少等問題,為節(jié)省教育經(jīng)費支出,精減部門人員,造成教學(xué)秘書事務(wù)多、崗位少的尷尬局面。再加上獨立學(xué)院內(nèi)部體制機制等原因,政策穩(wěn)定性差,造成教學(xué)秘書工作阻力大,主要體現(xiàn)在事項的處理方式隨人員變動、學(xué)年變化而變化;事情大,權(quán)力小,事情件件要請示;歷史工作、檔案材料積累不夠,隨人員調(diào)動丟失等。因此,獨立學(xué)院教學(xué)秘書在高校管理中的工作性質(zhì)具有其自身的特點。
1.政策性。普通高等學(xué)校的教育教學(xué)管理與國家的高等教育政策緊密相連,獨立學(xué)院教學(xué)秘書作為普通高等學(xué)校的教育教學(xué)管理人員之一,與其他高校一樣,無論是在貫徹領(lǐng)導(dǎo)工作意圖時還是在處理日常的教學(xué)管理事務(wù)中,都要嚴(yán)格執(zhí)行國家及學(xué)校的相關(guān)政策與規(guī)定。
2.服務(wù)性。教學(xué)秘書是教學(xué)管理中最基層的服務(wù)性崗位。獨立學(xué)院教學(xué)秘書主要服務(wù)于以下幾個方面:學(xué)院、分院和部門領(lǐng)導(dǎo)、分院所有任課教師及所有學(xué)生。教學(xué)秘書的服務(wù)面廣又要求為領(lǐng)導(dǎo)的工作決策、教師的教學(xué)活動、學(xué)生的學(xué)習(xí)創(chuàng)造條件,解決各方的困難和問題,提供的服務(wù)既要有工作效率又要有工作質(zhì)量。
3.輔助性。獨立學(xué)院教學(xué)秘書的輔助性特點尤其突出。由于事務(wù)分工不夠明確,一些分院內(nèi)系秘的崗位形同虛設(shè),教學(xué)秘書承擔(dān)了系秘的絕大多數(shù)工作。教學(xué)秘書作為行政人員,工作時間內(nèi)、工作時間外都能隨叫隨到,這使教學(xué)秘書承擔(dān)起行政秘書、系秘三重角色,是分院領(lǐng)導(dǎo)的有力助手。分院領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬緒,一般都是教學(xué)、行政雙肩挑,因此不可能事事周全,需要教學(xué)秘書從旁協(xié)助、提醒。
4.參謀性。教學(xué)秘書的工作具有很強的參謀性,主要體現(xiàn)在以下三個方面:第一,熟悉并熟練掌握與教學(xué)教務(wù)管理相關(guān)的各項政策和要求。在獨立學(xué)院,教學(xué)秘書特別要適應(yīng)各種新的政策導(dǎo)向,隨時因為政策的變化而靈活處理各項具體事務(wù);第二,熟悉教學(xué)資源的實際配置。在實際工作中能夠有效、迅速、合理地進行資源配置。第三,熟悉教學(xué)人員的脾氣、秉性,在處理各項實際事務(wù)或矛盾中能夠游刃有余。
5.綜合性。教學(xué)秘書的工作具有高度的綜合性。獨立學(xué)院教學(xué)秘書的工作涉及學(xué)院和分院的全部教學(xué)教務(wù)工作,在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理學(xué)院及分院教學(xué)教務(wù)的同時,又要處理教學(xué)教務(wù)各方面的具體事務(wù)。
二、如何更好地發(fā)揮獨立學(xué)院教學(xué)秘書的職能
獨立學(xué)院教學(xué)秘書的管理工作涉及范圍大、層面廣,溝通的縱向和橫向部門多,同時,由于體制、制度結(jié)構(gòu)不健全等客觀原因,造成工作任務(wù)重,事件處理隨意性突出的問題,對教學(xué)秘書的工作提出了更高要求。獨立學(xué)院教學(xué)秘書在高校管理中的職能大體分為教學(xué)管理、檔案管理、協(xié)調(diào)組織三個方面。
獨立學(xué)院要更好地發(fā)揮教學(xué)秘書的職能,不僅要提高教學(xué)秘書的整體素質(zhì),建立一支專業(yè)性較強的教學(xué)秘書隊伍,運用內(nèi)在激勵,著力培養(yǎng)教學(xué)秘書,還要為教學(xué)秘書提供政策上的支持和幫助,盡量創(chuàng)造條件滿足教學(xué)秘書的基本需要。
1. 加強教學(xué)秘書各項素質(zhì)的提高。獨立學(xué)院教學(xué)秘書要更好地發(fā)揮其教學(xué)管理、檔案管理、協(xié)調(diào)組織等職能,必須加強綜合素質(zhì)的提高。首先,在思想上要培養(yǎng)較高的政治覺悟,較強的責(zé)任感和良好的職業(yè)道德,樹立服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理、改革的思想和不計名利得失的獻身精神。在工作中以禮待人、以身作則,為教師提供熱情服務(wù),為青年學(xué)生樹立榜樣。教學(xué)秘書的職業(yè)道德具有特殊、具體的要求,做事要講究責(zé)任性、原則性、準(zhǔn)確性和工作效率,對人要講究周到性、合作性、客觀性和謹(jǐn)慎性。其次,要培養(yǎng)良好的心理素質(zhì),提高教學(xué)秘書的心理調(diào)試能力和溝通協(xié)調(diào)能力。由于教學(xué)秘書的工作繁雜,同一時間段經(jīng)常要處理多項事務(wù),面對的工作對象多,事情頭緒多、任務(wù)重。在這種情況下,有時還會遇到各種誤會、不理解、不配合,工作時難免出現(xiàn)情緒波動,所以教學(xué)秘書只有提高自己的心理素質(zhì),抱著良好的心態(tài)、熱情開朗的心情主動與教師、學(xué)生、其他部門交往溝通,才能為自己和他人創(chuàng)造良好的氛圍,在良好的心境下工作。
2. 教學(xué)秘書應(yīng)加強學(xué)習(xí),努力成為研究型的專業(yè)實踐人才。獨立學(xué)院的發(fā)展現(xiàn)狀特別需要教學(xué)秘書研究教學(xué)管理,創(chuàng)新實踐,使教育管理更加有序、規(guī)范,這使教學(xué)秘書隊伍需要兼具教育教學(xué)管理者和教育教學(xué)研究者的雙重身份。教學(xué)秘書作為教育管理者,群體中鮮有教育管理專業(yè)背景,教育管理理論知識欠缺。教學(xué)秘書應(yīng)主動利用課余時間加強學(xué)習(xí),結(jié)合教育管理實踐不斷總結(jié),提高教育管理水平。其次,教學(xué)秘書要不斷學(xué)習(xí)運用計算機軟件和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行教學(xué)教務(wù)管理,改進工作方式、提高工作效率。第三,教學(xué)秘書有復(fù)合型的知識結(jié)構(gòu),學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、法律、公關(guān)、文學(xué)藝術(shù)等知識,向老一輩的教育教學(xué)管理人員取經(jīng),才能使溝通協(xié)調(diào)更加順暢,管理工作更加順利。
3. 獨立學(xué)院要為教學(xué)秘書開展工作創(chuàng)造條件,提供好的職業(yè)發(fā)展平臺。獨立學(xué)院應(yīng)完善各項體制機制,提高政策穩(wěn)定性,做到按章辦事而不是按人辦事,同時應(yīng)制定教學(xué)管理崗位的崗位職責(zé),明確教學(xué)秘書的崗位分工,減輕教學(xué)秘書多余的負擔(dān)。教學(xué)秘書在教育教學(xué)管理工作中扮演著任勞任怨、“俯首甘為孺子牛”的角色,但是教學(xué)秘書沒有黨政機關(guān)秘書的地位和身份,也不像任課教師那樣工作具有主動性和自主性,進修鍛煉的機會極少,因此,學(xué)院應(yīng)考慮教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展方向,盡量滿足教學(xué)秘書群體的基本需要。要提高教學(xué)秘書工作能力最直接的方式就是提供崗位培訓(xùn)和進修深造的機會,組織教育教學(xué)管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理學(xué)理論和技能,計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù);組織聆聽同行專家的講座,互幫互學(xué),為改進工作向?qū)W院有關(guān)部門提供合理化建議,激發(fā)工作責(zé)任感和創(chuàng)造力;采取內(nèi)在激勵的方式,提倡針對實際問題開展理論和實踐研究,鼓勵教學(xué)秘書撰寫學(xué)術(shù)論文,對優(yōu)秀教學(xué)秘書的工作給予榮譽和獎勵,特別是在職務(wù)職稱晉升上給予一定的支持,為教學(xué)秘書提供一個良好的職業(yè)發(fā)展平臺。這對穩(wěn)定獨立學(xué)院教學(xué)秘書隊伍,提高教學(xué)秘書的專業(yè)化職能,改進教學(xué)秘書的工作質(zhì)量都會起到有效的促進作用。
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(作者簡介:魏晶晶,女,浙江理工大學(xué)碩士,溫州大學(xué)城市學(xué)院,研究實習(xí)員,研究方向教育管理。)