黃建國(guó)

摘要：各類(lèi)企業(yè)為應(yīng)對(duì)瞬息萬(wàn)變的信息調(diào)整，逐步建設(shè)了適合自身情況的OA辦公系統(tǒng)。該文通過(guò)對(duì)OA辦公系統(tǒng)需求分析，闡述了基于數(shù)據(jù)庫(kù)的制造業(yè)中小企業(yè)辦公系統(tǒng)應(yīng)具備的功能模塊，并探討了數(shù)據(jù)庫(kù)的架構(gòu)，對(duì)部分關(guān)鍵代碼進(jìn)行了分析，最后提出了展望。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫(kù)；辦公系統(tǒng)；OA；企業(yè)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)15-3497-03

在如今的信息社會(huì)中，各類(lèi)各型企業(yè)改革不斷深入，企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)之間的協(xié)同辦公日益增強(qiáng)，企業(yè)日常所處理的信息來(lái)源、信息形式和應(yīng)對(duì)要求都在不斷變化，傳統(tǒng)的、陳舊的辦公架構(gòu)已跟不上日益繁雜的事務(wù)對(duì)接、信息編制和生產(chǎn)計(jì)劃等方面的步伐。所以，探討功能晚輩、操作友好的OA辦公系統(tǒng)是大勢(shì)所趨。科學(xué)的OA辦公系統(tǒng)對(duì)于工作效率的提升大有幫助，能有效轉(zhuǎn)變“等、靠、要”的落后的工作方式，通過(guò)辦公系統(tǒng)處理日常事務(wù)，通過(guò)信息載體及時(shí)掌握企業(yè)生產(chǎn)調(diào)度情況，縮減了決策匹配的時(shí)間，減少了生產(chǎn)指令的環(huán)節(jié)，有助于生產(chǎn)效率的大幅度提高。

1 OA辦公系統(tǒng)需求分析

在OA辦公系統(tǒng)構(gòu)建之初，進(jìn)行企業(yè)生產(chǎn)需求分析是第一位的。這個(gè)過(guò)程主要是確定OA減少目標(biāo)。對(duì)應(yīng)于規(guī)模較小的中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，功能需求要設(shè)置全面。以我市較為常見(jiàn)的機(jī)械類(lèi)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)OA系統(tǒng)建設(shè)的需求調(diào)查與探討的情況主要有兩大范疇：一是通過(guò)電子郵件為主的溝通銜接渠道，與上下級(jí)員工協(xié)調(diào)各項(xiàng)生產(chǎn)狀況，能夠以Workflow的模式開(kāi)展工作，涉及到請(qǐng)假上報(bào)、辦公用品購(gòu)置審核，員工設(shè)置個(gè)人日程進(jìn)度，各種檔案的規(guī)范性操作等。另一范疇則是面向企業(yè)辦公業(yè)務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)調(diào)度管理處理，就是說(shuō)要完全借助信息技術(shù)完成辦公業(yè)務(wù)的處理，使企業(yè)高層人員和部門(mén)負(fù)責(zé)人都能夠迅速地掌握生產(chǎn)情況、匯報(bào)進(jìn)度，科學(xué)地協(xié)同辦公，既提高了工作效率，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工低在Software、Hardware方面對(duì)系統(tǒng)的匹配。

由于制造業(yè)的中小企業(yè)信息化普及進(jìn)度較為緩慢，軟硬件配置一般不高。提高建設(shè)OA，就能夠有效應(yīng)對(duì)中小企業(yè)資金基礎(chǔ)薄弱的狀況。只要滿(mǎn)足基本的Hardware要求，軟件上主要是基于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的OA辦公系統(tǒng)。資金花費(fèi)少，員工在處理上也比較方便。

OA系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，需求分析要非常慎重，一種模式是從頭開(kāi)發(fā)，這種開(kāi)發(fā)模式是周期長(zhǎng)。第二種模式是對(duì)現(xiàn)有的程序進(jìn)行完善。就是二次開(kāi)發(fā)的模式。在對(duì)現(xiàn)有商業(yè)化系統(tǒng)基礎(chǔ)上開(kāi)展修改、增刪和完善，逐步實(shí)現(xiàn)制造業(yè)中小型企業(yè)建立具有符合企業(yè)特點(diǎn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。最后就通過(guò)系統(tǒng)整合的模式來(lái)將各個(gè)模塊整合為一個(gè)有機(jī)的整體。如此借助兩次開(kāi)發(fā)的方式來(lái)降低研發(fā)成本、節(jié)約人力資源、提高研發(fā)效率。

2 OA辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)

通常來(lái)說(shuō)，辦公系統(tǒng)主要是為提高辦公效率，增強(qiáng)系統(tǒng)功能，規(guī)范化員工的辦公模式，以此來(lái)完成日常及長(zhǎng)期的辦公任務(wù)的系統(tǒng)。辦公系統(tǒng)對(duì)于信息傳送與交流尤為重視。下面，通過(guò)對(duì)某制造業(yè)中小企業(yè)辦公系統(tǒng)的要求和特點(diǎn)，探討應(yīng)具有的功能設(shè)計(jì)。

2.1新聞發(fā)表系統(tǒng)

新聞發(fā)表系統(tǒng)主要對(duì)企業(yè)內(nèi)部或者與企業(yè)相關(guān)的信息、通知進(jìn)行展示。通過(guò)新聞發(fā)表系統(tǒng)，職工可以知曉企業(yè)相關(guān)信息，這是重要的信息平臺(tái)之一。管理員借助新聞發(fā)表系統(tǒng)發(fā)布新聞或者進(jìn)行刪除操作。

2.2公文收文/發(fā)文系統(tǒng)

制造業(yè)企業(yè)日常工作中的各種公文數(shù)量很大，通過(guò)公文收發(fā)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。職工可以分別以個(gè)人的身份或者部門(mén)的身份登陸系統(tǒng)，進(jìn)行收發(fā)配送屬于員工或者下屬科室的文件和通知，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范的公文流轉(zhuǎn)辦理。便捷性可與收發(fā)郵件相類(lèi)似。

2.3組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置子系統(tǒng)中，管理員可以設(shè)置或合并企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的靈活管理和科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.4庫(kù)存管理模塊

庫(kù)存管理模塊主要是對(duì)企業(yè)內(nèi)部倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)進(jìn)行科學(xué)管理和統(tǒng)計(jì)。職工能夠查看需要的庫(kù)存資源，能查詢(xún)?cè)O(shè)備的借用情況。