李學軍

創(chuàng)新，是馬克思主義的一條重要原理，創(chuàng)新的基礎(chǔ)在于求真務實，實事求是，理論聯(lián)系實際，就是使思想與實際相符合，使主觀與客觀相符合。隨著科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的革新更是日新月異，IPV6、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等一些高新技術(shù)很快就開始在檔案管理等傳統(tǒng)領(lǐng)域進行應用。我們可以運用IPV6的傳輸速度、云計算的海量存儲和物聯(lián)網(wǎng)的多終端融合技術(shù)，把以前流程繁瑣、管理信息量大的人事檔案管理工作進行簡化，從而達到在管理過程中體現(xiàn)創(chuàng)新、應用創(chuàng)新的目的。

一、人事檔案管理的特點

任何事物都存在普遍性，也存在著特殊性。同樣，人事檔案管理除了具備其他檔案管理所共有的屬性外，還具有自身的特點，主要表現(xiàn)在以下四個方面：

第一，真實性。真實性是管理人事檔案的首要條件。人事檔案必須是真實的，這樣管理起來才有意義。如何來保證它的真實性，一定要做到三個必須，即：歸檔材料必須經(jīng)過組織審查和認可；歸檔材料必須符合有關(guān)政策規(guī)定的要求；歸檔材料必須經(jīng)過認真鑒別。

第二，完整性。完整性是指人事檔案必須反映單位職工的全貌，人事檔案的內(nèi)容應當反映相關(guān)人員的全面情況和全部歷史。為了保證人事檔案管理的完整性，要及時地、經(jīng)常地將反映職工變化的人事檔案材料收集歸檔。做到完整、真實、條理、精練、實用。

第三，動態(tài)性。歷史在發(fā)展，社會在前進，每個人的情況也在不斷變化。由于人事檔案材料形成于不同的歷史時期，不可避免地帶有時代的色彩，特別是歷次運動中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是錯誤的。為了保證人事檔案準確可靠，必須根據(jù)情況變化和有關(guān)規(guī)定，將那些喪失價值或不準確的材料進行清理。這同樣是一種“動態(tài)”。

第四，機密性。因為人事檔案記載著職工各個方面的情況，涉及到本人有關(guān)的工作和一些重大事件，反映單位職工的功績、過錯和失誤。其中既有組織上的考核、考察材料，也有知情人為組織提供的旁證情況，以及本人撰寫的材料。它的絕大部分內(nèi)容只能限于組織掌握，不能向社會擴散，也不得隨便公開。

二、信息時代人事檔案管理的幾點意見

在信息時代，人事檔案管理要樹立創(chuàng)新觀念。傳統(tǒng)的內(nèi)向封閉的管理體制對于保證人事檔案的完整性和安全性起到了一定作用，但隨著社會的發(fā)展進步，干部人事制度的改革和人才強國戰(zhàn)略的實施，其弊端也逐漸暴露出來了。因此，在人事檔案管理工作中必須樹立改革創(chuàng)新觀念，以改革的精神、發(fā)展的眼光審視人事檔案管理工作中存在的問題和缺陷，通過完善管理體制、改進管理服務方式和豐富服務內(nèi)容，來適應我國培養(yǎng)大批新型高素質(zhì)人才的需要。

第一，重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)?？茖W技術(shù)是第一生產(chǎn)力，人是生產(chǎn)力中第一要素。只有管理人員的業(yè)務水平提高了，才能適應檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。擁有高科技，卻缺乏能運用它的人才，那么，也只能望洋興嘆。在我國，傳統(tǒng)的檔案信息服務水平明濕滯后于時代的發(fā)展，遠遠不能滿足人們對信息的需求，具體表現(xiàn)在檔案工作人員的信息意識淡漠，觀念陳舊，抱殘守缺，缺乏開拓與創(chuàng)新精神，以至于出現(xiàn)硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與人員觀念落后相互并存不協(xié)調(diào)的局面。因此，要加強檔案員自身素質(zhì)的提高，以適應信息化建設(shè)的需要。

第二，對人事檔案實行人事信息化管理。從信息技術(shù)發(fā)展來的人事檔案是對傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的一種革新。例如，一些發(fā)達國家已經(jīng)實現(xiàn)了人事檔案的電子化。美國已有75％的人事檔案以電子形式保存，但為了安全起見，再用紙質(zhì)來保存電子文件或檔案，同樣將一個人的各種信息，包括學歷、工作經(jīng)歷、健康狀況、誠信記錄等都存儲在電子檔案中，并不斷更新以保證人事檔案的全面和完整。就我國現(xiàn)階段來說，人事檔案管理信息化，就是把先進的科學技術(shù)手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。各行各業(yè)的信息化辦公為人事檔案管理信息化提供了現(xiàn)實參照。因此，在人事檔案管理領(lǐng)域，按照國家標準和行業(yè)標準，加強人事信息系統(tǒng)建設(shè)，提高辦公自動化程度，是推動我國人事檔案管理科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。隨著各項人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高，科學決策、人才預測、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作，將更多地依賴于人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

第三，在人事檔案信息化管理過程中，要大膽使用成熟的信息技術(shù)。把所有能進入信息系統(tǒng)的內(nèi)容全部輸入計算機，運用電子辦公軟件系統(tǒng)?？梢钥焖?、便捷地查詢各類人員的檔案信息，制作各類人員登記表、統(tǒng)計表等。建立人事檔案信息庫。不但可以提高工作效率，而且還可以對這些信息資料進行快速統(tǒng)計、分析，為領(lǐng)導決策提供方便、系統(tǒng)的服務，使人事檔案信息資源得到最大限度開發(fā)利用。

人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項長期的任務。隨著這些新興的數(shù)據(jù)庫技術(shù)開始運用于人事檔案管理工作，我們更要保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的真實性，也就是數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容隨時要與檔案材料保持一致。同時，在人事檔案數(shù)據(jù)庫中進行增加、刪除、修改相關(guān)人員信息的時候，必須由三人及以上人員（最少兩人為中共黨員）簽字，并標明修改內(nèi)容及范疇，一定要留有文字性的、具有簽名的文檔，以備以后查閱。在人事檔案數(shù)據(jù)庫中，最重要的是要注意密碼的保存，密碼設(shè)置的要長一些，分成兩部分以上，由兩人以上進行保存，使用密碼時，要單獨輸入自己持有的部分密碼。與之并行的是建立人事信息管理網(wǎng)絡(luò)?，F(xiàn)階段，社會已經(jīng)進入信息時代，通過計算機網(wǎng)絡(luò)，可以把不屬于保密范圍的人事檔案信息與社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)、高效的人才檔案信息服務。我們更可以通過建立云計算服務器，利用IPV6技術(shù)，甚至運用比較成熟的3G技術(shù)把人事檔案管理工作推向新的高度與層次。

總之，隨著時代的發(fā)展，社會的進步，網(wǎng)絡(luò)化、信息化將在未來的社會中占主導地位，人事檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)檔案管理的根本變革。