高勇

(樂山電業(yè)局 四川 樂山 614000)

人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)。人事檔案既能反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱等情況，又與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，為個(gè)人在各單位求職、選拔、任用、考核提供動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原始依據(jù)。目前計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、升學(xué)、考研、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)、出境等都需要個(gè)人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位中干部人事檔案相當(dāng)重要。因此，必須妥善保管、充分利用干部人事檔案，使之對人力資源開發(fā)發(fā)揮重要作用。

一、目前干部人事檔案管理中存在的主要問題

(一)部分單位對人事檔案管理工作不夠重視

這種情況由來已久，有些單位總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務(wù)性工作，對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作，而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作中只要做到檔案材料不丟失、不泄密，能查閱就可以了。在這種意識的影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在實(shí)際工作中，就會(huì)出現(xiàn)檔案工作沒有計(jì)劃、沒有安排，與此同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)在場所、經(jīng)費(fèi)、人員上沒有保障的現(xiàn)象。

(二)部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足

檔案室本來應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中，部分單位對人事檔案室配備不太重視，導(dǎo)致檔案室設(shè)備簡陋，有的甚至將檔案室當(dāng)作部門倉庫使用，堆放與人事檔案材料無關(guān)的書籍雜志、雜物等物品，使人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，檔案材料霉變、蟲蛀的事情也時(shí)有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

(三)檔案管理人員管理水平不高

在實(shí)際工作中，由于對檔案管理這項(xiàng)工作沒有足夠重視，所以部分單位在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應(yīng)付。兼職管檔人員工作變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就體現(xiàn)為管理手段較陳舊。由于不懂人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響檔案的完整與安全。

(四)干部人事檔案收集工作力度不夠

“工欲善其事，必先利其器”，要想管理好人事檔案，就必須把好干部人事檔案的收集關(guān)。但是有些單位對檔案材料的收集工作比較被動(dòng)，導(dǎo)致不及時(shí)、不完善，要么有些材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價(jià)材料套話多、費(fèi)話多，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

(五)人事檔案管理的信息化程度不高

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這樣不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

(六)干部人事檔案審核、整理標(biāo)準(zhǔn)不一致

因檔案管理人員對干部人事檔案整理標(biāo)準(zhǔn)理解不同，導(dǎo)致對其檔案的審核及整理的方法造成不一致，表現(xiàn)為分類不準(zhǔn)確、裝訂不夠整齊等現(xiàn)象。

二、改進(jìn)干部人事檔案管理的主要對策措施

(一)重視人事檔案的材料收集

干部考察、考核、培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集提出了新的要求。檔案管理人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時(shí)收集齊并及時(shí)歸檔。檔案人員在工作中要勇于奉獻(xiàn)，做到嘴勤、手勤、腿勤，收集材料積極主動(dòng)，同時(shí)要忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格把關(guān)、保守機(jī)密，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作，嚴(yán)禁對檔案材料進(jìn)行涂改、偽造、變造、擅自抽取銷毀檔案材料的行為。

(二)加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

要將檔案工作當(dāng)做一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做，建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房設(shè)施要做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度;做到檔案庫房、閱檔室、辦公室三分開原則;檔案裝具應(yīng)符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并做到裝具充裕。

(三)提高檔案管理人員素質(zhì)

各級組織人事部門要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注重對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。每兩到三年對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識。通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。

(四)建立人事檔案信息系統(tǒng)

在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，建立適合本單位的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的數(shù)字化、信息化。

(五)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

認(rèn)真貫徹執(zhí)行《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》，做到對干部人事檔案的審核、收集、整理加工、分類、編號、登記目錄、裝訂、驗(yàn)收入庫嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。同時(shí)對檔案提供利用的借閱范圍、批準(zhǔn)權(quán)限、登記、歸還手續(xù)作出規(guī)定，查閱借閱檔案按規(guī)定辦理審批手續(xù);檔案的轉(zhuǎn)遞按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”項(xiàng)目詳細(xì)登記并嚴(yán)密包封后流轉(zhuǎn)，避免產(chǎn)生無頭檔案。

三、結(jié)束語

管好用好干部人事檔案，要把干部檔案工作融入到干部選拔任用和管理監(jiān)督工作之中，充分發(fā)揮干部檔案在識人用人方面的基礎(chǔ)作用，以《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》等有關(guān)文件為依據(jù)，將國網(wǎng)公司系統(tǒng)干部人事檔案工作提高到一個(gè)新的水平，適應(yīng)干部人事制度改革的要求，滿足新形勢下干部人事工作的需要。