詹斌 邱偉藝

摘要：中央電大開發(fā)的“廣播電視大學教務管理信息系統(tǒng)”推出以來，為基層電大提供了統(tǒng)一的、科學的教務管理支持應用平臺；然而由于軟件開發(fā)落后于實際需求的特點，基層電大教學管理人員進行考場編排管理仍需利用EXCEL等輔助軟件，傳統(tǒng)的操作方法存在工作效率低等問題。該文總結(jié)了利用EXCEL開發(fā)電大考務信息管理軟件，提高電大考務工作效率的一些做法。

關(guān)鍵詞：EXCEL；VBA；數(shù)據(jù)處理；考務信息管理；考場編排

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)23-5620-04

教學質(zhì)量是電大生存的生命線，考務管理工作則是電大教學質(zhì)量保障體系的重要組成部分，關(guān)系到開放教育工作的可持續(xù)發(fā)展。近年來，惠東電大在訂卷、考場編排方面，利用計算機數(shù)據(jù)庫查詢技術(shù)和電子表格、編程技術(shù)，使用上級電大所提供的考試安排信息、及本校所擁有的開課信息、重修重考數(shù)據(jù)，采用流程化操作的方法，利用EXCEL辦公軟件開發(fā)考場編排輔助軟件，準確、方便、快捷地完成訂卷和考場編排工作，通過該軟件輔助考務信息管理，實現(xiàn)了考務信息的準確性、嚴肅性、規(guī)范性，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務。現(xiàn)在將此軟件的設計背景及設計思想、主要特點在下文中加以討論。

1基層電大考務信息管理工作中的存在問題

目前,各級電大統(tǒng)一使用中央電大開發(fā)的“廣播電視大學教務管理信息系統(tǒng)JWGLNET”(以下簡稱“教務管理系統(tǒng)”) ,“教務管理系統(tǒng)”具有很強的考試工作管理功能,可以實現(xiàn)考試定義、考點管理、報考管理、考場編排等多項功能，我們在電大考務管理過程中，發(fā)現(xiàn)教務系統(tǒng)所產(chǎn)生考場編號是隨機的，而具體的考室號是固定的，“教務管理系統(tǒng)”中的邏輯考場號與學校管理中的物理教室編號是無法對應的[1]。

廣播電視大學開設的專業(yè)多，各專業(yè)的課程也很多，概括起來就是考生人數(shù)多、考生類別多、考場多、考試科目多[1]。為了方便學員查詢，考務管理機構(gòu)仍須為每一場的考試指定好具體的考室號，并整理出考場安排總表，這樣才能方便考生考試和監(jiān)考人員組織考試，這里面包含了正考課程和重修重考課程，考務管理人員必須思路清晰，周密安排，精心組織，才能使信息傳遞順暢，保證考試管理系統(tǒng)的高效、有序運行[2]。編制考場安排總表的工作往往要耗費考務管理人員的大量時間和精力。由于不少教務管理人員同時還兼任電大輔導教師，從教師的專業(yè)發(fā)展角度來看，由于教務工作量大，大大分散了從事教學工作的精力，不利于教師的專業(yè)發(fā)展。

2突破傳統(tǒng)思維研發(fā)考務軟件

針對以上考務管理存在的問題，經(jīng)過分析研究，發(fā)現(xiàn)應用EXCEL軟件中的數(shù)據(jù)庫查詢功能和VBA程序設計功能，可整合出一套考務數(shù)據(jù)處理及考場安排總表制作的計算機輔助管理方法，形成實用的考務軟件。

2.1利用EXCEL進行考務數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)庫查詢，又稱DBQ (data basequery)，在EXCEL電子表格軟件中也有數(shù)據(jù)庫查詢功能，使用Microsoft Query查詢向?qū)?，可以連接到外部數(shù)據(jù)源，從那些外部數(shù)據(jù)源選擇數(shù)據(jù)，將該數(shù)據(jù)導入到工作表中，如圖1。[3]

利用EXCEL查詢向?qū)е?，將中央電大的考試計劃表和本校的開課計劃表，通過卷號信息進行連接，即可獲得我們需要的數(shù)據(jù)，即包含有考試日期、考試時間的本?？紙霭才?訂卷數(shù)據(jù)。步驟如下：

1）在EXCEL中將開課計劃表及考試計劃表另存為dbase 4(dbf)格式的數(shù)據(jù)表。

2）利用EXCEL查詢向?qū)烧伎颇康目紙霭才?、訂卷信息表?/p>

首先，調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單的“新建數(shù)據(jù)庫查詢”命令。

圖2導入外部數(shù)據(jù)-新建數(shù)據(jù)庫查詢

在彈出的對話框中選擇數(shù)據(jù)源：

圖3選擇數(shù)據(jù)源

在選擇列對話框中，選擇建立查詢所需的數(shù)據(jù)，如考試計劃表中的所有列及開課計劃表的班代碼、班名稱、人數(shù)、卷號（用來與考試計劃表關(guān)聯(lián)）。

圖4選擇列

然后，出現(xiàn)下圖對話框，點擊“確定”。

圖5對話框

出現(xiàn)下圖，即查詢設計窗口。

圖6查詢設計器

這時，數(shù)據(jù)顯示共有80958條，而實際本校并無這么多的數(shù)據(jù)，還需要將兩表用關(guān)鍵詞關(guān)聯(lián)起來，如下圖，現(xiàn)在，顯示查詢的結(jié)果只有110條記錄。

接著，按照考試日期、時間、卷號、班代碼排序，最后，將查詢的結(jié)果以數(shù)據(jù)方式返回到EXCEL中。

2.2利用EXCEL生成考場安排總表

要快速地生成考試安排總表，首先我們要了解一下什么是VBA編程技術(shù)。VBA是Ofice系列軟件的內(nèi)置編程語言，VBA的語法同VB類似，但比VB增加了很多特有的函數(shù)和對象，這些函數(shù)、對象是專門提供給用戶使用的。當以Excel作為二次開發(fā)平臺時，VBA編寫的應用程序可以訪問所有的Excel功能。[4]

下面以一個例子說明VBA編程技術(shù)在考務管理中的應用，特別是在提高EXCEL操作的速度上具有得天獨厚的優(yōu)勢。例如，經(jīng)過上述數(shù)據(jù)庫查詢，返回EXCEL中的數(shù)據(jù)，即詳細的考場安排數(shù)據(jù)，如何將其改為考場安排總表呢？如圖9所示，我們發(fā)現(xiàn)，報考數(shù)據(jù)中有些行人數(shù)超過30人，受目前課室大小的限制，需要按30人一批作為一間試室。我們需要用VBA編制一個小程序，將人數(shù)超過30人的班級，例如第一行，52人，自動在下方插入一行，然后按照30人、22人劃分為兩個試室。效果如圖10。

編寫的EXCEL VBA程序如下：

Public Sub tianchong()

Dim i As Integer

Dim m As Integer

Dim renshu As Integer

Dim n As Integer

Dim j As Integer

For i = 2 To 1000

If Cells(i, 1) = "" Then

Exit Sub

End If

For m = 1 To 10

If Cells(1, m) = "人數(shù)" Then

renshu = Cells(i, m).Value

Exit For

End If

Next m

n = -Int(-renshu / 30)

If n > 1 Then

Rows(i + 1).Select

For j = 1 To n - 1

Selection.Insert Shift:=xlDown

Next j

Range("A" & i & ":J" & i + n - 1).Select

Selection.FillDown

Selection.Font.Bold = True

For j = i To i + n - 1

If j < i + n - 1 Then

Cells(j, m) = 30

Else

If renshu Mod 30 <> 0 Then

Cells(j, m) = renshu Mod 30

Else Cells(j, m) = 30

End If

End If

Next j

End If

Next i En

d Sub

3系統(tǒng)特點及應用效果

既然這是一套考務輔助管理軟件，其中自然少不了具體的操作流程。主要的操作流程可分為三步，第一步，將中央電大及省電大所下發(fā)的考試計劃，起初是EXCEL文檔，但不是規(guī)范的數(shù)據(jù)庫，在EXCEL中將其整理成記錄單的形式，然后根據(jù)所需進行的下一步處理，轉(zhuǎn)存成DBF數(shù)據(jù)表格式。第二步，利用前述數(shù)據(jù)庫查詢技術(shù)，根據(jù)本校所有正考及補考的數(shù)據(jù)，利用卷號連接查詢的方法，生成所有考試科目的數(shù)據(jù)（包含了考試日期和時間信息、卷號、課程名稱、班級名稱、人數(shù)等信息），用于訂卷；第三步，在EXCEL中，利用VBA編程技術(shù)，高效地進行處理，提高工作效率，生成考場安排數(shù)據(jù)（比如，同一班級，按每室30人劃分不同考室，并自動填寫起止學號等）。

圖10主要操作流程

該考務軟件的特點及應用效果如下：

1）系統(tǒng)特點

該考務軟件主要以電子表格操作及數(shù)據(jù)庫查詢操作為主，對操作員要求是掌握EXCEL及會使用數(shù)據(jù)庫查詢功能。需要應用的程序代碼的應用嵌套在電子表格文檔中，只在需要時調(diào)用，因此只要按照操作流程來操作，就可確保數(shù)據(jù)的準確性。在采用EXCEL整理訂卷數(shù)據(jù)及安排考場總表的基層電大教務管理部門，經(jīng)本人了解，多數(shù)還停留在初級的應用層次，采用此方法不但可行，而且對提高基層電大教務管理人員的計算機應用水平也有一定的幫助。

2）應用效果

利用該考務信息管理軟件，有效地利用了上級電大所下發(fā)的資源，同時又利用了本校的重修重考報考系統(tǒng)所生成的數(shù)據(jù)，為教務部門及時上報訂卷信息，快速安排考場提供了信息技術(shù)支持服務，提高了工作效率和工作準確度。并且最終可以將考場安排情況上傳至網(wǎng)絡服務器，可以分班分科目準確打印，使各班考生、各班主任及教師可以選擇專業(yè)或課程準確打印。

參考文獻：

[1]黎輝,王杰,陳亮.電大考務管理信息化的研究與應用[J].新疆廣播電視大學學報,2006(4).

[2]張志方.以控制論的觀點探討市級電大考務管理[J].內(nèi)江科技,2007(2).

[3]佚名.關(guān)于使用Microsoft Query檢索外部數(shù)據(jù)[EB/OL].微軟中國官網(wǎng)，http://office.microsoft.com/zh-cn/excel-help/HP005274751. aspx.

[4]吳敬兵,潘偉峰.基于VBA的EXCEL二次開發(fā)應用研究[J].湖北教育學院學報,2007，(2).

[5]李政,梁海英,李昊.VBA應用基礎與實例教程[M].北京:國防工業(yè)出版社,2005.