(東方汽輪機(jī)有限公司,四川 德陽(yáng),618000)

ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分析與研究

胡佳林

(東方汽輪機(jī)有限公司,四川 德陽(yáng),618000)

文章以提高ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)的實(shí)施效果為目標(biāo)，提出ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)的質(zhì)量是ERP項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素，并從分析導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)鍵因素的基礎(chǔ)上，展開(kāi)了對(duì)融合質(zhì)量管理理論和質(zhì)量診斷模型等內(nèi)容的研究。針對(duì)ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)的生命周期各階段特點(diǎn)，運(yùn)用不同質(zhì)量維度進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，并結(jié)合在評(píng)估過(guò)程中應(yīng)考慮的企業(yè)實(shí)際問(wèn)題給出具體的評(píng)估步驟和評(píng)估模板。針對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估的結(jié)果，運(yùn)用質(zhì)量管理的理論與方法進(jìn)行控制，建立預(yù)警機(jī)制，運(yùn)用魚(yú)骨圖對(duì)“劣質(zhì)數(shù)據(jù)”進(jìn)行原因分析，使其更具針對(duì)性的建立改進(jìn)方案，以提高整體數(shù)據(jù)質(zhì)量水平。

ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)；數(shù)據(jù)質(zhì)量；數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估；數(shù)據(jù)質(zhì)量控制

0 引言

ERP是英文Enterprise Resource Planning的簡(jiǎn)寫(xiě),即企業(yè)資源計(jì)劃,是20世紀(jì)90年代出現(xiàn)的一種先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù),ERP作為現(xiàn)代企業(yè)信息化進(jìn)程中典型的應(yīng)用系統(tǒng),是管理哲學(xué)、理論和方法的軟件封裝,它承載了當(dāng)今國(guó)際上先進(jìn)的管理思想和信息技術(shù)。東方汽輪機(jī)有限公司早在2002年就開(kāi)始使用ERP管理,通過(guò)10年來(lái)的不斷完善和使用,目前已實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源的整合,高度集成了企業(yè)業(yè)務(wù)流和信息共享。在此基礎(chǔ)上公司在相關(guān)部門(mén)全面實(shí)行ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理業(yè)務(wù)流程,本文就公司ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)的實(shí)施效果,研究ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)的質(zhì)量現(xiàn)狀,對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估,總結(jié)其影響因素,并提出切實(shí)可行的提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的方案。

1 ERP數(shù)據(jù)質(zhì)量框架

Willshire和Meyen(1997)描述數(shù)質(zhì)量框架是“一種手段,是一個(gè)組織可以用來(lái)其數(shù)據(jù)環(huán)境的模型,明確有關(guān)數(shù)據(jù)質(zhì)量的屬性,在當(dāng)前的環(huán)境下分析數(shù)據(jù)質(zhì)量性,提供保證數(shù)據(jù)質(zhì)量提高的手段”。Epple和Witting(2000)提出數(shù)據(jù)質(zhì)量框架不僅僅只是評(píng)估,還要提供一個(gè)分析、解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的方案。

1.1 數(shù)據(jù)質(zhì)量定義

何為數(shù)據(jù)質(zhì)量?首先要明確數(shù)據(jù)的定義,“數(shù)據(jù)”本身是一個(gè)多維的概念。廣義的說(shuō),數(shù)據(jù)是載荷或記錄信息的按一定規(guī)則排列組合的物理符號(hào)?？梢允菙?shù)字、文字、圖像,也可以是計(jì)算機(jī)代碼。對(duì)信息的接收始于對(duì)數(shù)據(jù)的接收,對(duì)信息的獲取只能通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)背景的解讀。按其表現(xiàn)形式分為：①數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù),如各種統(tǒng)計(jì)或量測(cè)數(shù)據(jù)；②模擬數(shù)據(jù),由連續(xù)函數(shù)組成,又分為圖形數(shù)據(jù)(如點(diǎn)、線(xiàn)、面)、符號(hào)數(shù)據(jù)、文字?jǐn)?shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)等；③按記錄方式分為地圖、表格、影像、磁帶、紙帶。按數(shù)字化方式分為矢量數(shù)據(jù)、格網(wǎng)數(shù)據(jù)等。按其性質(zhì)分為：①定位的,如各種坐標(biāo)數(shù)據(jù)；②定性的,如表示事物屬性的數(shù)據(jù)(居民地、河流、道路等)；③定量的,反映事物數(shù)量特征的數(shù)據(jù),如長(zhǎng)度、面積、體積等幾何量或重量、速度等物理量；④定時(shí)的,反映事物時(shí)間特性的數(shù)據(jù),如年、月、日、時(shí)、分、秒等。在企業(yè)某些相互獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)中,會(huì)有不同的數(shù)據(jù)定義標(biāo)準(zhǔn),因此,做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),是保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提基礎(chǔ)。在眾多的質(zhì)量研究成果中,部分已經(jīng)發(fā)展成為行業(yè)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),其中較有影響的有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織發(fā)布的地理信息質(zhì)量系列標(biāo)準(zhǔn)(ISO 19113,ISO 19114)、國(guó)際貨幣基金組織的數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)框架(Data Quality Assessment Framework,DQAF),以及工業(yè)領(lǐng)域的ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量認(rèn)證體系等,這些質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)在領(lǐng)域內(nèi)得到了廣泛應(yīng)用(見(jiàn)表1)。

表1 質(zhì)量常用維度統(tǒng)計(jì)表

1992年10月,SETAC(SETAC是非營(yíng)利性的國(guó)際專(zhuān)業(yè)組織,從事環(huán)境、自然資源等方面的研究)成立了生命周期評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)質(zhì)量研究的工作組［27］,1998年4月,SETAC歐洲工作組成立了“數(shù)據(jù)的獲取和數(shù)據(jù)質(zhì)量”工作組,專(zhuān)門(mén)開(kāi)展數(shù)據(jù)收集效率的建議與措施、數(shù)據(jù)質(zhì)量體系(指標(biāo))的研究,SETAC將數(shù)據(jù)質(zhì)量體系(指標(biāo))分為定量和定性?xún)煞矫?見(jiàn)表2)。

表2 數(shù)據(jù)質(zhì)量體系(指標(biāo))的研究

定性數(shù)據(jù)指標(biāo)可獲取性應(yīng)用性可比較性一致性變異性代表性可再生性穩(wěn)定性透明性數(shù)據(jù)可被獲取程度數(shù)據(jù)是否適合于所研究的問(wèn)題數(shù)據(jù)適應(yīng)于不同生命周期評(píng)價(jià)研究比較特征研究方法應(yīng)用于各階段的一致性程度數(shù)據(jù)集內(nèi)的低于或超出正常值的比例可用于研究的數(shù)據(jù)代表研究系統(tǒng)的程度依賴(lài)于同樣信息,其他研究者可獲得相同結(jié)果的程度較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)測(cè)量方法和數(shù)據(jù)的可再生性是否具有一致性集合數(shù)據(jù)可以追溯到原始數(shù)據(jù)的程度

1.2 ERP數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響因素

無(wú)論是大企業(yè)還是中小企業(yè)的ERP項(xiàng)目的運(yùn)行,都是建立在堅(jiān)實(shí)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上。有了數(shù)據(jù), ERP系統(tǒng)才能將信息傳播到整個(gè)企業(yè),在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作,提高管理水平。不管數(shù)據(jù)錯(cuò)誤如何產(chǎn)生,只要有數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,ERP實(shí)施就無(wú)法正常進(jìn)行。通常,數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響因素有以下幾個(gè)方面：

(1)企業(yè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。由于我國(guó)大多數(shù)企業(yè)長(zhǎng)期處于傳統(tǒng)、粗放管理的狀況,造成管理基礎(chǔ)薄弱,從決策層到應(yīng)用層的人員對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)效性與提高ERP應(yīng)用成功率和企業(yè)管理水平的關(guān)系還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。

(2)數(shù)據(jù)管理不規(guī)范。數(shù)據(jù)輸入缺乏必要的校對(duì)與審核管理制度,造成由于數(shù)據(jù)錄入人員責(zé)任心不強(qiáng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

(3)數(shù)據(jù)冗余。由于各部門(mén)之間缺乏良好的溝通機(jī)制,造成同一數(shù)據(jù)多次輸入,在時(shí)間和空間上都無(wú)法一致。

(4)數(shù)據(jù)更新不及時(shí)。數(shù)據(jù)的價(jià)值是時(shí)間的函數(shù),更新不及時(shí)或過(guò)時(shí)的數(shù)據(jù),不能正確的反映企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作。這就需要及時(shí)的更新數(shù)據(jù),防止數(shù)據(jù)的不實(shí)。

(5)數(shù)據(jù)操作權(quán)限混亂。數(shù)據(jù)操作權(quán)限界定模糊造成數(shù)據(jù)來(lái)源多,同一業(yè)務(wù)在不同部門(mén)賦值不同,違背了ERP系統(tǒng)中統(tǒng)一數(shù)據(jù)的共享性。

(6)不健全的數(shù)據(jù)保密措施。由于對(duì)數(shù)據(jù)尤其是關(guān)鍵數(shù)據(jù)的保密措施不健全或缺失,造成提供數(shù)據(jù)人員不愿意提供數(shù)據(jù),有時(shí)甚至提供不真實(shí)的數(shù)據(jù)。

造成數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的原因是多維度的,因此,無(wú)論是將數(shù)據(jù)質(zhì)量定義為數(shù)據(jù)“使用的適合性”,還是根據(jù)ISO 9000的版本升級(jí)引起質(zhì)量定義的變化,而定義為“一組固有特性滿(mǎn)足要求的程度”,人為差錯(cuò)都是導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的主要根源。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)是保證ERP項(xiàng)目實(shí)施成功的必要條件,因此信息的規(guī)范化,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性是企業(yè)信息化管理的基本要求。

1.3 ERP運(yùn)行的數(shù)據(jù)環(huán)境

企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)需要大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),這類(lèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涵蓋范圍廣,既包括靜態(tài)數(shù)據(jù)也包括動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是在整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期中不隨時(shí)間或其他數(shù)據(jù)變化而變化的數(shù)據(jù),是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)的公用數(shù)據(jù),所有業(yè)務(wù)通過(guò)調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一對(duì)象在整個(gè)系統(tǒng)的唯一性,因此它又為公共信息提供主要依據(jù)同時(shí)又是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)設(shè)置所用到的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)際業(yè)務(wù)所用到的數(shù)據(jù),具體有會(huì)計(jì)科目、各種比率參數(shù)、庫(kù)位和物料主文件、BOM(Bill of Material)表、供應(yīng)商主文件、客戶(hù)主文件、賬號(hào)及銀行主文件等；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是每筆具體業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù),它隨時(shí)間點(diǎn)不同而變動(dòng)。例如每日生產(chǎn)安排、每日進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)數(shù)量、銷(xiāo)售訂單、采購(gòu)訂單等等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)按照時(shí)間點(diǎn)來(lái)分,又可以分為初始數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。初始數(shù)據(jù)即上線(xiàn)切換點(diǎn)的數(shù)據(jù),它代表了系統(tǒng)在上線(xiàn)這樣的時(shí)間點(diǎn)上企業(yè)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)。初始數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)上線(xiàn)切換時(shí)間點(diǎn)的總賬余額、車(chē)間在制品余額、庫(kù)存余額、未結(jié)三大訂單(COPO、MO)。以制造企業(yè)為例,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括：

(1)物料主文件。物料主文件是ERP系統(tǒng)最基本的數(shù)據(jù)之一,用于標(biāo)識(shí)和描述生產(chǎn)過(guò)程中每一物料的屬性和信息。

(2)物料清單。物料清單BOM不僅要羅列出某一產(chǎn)品的所有構(gòu)成項(xiàng)目,同時(shí)也要指出這些項(xiàng)目之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系,要指出從原料到零件、組件、知道最終產(chǎn)品的層次隸屬關(guān)系。因此BOM是制造企業(yè)的核心文件。

(3)工藝路線(xiàn)。工藝路線(xiàn)是一種計(jì)劃文件,說(shuō)明各項(xiàng)自制件的加工順序和標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)定額文件。

(4)工作中心。工作中心屬于計(jì)劃的范疇,是用于生產(chǎn)產(chǎn)品的生產(chǎn)資源,包括機(jī)器、任何設(shè)備,是各種生產(chǎn)或能力加工單元的總稱(chēng)。

(5)提前期。任一物料項(xiàng)目從完工日期算起倒推到開(kāi)始日期,即為提前期。提前期可分為設(shè)計(jì)提前期、采購(gòu)提前期、加工提前期、裝配提前期等。

(6)庫(kù)存記錄。庫(kù)存記錄是ERP系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)之一,其準(zhǔn)確率要求達(dá)到95%以上。

除此之外,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還可分為顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù)、主數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)。物料主文件、BOM、供應(yīng)商/客戶(hù)信息、會(huì)計(jì)科目等屬于顯性數(shù)據(jù),而系統(tǒng)配置的各種參數(shù)則是隱性數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)中雖不可見(jiàn),但卻能影響到系統(tǒng)運(yùn)算的結(jié)果。對(duì)主要數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)的劃分方式而言,顯性數(shù)據(jù)如物料主文件、BOM、供應(yīng)商/客戶(hù)信息、會(huì)計(jì)科目又被稱(chēng)為主數(shù)據(jù),而會(huì)計(jì)期間、貨幣和匯率、銀行主文件、工廠日歷、付款方式、計(jì)量單位、結(jié)算方式、憑證類(lèi)型等數(shù)據(jù)稱(chēng)之為輔助數(shù)據(jù)。

對(duì)數(shù)據(jù)的分類(lèi)有利于數(shù)據(jù)的管理,根據(jù)數(shù)據(jù)的不同分類(lèi),可以選擇不同的數(shù)據(jù)處理方法,了解不同數(shù)據(jù)類(lèi)別見(jiàn)的關(guān)系和依賴(lài)性,可有助于指導(dǎo)數(shù)據(jù)質(zhì)量方面的工作。

ERP系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù),按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過(guò)運(yùn)算形成各種報(bào)告報(bào)表,供管理者掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況,從而進(jìn)行分析和決策的。在ERP系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量是關(guān)鍵性的,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為可重復(fù)利用的資源,如果質(zhì)量低劣,它將在一次又一次地使用時(shí)產(chǎn)生負(fù)面結(jié)果。

ERP系統(tǒng)的運(yùn)行是以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(物料主文件、物料清單、工藝路線(xiàn)、工作中心、提前期和庫(kù)存記錄)為基礎(chǔ)實(shí)施計(jì)劃、物料、生產(chǎn)、庫(kù)存、成本等的管理,因此ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)還應(yīng)包括各種計(jì)劃、報(bào)表、數(shù)據(jù)模型、流程等數(shù)據(jù)。本文對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的研究便涵蓋了這些數(shù)據(jù)范圍。

2 ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)研究

數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估,是以對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確定義為基礎(chǔ),對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的執(zhí)行提供依據(jù),評(píng)議出數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)鍵性指標(biāo),實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的量化診斷和評(píng)價(jià)。數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估是采用信息技術(shù)作為輔助支持,從技術(shù)和管理兩個(gè)方面進(jìn)行,技術(shù)手段和管理策略均為數(shù)據(jù)質(zhì)量研究和實(shí)施不可或缺的內(nèi)容。

2.1 十二維度在ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)中新的定義

Danette McGilvray的信息質(zhì)量十二維度建立在歐美信息產(chǎn)業(yè)高效發(fā)達(dá)、企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)集成基本完成的基礎(chǔ)上,而我國(guó)很多企業(yè)因?yàn)楣芾砘A(chǔ)薄弱、業(yè)務(wù)流程特殊、企業(yè)信息化程度較低等因素導(dǎo)致影響ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量的原因多元且復(fù)雜,因此十二維度在我國(guó)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)評(píng)估應(yīng)用中應(yīng)擴(kuò)展和賦予新的定義。在ERP系統(tǒng)中,相同的數(shù)據(jù)經(jīng)常被存儲(chǔ)在不同的單元中,所以一致性和同步非常重要,數(shù)據(jù)的任何使用應(yīng)該基于具有相同含義的那些數(shù)據(jù),一致性是指在不同地方存儲(chǔ)和使用的同一數(shù)據(jù)應(yīng)代表同一事實(shí),同步是使數(shù)據(jù)相等的過(guò)程。比如,公司為制造某一產(chǎn)品,其中的一部分部件自行加工,其余部件購(gòu)買(mǎi),而要生產(chǎn)的部件的物料代碼由實(shí)際需要在生產(chǎn)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)標(biāo)識(shí)不同,生產(chǎn)部件在生產(chǎn)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)中被顯示為A。在采購(gòu)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)中被顯示為11。任何一個(gè)從生產(chǎn)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)中移出的標(biāo)有A值的生產(chǎn)部件的記錄都應(yīng)存儲(chǔ)為采購(gòu)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)中標(biāo)為11值的記錄,如果不這樣,就有一致性和同步方面的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。這致使管理層并非真的知道公司正在發(fā)生的“事實(shí)”,從而很難作出有效的決策。

表3 ERP系統(tǒng)中十二維度的定義

2.2 數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估方法研究

數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣將直接影響ERP系統(tǒng)能否成功上線(xiàn),但高數(shù)據(jù)質(zhì)量不應(yīng)該被理解為要謀求“零缺陷”狀態(tài)或完美數(shù)據(jù)。要達(dá)到如此高的質(zhì)量水平需要可觀的成本和時(shí)間投入,當(dāng)提高某項(xiàng)數(shù)據(jù)質(zhì)量維度的成本投入高于ERP系統(tǒng)能為企業(yè)運(yùn)作帶來(lái)的收益時(shí)將偏離“提高數(shù)據(jù)質(zhì)量”的初衷。因此,比較符合成本效率的是平衡收益和成本的方法,根據(jù)質(zhì)量的影響和成本來(lái)定義質(zhì)量的需求和對(duì)質(zhì)量提高的投資。

在ERP系統(tǒng)上線(xiàn)前和上線(xiàn)后,都應(yīng)該對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行持續(xù)的評(píng)估,但因?yàn)橄到y(tǒng)數(shù)據(jù)所處的數(shù)據(jù)環(huán)境不同并且數(shù)據(jù)生命周期各個(gè)階段特點(diǎn)不同,評(píng)估的側(cè)重點(diǎn)不同,因此所選擇的數(shù)據(jù)質(zhì)量維度也不同。那么如何根據(jù)數(shù)據(jù)環(huán)境選擇平衡收益和成本的方法來(lái)確定最應(yīng)該評(píng)估質(zhì)量維度呢?

根據(jù)費(fèi)效矩陣的原理,比較成本和收益來(lái)確定數(shù)據(jù)質(zhì)量中要優(yōu)先評(píng)估的質(zhì)量維度。收益可以代表性能和功能的回報(bào),以及會(huì)給企業(yè)帶來(lái)的正面影響等。成本可以代表相應(yīng)的支出資金,以及相應(yīng)的工作等。簡(jiǎn)單列出每一質(zhì)量維度,快速?zèng)Q定可能的業(yè)務(wù)收益(從高到低)以及估計(jì)的成果(從高到低)。由此可知,在此數(shù)據(jù)生命周期和數(shù)據(jù)環(huán)境中優(yōu)先評(píng)價(jià)的質(zhì)量維度依次為：數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)完整性準(zhǔn)則、準(zhǔn)確性、一致性和同步、及時(shí)性和可用性。如圖1所示。

圖1 費(fèi)效矩陣

2.3 基于ERP數(shù)據(jù)生命周期的數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估

2.3.1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段質(zhì)量評(píng)估

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要人員大量的直接介入,涉及到的數(shù)據(jù)不僅包括交易數(shù)據(jù),而且還包括主數(shù)據(jù)。完整而準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),是ERP成功實(shí)施的必要條件,沒(méi)有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持,ERP系統(tǒng)無(wú)法運(yùn)行,如果支持系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的或者不完整,那么系統(tǒng)運(yùn)行后得到的也是錯(cuò)誤的結(jié)果或者不完整的信息。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備可以直接影響到系統(tǒng)能否正常運(yùn)行,因此是一項(xiàng)不可輕視的工作。

在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過(guò)程中,靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)由于各自的特點(diǎn)不同,采集整合管理的方法和策略也各不相同。對(duì)ERP項(xiàng)目實(shí)施來(lái)說(shuō),靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度最大。以風(fēng)電ERP系統(tǒng)為例,包括財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)及各系統(tǒng)下的子模塊信息等,都是需要認(rèn)真分析和整理的靜態(tài)數(shù)據(jù)。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)一般隨時(shí)間不同而改變,比靜態(tài)數(shù)據(jù)變動(dòng)頻率高。這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要以各模塊上線(xiàn)切換點(diǎn)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線(xiàn)切換點(diǎn)之前才開(kāi)始準(zhǔn)備,分配的準(zhǔn)備時(shí)間短,要投入的人力就比較多。

2.3.2 數(shù)據(jù)錄入階段質(zhì)量評(píng)估

數(shù)據(jù)錄入工作就是數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入。由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中既有手工作業(yè)中的原始數(shù)據(jù),又有“個(gè)案項(xiàng)目”異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù),所以在確認(rèn)了系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)庫(kù)后,可以考慮根據(jù)前面的數(shù)據(jù)維度評(píng)估后對(duì)要錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步清洗。手工原始數(shù)據(jù)的導(dǎo)入可以采用錄入員直接輸入的方式,而異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù),一般數(shù)據(jù)量較大,需要采用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序或開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序,比如可以通過(guò)SQL Server的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出工具來(lái)進(jìn)行。如果數(shù)據(jù)量大,在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)就更需要擁有高數(shù)據(jù)規(guī)范維度的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,否則,數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序不能正常工作。數(shù)據(jù)的正確性是系統(tǒng)正確運(yùn)行的基礎(chǔ),如果其中任何一個(gè)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符,計(jì)劃結(jié)果就將沒(méi)有任何指導(dǎo)意義。所以在數(shù)據(jù)的搜集整理過(guò)程中,數(shù)據(jù)小組要不斷地對(duì)整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行反復(fù)評(píng)估,以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏要及時(shí)與具體負(fù)責(zé)部門(mén)和人員進(jìn)行溝通,不能等大量數(shù)據(jù)積壓后再解決。

2.3.3 數(shù)據(jù)維護(hù)階段質(zhì)量評(píng)估

數(shù)據(jù)維護(hù)是要確保數(shù)據(jù)能夠持續(xù)的工作,使系統(tǒng)保持最新以及良好的運(yùn)行狀態(tài)。隨著外部環(huán)境的變更和業(yè)務(wù)的變更以及業(yè)務(wù)量的增減等情況及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù),適應(yīng)企業(yè)的工作需求。

3 ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理與控制

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理不是一個(gè)一次性的項(xiàng)目,也不僅是“校準(zhǔn)數(shù)據(jù)”,它應(yīng)該貫穿于ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的整個(gè)生命周期。在實(shí)際應(yīng)用中,即使人們意識(shí)到數(shù)據(jù)質(zhì)量需要持續(xù)關(guān)注,由于缺乏對(duì)“ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量”的立項(xiàng),和缺乏專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),造成了對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量隨事件逐漸變淡或完全消失。數(shù)據(jù)質(zhì)量管理和控制是ERP系統(tǒng)成功實(shí)施不可或缺的重要一環(huán),它包括技術(shù)和管理兩個(gè)方面。

3.1 建立數(shù)據(jù)質(zhì)量項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

盡管與ERP系統(tǒng)相關(guān)的每一個(gè)人都有確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的義務(wù),但必需有專(zhuān)職的團(tuán)隊(duì)去監(jiān)督和擔(dān)負(fù)起數(shù)據(jù)質(zhì)量保障的職責(zé),這就是數(shù)據(jù)質(zhì)量項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要的知識(shí)領(lǐng)域包括：數(shù)據(jù)、技術(shù)、業(yè)務(wù)流程。

3.2 糾正當(dāng)前數(shù)據(jù)錯(cuò)誤

如果數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致了ERP系統(tǒng)流程終止,例如,不正確的主數(shù)據(jù)記錄會(huì)終止產(chǎn)品的裝運(yùn),訂單無(wú)法安排等?；蛘吣硞€(gè)特定問(wèn)題并沒(méi)有造成緊急情況,但卻造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)的損失或負(fù)面影響,因此,就需要對(duì)根本原因進(jìn)行深入調(diào)查。魚(yú)骨圖也稱(chēng)Ishikawa圖或因果圖,是一項(xiàng)用于識(shí)別、探究和圖形化顯示某個(gè)事件、問(wèn)題、狀態(tài)或結(jié)果原因的技術(shù),根據(jù)它們的重要性或細(xì)節(jié)層面說(shuō)明原因之間的關(guān)系。

具體步驟：

(1)闡述與低數(shù)據(jù)質(zhì)量相關(guān)的問(wèn)題。將其表示為魚(yú)骨的頭。

(2)列出問(wèn)題的類(lèi)別。采用集思廣益的方法共同討論問(wèn)題出現(xiàn)的可能原因,盡可能多地找出問(wèn)題,把相同的問(wèn)題分組,在魚(yú)骨上標(biāo)出。

(3)繼續(xù)進(jìn)行詢(xún)問(wèn)直到找出根本原因。

(4)制定解決根本原因的具體建議。

(5)結(jié)果歸檔。

圖2 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性質(zhì)量問(wèn)題分析(魚(yú)骨圖)

3.3 預(yù)防低數(shù)據(jù)質(zhì)量

預(yù)防未來(lái)低數(shù)據(jù)質(zhì)量就是要通過(guò)處理已知數(shù)據(jù)錯(cuò)誤發(fā)生的原因來(lái)預(yù)防未來(lái)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的發(fā)生,并且確保用于清洗或糾正當(dāng)前錯(cuò)誤的投資浪費(fèi)。因此,在發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)低數(shù)據(jù)質(zhì)量后,糾正當(dāng)前數(shù)據(jù)錯(cuò)誤應(yīng)與預(yù)防未來(lái)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤相結(jié)合。在ERP數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中,人們通常會(huì)忽略預(yù)防措施,而僅是糾正當(dāng)前錯(cuò)誤。預(yù)防措施會(huì)獲取長(zhǎng)期收益,并增進(jìn)人們對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的信心。

4 結(jié)論

本文通過(guò)對(duì)ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分析與研究,對(duì)ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)的質(zhì)量管理進(jìn)行概括。數(shù)據(jù)質(zhì)量的問(wèn)題繁瑣細(xì)碎,數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高技術(shù)涉及方方面面,本文概括并分類(lèi)出主要數(shù)據(jù)質(zhì)量影響因素。

本文拓寬了ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)“數(shù)據(jù)”定義的范圍,數(shù)據(jù)質(zhì)量不僅包括ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量,而且還包含了以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)生成的采購(gòu)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃的報(bào)表、流程等的數(shù)據(jù)質(zhì)量。根據(jù)ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn),重新研究并給出評(píng)估數(shù)據(jù)質(zhì)量的質(zhì)量維度,并結(jié)合ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)數(shù)據(jù)特點(diǎn)有針對(duì)性的、全面的進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估。

本文結(jié)合各個(gè)質(zhì)量維度評(píng)估時(shí)需要考慮到的具體事項(xiàng)研究了評(píng)估的具體步驟和具體模板,增強(qiáng)了論文的實(shí)用性。ERP本身是一個(gè)紛繁復(fù)雜的系統(tǒng),而數(shù)據(jù)質(zhì)量也是一個(gè)非常復(fù)雜的命題,因此沒(méi)有一種針對(duì)提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的方案能夠畢其功于一役。在數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估的自動(dòng)化和數(shù)據(jù)質(zhì)量的預(yù)警系統(tǒng)方面的研究仍需要進(jìn)一步深入的探討。

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Analysis and Research of ERP Data System

Hu Jialin

（Dongfang Turbine Co.,Ltd.Deyang Sichuan 618000）

In order to improve the successof ERP implementation,this article propose that the ERP data system's quality was the ERP project successful key aspect,and launched the research about quality control theory and quality diagnosticsmodel.According to ERP data system's function and attribute the paper gave the concrete appraisal step and the appraisal template.According to data quality appraisal result and quality control theory and method,the control and establishes the early warning mechanism were carried on.the fish bones chartwasused to carry on the reason analysisof the inferior data.Enables it's to have the pointed establishment of improvement program and raised the overall data quality level.This paper had carried on the confirmation through the case study to ERP data system'squality appraisaland the quality controlmethod.

ERP data system,data quality,data quality assessment,data quality control

胡佳林(1986-),女,陜西漢中人,助理工程師,工學(xué)學(xué)士,現(xiàn)從事汽輪機(jī)設(shè)計(jì)研發(fā)工作。