劉小群 張紅

摘要：為提高高校日常工作效率，使資金得到充分利用，設(shè)計(jì)了高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)采用“集中管理”模式，對(duì)高校所有財(cái)務(wù)流向進(jìn)行管理，以財(cái)務(wù)處理模塊為核心設(shè)計(jì)了面向?qū)W生和教職工的財(cái)務(wù)子系統(tǒng)，方便高校全體人員的財(cái)務(wù)管理與查詢。并針對(duì)學(xué)校教學(xué)建設(shè)等工作計(jì)劃設(shè)計(jì)了指標(biāo)控制子系統(tǒng)使資源配置達(dá)到最優(yōu)。最后提出系統(tǒng)維護(hù)的安全措施，保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；財(cái)務(wù)管理；資金

中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)20-4788-03

Designing of University Financial Management Information System

LIU Xiao-qun, ZHANG Hong

（City College of Dongguan University of Technology，Dongguan 523106, China）

Abstract: To improve daily work efficiency in the college and make funds fully utilized,a financial management information system of col lege is designed . The system uses a centralized management model to manage all financial flows in the college. The financial subsystem is designed as the core financial processing module for students and faculty to facilitate the financial management and query of all the staff of the college. The indicator control subsystem is designed for school teaching plan to make optimal resource allocation achieve optimal. Final ly, the system maintenance of security measures is proposed to ensure the reliable operation of the system.

Key words: information system; financial management; funds

高校財(cái)務(wù)管理是指高校范圍內(nèi)有關(guān)資金的組織、籌集、調(diào)撥、融通、使用、結(jié)算、分配以及資金使用效益管理工作的總稱。[1]隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大以及辦學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，高校由過(guò)去單純的以教學(xué)科研為中心轉(zhuǎn)變?yōu)榧虒W(xué)、科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)、咨詢服務(wù)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)并舉[2]。而財(cái)務(wù)管理作為高校內(nèi)部管理體制中的重要組成部分，如何在錯(cuò)綜復(fù)雜的發(fā)展形勢(shì)中，進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)管理體系提高資金利用率無(wú)疑將制約著高校的深入發(fā)展[3]。

該文設(shè)計(jì)的高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)滿足財(cái)務(wù)管理工作需要，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門、普通師生提供周到快捷的良好信息服務(wù)。將高校財(cái)務(wù)管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使教職員工、學(xué)生和辦事者及時(shí)了解辦事流程、學(xué)習(xí)安排、學(xué)校資源、各種申請(qǐng)狀態(tài)等信息。

1系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

該文設(shè)計(jì)的高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)采用“集中管理”的模式，由學(xué)校財(cái)務(wù)處統(tǒng)一管理各院系的財(cái)務(wù)支出與納入，其功能包括學(xué)生財(cái)務(wù)管理、教職工的工資管理、資產(chǎn)管理、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理、財(cái)務(wù)指標(biāo)控制、賬務(wù)處理管理、會(huì)計(jì)檔案管理以及綜合信息查詢。如圖1所示。

設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的關(guān)系結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。該系統(tǒng)以賬務(wù)處理子系統(tǒng)為核心，以指標(biāo)控制子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)指標(biāo)為依據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)支出與收納，經(jīng)系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審核結(jié)算后，反饋指標(biāo)控制子系統(tǒng)。其中財(cái)務(wù)出納的對(duì)象包括學(xué)生財(cái)務(wù)、職工工資、資產(chǎn)設(shè)備、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等。而財(cái)務(wù)出納的數(shù)據(jù)經(jīng)系統(tǒng)審核后成有效數(shù)據(jù)，教職工及學(xué)生可通過(guò)前臺(tái)服務(wù)界面查詢。為了約束財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的行為規(guī)范，系統(tǒng)中設(shè)立了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)供用戶查詢督導(dǎo)。

圖2高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)關(guān)系結(jié)構(gòu)

2系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

2.1學(xué)生財(cái)務(wù)子系統(tǒng)

學(xué)生財(cái)務(wù)子系統(tǒng)包括了對(duì)學(xué)生收費(fèi)、發(fā)放獎(jiǎng)學(xué)金、辦理助學(xué)貸款等功能。對(duì)高校來(lái)說(shuō)，學(xué)生是最大的管理群體，對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，有效解決學(xué)生日常財(cái)務(wù)管理將大大提高學(xué)校的運(yùn)作效率。學(xué)生財(cái)務(wù)系統(tǒng)包含的內(nèi)容如表1所示。

表1學(xué)生財(cái)務(wù)子系統(tǒng)設(shè)計(jì)

為方便學(xué)生繳費(fèi)和查詢，節(jié)省財(cái)務(wù)處理人力資源，采用校園卡的方式完成學(xué)生財(cái)務(wù)的相關(guān)流程。新生入學(xué)時(shí)統(tǒng)一發(fā)放銀行卡和校園卡，校園卡可支持學(xué)生的日常消費(fèi)，并可以直接從與其綁定在一起的銀行卡中圈錢。而銀行卡可以以直接轉(zhuǎn)賬的方式由學(xué)生在自助系統(tǒng)完成學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的繳納。銀行卡也可完成學(xué)校獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)貸款和勤工儉學(xué)工資的發(fā)放。省去了現(xiàn)金的流動(dòng)以及人員處理帶來(lái)的不便，同時(shí)學(xué)生可以直接通過(guò)圈錢機(jī)來(lái)查詢校園卡和銀行卡的金錢流動(dòng)記錄，提高了學(xué)校的運(yùn)作效率。

2.2工資管理子系統(tǒng)

工資管理子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要包括職工基本信息的導(dǎo)入和修改，職工工資的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)文件，工資不變數(shù)據(jù)(基本工資及公積金等)的錄入與修改,工資變動(dòng)數(shù)據(jù)(授課、獎(jiǎng)金、科研成果等)的更新,其中工資不變數(shù)據(jù)建立的文件可供長(zhǎng)期使用，工資變動(dòng)數(shù)據(jù)由各月輸入審查后成有效數(shù)據(jù)。工資發(fā)放額的計(jì)算為總工資除去代扣社會(huì)保險(xiǎn)金、住房公積金、個(gè)人所得稅。系統(tǒng)自動(dòng)生成工資冊(cè)，由相關(guān)部門進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，職工可通過(guò)自己的權(quán)限賬號(hào)進(jìn)行查詢。設(shè)計(jì)內(nèi)容如表2所示。

表2工資管理子系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.3項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)子系統(tǒng)

項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)子系統(tǒng)由項(xiàng)目人員統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)安排項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出。設(shè)計(jì)內(nèi)容包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范、經(jīng)費(fèi)支出流向記錄、資金的支撐時(shí)間和階段。在項(xiàng)目的每項(xiàng)支出中需要財(cái)務(wù)工作人員的監(jiān)督，會(huì)計(jì)經(jīng)手報(bào)銷的經(jīng)費(fèi)支出結(jié)算完成后需注明經(jīng)辦人供部門監(jiān)察，嚴(yán)防?？顬E用。由于項(xiàng)目中有幾類費(fèi)用會(huì)規(guī)定最大額度，系統(tǒng)對(duì)這類經(jīng)費(fèi)超出規(guī)定額度后將發(fā)出提示，并不再劃撥相應(yīng)款項(xiàng)。項(xiàng)目結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)流向進(jìn)行評(píng)估，也可對(duì)賬單自動(dòng)歸類供單位比較審核。功能設(shè)計(jì)方案如表3。

2.4資產(chǎn)管理子系統(tǒng)

以部門為基本單位對(duì)學(xué)校的固定資產(chǎn)進(jìn)行登記。包括對(duì)現(xiàn)有的原資產(chǎn)進(jìn)行登記與估價(jià)，對(duì)購(gòu)進(jìn)的新設(shè)備及新材料進(jìn)行登記并對(duì)應(yīng)財(cái)產(chǎn)值，對(duì)報(bào)廢的舊設(shè)備及時(shí)做出庫(kù)處理并與系統(tǒng)及時(shí)對(duì)賬。資產(chǎn)登記的屬性包括資產(chǎn)名目、資產(chǎn)類別、所屬部門、入庫(kù)時(shí)價(jià)值、入庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)處理、出庫(kù)時(shí)間、經(jīng)辦人。

2.5指標(biāo)控制子系統(tǒng)

指標(biāo)控制子系統(tǒng)涉及財(cái)務(wù)的方方面面，控制著各院系及行政各部門的財(cái)政預(yù)算（如圖3），是高校財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)合理的財(cái)政預(yù)算做出相應(yīng)的分項(xiàng)撥款，使資金得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資源最優(yōu)配置。指標(biāo)控制子系統(tǒng)由預(yù)算小組總結(jié)往年的資金分配經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)前學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r，考慮下一學(xué)年的工作計(jì)劃制定出來(lái)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)部門審核通過(guò)并以此為指標(biāo)指導(dǎo)下一學(xué)年工作。

圖3指標(biāo)控制系統(tǒng)覆蓋面示意圖

2.6賬務(wù)處理子系統(tǒng)

賬務(wù)處理子系統(tǒng)是財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的核心部分，實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的入賬管理、報(bào)銷憑證管理、出納管理、賬目審核，賬務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了跨校區(qū)辦學(xué)的財(cái)務(wù)整合，可以對(duì)其他子系統(tǒng)進(jìn)行名目分類和數(shù)據(jù)管理。其中前面提到的校園卡屬于數(shù)字化賬務(wù)管理，只通過(guò)設(shè)備完成財(cái)務(wù)出納這一操作過(guò)程。

圖4財(cái)務(wù)處理管理系統(tǒng)流程

2.7會(huì)計(jì)檔案子系統(tǒng)

會(huì)計(jì)人員是財(cái)務(wù)管理的主體,會(huì)計(jì)人員的技能水平和職業(yè)操守對(duì)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的合理性和安全性產(chǎn)生很大影響。本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是基于網(wǎng)絡(luò)的信息系統(tǒng)，因此系統(tǒng)的管理者除了具備專業(yè)的會(huì)計(jì)水平還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)檔案除了會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)憑證、職務(wù)、工作經(jīng)驗(yàn)，還包含了會(huì)計(jì)的計(jì)算機(jī)技能水平培訓(xùn)經(jīng)歷，計(jì)算機(jī)水平測(cè)試記錄，職業(yè)操守培訓(xùn)記錄，部門監(jiān)察打分記錄。分別在會(huì)計(jì)技能，計(jì)算機(jī)技能和道德素質(zhì)水平上進(jìn)行了公示。確保管理者具有的綜合能力能有效維護(hù)和管理信息系統(tǒng)。

2.8綜合信息查詢子系統(tǒng)

綜合信息查詢子系統(tǒng)為方便高校學(xué)生與全體員工而設(shè)計(jì)，使其通過(guò)瀏覽器對(duì)自己關(guān)心的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。查詢系統(tǒng)通過(guò)對(duì)之前設(shè)計(jì)的學(xué)生財(cái)務(wù)管理、工資管理、經(jīng)費(fèi)管理等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取，將用戶關(guān)心的數(shù)據(jù)輸入到對(duì)應(yīng)的查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)對(duì)學(xué)生、教師、其他員工及各學(xué)院部門設(shè)定不同的權(quán)限，不同用戶憑借自己的賬號(hào)進(jìn)行登錄，查詢與自己相關(guān)的財(cái)務(wù)信息。該子系統(tǒng)方便了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)員工和廣大師生通過(guò)校園網(wǎng)查詢信息，并通過(guò)權(quán)限管理保證系統(tǒng)安全性。

2.9系統(tǒng)的安全

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)涉及到高校所有的工作并涵蓋了所有人員信息，因此系統(tǒng)的安全維護(hù)尤為重要。除了前面設(shè)計(jì)中提到的加強(qiáng)會(huì)計(jì)工作者的職業(yè)道德培養(yǎng)以及用戶賬號(hào)權(quán)限設(shè)定消除內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)威脅，還應(yīng)針對(duì)黑客攻擊、病毒等信息安全問(wèn)題防患于未然[4]。購(gòu)買強(qiáng)有力的殺毒軟件防止病毒侵害，并運(yùn)用防火墻或入侵檢測(cè)系統(tǒng)，防止黑客攻擊。為預(yù)防誤操作或意外斷電造成數(shù)據(jù)庫(kù)丟失或中止運(yùn)行給高校正常運(yùn)作帶來(lái)不便，系統(tǒng)人員應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，并數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器進(jìn)行定期維護(hù)。

3總結(jié)

該文設(shè)計(jì)的高校管理信息系統(tǒng)是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化系統(tǒng)，涉及到學(xué)生收費(fèi)，教師工資管理，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理，資金使用指標(biāo)控制，資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)，安全維護(hù)等方方面面。方便了高校師生及其他員工的財(cái)務(wù)管理與查詢，使項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用合理化、透明化，對(duì)學(xué)校的資產(chǎn)管理清晰化，最終實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置，提高了高校資金的利用效率。

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