徐靳

[摘 要]辦公室作為一種重要的企業(yè)辦公綜合服務(wù)部門在企業(yè)的發(fā)展中起著重要作用，是企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系的重要紐帶。本文主要從企業(yè)集團(tuán)化辦公室管理入手對其特點進(jìn)行分析，闡述了辦公室管理中存在的問題并提出了相應(yīng)的解決措施。

[關(guān)鍵詞]企業(yè) 集團(tuán)化 辦公室 管理 實踐

辦公室在企業(yè)中扮演著重要的角色，辦公室由于其特殊的地位，政治和綜合是其鮮明的特點。辦公室工作關(guān)系到整個企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營，具有重大的責(zé)任。辦公室工作人員不僅要有良好的協(xié)調(diào)能力和責(zé)任感，還應(yīng)該有良好的思想品質(zhì)，和對企業(yè)的忠誠度，做事認(rèn)真負(fù)責(zé)，有吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)。與此同時，企業(yè)出現(xiàn)一些新的現(xiàn)象。下屬單位有所增加，管理水平不斷延伸，經(jīng)營范圍擴(kuò)大等等。大型企業(yè)集團(tuán)，在國際市場上具有較強(qiáng)的競爭力，必須提高集團(tuán)總部控制能力，完善組織，深化內(nèi)部管理，理順管理關(guān)系，那么增強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)辦公室的管理就尤為重要。

一、集團(tuán)化管理

1.定義。集團(tuán)是在母公司基礎(chǔ)上，以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，通過合資、合作或股權(quán)投資等方式把三個及三個以上的獨立企業(yè)法人聯(lián)系在一起就形成了集團(tuán)。所謂的集團(tuán)化管理是指集團(tuán)成員企業(yè)的研究和開發(fā)、采購、生產(chǎn)之間、營銷、管理等環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系在一起，協(xié)同工作的運行。

2.特點。為了降低成本和費用，集團(tuán)化管理執(zhí)行統(tǒng)一購買。為了克服企業(yè)集團(tuán)技術(shù)或艱難的挑戰(zhàn)，不僅分享資源一體化技術(shù)，建立公共研發(fā)平臺，降低營銷費用，可以使用統(tǒng)一的銷售方式，以減少財務(wù)費用等。集團(tuán)化運作可以充分吸收許多企業(yè)的優(yōu)勢，充分利用，以彌補(bǔ)企業(yè)其他的缺點，強(qiáng)化企業(yè)的綜合能力，提高企業(yè)經(jīng)營和管理效率。例如組合銷售方法，人力資源管理經(jīng)驗為參考等。

二、企業(yè)辦公室管理

1.特點。在企業(yè)中，其他涉及辦公室服務(wù)和管理的部門，對保護(hù)企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營起著重要作用。辦公室為領(lǐng)導(dǎo)的主要決策提供必要的咨詢、輔助領(lǐng)導(dǎo)做重要的任務(wù)，并為企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)的工作提供服務(wù)。同時與人溝通協(xié)調(diào)，企業(yè)辦公室的各部門之間的信息交換和總結(jié)溝通，并對其中的悖論進(jìn)行有效地協(xié)調(diào)，從而創(chuàng)造一個統(tǒng)一的工作團(tuán)隊和工作氛圍。

2.職責(zé)。在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)管理辦公室的工作，領(lǐng)導(dǎo)輔助功能的決定。在激烈的市場競爭中，企業(yè)時刻都面臨嚴(yán)重的問題，需要科學(xué)合理的解決方法。嚴(yán)格的管理體系是企業(yè)發(fā)展壯大的必然條件，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展方向和生產(chǎn)的實際情況，建立和完善系統(tǒng)是辦公室工作的重要任務(wù)。信息化程度決定著未來的發(fā)展，無論是值班、處理各種各樣的信件，還是資料的保存等監(jiān)管工作，都是辦公室管理現(xiàn)代化的重要職能所在。

3.問題。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)的迅速崛起，越來越多的新思路、新工作方法不斷被使用，企業(yè)辦公室管理工作同時也暴露出一些問題和不足。雖然現(xiàn)在企業(yè)要注意檔案管理的逐步改善，但一些辦公室的管理人員對這方面的意識缺乏，使得檔案管理不到位的現(xiàn)象仍有發(fā)生。辦公室管理工作繁重，需要相關(guān)人員具有良好的綜合素質(zhì)。辦公管理系統(tǒng)具有一定的缺陷，作為一所綜合性服務(wù)企業(yè)監(jiān)管部門，辦公室的管理機(jī)制還需要在實際工作中不斷總結(jié)和完善。但目前企業(yè)的發(fā)展使辦公室人員的工作量大，沒有時間接受再教育或各種訓(xùn)練，相應(yīng)地其綜合素質(zhì)延遲的現(xiàn)象是很明顯的。

三、企業(yè)辦公室集團(tuán)化管理的對策

1.多元化發(fā)展。企業(yè)集團(tuán)是原企業(yè)基于吸收新的企業(yè)、擴(kuò)大企業(yè)的規(guī)模、降低成本追求最大利潤的做法，其實這是將企業(yè)集團(tuán)化和規(guī)模的擴(kuò)展的觀念混淆。這些問題不能僅僅依靠擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模、增加資產(chǎn)、增加人手來解決?，F(xiàn)在市場競爭要求企業(yè)集團(tuán)具有較強(qiáng)競爭能力和抗風(fēng)險能力，適應(yīng)市場的多樣性和靈活性。大多數(shù)企業(yè)建立了勞動密集型產(chǎn)業(yè)，在低端產(chǎn)品市場上有著很強(qiáng)的競爭力。這也意味著大多數(shù)企業(yè)集團(tuán)必須調(diào)整企業(yè)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，提升產(chǎn)品檔次，應(yīng)對社會各種各樣的挑戰(zhàn)。特別是民營企業(yè)，因政府的扶持政策和相對寬松的貸款融資渠道，更需要加強(qiáng)企業(yè)的抗風(fēng)險能力。

2.減緩企業(yè)發(fā)展速度。企業(yè)集團(tuán)的過程中，必須要控制它的發(fā)展速度。許多企業(yè)集團(tuán)吸收的是并不具備發(fā)展?jié)摿Φ钠髽I(yè)，特別是不良資產(chǎn)。這些不良資產(chǎn)不僅會降低吸收企業(yè)的綜合實力，并有可能造成堵塞企業(yè)發(fā)展的后果。此外，在這個過程中企業(yè)集團(tuán)應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)。因此，在企業(yè)集團(tuán)必須慎重選擇研究組成員，它不僅要求企業(yè)集團(tuán)集團(tuán)規(guī)模正常地生長，而且還能進(jìn)行控制。

3.辦公室管理的創(chuàng)新與實踐。辦公室人員應(yīng)根據(jù)當(dāng)前企業(yè)的經(jīng)濟(jì)狀況，及時更新觀念，堅定工作職責(zé)，強(qiáng)化服務(wù)意識，更好地發(fā)揮決策人員在決策過程中的作用，為企業(yè)的正常發(fā)展工作。高質(zhì)量的綜合管理能力，是幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作進(jìn)行企業(yè)管理的基本要求。企業(yè)應(yīng)該積極擴(kuò)大有利的條件，加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，充分發(fā)掘和動員辦公室人員的熱情，凝聚綜合管理的質(zhì)量。監(jiān)督工作是直接關(guān)系到是否可以成功地實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的重要方法，辦公室應(yīng)該建立一套企業(yè)發(fā)展目標(biāo)圍繞在監(jiān)督機(jī)制周圍以確保商業(yè)決策的順利實施。

四、結(jié)論

隨著現(xiàn)代集團(tuán)化企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)辦公室管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)。提高企業(yè)核心爭力，需要不斷解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新企業(yè)管理制度，實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，提升企業(yè)的健康發(fā)展，開創(chuàng)新形勢下的有效發(fā)展。

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