陳俊宇

摘要：5S現(xiàn)場(chǎng)管理是日本豐田式的管理，它在我國企業(yè)運(yùn)用廣泛。本文在對(duì)5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法內(nèi)容的探討基礎(chǔ)上，清晰地闡述了辦公室人員開展5S現(xiàn)場(chǎng)管理的原則，分析了辦公室推行5S現(xiàn)場(chǎng)管理的作用和目標(biāo)，并闡述了推行5S現(xiàn)場(chǎng)管理的效用。

關(guān)鍵詞：5S；現(xiàn)場(chǎng)管理法；辦公室；外部環(huán)境管理

一、5s的定義

5s是整頓（Seition）、素養(yǎng)（shitsuke）、清掃（seiso）、整理（seiri）和清潔（seiketsu）這5個(gè)詞語的簡寫。因?yàn)檫@5個(gè)詞語的s都是日語羅馬語拼音第一個(gè)字母，因此就縮寫為5s，開展整頓、修身、清掃、整理、清潔為內(nèi)容的活動(dòng)，叫做5s活動(dòng)。它的活動(dòng)的對(duì)象是“環(huán)境”，它要對(duì)現(xiàn)成環(huán)境的生產(chǎn)做到綜合的考慮，還要制定出一套實(shí)際可行的計(jì)劃和措施，從而達(dá)到優(yōu)化管理。5s活動(dòng)的精髓和核心是修身，如果在開展活動(dòng)的職工沒有很好的修身，那么這個(gè)活動(dòng)也就開展和堅(jiān)持不下去的。

二、5s辦公室管理現(xiàn)場(chǎng)的內(nèi)容

（一）整理：在工作現(xiàn)成中，要認(rèn)真的區(qū)別好什么是要的，什么是部需要的，只需要保留住需要的東西，沒有的東西就需要全部撤除

馬上要用的、暫時(shí)不用的長期不用的要區(qū)分對(duì)待；即便是必需品，也要適量；將必需品的數(shù)量降到最低程度；在哪兒都有可有可無的物品，不管是誰買，有多昂貴，也應(yīng)該堅(jiān)決處理掉，決不手軟！

1.對(duì)抽屜、柜子內(nèi)物品進(jìn)行分類，區(qū)分出必需品與非必需品，去除非必需品。找出非必需品及使用率不高的物品。明確物品使用頻率，必需品所需數(shù)量。身邊只放置必需品及必要的量。

2.對(duì)桌面上物品、文件進(jìn)行分類，暫時(shí)不用的從桌面上去除。只留正在處理的文件或正在使用的物品。處理結(jié)束立即歸類放置。提高工作的計(jì)劃性，各類文件、物品能夠做到分類放置。制定明確的工作計(jì)劃、工作目標(biāo)，不要輕易中途放置手上的工作。

3.對(duì)個(gè)人用品進(jìn)行整理，只保留一套在身邊，暫時(shí)不用的定點(diǎn)存放。對(duì)公用辦公用品進(jìn)行整理，只保留一套在固定的地點(diǎn)。

4. 桌下除椅子、垃圾簍以外不放置任何物品。將生活用品去除出工作區(qū)。沒有多余的物品在桌下隱藏。將不穿的鞋子、袋子徹底從桌下清除。

5.將過季的服裝清除出辦公室，衣掛上不掛其他物品。騰出空間，保持整潔。將私人不用的衣物清除辦公室。

6.對(duì)電腦內(nèi)存儲(chǔ)的文件進(jìn)行整理。將無用的文件刪除，騰出空間。分類打包整理。

7.對(duì)辦公室進(jìn)行全面整理。保持辦公場(chǎng)所內(nèi)沒有多余的物品。每天堅(jiān)持整理。

（二）整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，徹底地進(jìn)行整理，確定放置場(chǎng)所，規(guī)定放置方法，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理。

1.對(duì)抽屜、柜子內(nèi)要的物品進(jìn)行定位，并加注標(biāo)識(shí)。物品擺放整齊，標(biāo)識(shí)清楚一目了然。定位、分類明確。

2.對(duì)如電話、筆筒、便簽、臺(tái)歷等桌面上的辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一定置擺放。確立定置標(biāo)準(zhǔn)，每時(shí)每刻都要做到。對(duì)個(gè)性化的物品也要有明確的位置或者去除掉。辦公桌上沒有隨意放置的物品。領(lǐng)導(dǎo)帶頭遵守，督促大家共同執(zhí)行。

3.認(rèn)真分析物品的放置位置，尋找物品最佳放置地點(diǎn)。使身邊的物品達(dá)到最優(yōu)化，處理最應(yīng)該處理的事。將整理進(jìn)行到底。

4.為椅子設(shè)定擺放位置，整齊、不占道，人離開時(shí)將椅子放在指定的位置。

5.水具、衛(wèi)生潔具統(tǒng)一位置放置，擺放整齊、不隨意放置。統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，需要時(shí)才用的原則，責(zé)任人明確。保持用具干凈、整齊。責(zé)任人明確

6.確定電腦內(nèi)使用文件與備份文件的位置，并隨時(shí)更新。定好存儲(chǔ)區(qū)，正確命名，隨時(shí)找到，定期整理、整頓。

7.制定各類物品擺放位置，制定合理有效的原則，使每個(gè)人都明確自己應(yīng)該怎樣做。

（三）清掃：要把崗位變成無灰塵，干凈整潔，無垃圾，要把設(shè)備保養(yǎng)好，改造成一個(gè)沒有一塵不染的環(huán)境最高領(lǐng)導(dǎo)以身作則；人人參與；責(zé)任到人；與點(diǎn)檢、保養(yǎng)工作充分結(jié)合；杜絕污染源，建立清掃基準(zhǔn)。

1.分類處理非必需品，將無用的物品丟棄、變賣或交他人使用；暫時(shí)不用的物品分類標(biāo)識(shí)清晰存放。辦公現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)沒有垃圾亂放的現(xiàn)象。最高領(lǐng)導(dǎo)以身作則；責(zé)任到人。

2.每臺(tái)辦公自動(dòng)化設(shè)備責(zé)任到人，隨時(shí)打掃。重視日常檢查與保養(yǎng)，設(shè)備使用良好，零故障。

3.每日進(jìn)行清掃，注意保持，衛(wèi)生潔具使用后清洗干凈。保持飲水區(qū)、衛(wèi)生潔具干凈、整潔。制定責(zé)任人，實(shí)時(shí)督促。

4.隨時(shí)清理辦公垃圾，保持辦公場(chǎng)所干凈、整潔，創(chuàng)造一個(gè)舒適、優(yōu)美的辦公環(huán)境。加強(qiáng)引導(dǎo)，劃分區(qū)域，明確責(zé)任人。

（四）清潔：將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。尋找有效的激勵(lì)方法；堅(jiān)持不懈推行“透明管理”。

1.制定標(biāo)準(zhǔn)。各類標(biāo)準(zhǔn)明確、適用。領(lǐng)導(dǎo)重視，堅(jiān)決推行。

2.進(jìn)行多次的培訓(xùn)，積極引導(dǎo)，開展評(píng)比。統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，達(dá)成一致目標(biāo)。

（五）素養(yǎng)：要有制度的規(guī)定一些事情，都必須安裝嚴(yán)格的要求去執(zhí)行，養(yǎng)成一個(gè)良好的習(xí)慣制定相關(guān)的規(guī)章制度，教育培訓(xùn)，激發(fā)員工的熱情和責(zé)任感。

持續(xù)不斷地推進(jìn)前面4S，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，激發(fā)員工的熱情和責(zé)任感。提升員工素養(yǎng)，提升組織形象，創(chuàng)造組織文化。全員參與，培育員工進(jìn)行5S活動(dòng)的熱情。

二、辦公室職員開展5s活動(dòng)的原則

（一）自我管理5s現(xiàn)場(chǎng)的原則 ）

良好的工作環(huán)境，不能夠單單的指望別人來創(chuàng)造，也不能光知道添加新的辦公設(shè)備。需要很好的合理的依靠辦公室人員，需要在現(xiàn)場(chǎng)的當(dāng)事人員為自己創(chuàng)造出一個(gè)安全、方便、整齊、清潔的工作環(huán)境，讓他知道自己在改造了客觀世界的同時(shí)也把主觀世界改變了，創(chuàng)造出“美”的意識(shí)，從而養(yǎng)成現(xiàn)代化管理所需要的嚴(yán)格要求的風(fēng)氣、遵守紀(jì)律的習(xí)慣。

（二）辦公勤儉原則

5s現(xiàn)在管理的開展，慧聰辦公室清理出一些無用的東西，其中，有很多只是在辦公室沒有用，但是可以用于其他的地方的；還有一些是廢物，但是可以回收利用、需要報(bào)廢的也需要報(bào)廢手續(xù)在回收，不能沖動(dòng)，不分青紅皂白當(dāng)作垃圾處理。要嚴(yán)格的執(zhí)行制度，要制止、評(píng)判、教育那些大手大腳。不顧公司的“敗家子”作風(fēng)，嚴(yán)重的人員需要給于適當(dāng)?shù)奶幚?。?/p>

（三）持之以恒的原則

5s管理活動(dòng)開展起來是很容易的，可以搞的很隆重，在段時(shí)間里面就可以取得顯著的效果，但是要堅(jiān)持下去，就需要有持之以恒的心態(tài)，不斷的優(yōu)化。有很多組織在開展的工程中會(huì)出現(xiàn)一緊、二松、三垮臺(tái)、四重來的現(xiàn)象。所以要開展5s活動(dòng)就必須要有堅(jiān)持的精神，要長久的堅(jiān)持下去。組織首先應(yīng)將5S活動(dòng)納入崗位責(zé)任制，使辦公室人員都有明確的崗位責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn)；其次，要嚴(yán)格的做好的檢測(cè)?？己撕驮u(píng)比的工作，要把考核的結(jié)果和每個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤；第三，要做到PDCA循環(huán)不斷的提高5s活動(dòng)的水平，在通過檢測(cè)的過程中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

四、辦公室推行5S現(xiàn)場(chǎng)管理的作用

1.提高部門形象；

2.提高辦公效率；

3.提高辦公用品使用效率；

4.保障辦事效率，提高辦事速率；

5.要減少安全隱患，加大安全力度

6.要降低成產(chǎn)成本，養(yǎng)成節(jié)約的習(xí)慣

7.提高工作效率，降低完成任務(wù)周期

8.改善部門精神面貌，形成良好組織文化。

五、辦公室5S現(xiàn)場(chǎng)管理的目標(biāo)

1.工作變換時(shí)，尋找辦公用品、文件資料等，物品馬上找到，尋找時(shí)間為0；

2.整潔的工作環(huán)境，不良用品為0；

3.努力降低成本，減少消耗，浪費(fèi)為0；

4.工作順暢進(jìn)行，及時(shí)完成任務(wù)，延期為0；

5.無泄密，無丟失，安全，整齊，事故為0；

6.團(tuán)結(jié)，友愛，處處為別人著想，積極干好本職工作，不良行為為0。

六、5S現(xiàn)場(chǎng)管理的效用

1.最佳推銷員（Sales）——被辦事人員稱贊為干凈整潔的大廳，讓群眾對(duì)其信任，很高興到大廳辦事情；讓很多人來中心進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí)，使大家希望到這樣的單位來上班。

2.節(jié)約家（Saving）——降低不必要的辦公用品的浪費(fèi)；減少尋找辦公用品等的時(shí)間；提高工作效率。

3..安全保障（safely） ——視野開闊、寬廣明亮的職場(chǎng)，嚴(yán)格遵守制度，過道明亮整潔，不會(huì)造成雜亂而影響到工作。

4.標(biāo)準(zhǔn)化的推動(dòng)者（Standardization）規(guī)范辦公現(xiàn)場(chǎng)，大家都按照規(guī)定執(zhí)行任務(wù)，程序穩(wěn)定，品質(zhì)穩(wěn)定。

5.形成令人滿意的職場(chǎng)（Satisfaction）——?jiǎng)?chuàng)造明亮、清潔的工作場(chǎng)所，使員工有成就感，能造就現(xiàn)場(chǎng)全體人員進(jìn)行改善的氣氛。（作者單位：貴州大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 貴陽市政務(wù)服務(wù)中心）

おお

げ慰嘉南祝

[1]孫磊.5S管理提升班組文化品位.農(nóng)電管理.2011（01）

[2]王愛娥.5S現(xiàn)場(chǎng)管理助企業(yè)又快又好發(fā)展.農(nóng)藥市場(chǎng)信息.2010（03）

[3]馬建英. 基于“5S”的企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理探討.企業(yè)導(dǎo)報(bào).2011（01）

[4]什么叫5S管理.中國職工教育.2011（03）

[5]王堅(jiān).淺談5S 現(xiàn)場(chǎng)管理和CI 持續(xù)改進(jìn).科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2008（07）

[6]李楊，韓晨華，王海濤，潘子龍，閆傒.我國企業(yè)推行5S 的問題與解決之道.現(xiàn)代商業(yè).2010（09）