○丁愛青

（淮陰師范學(xué)院 江蘇 淮安 223300）

高校后勤集團(tuán)知識(shí)管理的實(shí)施策略探析

○丁愛青

（淮陰師范學(xué)院 江蘇 淮安 223300）

本文闡述了知識(shí)管理的含義，指出了高校后勤集團(tuán)實(shí)施知識(shí)管理的意義，分析了后勤集團(tuán)知識(shí)管理的現(xiàn)狀及原因，提出了高校后勤集團(tuán)知識(shí)管理的實(shí)施策略。

知識(shí)管理 現(xiàn)狀 實(shí)施策略

一、知識(shí)管理的含義

本文認(rèn)為，高校后勤集團(tuán)的知識(shí)管理就是獲取、利用并創(chuàng)新集團(tuán)生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)所依賴的知識(shí)，提高集團(tuán)創(chuàng)新和創(chuàng)造價(jià)值的能力，保障集團(tuán)生存發(fā)展的一種活動(dòng)。它包括知識(shí)的收集、整理、更新、應(yīng)用、傳遞、分享和創(chuàng)新等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，并通過知識(shí)的生成、積累、交流和應(yīng)用管理，復(fù)合作用于集團(tuán)的多個(gè)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)知識(shí)的資本化和產(chǎn)品化。

魯若愚等將知識(shí)管理的公式表述為：K M=（P+K）（S+I），其中，K M表示知識(shí)管理的成效，P表示參與知識(shí)管理的所有人，“+”表示信息技術(shù)的應(yīng)用，K表示知識(shí)，S表示知識(shí)的分享與傳播，I表示知識(shí)的整合。人及其心智、信息技術(shù)和制度是后勤集團(tuán)實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理有效性的三要素，其中人是核心，知識(shí)的收集、整理、創(chuàng)新及傳播等都需由人來實(shí)現(xiàn)；信息技術(shù)是基礎(chǔ)，知識(shí)的分享、傳播、整合、內(nèi)化和外化等必須依托信息技術(shù)的應(yīng)用；制度是知識(shí)管理的支撐，它為知識(shí)管理提供環(huán)境保證和支持。

二、實(shí)施知識(shí)管理的意義

1、有利于改善組織對知識(shí)資源的利用

后勤集團(tuán)擁有的物質(zhì)資源是有限的，而可利用的知識(shí)資源是極其豐富的，如果集團(tuán)加強(qiáng)知識(shí)資源的開發(fā)和利用，并與物質(zhì)資源相結(jié)合，將給集團(tuán)帶來巨大的創(chuàng)造價(jià)值的潛力。同時(shí)，任何管理主體都是人，如果忽略了人的能力的開發(fā)與提高，物的配置再優(yōu)化，它的作用也會(huì)大打折扣。因此，知識(shí)管理對于改善組織對知識(shí)資源的利用具有積極意義。

2、有利于提高組織的競爭力

對后勤集團(tuán)而言，誰占據(jù)了市場，誰就能獲得生存和發(fā)展的機(jī)會(huì)。如今高校師生的素質(zhì)和消費(fèi)水平在不斷提高，消費(fèi)越來越傾向知識(shí)含量高的產(chǎn)品和服務(wù)，集團(tuán)面臨的產(chǎn)品和服務(wù)創(chuàng)新的壓力越來越大。在這樣激烈的市場競爭中，集團(tuán)只有不斷創(chuàng)新才能贏得市場，而創(chuàng)新的源泉就是知識(shí)資源。因此，加強(qiáng)集團(tuán)的知識(shí)管理，增強(qiáng)組織創(chuàng)新的廣度和深度，已經(jīng)成為當(dāng)前管理中最重要的的問題，只有這樣，集團(tuán)才有可能贏得更多的生存和發(fā)展壯大的機(jī)會(huì)。

三、后勤集團(tuán)知識(shí)管理的現(xiàn)狀及原因

1、知識(shí)管理意識(shí)淡薄

知識(shí)管理是“一把手”工程，決策層的態(tài)度對知識(shí)管理的實(shí)施起著決定性的作用。但許多后勤集團(tuán)的決策層還不知道知識(shí)管理的概念，員工了解的就更少。造成這種情形的原因大體如下：一是缺乏系統(tǒng)的管理知識(shí)。高校后勤集團(tuán)的決策層大多是由專業(yè)教師成長而來的，而且后勤事務(wù)性工作頻繁，后期很難有時(shí)間和精力去系統(tǒng)地學(xué)習(xí)深造。二是缺乏現(xiàn)代管理理念。絕大多數(shù)后勤集團(tuán)是從高校原行政管理模式中改革而來，仍習(xí)慣于經(jīng)驗(yàn)管理，不重視現(xiàn)代企業(yè)管理理論的運(yùn)用，并未將管理理念真正運(yùn)用到管理實(shí)踐中來。三是管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足。市場經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)管理理論在高校后勤集團(tuán)的發(fā)展先天不足，管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)非常缺乏，高校后勤集團(tuán)有大量的“實(shí)踐課”要補(bǔ)。

2、對知識(shí)管理理解片面

由于知識(shí)管理理論出現(xiàn)的時(shí)間不長，許多后勤集團(tuán)管理層對知識(shí)管理的理解仍停留在表面，并存在不少認(rèn)識(shí)誤區(qū)。一是組織形式?jīng)Q定論，認(rèn)為后勤集團(tuán)的工作無非是看門掃地、水電桌椅柜、吃喝宿衛(wèi)睡這些小事情，沒有任何知識(shí)含量，不需要多高的水平，沒有必要進(jìn)行知識(shí)管理；二是知識(shí)管理無用論，沒有確立知識(shí)是關(guān)鍵生產(chǎn)要素的思想，認(rèn)為現(xiàn)階段還能盈利，不必考慮知識(shí)管理；三是概念理解錯(cuò)誤，混淆了信息和知識(shí)的概念，把信息管理簡單等同于知識(shí)管理。

3、集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)僵硬

高校后勤集團(tuán)多是“金字塔”型組織結(jié)構(gòu)，其弊端明顯：職級層級過多，機(jī)構(gòu)臃腫，辦事環(huán)節(jié)、手續(xù)繁瑣，效率流失；信息傳遞慢且不暢，失真度大；上下級溝通距離遠(yuǎn)，關(guān)系脆弱；對市場反映速度慢，應(yīng)變能力差；組織僵化，缺乏創(chuàng)新機(jī)制，相互協(xié)調(diào)配合差，不易形成合力。

4、重有形輕無形的惡習(xí)

許多后勤集團(tuán)把管理的重心放在有形資產(chǎn)上，對有形資產(chǎn)的管理有著較科學(xué)的制度和完善的手段，但對知識(shí)資產(chǎn)的管理還僅僅停留在口頭或文件上，對知識(shí)資源的認(rèn)識(shí)程度非常低，甚至完全忽視了對知識(shí)資源的管理，無論從實(shí)體投資還是最終的利潤分配來看，都體現(xiàn)著這種觀念。

5、高投入門檻的阻力

知識(shí)管理的高投入無形中給不少后勤集團(tuán)設(shè)置了一道很高的門檻，后勤集團(tuán)配備大量的高新設(shè)備是一般領(lǐng)導(dǎo)所不易理解、接受和允許的。

6、人力資源管理不善

人力資源不僅是后勤集團(tuán)最重要的資產(chǎn)，而且是最寶貴的稀缺資源，它是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)增長的“新引擎”和決定因素。但在后勤集團(tuán)管理中，人力資源管理卻是弱項(xiàng)，主要表現(xiàn)為：一是“人力資源”過剩論。在一部分后勤管理者心目中，人力資源是“不值錢”的，抱著“三條腿的蛤蟆不好找，兩條腿的人遍地都是”觀念的后勤領(lǐng)導(dǎo)者不在少數(shù)。二是不重視教育培訓(xùn)。高校長期以來只重視教學(xué)、科研，忽視了對后勤人員的繼續(xù)教育、技術(shù)培訓(xùn)和各種技能培訓(xùn)，致使員工無法全面發(fā)展和提高，嚴(yán)重制約了后勤集團(tuán)的發(fā)展。三是激勵(lì)機(jī)制不完善。大量的知識(shí)資源以隱性方式存在于員工的頭腦中，這種高度個(gè)性化的隱性知識(shí)如經(jīng)驗(yàn)、思維模式、訣竅、想法、習(xí)慣等都是很難規(guī)范、不易傳遞的，許多后勤集團(tuán)所盛行的“記件工資”和“記時(shí)工資”等在知識(shí)共享和創(chuàng)新方面都已失去激勵(lì)了的作用。四是員工文化素質(zhì)偏低。長期以來，后勤是學(xué)校的補(bǔ)充和輔助部門，從屬學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，其員工多為事企編制人員和校外招聘的全日制人員，員工整體學(xué)歷層次偏低、文化素質(zhì)不高。

四、后勤集團(tuán)實(shí)施知識(shí)管理的策略

1、變革管理觀念

（1）樹立知識(shí)管理觀念。知識(shí)管理是一種管理的方法和工具，更是一種理念和思想，要在后勤集團(tuán)內(nèi)部實(shí)施知識(shí)管理，首先要讓組織的高層人員認(rèn)可和接受知識(shí)管理的觀念，其次應(yīng)將其作為一種理念讓每個(gè)員工接受。一是創(chuàng)新觀念。要不斷學(xué)習(xí)，將集團(tuán)打造成學(xué)習(xí)型組織；要追求卓越，促進(jìn)人員的自我控制和自我超越；要有權(quán)變的觀念，促使員工反思并找出最佳的解決問題方案。二是共享觀念。組織要?jiǎng)?chuàng)建知識(shí)共享的組織文化。三是協(xié)同觀念。要構(gòu)建協(xié)同合作的文化環(huán)境，實(shí)現(xiàn)多層次人員的溝通。

（2）樹立人本管理思想。一是要培育重視人的良好環(huán)境，盡可能調(diào)動(dòng)每個(gè)員工的積極性，使更多的員工有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)和展示自己，讓他們?yōu)楹笄诩瘓F(tuán)的發(fā)展而努力工作。二是要建立激勵(lì)員工參與知識(shí)共享的機(jī)制，把集團(tuán)打造成開放型、創(chuàng)造型和學(xué)習(xí)型的組織。三是要引進(jìn)、重視人才，并通過優(yōu)化教育培訓(xùn)來完善人、開發(fā)人和發(fā)展人。事實(shí)證明，對人力資本的投資能獲得最豐厚的回報(bào)，也有利于創(chuàng)造尊重知識(shí)、生產(chǎn)知識(shí)、傳播知識(shí)和使用知識(shí)的內(nèi)部環(huán)境。

2、加強(qiáng)知識(shí)管理的實(shí)施環(huán)境建設(shè)

（1）建立健全激勵(lì)機(jī)制。通常員工用自己已掌握而別人尚未掌握的知識(shí)來衡量自身價(jià)值，如果把知識(shí)傳授給他人，就會(huì)影響他們工作的穩(wěn)定性和個(gè)人利益。因此，應(yīng)建立健全有效的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮人的潛能，提高員工進(jìn)行知識(shí)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新和共享的主動(dòng)性與積極性。

（2）調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。后勤集團(tuán)要逐步轉(zhuǎn)變成具有扁平化、柔性化和網(wǎng)絡(luò)化的知識(shí)管理型組織結(jié)構(gòu)。扁平化就是通過精簡集團(tuán)中間管理層，把傳統(tǒng)層次眾多的金字塔式組織壓平，使集團(tuán)的信息傳遞更快；柔性化就是模糊傳統(tǒng)的職務(wù)界限，集體參與決策管理，暢通溝通渠道，廣納員工智慧；網(wǎng)絡(luò)化就是通過個(gè)人微博、電子辦公軟件、QQ、飛信和E-M A I L等網(wǎng)絡(luò)溝通途徑，分享思想、信息和資源，通過以信息作為主軸和中心的結(jié)構(gòu)，提高后勤集團(tuán)對環(huán)境反應(yīng)的敏捷性。同時(shí)，集團(tuán)需要推進(jìn)業(yè)務(wù)流程知識(shí)的重組，通過制定和完善標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化流程等，提高效率和效益。

（3）豐富員工知識(shí)。一是通過實(shí)施“新員工導(dǎo)師制”，發(fā)揮優(yōu)秀老員工的“傳幫帶”作用，鼓勵(lì)員工在“干中學(xué)”，促進(jìn)隱性知識(shí)在員工間的轉(zhuǎn)移和擴(kuò)散；二是實(shí)施工作適度流動(dòng)和在崗培訓(xùn)，幫助員工對各個(gè)工作崗位的了解和相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，降低接受者搜尋知識(shí)的成本；三是讓核心員工帶薪脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，減少員工獲取新知識(shí)的阻力；四是制定考試與考核制度，為確定員工薪酬、緊急提供決策依據(jù)，讓積極獲取新知識(shí)、努力提高業(yè)務(wù)水平的員工有所回報(bào)。

（4）加強(qiáng)客戶知識(shí)管理。“顧客是上帝”已成為后勤集團(tuán)的經(jīng)營理念，但是卻對客戶資源中最重要的一個(gè)方面即師生擁有的知識(shí)利用不足。后勤集團(tuán)可以通過聘請校院有豐富管理經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的老師組成“后勤服務(wù)咨詢指導(dǎo)委員會(huì)”，委員們可充分利用他們的知識(shí)指導(dǎo)后勤工作，集團(tuán)也可經(jīng)常向他們咨詢、請教，并及時(shí)聽取他們的意見和建議。同時(shí)，集團(tuán)還可以通過搭建形式多樣的互動(dòng)平臺(tái)，擴(kuò)大與師生的互動(dòng)交流范圍，并讓師生參與后勤服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督和考核等。

3、建立集團(tuán)知識(shí)庫

通過建立后勤集團(tuán)知識(shí)庫，可把現(xiàn)有的知識(shí)分門別類加工和提煉，形成系統(tǒng)的、不斷發(fā)展的知識(shí)資產(chǎn)，以實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部知識(shí)的交流和共享。一是建立人力資源信息庫、供應(yīng)商資料庫和倉庫管理軟件，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行知識(shí)交流與共享；二是規(guī)范和完善各種技術(shù)規(guī)范、內(nèi)部結(jié)算定額、合同文本等，建立內(nèi)控制度，實(shí)行統(tǒng)一格式，規(guī)范管理；三是編制《崗位說明書》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《規(guī)章制度匯編》、《員工手冊》，確保隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，改善知識(shí)利用的方式和流程，提高員工利用知識(shí)為師生服務(wù)的速度和質(zhì)量；四是提煉、加工和匯編工作及活動(dòng)策劃書、方案、經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)等內(nèi)部資料，并將電子版材料留存?zhèn)溆?，避免因人員流動(dòng)造成的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的流失、遺忘和外泄；同時(shí)，通過借鑒或重復(fù)利用已有的知識(shí)，可避免不必要的重復(fù)，節(jié)省人力與物力。

4、加大資金投入

知識(shí)管理是一種長效管理，它的成功實(shí)施要求高成本的投入。一是建立知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，收集、編選、組合、整理信息和知識(shí)，創(chuàng)造新知識(shí)，對員工教育培訓(xùn)等都需要投入大量的人、財(cái)、物；二是把信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，把無序的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為有序的顯性知識(shí)，僅依靠有形設(shè)備并不能完成，必須結(jié)合技術(shù)、人才等方能發(fā)揮作用，這也要以大量資金、人才投入為前提；三是有效的知識(shí)管理成本較高，在推動(dòng)知識(shí)管理的過程中，除了理論指導(dǎo)，強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)支持是必不可少的。因此，應(yīng)加大對知識(shí)管理的資金投入。

五、結(jié)語

知識(shí)管理戰(zhàn)略的最終目標(biāo)在于推動(dòng)高校后勤集團(tuán)的創(chuàng)新能力和對環(huán)境的動(dòng)態(tài)應(yīng)變能力，使其能在復(fù)雜多變的環(huán)境中保持競爭優(yōu)勢。高校后勤集團(tuán)只有充分深刻地認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性，并且實(shí)施全方位的知識(shí)管理，才能使后勤集團(tuán)形成自己的特色和服務(wù)品牌，才能為高校的發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的后勤服務(wù)保障，并在日益激烈的市場競爭中立于不敗之地。

[1]吳雋：基于知識(shí)利用狀況的知識(shí)管理策略選擇[J].中國軟科學(xué)，2003（8）.

[2]儲(chǔ)節(jié)旺等：知識(shí)管理概論[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006.

劉冰冰）