胡香枝

摘要：檔案管理是一項(xiàng)集管理和服務(wù)為一體的工作，它主要是對各部門形成的歷史文件進(jìn)行管理和服務(wù)的。在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)歷史階段，檔案管理都發(fā)揮著為當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)的作用。對整個(gè)社會(huì)的發(fā)展有遠(yuǎn)大的意義，因此，我們對檔案管理工作應(yīng)該給予足夠重視。文章從三個(gè)方面分析了檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決的方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

檔案管理是一項(xiàng)集管理和服務(wù)為一體的工作，它主要是對各部門形成的歷史文件進(jìn)行管理和服務(wù)的。在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)歷史階段，檔案管理都發(fā)揮著為當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)的作用。比如檔案管理部門對檔案進(jìn)行編撰研究，為社會(huì)實(shí)踐提供信息以便更好的適應(yīng)社會(huì)的需要等。由此可見檔案管理是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石，對整個(gè)社會(huì)的發(fā)展有遠(yuǎn)大的意義，因此，我們對檔案管理工作應(yīng)該給予足夠重視。但通過筆者對一些單位的調(diào)研，卻發(fā)現(xiàn)在日常檔案管理工作中存在一些問題，需要引起我們的注意。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）不重視專職檔案管理人員的配備

一些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作存在認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，認(rèn)為檔案管理人員就是抄抄寫寫、整理資料的工作，所以，不注重專業(yè)檔案管理人員的配備，他們中的大多數(shù)人員都不是科班出身，沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對檔案管理的工作并不了解，對檔案的重要性更是無從談起。在對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)方面存在應(yīng)付現(xiàn)象，對檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性不能很好的把握。有的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作，從而對檔案工作不能盡心盡力的完成，使檔案管理的水平不能提高。

（二）檔案管理工作中資金投入不到位

檔案在后期保存過程中，對外界環(huán)境條件的要求較高，因此，后期需要一定的資金投入才能保證檔案存放時(shí)不丟失、霉變、蟲蛀。比如在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位沒有專門的檔案室以及放置檔案材料的柜子，檔案室內(nèi)缺乏必要的采暖、除濕、通風(fēng)等裝置，甚至有的檔案室還存在著年久失修漏雨的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案材料保存困難。在信息社會(huì)的今天，使用科技手段運(yùn)用信息管理檔案已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)在管理檔案的新模式，這樣的話，就需要購置電腦、網(wǎng)線、軟硬件等，對資金的投入要求就更大。

（三）對檔案信息管理和編撰工作不夠重視

在檔案管理的過程中，很多單位還存在使用手工檢索的現(xiàn)象，這樣不但浪費(fèi)人力，工作效率還不高。另外檔案檔號不規(guī)范、組卷混亂、案卷缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象比較嚴(yán)重 。甚至有的檔案部門在編研工作上不是對于一些有價(jià)值的資料進(jìn)行編研，而是為了應(yīng)付上級部門的檢查，隨便的編撰一些沒有任何價(jià)值的資料。

二、檔案管理工作中存在問題的應(yīng)對措施

（一）充分重視，配置專職檔案管理人員

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，要意識(shí)到檔案管理的重要意義。在檔案管理人員的配置上，一要切實(shí)做到檔案工作專職專人負(fù)責(zé)，通過專業(yè)化的檔案管理，切實(shí)使檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。二要積極引入一批懂業(yè)務(wù)會(huì)管理的人員，并且從生活、工作等方面對他們 多進(jìn)行關(guān)心照顧，以便讓他們更好地開展工作。同時(shí)對現(xiàn)任的檔案管理工作人員可以采取定期不定期的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們通過自學(xué)和培訓(xùn)提高自己的業(yè)務(wù)知識(shí)。有條件的單位還可以采取把他們送到高等院校進(jìn)行進(jìn)修深造的方法，以此來加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)和人員業(yè)務(wù)知識(shí)及素質(zhì)的提高。

（二）在工作中充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性

由于檔案管理工作中比較枯燥，工作方式也比較落后，因此檔案工作人員長期以往難免會(huì)產(chǎn)生一些惰性。所以在工作中應(yīng)引入相應(yīng)的競爭和激勵(lì)措施，比如運(yùn)用聘任制的方法做到優(yōu)勝劣汰、能者上庸者下；對現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，增加檔案管理工作的緊迫感和壓力感，從而更大程度的激勵(lì)他們，挖掘個(gè)人潛能，開創(chuàng)工作新局面。

（三）對檔案工作加大資金投入力度

重視對檔案工作的資金投入力度，單位每年都要建立一定的預(yù)算，作為檔案室桌椅門窗的修繕，檔案柜的購置資金。同時(shí)，應(yīng)該適應(yīng)信息檔案的發(fā)展趨勢，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，運(yùn)用計(jì)算機(jī)多媒體手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

（四）建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度

應(yīng)根據(jù)單位特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度。應(yīng)以方便實(shí)用，可操作性強(qiáng)為原則。以便更好地發(fā)揮制度的作用。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性，對于檔案管理人員無論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般同志都要做到一視同仁。只有這樣才能更好地做好檔案管理工作 。

三、結(jié)語

總之，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它在社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)方面都發(fā)揮著極其重要的作用，各級各部門檔案管理人員應(yīng)引起足夠的重視，同時(shí)應(yīng)加大對檔案管理工作人力、物力、財(cái)力等方面支持力度，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的難題，以便使檔案這一重要的信息載體，能更好地為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李多.市場經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學(xué),2005(03).

[2] 樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng)，2008（24）.

（作者單位：平頂山天安煤業(yè)股份有限公司八礦）