胡永喜

（棗莊市人口和計劃生育委員會 宣教中心，山東 棗莊 277800）

論電子文件的鑒定

胡永喜

（棗莊市人口和計劃生育委員會 宣教中心，山東 棗莊 277800）

與紙質(zhì)文件相比，電子文件鑒定既要對電子文件所包含的信息進(jìn)行鑒定，又要對電子文件的技術(shù)狀況進(jìn)行鑒定.按照新來源原則，電子文件的鑒定以文件前后關(guān)系為基礎(chǔ),以來源為中心,而不是以內(nèi)容為中心.在對電子文件進(jìn)行職能鑒定時，要堅持電子文件價值取決于社會結(jié)構(gòu)，其大小應(yīng)通過宏觀鑒定文件所反映的形成者的主要職能、計劃和活動來確定.文件的信息價值和效益要統(tǒng)籌考慮，技術(shù)保管費(fèi)用是電子文件鑒定不可忽視的一個方面.

電子文件;鑒定;來源；效益

目前，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的普及，電子文件因極大的便利性和經(jīng)濟(jì)性而迅速增多膨脹，“電子文件正迅速取代紙質(zhì)文件引發(fā)了人類歷史上記錄方式的第二次變革”.[1]盡管這一變革正處于方興未艾之期，但因其悖于傳統(tǒng)文件的特點(diǎn)，對傳統(tǒng)的檔案鑒定理論和檔案鑒定實(shí)踐產(chǎn)生很大的沖擊.與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有多變性和轉(zhuǎn)瞬即逝等特點(diǎn)，因此，要遵循電子文件的特點(diǎn)，對電子文件進(jìn)行鑒定.

1 雙重鑒定是電子文件鑒定的重要特點(diǎn)

電子文件的雙重鑒定是指既要對電子文件所包含的信息進(jìn)行鑒定，又要對電子文件的技術(shù)狀況進(jìn)行鑒定.毫無疑問，和紙質(zhì)文件一樣，對電子文件的信息內(nèi)容鑒定的目的是從保存的電子文件中挑選出具有歷史記憶價值，經(jīng)得起歷史考驗(yàn)的真正具有價值的文件.與紙質(zhì)文件不同的是，電子文件的鑒定增加了對電子文件所依賴的技術(shù)狀態(tài)的鑒定,在對電子文件進(jìn)行鑒定歸檔保存時，技術(shù)鑒定成為電子文件鑒定的一個重要方面，而且技術(shù)鑒定比對文件所含信息的鑒定更重要，這是電子文件與傳統(tǒng)文件鑒定相區(qū)別的一個重要特點(diǎn).

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件的信息與物理載體是容易分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險.此外，電子文件還面臨電腦病毒侵蝕的危險.所以，技術(shù)鑒定的任務(wù)是對電子文件的各方面技術(shù)進(jìn)行全面檢查，包括對文件信息真實(shí)性、完整性、可讀性、無病毒以及對文件載體性能的檢測.一是真實(shí)性鑒定.鑒定電子文件的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，可以將真實(shí)性理解為“原始性”.二是完整性鑒定.可以分為檢查文件要素和要素集中手段兩個方面.前者是指利用有效的技術(shù)手段，對照元數(shù)據(jù)模型，檢查一份文件各個要素是否完備，包括可視和不可視的部分.后者是指分析一份文件上各個要素是否有效.三是可讀性鑒定.可讀性鑒定是電子文件技術(shù)鑒定的重要內(nèi)容，目的在于使電子文件的內(nèi)容可正常讀出，沒有丟失和差錯.四是無病毒鑒定.檔案部門一旦遭受病毒感染，其危害是難以估量的.因此對于以介質(zhì)狀態(tài)接收進(jìn)來的電子文件，應(yīng)使用查毒、殺毒軟件進(jìn)行檢測和處理.五是載體狀況鑒定.電子文件的載體是信息最直接的“生存環(huán)境”，載體質(zhì)量發(fā)生問題會直接損傷存儲在上面的信息.當(dāng)采取物理歸檔中的介質(zhì)歸檔方式，以及歸檔文件需要脫機(jī)保存時，應(yīng)在有關(guān)設(shè)備上演示或檢測，對電子文件介質(zhì)狀況進(jìn)行檢查，主要看其是否符合規(guī)定的形式、規(guī)格和質(zhì)量要求.

2 來源原則是電子文件鑒定的基本原則

從1841年法國提出尊重全宗原則開始，來源原則經(jīng)歷了不斷的發(fā)展和完善，它對檔案鑒定理論和鑒定方法有著重要的指導(dǎo)作用，已經(jīng)成為檔案鑒定工作的基本原則.來源原則即按照文件的形成機(jī)構(gòu)劃分和管理檔案，文件的來源，及文件產(chǎn)生的機(jī)構(gòu)在社會生產(chǎn)、生活中的地位，對電子文件的鑒定具有重要的作用和意義.

在當(dāng)下，電子文件數(shù)量不斷膨脹，需要鑒定的電子文件越來越多，檔案鑒定的任務(wù)愈來愈重，電子文件的信息系統(tǒng)也超越了傳統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)的界限，來源原則在電子文件的鑒定過程中受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn).因而，在電子文件時代，來源原則的有新的變化，許多檔案學(xué)家提出了新來源原則，即“電子時代檔案來源的概念需要重新考慮、醞釀和定義，這種來源不僅指文件的形成機(jī)關(guān)，而且包括其形成目的、形成活動過程、處理程序和職能范圍”[2].按照新來源原則，電子文件的鑒定以文件前后關(guān)系為基礎(chǔ),以來源為中心,而不是以內(nèi)容為中心，根據(jù)它在政府或其它機(jī)構(gòu)的活動和任務(wù)中的作用來鑒定其價值,以維護(hù)歷史記錄,保存決策及業(yè)務(wù)的可靠性和法人記憶.這樣，可以不用通過閱讀數(shù)量龐大的電子文件來確定每份文件的價值.新來源原則是面對電子文件的新特點(diǎn)和新挑戰(zhàn)而做出的自我適應(yīng)和發(fā)展，在電子時代的檔案鑒定工作中，具有更加廣泛的實(shí)踐意義.

3 職能鑒定方法是電子文件鑒定的基本方法

職能鑒定法是以一種“批處理”的方式來鑒定電子文件的方法,是以機(jī)構(gòu)的職能為基礎(chǔ)，宏觀的鑒定方法，“通過對分析機(jī)構(gòu)活動的有機(jī)聯(lián)系以及機(jī)構(gòu)職能，活動和業(yè)務(wù)的重要性來決定文件的存留”[3].

與傳統(tǒng)檔案相比，電子文件數(shù)量龐大，并且產(chǎn)生分散，大多呈虛擬狀態(tài)，具有多變性和易逝性的特點(diǎn)，職能鑒定法比傳統(tǒng)的直接鑒定法更適應(yīng)電子文件的鑒定.在對電子文件進(jìn)行職能鑒定時，要堅持電子文件價值取決于社會結(jié)構(gòu)，其大小應(yīng)通過宏觀鑒定文件所反映的形成者的主要職能、計劃和活動來確定.依據(jù)的電子文件形成過程、機(jī)構(gòu)職能活動、文件的本質(zhì)聯(lián)系，從總體上判斷機(jī)構(gòu)形成有價值文件的能力，而不是直接對文件加以處理.職能鑒定法和紙質(zhì)文件鑒定時采用的直接鑒定法相比，更抽象，更宏觀，也更具有實(shí)用性.它所關(guān)注的不再是單份文件的本身，而是文件產(chǎn)生的背景，是形成文件的職能活動，也就是文件廣義的來源，其分析重點(diǎn)將是文件形成者的職能、計劃，所參與進(jìn)行的活動及活動的有機(jī)聯(lián)系和業(yè)務(wù)的重要性.

4 效益是電子文件鑒定不可忽視的問題

電子文件的保管需要一定的物質(zhì)條件做基礎(chǔ)，即有很多方面的費(fèi)用支出，它包括庫房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用和參考費(fèi)用.電子文件鑒定，必須權(quán)衡經(jīng)費(fèi)來源與所保存文件未來的用途，以確定文件保管過程中需要支付的各種費(fèi)用.目前，保存檔案的費(fèi)用雖然有很大改善，隨著電子文件數(shù)量增多，現(xiàn)存的檔案保管條件仍顯得力不從心.在電子文件鑒定時，不得不考慮該檔案的利用價值與保存其所付出的費(fèi)用之間的比例，必須考慮效益率，通過效益標(biāo)準(zhǔn)，將那些具有較高利用價值有可能為社會產(chǎn)生巨大效益的檔案保存下來，避免那種浪費(fèi)大量的人力、物力、財力去保管那些價值較小的檔案.這樣做，也有利于館藏檔案質(zhì)量和數(shù)量的優(yōu)化.換言之，只有當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，它才具有保存價值.效益是電子文件鑒定中不可忽視的問題.

在傳統(tǒng)文件管理中,保存空間費(fèi)用在全部管理支出占據(jù)最大部分,文件鑒定時更多考慮的是費(fèi)用保管因素.隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件可以高密度存儲，保存空間費(fèi)用在電子文件鑒定中已經(jīng)不是第一位的因素，技術(shù)費(fèi)用成為首先考慮的因素.因而，在鑒定電子文件的保存價值時,可以適當(dāng)放寬對文件數(shù)量的限制,特別是那些具有潛在社會價值、對保管單位價值不大的電子文件,可以放寬留存范圍.

電子文件的存在需要硬件和軟件的支撐，為了保護(hù)電子文件信息真實(shí)性、完整性、可讀性，就需要將支撐電子文件的硬件和軟件加以保存，這在電子文件保管費(fèi)用中占很大一部分，在電子文件鑒定時不得不細(xì)細(xì)加以考慮.如果一份電子文件的硬件和軟件的保存費(fèi)用很高，就不得不考慮它的價值和保管費(fèi)用的效益比值了.對于那些需要高額費(fèi)用硬件和軟件的電子文件，可以轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件加以保存.總之，在電子文件鑒定時，文件的信息價值和效益要統(tǒng)籌考慮，技術(shù)保管費(fèi)用是電子文件鑒定不可忽視的一個方面.

〔1〕馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理——問題與對策[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2009.

〔2〕黃霄羽.外國檔案事業(yè)史[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2004.96.

〔3〕于麗娟.職能鑒定的提出——及其引起的思考[J].北京檔案，1999（5）.

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