陳寰

摘要：EndNote作為一個參考文獻(xiàn)的管理工具，逐漸的被越來越多的科研工作者所使用。該文利用EndNote軟件具備的自動下載PDF文件的功能，提出了一種對下載的PDF文件進(jìn)行整理并構(gòu)建本地PDF英文文獻(xiàn)庫的PDF文件管理方法，并介紹了本地PDF英文文獻(xiàn)庫如何在不同電腦之間進(jìn)行轉(zhuǎn)移及如何在不同成員之間進(jìn)行共享。該方法有利于科研工作者利用EndNote軟件對PDF文件進(jìn)行管理，及時查看EndNote條目中對應(yīng)的PDF文件。

關(guān)鍵詞：EndNote；PDF；下載；路徑

中圖分類號：G250.76文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2012)23-5591-02

Establishment of PDF Library Based on EndNote

CHEN Huan

(Key Laboratory for Urban Habitat Environmental Science & Technology, School of Environment & Energy, Peking University Shenzhen Graduate School, Shenzhen 518055, China)

Abstract: This paper uses EndNote software to automatically download PDF files, then organize the downloaded PDF files, build a local PDF Library. This paper also introduces how to transfer the PDF library between different computers and How to share PDF files between different members.

Key words: EndNote; PDF; download; path

1概述

當(dāng)研究者進(jìn)行科學(xué)研究時，需要對該方向的研究進(jìn)展進(jìn)行文獻(xiàn)綜述，然后基于目前該領(lǐng)域已有的研究成果，提出自己的想法并加以論證。當(dāng)今信息時代，論文和期刊數(shù)據(jù)激增，如何高效、準(zhǔn)確、便捷的獲取對自己研究有幫助的參考文獻(xiàn)是每個研究者都會遇到的問題[1]。目前用的比較多的文獻(xiàn)管理軟件是NoteExpress和Endnote。由于這兩種軟件能很好的分別和中英文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫（CNKI, Web of Science）連接，用NoteExpress檢索中文文獻(xiàn)，中文標(biāo)準(zhǔn)，中文碩博論文，用Endnote檢索英文文獻(xiàn)和論文能夠快捷的獲得需要的文獻(xiàn)。目前，已經(jīng)有很多關(guān)于Endnote如何在科研寫作中應(yīng)用的文獻(xiàn)發(fā)表[2-4]。然后，還沒有文獻(xiàn)報道如何用Endnote下載和管理英文文獻(xiàn)的PDF文件。本研究基于Endnote可以自動下載PDF文件的功能，提出了一種新的PDF文獻(xiàn)庫的建立規(guī)則，有利于研究者便捷的用Endnote瀏覽英文文獻(xiàn)的PDF全文。

2 PDF文件的下載

2.1創(chuàng)建EndNote文件

安裝好Endnote X5軟件后，啟動程序，在程序的主界面菜單欄上選擇“File”-“New”,創(chuàng)建一個新的EndNote文件，并選擇文件的保存位置。在EndNote文件的保存位置中，我們可以看到軟件自動生成了一個擴展名為“.enl”的文件和一個擴展名為“.data”的文件夾，文件夾用于存放EndNote文件中附帶的文本和圖片等文件[5]。

2.2查詢文獻(xiàn)條目

Endnote X5具有英文文獻(xiàn)檢索功能，可以在能聯(lián)網(wǎng)的電腦中，直接打開軟件進(jìn)行英文文獻(xiàn)條目的檢索。具體操作如下：點擊“Online Search”下面的“Web of Science (TS)”，在出現(xiàn)的連接窗口中（右下），可以按照自己的需求填寫檢索條件進(jìn)行文獻(xiàn)條目的檢索。檢索得到的文獻(xiàn)條目自動保存在EndNote文件中。

Endnote X5除了提供“Web of Science (TS)”數(shù)據(jù)庫的連接外，還提供了很多其他期刊及大學(xué)圖書館數(shù)據(jù)庫的連接，具體查看操作如下：點擊“Online Search”下面的“more…”，出現(xiàn)一個“Choose A Connection”對話框，里面有很多可以選擇的數(shù)據(jù)庫連接[2, 6]。

2.3下載PDF文件

Endnote X5具有PDF文件自動下載功能，只要確保軟件具有數(shù)據(jù)庫的訪問和下載權(quán)限，軟件可以批量的自動下載文獻(xiàn)對應(yīng)的PDF文件。具體操作為如下：選中需要下載PDF全文的文獻(xiàn)條目，右擊鼠標(biāo)，選擇“Find Full Text”，再點擊Sub-list中的“Find Full Text”。當(dāng)PDF文件下載成功后，文獻(xiàn)條目前面會有一個回形針的標(biāo)識出現(xiàn)。

3 PDF英文文獻(xiàn)庫的建立

3.1修改“Output Styles”文件

通常，EndNote中看不到文獻(xiàn)條目中鏈接的PDF文件的路徑，這和“Output Styles”設(shè)定的輸出內(nèi)容有關(guān)。當(dāng)需要查看文獻(xiàn)條目中的路徑或者其他信息時，則需要對Output Styles文件進(jìn)行修改[4]。具體操作如下：點擊“Edit”-“Output Styles”-“Open Style Manag er”，出現(xiàn)“Endnote Styles”的對話框，選中需要修改的“Style”，點擊“Edit”，出現(xiàn)該Style的對話框。點擊左側(cè)樹形目錄中的Bibliogra phy下的Layout，這時右側(cè)出現(xiàn)上下兩個窗口，把代碼File Attachments和代碼Accession Number拷貝到下面的窗口中，每個代碼分別占一行，保存Style對話框并關(guān)閉。選擇修改完畢的Style為輸出格式，這個時候可以在EndNote右下角的對話框中看到所選文獻(xiàn)條目中鏈接的PDF文件的路徑及Accession Number。

3.2建立本地PDF文獻(xiàn)庫

當(dāng)文獻(xiàn)PDF文件被EndNote軟件下載成功后，文件被放在Endnote文件所對應(yīng)的文件夾里面。例如“[1] De Brouwer, J. F. C. and

L. J. Stal (2004). "Does warm-water extraction of benthic diatoms yield extracellular polymeric substances or does it extract intracellular chrysolaminaran?" European Journal of Phycology 39(2): 129-131.”條目的PDF文件路徑為“internal-pdf://De Brouwer-2004-Does warm-water extr-1515128832/De Brouwer-2004-Does warm-water extr.pdf”。這就意味著每個Endnote文件里面的PDF文件被放置在了不同的文件夾里面。當(dāng)不同的Endnote文件里面含有相同的英文文獻(xiàn)條目時，容易造成硬盤里面含有多個某文獻(xiàn)對應(yīng)的的PDF文件，導(dǎo)致了重復(fù)存儲。為了保證一個英文文獻(xiàn)在電腦里面只有對應(yīng)的1個PDF文件，需要對PDF文件重新整理，將全部的PDF文件以特定的規(guī)則命名及存放，保證每篇文獻(xiàn)只有一個PDF文件保存在硬盤上面。首先，對于文件的命名，可以考慮以文件唯一的、特有的Accession Number重新命名文件名稱，如此可以避免PDF文件重名。然后，在D盤根目錄下面新建文件夾，命名為Jour nal_Articles_eng，以Accession Number命名的PDF文件在Journal_Articles_eng文件夾下面按照文獻(xiàn)發(fā)表年份存放在以年份命名的子文件夾里面。最后將PDF文件手動鏈接到對應(yīng)的文獻(xiàn)目錄里面。例如上述英文文獻(xiàn)條目修改完畢后，所對應(yīng)的PDF路徑為“file:// D:Journal_Articles_eng2004

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