劉 穎

（太原市市政工程設(shè)計研究院，山西 太原 030002）

1 電子文件

電子文件是以二進制編碼形式記錄于軟盤、磁盤和光盤等載體中，并依賴計算機系統(tǒng)存取，同時可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸文件。電子文件有以下幾個特點：

（1）電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備才能閱讀利用。

（2）電子文件由計算機生成，可以被迅速地處理和傳遞。

（3）電子文件的利用是可共享的，不再受時間和距離的影響。

（4）電子文件對保存條件和環(huán)境的要求很高。

2 電子文件的特性對檔案管理工作的影響

（1）電子文件信息載體的非直讀性。電子文件的非直讀性主要體現(xiàn)在對設(shè)備的依賴上，從文件的制作、處理，以至于歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)。

（2）電子文件信息與載體的可分離性。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網(wǎng)絡(luò)在不同的計算機之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制。

（3）電子文件信息的可變性、不安全性。計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動過的痕跡。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被刪除，原來的文檔就蕩然無存。

電子文件除上述特性外，還具有載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性、電子文件的信息共享性等。這些特性都對檔案管理工作產(chǎn)生了或多或少的影響。

3 電子文件的管理和歸檔

3.1 電子文件的管理

電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此，做好電子文件歸檔前的管理工作，是實現(xiàn)高效電子檔案管理的重要前提；保證電子文件的真實性、完整性和有效性，是電子文件歸檔、保存工作的可靠保障。

（1）電子文件的真實性是指其內(nèi)容和顯現(xiàn)形態(tài)等全部信息都保持著原始狀態(tài)。在保證原始狀態(tài)的基礎(chǔ)上，建立真實性的認(rèn)定方法和手續(xù)。必須滿足以下幾個方面的條件：①電子文件生成、流轉(zhuǎn)過程中的每一個參與者都必須具有合法的權(quán)限；②文件形成過程中所記錄下來的每一個操作時間都是真實的；③文件形成之后，其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與其形成（處理完畢）時一致。

（2）電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能使一些電子文件還未來得及歸檔就已經(jīng)丟失了，從而造成電子文件的不完整，影響對其讀取還原的有效性和原始性?？梢詮囊韵聨讉€方面保證電子文件的完整性：①在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)立電子文件暫存空間；②建立電子文件的歸集、積累制度；③制定電子文件數(shù)據(jù)管理規(guī)范；④對電子文件的背景信息作出規(guī)范化的要求，并編制電子文件統(tǒng)一的信息摘要庫，隨時進行登記，保證文件數(shù)據(jù)的完整性。

（3）電子文件的有效性是指電子文件在保管期限內(nèi)應(yīng)具備載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。由于信息管理發(fā)生混亂、系統(tǒng)更新造成軟硬件設(shè)備不兼容、載體損毀、網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備遭受惡意訪問、計算機病毒感染等對電子文件有效性的影響很大，電子文件的易更改性也為非法操作提供了便利?？梢詮囊韵聨讉€方面保證電子文件的有效性：①電子文件形成后，應(yīng)及時進行備份，以防止發(fā)生信息損失和變動；②建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)；③建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度；④加強對電子文件利用活動的管理，建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度。

3.2 電子文件的歸檔

3.2.1 電子文件的收集整理

電子文件一般應(yīng)在形成或任務(wù)完成后及時收集，以磁盤或光盤的形式移交，收集范圍除了文件本身外，還應(yīng)包括該文件的存儲格式、讀取軟件，甚至操作系統(tǒng)?？缒甓韧瓿傻娜蝿?wù)和項目要分階段收集。對于一些紙質(zhì)文件的電子化收集，主要采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的圖像或數(shù)字文本。

電子文件的格式種類繁多，歸檔前一定要進行整理分類，將其格式統(tǒng)一化，以方便日常管理。

文本文件的通用格式為：DOC、TXT。

圖片文件的通用格式為：JPEG、TIFF。

圖紙文件的通用格式為：DWG。

多媒體文件的通用格式為：MPEG、AVI。

音頻文件的通用格式為：WAV、MP3。

3.2.2 電子文件的保存和利用

（1）由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及對外利用等方面也有許多不同之處。電子文件以化學(xué)磁性材料為載體，從理論上講，能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件這種存儲方式是近幾年剛剛出現(xiàn)的，缺乏實際存儲的經(jīng)驗，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。主要有以下幾個方面的要求：①電子檔案要進行多次備份，并保留一份異地封存；②查看有無物理損傷，表面是否清潔，檢測有無計算機病毒等；③對檢測所使用驅(qū)動設(shè)備進行測試，使其處于可靠完好狀態(tài)；④保持存儲載體庫房的溫度在7～20℃，濕度在35%～45%范圍內(nèi)。

（2）歸檔的電子文件載體不應(yīng)外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，不允許擅自復(fù)制文件。使用時，應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)使用拷貝文件，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

3.2.3 電子文件的銷毀

由于形成、傳輸和利用方便，電子文件的數(shù)量劇增。盡管這些文件的儲存空間遠遠小于紙質(zhì)文件，但是數(shù)量龐大的電子文件會因此而增加電子信息系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，既降低系統(tǒng)響應(yīng)檢索訪問的速度，也增加維護保管的費用。況且有些電子文件的確沒有長久保存的價值，所以對這部分電子文件進行銷毀是必要的。

（1）歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實施。

（2）屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除的載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

4 電子文件的檔案管理對我們提出新的要求

綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為檔案工作中不可或缺的重要組成部分。然而，在我們現(xiàn)有技術(shù)應(yīng)用的情況下，電子文件又具有一些很明顯的弱點：一是它在運行過程中內(nèi)容容易被竊取和改動，信息容易發(fā)生丟失，黑客和病毒這兩大頑敵時時威脅著它的安全；二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞的威脅。這就給歸檔管理工作提出了新的要求，對此，我們必須有清醒的認(rèn)識。電子文件管理必須依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施的原則，有計劃、有重點、循序漸進地展開，不能一蹴而就。因此，我們要做好電子檔案管理過程中的各個細節(jié)，包括歸檔前的準(zhǔn)備工作、歸檔時應(yīng)注意的問題以及歸檔后的驗收檢查工作等?？傊龊秒娮游募臍w檔管理工作是信息時代檔案工作面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是一項長期而艱巨的任務(wù)。