李洪濤

（鶴崗市檔案局 黑龍江 鶴崗 154103）

檔案是信息，信息是資源。如何進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案信息資源配置是當(dāng)前基層檔案館事業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的問(wèn)題。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)初見(jiàn)端倪和入世給我國(guó)檔案事業(yè)帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的今天，有必要對(duì)基層檔案館信息化建設(shè)進(jìn)行思索，對(duì)創(chuàng)新檔案工作機(jī)制進(jìn)行探究，以拓展基層檔案館服務(wù)功能，滿足國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息需求，讓基層檔案館走進(jìn)專家學(xué)者、走進(jìn)平民百姓。筆者就此談點(diǎn)拙見(jiàn)。

鶴崗市檔案始建于1958年，現(xiàn)館藏檔案122個(gè)全宗17萬(wàn)余卷，資料1.8萬(wàn)余冊(cè)。由于受地理位置限制和多種因素制約，長(zhǎng)期以來(lái)使館藏檔案信息形成了政治活動(dòng)檔案資料多，文書(shū)檔案資料多，一般檔案資料多；而專門(mén)檔案和技術(shù)檔案資料少，特色檔案資料少，其它載體檔案資料少的館藏內(nèi)容結(jié)構(gòu)。這些檔案信息主要是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，滿足著過(guò)去以機(jī)關(guān)工作人員為主的服務(wù)對(duì)象。隨著改革開(kāi)放的深入，社會(huì)檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)，檔案信息存儲(chǔ)、加工、管理、利用也改變著傳統(tǒng)方式，人們利用檔案解決自己的工作和生活中的問(wèn)題己成為一種行為。如今到市基層檔案館利用檔案的人員，不僅僅是機(jī)關(guān)工作人員，還有企、事業(yè)單位管理者、科研人員、工人、農(nóng)民、普通百姓和學(xué)生，利用人員范圍在逐步擴(kuò)大，是我們始料所不及的。人們懷著各種不同目的，到基層檔案館利用檔案，使得要求查閱的內(nèi)容和范圍日益擴(kuò)大，由于館藏檔案內(nèi)容貧乏，時(shí)效性滯后，利用與需求矛盾日益突出，有的利用者滿懷希望而來(lái)，掃興而走。他們要查閱的內(nèi)容基層檔案館一時(shí)提供不了的有：隨著企業(yè)改革深化，一些職工到基層檔案館來(lái)查如何交納養(yǎng)老保險(xiǎn)金等方面的文件；獲得過(guò)省市勞模稱號(hào)的同志，到基層檔案館查找相關(guān)文件看看自己是否享受有關(guān)離退休費(fèi)待遇；科技人員要查閱有關(guān)科技檔案，解決技術(shù)問(wèn)題；有關(guān)人員和大中學(xué)生撰寫(xiě)理論文章和論文時(shí)，到基層檔案館查找相關(guān)資料等等。這些問(wèn)題的存在和利用者的需求給入世后的基層檔案館藏信息開(kāi)展利用工作帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，事關(guān)檔案館的生存與發(fā)展。對(duì)此我們要有清醒認(rèn)識(shí)、理性思考和切實(shí)的應(yīng)對(duì)措施——這就是要加強(qiáng)基層檔案館的信息化建設(shè)。

一、加強(qiáng)基層檔案館信息化建設(shè)必須更新觀念

信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案是信息資源的一種，也是社會(huì)信息的一部分。檔案機(jī)構(gòu)在國(guó)家信息化建設(shè)中擔(dān)當(dāng)著重要角色。為滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的廣泛需求，必須大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，進(jìn)行基層檔案館信息化建設(shè)?；鶎訖n案館信息化建設(shè)的主要任務(wù)是檔案數(shù)字化和采用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)代化。而要卓有成效的開(kāi)展此項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案人員不僅要有檔案意識(shí)，還要增強(qiáng)信息意識(shí)，增強(qiáng)使命感和責(zé)任感，這是新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作提出的新要求。我們必須在思想上給予高度重視，要認(rèn)識(shí)到位，把基層檔案館信息化建設(shè)當(dāng)作實(shí)踐“科學(xué)發(fā)展觀”的基本要求來(lái)看待，當(dāng)作重要的政治任務(wù)來(lái)進(jìn)行。為此，我們要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)了解領(lǐng)導(dǎo)決策及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，要服務(wù)大局，努力開(kāi)拓創(chuàng)新，走超常規(guī)發(fā)展道路。這就要求我們必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以創(chuàng)新的精神制定既符合檔案工作要求的發(fā)展方略，又要改變過(guò)去“重管理、輕服務(wù)、看門(mén)守?cái)偂钡臓顩r，充分發(fā)揮檔案部門(mén)的職能作用，樹(shù)立“大檔案”觀，以全新的視角，創(chuàng)新的思維，從社會(huì)的角度重新審視檔案工作。要立足新形勢(shì)找差距，著眼新世紀(jì)求發(fā)展，在更新觀念上下工夫。努力形成一種激勵(lì)創(chuàng)新，大膽開(kāi)拓的良好氛圍，使基層檔案館信息化建設(shè)真正成為每一名檔案工作者的自覺(jué)行動(dòng)。認(rèn)識(shí)決定實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵，對(duì)于基層檔案館信息化建設(shè)這項(xiàng)系統(tǒng)工程，光靠幾個(gè)人或一兩個(gè)科室是不能奏效的。必須動(dòng)員全館人員齊參加。這就要求切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，精心實(shí)施。要制定計(jì)劃、定期檢查，具體督辦，狠抓落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要把此項(xiàng)工作記在心上，喊在嘴上，抓在手上。為此項(xiàng)工作順利開(kāi)展創(chuàng)造良好氛圍。在基層檔案館信息化建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，要制定指導(dǎo)思想，工作標(biāo)準(zhǔn)、具體時(shí)間安排、方法與步驟。要以改革創(chuàng)新精神統(tǒng)攬全局。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)必須豐富館藏

基層檔案館信息化建設(shè)的主要對(duì)象是檔案。基層檔案館藏是否豐富，將直接影響著檔案信息化建設(shè)質(zhì)量?jī)?yōu)劣。根據(jù)基層檔案館藏結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，在加強(qiáng)基層檔案館信息化建設(shè)的同時(shí)，大力豐富館藏，加大收集工作已經(jīng)迫在眉睫。這主要是基于館藏存在著“三多與三少”現(xiàn)象，館藏檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)亟待豐富；加之對(duì)收集工作要給予充分重視。因?yàn)?，沒(méi)有收集工作，就沒(méi)有檔案。也就不會(huì)有檔案的整理、保管、編研與信息化建設(shè)等一系列工作內(nèi)容。收集工作是為基層檔案館信息化建設(shè)提供物質(zhì)前提的。大力加強(qiáng)收集工作，一是要建立綜合基層檔案館進(jìn)館范圍單位的名冊(cè)。要把應(yīng)當(dāng)由綜合基層檔案館接收的有關(guān)單位檔案接收進(jìn)館，并使之規(guī)范化、制度化和法制化；二是要重視地方特色檔案的收集。要把構(gòu)建基層檔案館地方特色放在優(yōu)先的位置來(lái)考慮，重點(diǎn)收集地方的史志、年鑒、著作、報(bào)刊等；各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)材料、文件匯編、選編等；歷史資料、重大事件、重大發(fā)現(xiàn)、重大發(fā)明等；名人、名勝古跡、名特產(chǎn)等；自然地理、民俗風(fēng)情等；與公眾息息相關(guān)的婚姻檔案、公證檔案、房產(chǎn)檔案等。三是廣泛征集應(yīng)進(jìn)館的其它檔案。在當(dāng)今的信息時(shí)代，人們既重視歷史信息，更重視“鮮活”的即時(shí)信息。因此，一方面要注重歷史信息的收集儲(chǔ)備和開(kāi)發(fā)利用，另一方面更要加快建立信息中心的籌備工作，努力要把基層檔案館建設(shè)成為地區(qū)的信息中心。這就是要進(jìn)一步豐富館藏，優(yōu)化檔案信息資源有效配置，加速基層檔案館由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)和開(kāi)放轉(zhuǎn)變，充實(shí)調(diào)整現(xiàn)有館內(nèi)檔案實(shí)物展覽室，努力建設(shè)愛(ài)國(guó)主義和精神文明教育基地，把基層檔案館置根于社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的大循環(huán)中，要通過(guò)信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)必須實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

基層檔案館作為檔案信息中心，如果不能及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地適應(yīng)社會(huì)各方需求，提供檔案信息，就將嚴(yán)重制約檔案事業(yè)的發(fā)展，這就要求基層檔案館徹底改變傳統(tǒng)的管理保護(hù)功能為主轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾肀Ｗo(hù)、信息加工、信息交流三位一體的社會(huì)化新型的知識(shí)產(chǎn)業(yè)。這就要大力采用計(jì)算機(jī)管理檔案，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)建設(shè)，充分利用其最新發(fā)展成果，沿著檔案內(nèi)容電子化（逐步將紙界信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ?，信息資源網(wǎng)絡(luò)化（建立單位內(nèi)部網(wǎng)站開(kāi)展檔案服務(wù)），利用方式方便化路子前進(jìn)，不斷地推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)形式與傳統(tǒng)工作方式并舉，重視和加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，要從規(guī)范管理開(kāi)始，加大檔案信息開(kāi)發(fā)力度。檔案規(guī)范管理向檔案信息管理過(guò)渡這也正是基層檔案館信息化建設(shè)的促進(jìn)過(guò)程，基層檔案館信息化建設(shè)的目的就是最大限度延長(zhǎng)檔案壽命，最廣泛、最快捷提供檔案信息滿足社會(huì)各界的需要。加大檔案信息開(kāi)發(fā)仍需要檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理為基礎(chǔ)。這就要求我們一要掌握館藏內(nèi)容。如館藏的主體內(nèi)容是什么？重要全宗有哪些？有哪些重復(fù)，不足或缺陷等。做到這些，就可對(duì)今后館的發(fā)展方向進(jìn)行預(yù)測(cè)，為檔案資料的接收、征集工作提供可靠的依據(jù)，為編研利用和檔案信息開(kāi)發(fā)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是研究館藏工作質(zhì)量。要對(duì)館藏的分類、整理、編目、保管、保護(hù)等工作質(zhì)量進(jìn)行研究。通過(guò)研究，去發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)各項(xiàng)工作中還有哪些地方不符合科學(xué)管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有哪些薄弱環(huán)節(jié)需要加強(qiáng)和改正，對(duì)工作力量進(jìn)行合理的安排和調(diào)整。三是對(duì)館藏利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。從中找出利用館藏的規(guī)律，改善被動(dòng)服務(wù)局面。使提供利用工作更加便捷，為檔案信息開(kāi)發(fā)打下基礎(chǔ)。

四、加強(qiáng)基層檔案館信息化建設(shè)必須提高服務(wù)功能

檔案信息化建設(shè)是全方位、多角度的，這必須要對(duì)基層檔案館的服務(wù)功能提出更高的要求。面對(duì)加入WT O新形勢(shì)，推行政務(wù)公開(kāi)，重要的就是信息公開(kāi)。我們的許多方針政策性的規(guī)定，不但要向中國(guó)公民公開(kāi)，而且也必須向外國(guó)公民公開(kāi)。因此，深圳、昌平和常熟等地的檔案部門(mén)直接向社會(huì)提供文件信息服務(wù)。我們也面臨優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高服務(wù)功能的客觀需要，理應(yīng)更新觀念，借鑒各地成功做法，發(fā)揮“信息總匯”之所長(zhǎng)，采取有效方式，向社會(huì)提供集中、規(guī)范、權(quán)威、系統(tǒng)和有效的信息。我們要積極利用《中國(guó)龍志·鶴崗》子網(wǎng)站和鶴崗市基層檔案館現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心。急領(lǐng)導(dǎo)所急，送群眾所需。最大限度地發(fā)揮檔案信息資料的傳播交流基地作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。把基層檔案館建成檔案信息存儲(chǔ)、加工基地，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。

基層檔案館信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展中的新事物，它在建設(shè)中必然要吸納采用大量新技術(shù)、新成果；在工作中也難免會(huì)遇到新情況、新問(wèn)題。要加強(qiáng)調(diào)查研究，要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，主動(dòng)爭(zhēng)取相關(guān)技術(shù)部門(mén)的支持，妥善處理好檔案信息化建設(shè)中的新情況、新問(wèn)題。使基層檔案館信息化建設(shè)健康發(fā)展，讓檔案信息廣泛地服務(wù)于社會(huì)。