山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院 王玫

商務(wù)英語函電是一種我們常見的商務(wù)交流手段。商務(wù)函電交流的過程就是一個發(fā)出者順利編碼和接受者順利解碼的過程，商務(wù)英語函電溝通的雙方在價值取向，思維習(xí)慣以及歷史文化環(huán)境的區(qū)別在部分情況下也會導(dǎo)致誤解的產(chǎn)生。商務(wù)函電運作的過程是一個相互的動態(tài)的，各方面相綜合的過程。所以說，不斷地研究商務(wù)英語的特點及使用技巧，對商務(wù)函電的相關(guān)知識進行完善對于促進自身綜合水平的提高，業(yè)務(wù)量的增大以及最終順利的實現(xiàn)合作都是十分重要的。如今商務(wù)英語函電還有許多方面的問題需要進行進一步的研究，本文以商務(wù)英語的概念和特點為基礎(chǔ)，著重對商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用進行了探討。

1 商務(wù)英語函電概述

1.1 商務(wù)英語函電的概念

商務(wù)英語函電是指人們以對外貿(mào)易知識為理論基礎(chǔ)，以商務(wù)英語知識為表現(xiàn)手段在進行對外貿(mào)易的活動中進行書面溝通和交流的網(wǎng)絡(luò)信件等。如今商務(wù)英語函電已經(jīng)成為人們進行對外貿(mào)易或者經(jīng)濟交流活動常用的方式之一，隨著信息化技術(shù)的不斷進步和互聯(lián)網(wǎng)的普及，商務(wù)英語函電已經(jīng)不僅僅局限于紙質(zhì)信件，電子信件已經(jīng)成為商務(wù)英語函電的主要形式。商務(wù)英語函電主要涉及的商務(wù)內(nèi)容包括詢問合作意向，進行商務(wù)洽談，簽訂雙方合作意向書，產(chǎn)品或原料采購，銷售合同，保險，合同糾紛等多個方面。

1.2 商務(wù)英語函電的新特點

商務(wù)英語函電在國際商務(wù)交流所使用的頻率越來越高，已經(jīng)成為了商務(wù)交流活動中最常用的交流工具之一，所以在新的市場形勢下充分認識到商務(wù)英語函電的新特點對商務(wù)活動的順利開展十分重要。

首先，地位顯著化。世界經(jīng)濟一體化進程的加快和世界經(jīng)濟的快速發(fā)展使我國企業(yè)參與世界競爭與合作的成都也不斷地加深。商務(wù)合作進行的雙方往往相隔萬里，這一切都促進了商務(wù)英語函電的產(chǎn)生和發(fā)展，市場經(jīng)濟高度發(fā)達的今天市場信息也是瞬息萬變，信息化的發(fā)展使得商務(wù)英語函電在經(jīng)濟交流活動中更是不可或缺?，F(xiàn)今商務(wù)英語函電在雙方合作意向的建立，合同的簽署，中間問題的協(xié)商以及合作糾紛的解決方面都發(fā)揮著重要的作用。很多人將對外貿(mào)易稱為“單據(jù)貿(mào)易”，雙方合作的整個過程都在很大程度上依賴于商務(wù)英語函電，特別是雙方由于時間和地域的關(guān)系常常難以進行面對面的交流，因此商務(wù)英語函電就成為了最為重要的交易憑證。

其次，溝通方式信息化。伴隨著信息技術(shù)的不斷進步和互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)函電已經(jīng)難以滿足現(xiàn)今快捷社會的要求，紙質(zhì)信函的主導(dǎo)地位已經(jīng)失去，取而代之的是以電子郵件、傳真、MSN等方式進行傳輸?shù)纳虅?wù)函電。其實歸根結(jié)底商務(wù)英語函電也是一種通過電子手段投遞的信函，本身的格式和表達方式都沒有較大的區(qū)別。在先進的電子商務(wù)時代，進出口貿(mào)易活動者可以通過電函快速完成報價，簽協(xié)議，網(wǎng)上結(jié)賬等活動，直接提高自身經(jīng)濟活動運行的效率，更快速地把握市場信息。

再次，語言簡潔化。在經(jīng)濟節(jié)奏逐漸加快的今天，商務(wù)函電開始省去客套的語句，在書寫和表達中往往開門見山，更加簡潔，使書寫者和閱讀者都能快速地表達自身意圖和了解函電內(nèi)容。

最后，形式多樣化。由于商務(wù)英語函電設(shè)計整個經(jīng)濟交流活動的方方面面，依據(jù)函電的用途可以將商務(wù)英語函電分為若干類型，這就要求商務(wù)函電的書寫者提升自身素質(zhì)，掌握不同函電的書寫特點。此外，商務(wù)函電的發(fā)送形式包括電子郵件、MSN、傳真、快遞等多種形式，這也要求商務(wù)活動進行者能夠熟練掌握。

2 商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的功能與優(yōu)越性

2.1 商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的功能

與傳統(tǒng)的尋找合作伙伴所付出高額代價的形式不同，現(xiàn)今的企業(yè)可以運用商務(wù)英語函電平臺向不特定的潛在顧客提供自身的信息和產(chǎn)品信息，進而吸引顧客開展合作。同時企業(yè)也可以主動對網(wǎng)絡(luò)資源進行篩選，從而確定合適的業(yè)務(wù)合作伙伴。此外，交易雙方能夠運用商務(wù)英語函電進行及時的洽談，或者通過網(wǎng)上的白板會議來進行交流，為雙方提供了多樣的異地溝通方式。商務(wù)英語函電可以運用郵件來交換訂購信息，并在網(wǎng)上運用銀行的服務(wù)直接完成網(wǎng)絡(luò)支付等，網(wǎng)絡(luò)采購也可以運用商務(wù)英語函電來進行，通過系統(tǒng)來發(fā)送訂購單并運用加密等手段保密，在安全的環(huán)境下實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交易的全套工作。另外，我們都知道對外貿(mào)易需要牽涉到多個政府部門，包括金融、海關(guān)、保險、環(huán)保、稅收等等，在進行對外貿(mào)易的過程中企業(yè)往往需要與多個政府部門或機構(gòu)進行配合，這就需要花費大量的時間和人員安排。商務(wù)英語函電的運用可以直接進行網(wǎng)絡(luò)上相關(guān)單證的辦理，在配合政府工作的同時也縮短了交易的過程和時間。

2.2 商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的的優(yōu)越性

商務(wù)英語函電的使用，將企業(yè)的活動放置于虛擬的網(wǎng)絡(luò)平臺，具有較大的優(yōu)越性：

(1)使雙方的溝通速度不斷提升，沖破了地域的壁壘，也使最大量的市場信息得到了快速的分享。為世界經(jīng)濟資源的分配提供了新的布局可能性。

(2)為企業(yè)節(jié)省下了巨大的交易成本。用數(shù)據(jù)的傳播替代了人員的直接會面，節(jié)約了通信費和人員開銷。

(3)網(wǎng)絡(luò)平臺使客戶可以直接與廠商進行溝通，通過電子郵件、傳真的發(fā)送就可進行，更加便捷。

(4)提高了服務(wù)質(zhì)量，能以一種快捷方便的方式提供企業(yè)及其產(chǎn)品的信息及客戶所需的服務(wù)。

(5)商家能夠迅速的獲取市場信息并運用于市場決策中，改善自身的產(chǎn)品和服務(wù)。消費者與生產(chǎn)者之間直接的接觸也大大減少了交易中間環(huán)節(jié)，促使新的社會經(jīng)濟模式產(chǎn)生。

(6)商務(wù)英語函電的運用也直接提升了企業(yè)的外在形象，商務(wù)英語的應(yīng)用也顯示出了企業(yè)優(yōu)秀的文化儲備和對外交流經(jīng)驗。

3 商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用

新時期的商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中開始顯示出自身的優(yōu)勢，發(fā)揮更加重要的作用。具體體現(xiàn)在：

3.1 直接降低貿(mào)易成本

對外貿(mào)易的處理費用相對較高，這也是部分國內(nèi)企業(yè)不開展國際貿(mào)易的原因。據(jù)統(tǒng)計，運用電子商務(wù)函電進行對外貿(mào)易在大大縮短中間時間的前提下還可以省去85%左右的處理費用，加快了企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)，在開拓國際市場的基礎(chǔ)上節(jié)省企業(yè)成本投入。

商務(wù)英語函電對企業(yè)成本的節(jié)省作用還表現(xiàn)在對中間環(huán)節(jié)的削減。進行貿(mào)易合作的雙方運用商務(wù)英語函電進行直接的交流，傳統(tǒng)的對外貿(mào)易活動中雙方要進行合作往往需要的過程比較復(fù)雜，存在多層中間商，中間商的經(jīng)手使貨物的價格會產(chǎn)生5倍左右的提升。通過商務(wù)英語函電，參加交易活動的雙方直接將自己的意向和定位的價格通過網(wǎng)絡(luò)進行送達，這就減去了中間環(huán)節(jié)，使進出口貿(mào)易的雙方直接受惠。

3.2 顯著提高交易效率

商務(wù)英語函電中，交易雙方可選用規(guī)范標準的電子格式的合同、提單、發(fā)票和信用證等，這些標準的電子單據(jù)可以在瞬間實現(xiàn)接收和發(fā)送，在提高工作效率，不致于錯失商機的同時也可以避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同憑證等常出現(xiàn)的書寫錯誤，數(shù)據(jù)登記錯誤等問題，這也使雙方審查合同或者憑證的過程更加的簡便，直接提升了雙方工作的效率。

在通過傳統(tǒng)方式進行對外貿(mào)易的過程中，交易雙方從進行合作意向的洽談開始就必須派出人員參加，雙方必須直接面對面地交流，在后續(xù)的簽訂合同，合同履行，糾紛產(chǎn)生時更是難以避免的進行當面的協(xié)商，這些在花費大量人力財力資源的基礎(chǔ)上也由于曠日持久而難以根據(jù)市場信息的變化對合作的細節(jié)進行及時的調(diào)整。通過商務(wù)英語函電進行網(wǎng)上直接溝通，雙方就如同站在一個無國籍無地域無時間限制的平臺上進行洽談，在保證效率節(jié)省人力財力的基礎(chǔ)上能夠快速結(jié)合市場需求進行協(xié)商和調(diào)整，運用最便利的手段實現(xiàn)最大的市場效益。

3.3 提升顧客滿意度

由于地域等方面的限制，進行對外貿(mào)易活動的企業(yè)都難以逃過時差的影響。這就很難協(xié)調(diào)雙方的談判安排，在傳統(tǒng)的情況下很少有外貿(mào)企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)全天的客戶服務(wù)，全天候的人員安排對企業(yè)各方面的消耗都是十分巨大的。運用商務(wù)英語函電就可以輕松解決難題，世界各地的客戶都可以在任何時間從互聯(lián)網(wǎng)上得到企業(yè)的相關(guān)信息，如果存在疑問就可以直接給企業(yè)留言或者發(fā)送郵件傳真等來聯(lián)系合作意向。企業(yè)只要及時對各類網(wǎng)絡(luò)信息進行處理就能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的良好服務(wù)。這對企業(yè)把握最大量的合作機會，提高合作的可能性十分有利。

3.4 增大合作機遇

網(wǎng)絡(luò)是一個沒有地域、國界和宗教信仰限制的世界性平臺，這一切都有助于對貿(mào)易壁壘的削減和對各種進出口限制因素的抵制。現(xiàn)今發(fā)達國家已經(jīng)開始提倡在全球范圍內(nèi)對通過商務(wù)英語函電進行協(xié)商進行的進出口貿(mào)易合作實現(xiàn)免關(guān)稅待遇。這就是一個很好的開始，它在提升了商務(wù)英語函電運用量的同時也促進了商務(wù)英語函電在全球范圍內(nèi)的推廣和使用。這也大大促進了信息化世界的發(fā)展和世界經(jīng)濟一體化的進程。

3.5 減少企業(yè)的實體投入

通常我們開展對外貿(mào)易活動都要求企業(yè)具備相應(yīng)的設(shè)施作為基礎(chǔ)，包括辦公地點、產(chǎn)品展示廳、倉庫、實體店等，這些也是企業(yè)文化和企業(yè)實力的外在表現(xiàn)。這些都需要企業(yè)投入大量的資金進行建設(shè)，而且這些都被認為是進行對外貿(mào)易的必要準備。

運用商務(wù)英語開展對外貿(mào)易在很大程度上降低了企業(yè)的實體投入，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)宣傳開展對外貿(mào)易，提供企業(yè)咨詢服務(wù)。如果在線交易率很高的情況下實體店的投入就可以相應(yīng)減少，在線的預(yù)訂率較高的話，企業(yè)的倉儲投入也可以有所降低。這樣企業(yè)就可以把較多的利益讓與客戶。

4 結(jié)語

總而言之，在進行對外貿(mào)易的過程中一定要重視商務(wù)英語函電的作用。商務(wù)英語函電不僅僅改善了外貿(mào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，也帶來了企業(yè)市場的開拓，客戶源的增多，顧客滿意程度的提升以及自身對外貿(mào)易合作的實現(xiàn)。我們應(yīng)當充分發(fā)揮商務(wù)英語函電的作用，這有這樣，我們才能真正實現(xiàn)在雙方互利的基礎(chǔ)上進行貿(mào)易合作，在樹立企業(yè)良好的對外貿(mào)易形象的基礎(chǔ)上促進企業(yè)雙方信息的快速溝通與交換，互惠共贏。

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