余惠貞

（五邑大學(xué) 廣東 江門 529000）

21世紀(jì)是信息化的世紀(jì)，檔案是一種重要的信息載體，以檔案信息化為手段，是加強(qiáng)當(dāng)前高校檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)?！艾F(xiàn)代信息技術(shù)的引入，可實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理”[1]。很顯然，檔案工作信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理，既是高校落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)，亦是提高高校工作效率和提升檔案信息資源開發(fā)利用的前提條件。

一、高校實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義和作用

在當(dāng)今信息時(shí)代的形勢(shì)發(fā)展需求下，高校檔案信息化建設(shè)擺在了十分突出的位置，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和科學(xué)管理，建立多功能管理的信息化檔案體系，才能為本單位和社會(huì)各界、廣大公眾提供準(zhǔn)確、有效、全面、權(quán)威的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用價(jià)值。

（一）實(shí)施檔案信息化建設(shè)，有利于提高檔案信息收集的完整性和時(shí)效性

建設(shè)一個(gè)科學(xué)和完善的檔案信息化體系，原始信息資料的采集是關(guān)鍵，隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)以及高校內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的日趨完善，各部門和院（系）之間相互聯(lián)通，信息資源的收集由點(diǎn)及面，不斷增大信息資源數(shù)據(jù)容量，確保信息收集的完整性，電子文件的收集直接通過郵件或本單位局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)手段傳輸匯集，是一種相當(dāng)普及與便捷的方法。

（二）強(qiáng)化檔案信息化管理，有助于提升檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化，主要目的是通過現(xiàn)代高科技的網(wǎng)絡(luò)手段為信息利用者提供快速、準(zhǔn)確和全面的信息，提高檔案的利用率和利用價(jià)值，促使檔案工作的管理方法、工作方式、信息處理等環(huán)節(jié)不斷改進(jìn)，從而推動(dòng)檔案管理工作流程更加科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。

（三）完善檔案信息化體系，有利于實(shí)現(xiàn)高效快捷的信息檢索

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和時(shí)間的推移，高校的檔案數(shù)量與日俱增，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的查找方法和落后的檢索工具，難于適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要，阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，只有不斷完善檔案信息化體系，找出適用于本單位局域網(wǎng)信息組織與管理的方法，及時(shí)解決好各方面技術(shù)的銜接問題，不斷優(yōu)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)，將促進(jìn)檔案的服務(wù)質(zhì)量大大提高。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有利于更好地開發(fā)和利用檔案信息資源

如果說信息采集是基礎(chǔ)，管理是過程，開發(fā)利用并提供服務(wù)則是檔案管理工作的最終目標(biāo)，“檔案工作的目的之一是開發(fā)利用，利用工作開展得好壞是檢驗(yàn)檔案工作的最佳尺度”[2]。檔案信息化建設(shè)管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息的開發(fā)與利用，檔案信息資源共享成為信息社會(huì)中檔案利用工作的新要求。檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作矛盾運(yùn)動(dòng)的必然結(jié)果，是滿足檔案信息利用社會(huì)化的實(shí)際需要，是時(shí)代發(fā)展的客觀要求，為此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是為社會(huì)提供強(qiáng)有力的信息保障。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的問題

近年來，高校在實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過程中取得了很大的進(jìn)步，特別是電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了一場(chǎng)革命，檔案信息化的管理優(yōu)勢(shì)亦為人們所認(rèn)識(shí)，但在日常的檔案管理工作中還存在一些問題亟待進(jìn)一步解決。

（一）檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄

長期以來，傳統(tǒng)的檔案管理觀念在一些人的意識(shí)之中根深蒂固，檔案材料的書寫和形成中就存在不規(guī)范、不統(tǒng)一問題，特別是原始資料交接不及時(shí)，往往造成大量的信息資源被丟失。同時(shí)，由于檔案信息化管理意識(shí)淡薄，某些部門、院（系）還自行保管紙質(zhì)檔案資料，造成檔案信息收集不齊全與滯后問題，嚴(yán)重地影響了檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，阻礙檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案安全意識(shí)薄弱

高校實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，大大地突破了檔案利用的時(shí)空限制，使檔案信息資源利用變得更加方便和快捷，但由于某些檔案工作人員的檔案保密意識(shí)和檔案安全意識(shí)嚴(yán)重滯后，使用未經(jīng)殺毒的外來移動(dòng)磁盤、鏈接互聯(lián)網(wǎng)等等，極容易造成檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)亂、丟失、病毒入侵、重要文件資料在網(wǎng)絡(luò)上流傳等等的問題。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力薄弱

檔案信息的管理和利用很大程度上受到檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的制約，不少部門、院（系）的檔案管理人員由辦公室管理員兼任，未經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，人員崗位流動(dòng)性頻繁，部分管理人員在工作中只能是“摸著石頭過河”。由于檔案管理人員不熟悉信息技術(shù)，有的檔案管理人員還只滿足于使用計(jì)算機(jī)管理檔案目錄，未能掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，未能使檔案信息多元化、拓展檔案應(yīng)用領(lǐng)域。近年來，隨著檔案載體向著檔案數(shù)字化的方向發(fā)展，高校普遍對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行了電子化處理，并在此基礎(chǔ)上建立了電子閱覽室，隨著檔案軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代極大地改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作的方式方法，但從目前情況看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更是缺之又缺，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重的境況。

三、推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

目前，高校的檔案管理工作已逐漸向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向發(fā)展，但在發(fā)展的進(jìn)程中仍要不斷改進(jìn)檔案管理工作模式，穩(wěn)步、扎實(shí)地推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。

（一）建立一支人員穩(wěn)定、業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)高的檔案隊(duì)伍

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才，隨著計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用都離不開人去掌握運(yùn)用，因此，高校檔案信息化建設(shè)程度的高低很大程度上取決于人的素質(zhì)，沒有一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、人員穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍，難于適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需要。要不斷通過各種渠道、多種形式加強(qiáng)檔案管理人員再教育，促使檔案管理人員不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，特別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)。只有努力培養(yǎng)和打造一支具備現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍，才能切實(shí)擔(dān)當(dāng)起實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重任。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就要求檔案管理隊(duì)伍要相對(duì)穩(wěn)定，要具有熟悉的電子計(jì)算機(jī)操作的信息技術(shù)專業(yè)人才，使之能適應(yīng)當(dāng)前高校檔案工作現(xiàn)代化管理之需要。

（二）加大宣傳力度，增強(qiáng)隊(duì)伍的檔案信息化建設(shè)意識(shí)，加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感

長期以來，由于人們特別是某些領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，使得檔案工作經(jīng)常處在可有可無的輔助性質(zhì)的尷尬境地，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的健康發(fā)展。因此，搞好檔案管理工作關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)思想通了、認(rèn)識(shí)深刻了，做好檔案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)，這就要求檔案工作人員在收集檔案資料時(shí)，做到口勤、手勤、腳勤，收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠的檔案材料，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，將收集的紙質(zhì)資料迅速進(jìn)行電子化處理，提高檔案工作的效率和水平。

（三）建立和完善檔案信息化管理的規(guī)章制度

檔案信息化的建設(shè)離不開一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度，沒有一套行之有效的規(guī)章制度，難以保證檔案管理工作的順利開展。因此，要根據(jù)工作的實(shí)際需要，制定和完善檔案管理規(guī)章制度，例如制訂一套如《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《數(shù)字檔案?jìng)浞葜贫取?、《網(wǎng)絡(luò)安全管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等等，通過規(guī)章制度管人，使檔案管理工作做到有章可循。同時(shí)要規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)和流程，如歸檔電子文件（檔案）存儲(chǔ)要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》操作，存儲(chǔ)歸檔電子文件信息數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)設(shè)備一定要安全可靠，并且要不斷更新備份設(shè)備，嚴(yán)防電子檔案被清洗、丟失，確保信息化檔案信息安全及資源的有效利用，通過一系列的規(guī)章制度和規(guī)范化管理，使檔案信息化管理工作逐步走上良性的循環(huán)軌道。

（四）建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制

要充分為信息利用人提供準(zhǔn)確、完整、有效的信息資源，必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全。一是檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)必須切實(shí)與公共網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?；二是要加?qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的管理，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行異地脫機(jī)備份；三是為信息利用人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、密鑰管理、防火墻等安全防護(hù)措施，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用過程中的系統(tǒng)安全。

（五）加大專項(xiàng)資金的投入，不斷更新軟硬件設(shè)備

俗語說：“巧婦難為無米之炊”，檔案信息化建設(shè)離不開軟硬件的更新?lián)Q代，檔案管理專用軟件、電子計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描儀、縮微機(jī)、刻錄機(jī)、開通內(nèi)部局域網(wǎng)、配套信息安全防護(hù)措施等等，都需要投入大筆的資金，如果沒有一定的設(shè)備投入，檔案信息化建設(shè)只能是紙上談兵。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，使檔案信息化建設(shè)工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。

[1]丁華東.信息資源管理：當(dāng)代檔案管理之主流范式.檔案學(xué)通訊，2006（4）.

[2]楊友秀.檔案工作基本理論與方法.檔案出版社出版.