王 瑤

人事檔案是組織人事部門按照黨的政策，根據(jù)干部人事工作的需要，將日常工作中形成的記載干部個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料集中整理而形成的，以干部個(gè)人姓名為保存單位，真實(shí)、全面地反映個(gè)人情況。

1 人事檔案工作對(duì)醫(yī)院的人力資源管理發(fā)揮了重要作用

1.1 為醫(yī)院的發(fā)展、建設(shè)提供各類人才信息

人事檔案提供準(zhǔn)確的基本情況和數(shù)據(jù)，幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做到知人善任和選賢舉能。無論是內(nèi)部人員任免、調(diào)動(dòng)，還是外部人才招聘，都需要盡可能全面地、準(zhǔn)確地了解人員各方面的情況。通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。而人事檔案可以準(zhǔn)確地反映出個(gè)人的年齡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)職稱、個(gè)人獎(jiǎng)懲及工作中的表現(xiàn)等信息。這些客觀數(shù)據(jù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人力資源的合理配置和干部的任用選拔提供了重要的決策依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門人員結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都發(fā)揮著重要的作用。

1.2 為職稱評(píng)定提供參考

每年的職稱評(píng)定工作都需要人事部門提供有關(guān)依據(jù)，并組織鑒定。在職稱評(píng)聘時(shí)，人事檔案就可以提供準(zhǔn)確的人員基本信息數(shù)據(jù)作為參考。從各年度的年度考核、專業(yè)技術(shù)職稱的變動(dòng)、下鄉(xiāng)支農(nóng)的鑒定以及工資變動(dòng)等各方面的材料反映其專業(yè)技術(shù)任職的詳細(xì)情況。此外，檔案中的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、進(jìn)修類的材料也為職稱評(píng)聘工作提供了真實(shí)且有價(jià)值的學(xué)歷學(xué)位信息。

1.3 為工資調(diào)整提供依據(jù)

每次工資改革和調(diào)整時(shí)，人事檔案所提供的工齡、學(xué)齡和專業(yè)技術(shù)職稱等信息都是必不可缺的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確、真實(shí)的人事檔案信息為勞動(dòng)工資改革和各類福利待遇提供了基本依據(jù)，是工資改革和調(diào)整順利進(jìn)行的前提。如，新員工定級(jí)，必須根據(jù)當(dāng)事人的檔案中記載的學(xué)歷、工齡、職稱等情況才能準(zhǔn)確的確定工資標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 檔案和當(dāng)事人切身利益相關(guān)

對(duì)于個(gè)人來說，無論是工作調(diào)動(dòng)、出國(guó)政審、還是入黨團(tuán)以及離退休手續(xù)的辦理、各項(xiàng)證明的出具等都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，對(duì)于工作調(diào)動(dòng)人員或新參加工作人員，只有將人事關(guān)系及檔案交給用人單位人事檔案管理部門或人才流動(dòng)管理機(jī)構(gòu)保存的人員，才能享受應(yīng)有的待遇，如工齡連續(xù)計(jì)算、國(guó)家規(guī)定的檔案工資調(diào)升等。如果沒有檔案，最直接的影響就是無法辦理退休、也領(lǐng)取不了養(yǎng)老金。因?yàn)橥诵菽挲g不是以戶口本或身份證上的出生日期決定，而是以檔案中記載的出生年齡來決定。

2 人事檔案的管理現(xiàn)狀

人事檔案本身并不能帶來經(jīng)濟(jì)效益，而且許多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)更注重醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院的人事檔案工作在資金投入、制度、手段、模式和人員等方面上都存在不少問題。

2.1 主動(dòng)歸檔意識(shí)比較淡薄

由于醫(yī)院一直以來都是以醫(yī)療科研的工作為中心，要求行政后勤人員把為臨床一線服務(wù)的工作放在首位，從而忽視人事檔案的作用。再加上干部職工對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，因此個(gè)人比較容易忽視將應(yīng)歸檔的材料主動(dòng)交給人事部門存檔，造成了人事檔案的不完整或不連貫等問題。

2.2 歸檔材料甄別不嚴(yán)

人事檔案材料的甄別目的是確定收集來的材料是否需要存放進(jìn)檔案的首要條件。干部人事檔案的鑒別工作，是干部人事檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料，按照一定的原則和有關(guān)文件規(guī)定，進(jìn)行審核、甄別材料的真?zhèn)?、判定收集來的散材料是否有歸檔保存的價(jià)值。

目前，不少人事檔案中存在不需要?dú)w檔的材料，尤其是一些工作年限較長(zhǎng)同志的檔案，由于檔案管理人員收集散材料時(shí)甄別不嚴(yán)，就出現(xiàn)了諸多問題，如重件、無章材料和沒有保存價(jià)值或保存價(jià)值不大的材料等等。對(duì)于這些材料既沒有退還本人也沒有統(tǒng)一登記銷毀，而是直接放進(jìn)了檔案柜或檔案中的散材料夾。這樣不僅會(huì)造成工作上的混亂還大大增加了人事檔案存放的壓力，且違背了國(guó)家對(duì)人事檔案管理的立卷、分類、歸檔的要求。

2.3 檔案內(nèi)容存在弄虛作假

隨著檔案信息量的擴(kuò)大與交流，檔案信息資源的共享及利用給了一些人可乘之機(jī)，弄虛作假現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，憑空捏造，隨意更改，造成檔案內(nèi)容前后矛盾，使檔案材料缺乏真實(shí)性、可靠性。如為了就業(yè)、調(diào)動(dòng)等在填寫履歷時(shí)有意增大年齡或偽造學(xué)歷材料，為了延遲退休故意減小年齡等。這樣一份不真實(shí)的材料進(jìn)入干部人事檔案必然會(huì)帶來一系列的副作用，有時(shí)甚至可能影響到對(duì)干部選拔任用的合理性。

2.4 檔案材料缺失

在人事檔案材料收集過程中，有些需要?dú)w檔的材料由于歷史原因或其他原因而缺失。如干部履歷表、職稱晉升呈報(bào)表、下鄉(xiāng)知青期間工齡的認(rèn)定材料、黨團(tuán)材料和工資變動(dòng)審批表等。從而造成了檔案內(nèi)容的頭尾不清、來源不明，直接影響了人事檔案的連續(xù)性和完整性。

2.5 檔案管理手段落后

專業(yè)性、政治性、機(jī)密性是人事檔案管理工作的重要特點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，人事檔案需要有專門的庫(kù)房存放，有專職人員進(jìn)行管理。我院干部人事檔案材料份數(shù)多，且因歷史原因資料復(fù)雜。但因辦公用房比較緊張，多年來檔案室一直都和人事辦公室在一起，檔案管理地都是人事科人員兼職。在人事檔案管理手段上，沒有配備單獨(dú)的計(jì)算機(jī)，且人事檔案基本上還是紙質(zhì)檔案，管理模式也還是一直采取人工收集、編錄、檢索、調(diào)閱等，使得人事檔案在利用的過程中不能以最簡(jiǎn)潔的方式和最快的速度，查找到所需的相關(guān)資料，大大地降低了工作效率。

3 多措并舉，實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是完善人事檔案目標(biāo)管理的關(guān)鍵

醫(yī)院人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視人事檔案管理工作，及時(shí)解決人事檔案管理工作中存在的實(shí)際問題，給予人事檔案管理工作充足的人力、物力、財(cái)力的支持，使醫(yī)院的人事檔案管理工作得以順利的開展。

3.2 建立健全干部人事檔案管理規(guī)章制度，完善檔案管理臺(tái)賬

人事檔案管理工作必須嚴(yán)格按照規(guī)范的程序辦理，從收集材料到歸檔及裝訂成冊(cè)都有很嚴(yán)格的要求，從而使檔案管理工作有章可循，職責(zé)分明，安全有序。

3.3 建立檔案收集和歸檔的有效途徑

嚴(yán)格按照中組部新的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求對(duì)檔案進(jìn)行管理。人事檔案材料的收集采取經(jīng)常性、定期和集中收集相結(jié)合的辦法。這就需要與各科室建立制度性的歸檔流程，督促這些科室的工作人員提高主動(dòng)歸檔意識(shí)，把歸檔工作作為一項(xiàng)日常性事務(wù)來執(zhí)行[1]。平時(shí)工作中要把收集來的散材料及時(shí)歸檔形成新的人事檔案材料，力求縮短檔案與干部實(shí)際情況的時(shí)間差，以便于檔案資源實(shí)時(shí)適應(yīng)工作需要，提高其利用率。而部門之間的默契配合將大大提高工作效率。

3.4 認(rèn)真做好干部人事檔案的查借閱和轉(zhuǎn)遞工作

干部檔案的提供利用方式多為查閱和借閱兩種。在利用和提供利用干部檔案的過程中必須嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行《干部檔案的查借閱工作制度》，對(duì)查借閱人員進(jìn)行審查把關(guān)。干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作也是人事檔案管理工作的一項(xiàng)經(jīng)常性業(yè)務(wù)，是由干部人事檔案的流動(dòng)性決定的。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞工作時(shí)，按要求如實(shí)、規(guī)范地填寫《干部檔案報(bào)送單》，轉(zhuǎn)遞手續(xù)必須完備，使人事檔案的管理工作逐步達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

3.5 利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)和管理，有效提高工作效率

運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)的管理辦法，對(duì)醫(yī)院的人事檔案實(shí)行信息化管理和維護(hù)。利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，通過這些功能，大大地提高了工作的效率和人事檔案資源的利用率，增強(qiáng)了檔案的活力和生命力。

3.6 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)

檔案工作對(duì)專業(yè)知識(shí)的要求較高，是一門專業(yè)技術(shù)工作。管理人員不但要政治素質(zhì)高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)而且要具備較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，同時(shí)還要熟練掌握信息技術(shù)以及現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段。醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有計(jì)劃的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，使其掌握現(xiàn)代化檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用。

3.7 樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，有利于推動(dòng)檔案工作開展

人事檔案是人力資源管理工作的基礎(chǔ)信息庫(kù)，為醫(yī)院各類人才的合理配置和任用選拔提供了重要依據(jù)。因此向全院職工宣傳人事檔案對(duì)個(gè)人的重要性是必須的，使醫(yī)護(hù)人員清楚的認(rèn)識(shí)到檔案和自己的切身利益是緊密聯(lián)系在一起的。取得全院職工對(duì)人事檔案工作的支持，將為人事干部檔案管理工作的開展提供更大的便利。

總之，人事檔案資源及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為醫(yī)院人事工作服務(wù)是醫(yī)院人事檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和歸宿。樹立檔案工作的服務(wù)觀念、時(shí)效觀念、價(jià)值觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，能更好地為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)[2]。

[1]周寶珍.醫(yī)院人事檔案資源管理現(xiàn)狀與開發(fā)[J].人力資源管理,2011,(4):20-22.

[2]李明.新形勢(shì)下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2011,(3):18-19.