王 青

（江蘇省海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 211170）

檔案管理工作是高職院校中一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，是支撐學(xué)校健康發(fā)展的基石，也是衡量學(xué)校管理水平高低的重要因素之一，其價(jià)值越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)同。在科技日新月異、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，高職院校正在通過(guò)擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件、強(qiáng)化教學(xué)管理不斷改革創(chuàng)新，相應(yīng)地也為高職院校檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)和挑戰(zhàn)。檔案管理工作如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和院校改革的潮流與時(shí)俱進(jìn)，抓住機(jī)遇、開(kāi)拓創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案管理模式，更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)，是各高職院校亟待解決的問(wèn)題，也是各個(gè)高職院校面臨的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。本文擬從加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的重要意義、高職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題及原因、加強(qiáng)高職院校檔案管理的著力點(diǎn)等方面，作些探討。

一、高職院校檔案管理信息化的價(jià)值與意義

1.高職院校檔案管理信息化是信息化時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在要求。信息化水平在某種程度上已成為衡量某項(xiàng)事物現(xiàn)代化程度的一項(xiàng)重要標(biāo)志，而信息技術(shù)也以摧枯拉朽之勢(shì)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，其高效、便利、快捷的優(yōu)勢(shì)日益凸顯。那么，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，高職院校檔案管理工作也應(yīng)在社會(huì)信息化這個(gè)大環(huán)境下，加快檔案管理現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的步伐，開(kāi)拓信息環(huán)境下檔案管理工作的新局面，實(shí)現(xiàn)檔案管理的“快、廣、精、準(zhǔn)”（快，即資料收集整理速度快；廣，即內(nèi)容涉及范圍廣；精，即內(nèi)容篩選精確；準(zhǔn)，即管理方法準(zhǔn)確到位）。

2.高職院校檔案管理信息化有利于推進(jìn)檔案管理工作的全方位革新。首先，高職院校檔案管理信息化有利于提高檔案管理人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案管理如果實(shí)行信息化后，檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)的錄入、查詢快而準(zhǔn)，效率必然會(huì)迅速提高。

其次，高職院校檔案管理信息化有利于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平的提高。檔案管理信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，節(jié)約大量的手工工作時(shí)間，管理員有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，開(kāi)拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識(shí)，不斷提高管理水平。

3.高職院校檔案管理信息化是創(chuàng)新檔案管理模式的必然選擇。信息環(huán)境下，電子技術(shù)迅猛發(fā)展，造就了一場(chǎng)轟轟烈烈的電子辦公改革，于是電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理模式也必然發(fā)生本質(zhì)性的改變。所謂電子檔案管理，簡(jiǎn)而言之就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案相關(guān)信息的處理，它具有容量大、速度快、應(yīng)用廣泛、傳輸簡(jiǎn)便等特點(diǎn)，能及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案信息，特別是隨著計(jì)算機(jī)管理檔案軟件的開(kāi)發(fā)，檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次檔案管理系統(tǒng)中被廣泛應(yīng)用，并發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在電子技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，高職院校檔案管理信息化是電子檔案管理模式的必然選擇。

二、高職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題及原因

1.檔案管理意識(shí)淡薄。當(dāng)前，大部分高職院校是由原來(lái)的中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校升格而來(lái)的，為了快速擴(kuò)大本校的教學(xué)規(guī)模、改善教學(xué)條件、提高教學(xué)與科研水平，學(xué)校的人力、物力、財(cái)力投入基本都集中于與辦學(xué)直接相關(guān)的設(shè)施，對(duì)于檔案工作，則被認(rèn)為在短時(shí)期內(nèi)不會(huì)對(duì)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展帶來(lái)負(fù)面的影響，因此并未引起學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)檔案的基礎(chǔ)配套、檔案管理的方法、檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)等方面都缺少相應(yīng)的投入。

另外，高職院校為了落實(shí)國(guó)家頒布的擴(kuò)招政策，不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，師資隊(duì)伍迅速膨脹，檔案管理工作的任務(wù)也隨之加重。基于此，合并后的高職院校的檔案管理工作應(yīng)該變被動(dòng)為主動(dòng)，這樣，才能適應(yīng)高職院校發(fā)展的新形勢(shì)。然而，合并后的大部分高職院校，并未配備專(zhuān)用的檔案庫(kù)房，未設(shè)立單獨(dú)的編制，未配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，僅由各部門(mén)的有關(guān)人員兼管檔案工作，對(duì)檔案工作年初沒(méi)有部署，年中沒(méi)有檢查，年末沒(méi)有總結(jié)，出現(xiàn)用時(shí)想到，不用時(shí)不要，評(píng)估考核檢查時(shí)突擊整理的現(xiàn)象。檔案工作總是處于可管可不管的被動(dòng)狀態(tài)，使其難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.檔案信息管理手段落后。當(dāng)下，大多數(shù)高職院校對(duì)檔案管理主要依賴的仍舊是傳統(tǒng)的手工管理手段和技術(shù)，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象卻不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。具體表現(xiàn)在：從文件材料的形成和積累，到文件材料的立卷分類(lèi)，再到整理組卷，最后擬寫(xiě)案卷標(biāo)題裝訂成冊(cè)、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表，都已經(jīng)形成了一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法。殊不知，隨著電子文件的不斷增加，如果再繼續(xù)按照傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理工作將需要準(zhǔn)備大量的打印紙、文件檔案柜，還要增加工作人員，所耗成本之大，給教學(xué)管理、教學(xué)組織都帶來(lái)一定的壓力。總之，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求，檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化勢(shì)在必行。

3.高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員匱乏。信息化是目前高職檔案管理的必然趨勢(shì)，信息化使檔案管理的技術(shù)和手段有所提高，同時(shí)，也對(duì)管理人員的水平和素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理除了具有很強(qiáng)的政治性、機(jī)密性外，還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，然而傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)工作人員的學(xué)識(shí)水平、綜合素質(zhì)相對(duì)要求較低，甚至對(duì)計(jì)算機(jī)操作上也沒(méi)有明確的要求，造成即使有管理人員但缺乏專(zhuān)業(yè)管理人員的局面。如大部分高職院校并沒(méi)有為檔案部門(mén)聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的管理人員，而是讓其他部門(mén)人員兼管檔案管理，這些人員幾乎都未接受過(guò)管理專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化的基本理論、基本知識(shí)和基本技能。由于沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理人員同時(shí)也疏于對(duì)兼職管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，造成眾多高職院校高素質(zhì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員匱乏。

三、高職院校檔案管理信息化的著力點(diǎn)

1.更新觀念，增大投入。首先，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，既不能把檔案管理簡(jiǎn)單看做一般的、可有可無(wú)的工作，也不能僅僅以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，而是要確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，也即信息化。

其次，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)高職院校檔案管理在院校建設(shè)中的價(jià)值、地位、作用和意義，把檔案管理工作與院校的全面建設(shè)結(jié)合起來(lái)，找準(zhǔn)檔案管理工作的定位點(diǎn)，切實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。應(yīng)當(dāng)看到，信息時(shí)代高職院校檔案管理的功效較之原來(lái)相比發(fā)生了質(zhì)的變化。與此相應(yīng)，檔案管理硬件與軟件也要提升，比如在庫(kù)房的結(jié)構(gòu)、面積、功能上，以及計(jì)算機(jī)設(shè)備方面都提出了新的要求，如果沒(méi)有必要的財(cái)力支持，是很難達(dá)標(biāo)和發(fā)揮檔案工作效能的。因此，高職院校要想方設(shè)法籌措資金，投入專(zhuān)項(xiàng)資金進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

2.變革傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理信息化水平。隨著信息化程度的不斷加深，高職院校傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)高職院校快速發(fā)展的形勢(shì)與任務(wù)。因此，高職院校必須盡快用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員也要認(rèn)真研究與解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題；院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)努力采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高職院校檔案管理工作不斷上臺(tái)階、上層次、上水平，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高效化。

3.把好人才關(guān)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，高職院校必須重視高素質(zhì)檔案管理人才的選拔。有計(jì)劃地引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生特別是具有計(jì)算機(jī)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的應(yīng)用型、復(fù)合型人才，盡可能地把一些政治素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的人配備在檔案工作崗位上。

其次，要不斷加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。根據(jù)工作需要，每年抽出一定時(shí)間舉辦一至兩次檔案人員現(xiàn)代信息化知識(shí)培訓(xùn)班，建立強(qiáng)化學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，以提高檔案從業(yè)人員的現(xiàn)代信息素質(zhì)和管理意識(shí)。

再次，重視提高檔案管理人員的福利待遇，使其愛(ài)崗敬業(yè)、安心本職，以促進(jìn)檔案工作不斷升級(jí)上檔。通過(guò)這些措施的有效實(shí)施，造就一支具備現(xiàn)代化信息素質(zhì)，能夠掌握計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理知識(shí)的一專(zhuān)多能的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。

總之，在信息化時(shí)代，高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新勢(shì)在必行，必須提高檔案管理工作人員的管理意識(shí)；優(yōu)化管理手段，提高管理層次；提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的整體應(yīng)用能力，建設(shè)一支高素質(zhì)人才的管理隊(duì)伍，這樣才能適應(yīng)新世紀(jì)、新階段、新形勢(shì)的發(fā)展，才能使高職院校檔案工作建設(shè)向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展，使高職院校檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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［2］董曉玲.高職院校教學(xué)檔案建設(shè)與管理的問(wèn)題和對(duì)策［J］.職教之窗，2007，（6）.

［3］孫莉萍，謝華.高職院校教學(xué)檔案的范圍及管理［J］.浙江交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，（6）.