陳珍芳

〔摘 要〕科技查新工作在科研立項(xiàng)、成果評審、產(chǎn)品報(bào)獎(jiǎng)等工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。本文對溝通在科技查新(查新)過程中的重要性進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，對查新委托人的類型進(jìn)行了總結(jié)，并分別有針對性的提出了溝通策略；從查新人員與受理人員的素質(zhì)培養(yǎng)、溝通方式選擇、查新機(jī)構(gòu)中溝通硬件建設(shè)和查新宣傳力度等角度提出了提高查新溝通效果和效率的方法；并結(jié)合長期查新工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出了科技查新溝通模型，細(xì)致的描述了查新流程與溝通主體間的對應(yīng)關(guān)系。

〔關(guān)鍵詞〕科技查新（查新）；溝通；策略；委托人；查新員；審核員

〔中圖分類號〕G252.62 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2012）09－0160－03

科技查新（也簡稱“查新”）是指具有業(yè)務(wù)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)為委托方（自然人、法人或者其他組織）在科研立項(xiàng)、報(bào)獎(jiǎng)、申請專利和科技成果等提供新穎性鑒定的信息咨詢服務(wù)。在查新過程中涉及到三方：查新服務(wù)方（查新機(jī)構(gòu)，包括其中的查新員、審核員、查新咨詢專家）、查新委托方和法律、法規(guī)允許各級科技行政部門及行業(yè)管理機(jī)構(gòu)等。查新工作由于項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)、時(shí)間緊、容易出現(xiàn)委托“扎堆”現(xiàn)象、對查新員專業(yè)與知識(shí)面要求高等特點(diǎn)，要求在短時(shí)間內(nèi)針對項(xiàng)目準(zhǔn)確檢索出主要相關(guān)文獻(xiàn)，通過慎重、細(xì)致的對比分析，得出客觀、公正的結(jié)論，確實(shí)是一項(xiàng)挑戰(zhàn)性的工作。因此，在查新工作的整個(gè)過程中（查新委托、受理、文獻(xiàn)檢索、報(bào)告撰寫、審核和存檔）溝通顯得尤為重要。溝通貫徹始終，及時(shí)良好的溝通會(huì)使得查新報(bào)告準(zhǔn)確、公正、客觀、及時(shí)，反之將使得整個(gè)查新過程繁冗拖沓，甚至最終影響查新結(jié)論的正確性和公正性。

本文將對溝通在科技查新（查新）過程中的重要性進(jìn)行分析，對查新委托人的類型進(jìn)行總結(jié)，并分別有針對性的提出了溝通策略；從人員素質(zhì)培養(yǎng)、硬件建設(shè)等角度提出提高查新溝通效果的方法；并結(jié)合長期查新工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出科技查新溝通模型。

1 溝通在整個(gè)查新過程中的重要性

1.1 有助于查新委托合同的撰寫

《科技查新合同》是指查新委托人和查新機(jī)構(gòu)間的約定，界定查新機(jī)構(gòu)處理查新委托人的查新事務(wù)，是根據(jù)科技部《科技查新規(guī)范》的有關(guān)要求而制定的，涉及到合同編號、委托人、查新項(xiàng)目名稱、查新目的、查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)與查新要求、檢索策略、檢索結(jié)果、查新結(jié)論、附件清單以及備注等內(nèi)容。其中委托人、查新項(xiàng)目名稱、查新目的、查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)以及查新點(diǎn)與查新要求均需由委托人提供，但由于委托方對查新不了解、不熟悉合同書寫規(guī)范等原因，時(shí)常出現(xiàn)查新點(diǎn)含糊、科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)過于簡略、查新目的不確定等問題，給后續(xù)查新工作的開展帶來影響，以至于延長查新時(shí)間、影響結(jié)論質(zhì)量。

因此，在委托人委托查新項(xiàng)目時(shí)，接待人員與委托人之間的溝通非常重要，是影響到后面查新工作的重要因素，良好的溝通，才能使得委托合同中的內(nèi)容準(zhǔn)確、合理。

1.2 有助于查新員理解項(xiàng)目的背景與內(nèi)容

由于查新工作需在短時(shí)間內(nèi)，高效、準(zhǔn)確的完成，而查新員的知識(shí)覆蓋范圍不可能涵蓋所有委托項(xiàng)目，而委托人對于項(xiàng)目的內(nèi)容非常熟悉，對項(xiàng)目所涉及的研究領(lǐng)域通常也有較深的了解。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目已經(jīng)形成了比較清晰的思路，也做了一定的前期文獻(xiàn)調(diào)研工作，對當(dāng)今的現(xiàn)狀以及項(xiàng)目涉及的技術(shù)有著一定的認(rèn)識(shí)。查新員與他們進(jìn)行有效的溝通，能迅速且清晰的了解課題內(nèi)容，把握項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)問題及技術(shù)要點(diǎn)，從而為查新的順利開展奠定基礎(chǔ)。

1.3 有助于查新員確定檢索策略

在明確委托項(xiàng)目的內(nèi)容和背景之后，查新員要確定簡潔的檢索詞、有效的檢索式，而查新點(diǎn)提煉的準(zhǔn)確與否，一方面關(guān)系到查新員對項(xiàng)目實(shí)質(zhì)內(nèi)容理解與把握的深度，另一方面關(guān)系到文獻(xiàn)檢索的精度以及查新質(zhì)量的高低。如果檢索詞提煉不當(dāng)，檢索式設(shè)計(jì)不合理，會(huì)出現(xiàn)文獻(xiàn)漏檢、錯(cuò)檢等現(xiàn)象，以至于影響到結(jié)論的可靠性、準(zhǔn)確性等。與委托人進(jìn)行充分的溝通、分析之后，才能快速、準(zhǔn)確的挖掘、提煉出有效的查新點(diǎn)。

1.4 有助于提高查新員的效率

一般說來，查新項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人可能是某學(xué)科的專家、某產(chǎn)品的主管，他們對項(xiàng)目有著深刻的了解和認(rèn)識(shí)，查新員應(yīng)虛心的請教和提問，從而摸清項(xiàng)目的背景、內(nèi)容；并且在查新報(bào)告書寫、審核過程中，有疑問也應(yīng)及時(shí)與委托方聯(lián)系，在公正客觀的基礎(chǔ)上，認(rèn)真聽取意見，消除委托方的抱怨和分歧，從而減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。實(shí)踐證明，溝通是提高查新員效率的有效手段。

1.5 有助于增進(jìn)信任、相互學(xué)習(xí)、消除誤區(qū)

在接待查新委托過程中時(shí)常遇到委托人因?qū)Σ樾虏恍湃?，以保密為由對關(guān)鍵技術(shù)、參數(shù)等含糊其詞、不予透露，或夸大自己的創(chuàng)新點(diǎn)，這嚴(yán)重影響了查新工作的開展，通過溝通一方面取得他們對查新工作的信任、消除了誤區(qū)、增加雙方的學(xué)習(xí)，另一方面通過讓他們提供第三方技術(shù)鑒定報(bào)告，使得技術(shù)、數(shù)據(jù)更加可信，提高查新的意義。

2 科技查新過程中的溝通模型

科技查新流程中包括以下幾個(gè)部分：委托人提出查新委托、查新受理、查新員檢索文獻(xiàn)、撰寫查新報(bào)告、審核員審查報(bào)告、出具正式報(bào)告。在整個(gè)流程中涉及到的溝通人員主體包括：委托接待人員、委托人、查新員、咨詢專家、審核員，他們相互間的溝通貫徹整個(gè)流程。具體的溝通模型，如圖1所示：

圖1 查新流程與溝通主體間的對應(yīng)關(guān)系（溝通模型）

第一階段：主要完成查新委托的工作，委托人將項(xiàng)目的查新信息傳達(dá)給受理人，雙方之間就查新名稱、單位名稱、查新點(diǎn)、科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)等內(nèi)容進(jìn)行溝通，最后完成查新合同的書寫和繳費(fèi)工作。

第二階段：這個(gè)階段的溝通主要是查新員與委托人之間的互動(dòng)，但針對查新內(nèi)容不明確的時(shí)候查新員可以和當(dāng)時(shí)接待查新的受理人之間進(jìn)行研究和溝通。通過溝通使得查新點(diǎn)、科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)等內(nèi)容清晰、明了、準(zhǔn)確，這也為后面查新工作奠定了基礎(chǔ)。查新員在分析檢索結(jié)果的同時(shí)要針對自己的觀點(diǎn)和想法適時(shí)的和委托人進(jìn)行溝通，但是委托人的意見僅僅作為查新員的參考，因此在撰寫查新報(bào)告時(shí)，必須要根據(jù)查新課題與檢索文獻(xiàn)的實(shí)際對比情況，實(shí)事求是公正、客觀的做出結(jié)論。

第三階段：報(bào)告撰寫完成后，查新員要完成自己與審核員之間的溝通工作，這項(xiàng)工作難度很大，需要在很短的時(shí)間內(nèi)讓審核員明確、理解查新項(xiàng)目的背景、技術(shù)、研究現(xiàn)狀、新穎點(diǎn)、結(jié)論等情況。通過溝通和互動(dòng)，審核員會(huì)基于自己長期從事查新、審核工作的經(jīng)驗(yàn)對查新情況提出意見和建議。對于提出的問題如果查新員解決不了，需再次和委托人進(jìn)行溝通，將問題細(xì)化，最終解決。通過審核員、查新員、委托人，三方之間的溝通交流，最終形成一份完滿的查新報(bào)告。

如圖1中所示，在以上3個(gè)階段中，都會(huì)存在與科技查新咨詢專家溝通的可能性，因?yàn)椴樾鹿ぷ魃婕暗念I(lǐng)域廣而雜，專業(yè)性質(zhì)要求高，對于一些查新員、受理人無法解決的問題，需及時(shí)主動(dòng)的向?qū)＜疫M(jìn)行咨詢、請教，盡快的拿出解決辦法和方案。

3 針對不同類型的委托人須調(diào)整溝通策略

查新委托人由于單位、專業(yè)素質(zhì)、對查新熟悉程度、個(gè)人素質(zhì)等各不相同，溝通的難易成度也各不相同，來自高?；蚩蒲性核?、對查新項(xiàng)目熟悉的委托人交流起來相對容易，反之則相對困難。因此，針對不同類型的委托人須采用不同的溝通策略。

根據(jù)長期查新的經(jīng)驗(yàn)，從溝通難易角度，可將委托人分為：熟悉項(xiàng)目與查新流程型委托人、托關(guān)系或走過場型委托人、夸大新穎性或隱瞞核心技術(shù)型委托人、什么都不懂型委托人。針對他們各自的特點(diǎn)，采取的溝通策略和注意事項(xiàng)，4 提高查新溝通效果和效率的方法

4.1 提高查新員和委托接待人員的專業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神查新員和接待人員是查新機(jī)構(gòu)對外的窗口，其素質(zhì)的高低直接影響到整個(gè)查新機(jī)構(gòu)的形象。一方面，他們應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，對自己負(fù)責(zé)的工作富有責(zé)任心和使命感，堅(jiān)持原則、不徇私舞弊，確保查新結(jié)論的準(zhǔn)確、公平、客觀、公正；另一方面，應(yīng)注重提高自身的專業(yè)素質(zhì)，包括專業(yè)技能、知識(shí)面、語言表達(dá)能力、外語水平等。

4.2 對委托人要主動(dòng)聯(lián)系、虛心請教、善于提問

查新過程中，查新員應(yīng)積極主動(dòng)的與查新客戶聯(lián)系，就查新內(nèi)容、查新點(diǎn)、科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)等進(jìn)行深入溝通，盡快捕捉到委托項(xiàng)目的關(guān)鍵點(diǎn)，提煉出合理的查新點(diǎn)。查新報(bào)告完成后，查新員可與用戶再次溝通，避免用詞不準(zhǔn)確或不專業(yè)、錯(cuò)查、漏查等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

由于專業(yè)知識(shí)的限制，查新員應(yīng)積極營造良好的交流環(huán)境和氛圍，虛心向查新用戶請教，從而搞清楚項(xiàng)目的內(nèi)容實(shí)質(zhì)，仔細(xì)、耐心的聆聽用戶對課題的分析介紹，并適時(shí)的將自己所獲取到的信息復(fù)述給用戶，以便準(zhǔn)確的理解項(xiàng)目實(shí)質(zhì)。對于不理解、不了解的內(nèi)容，查新員應(yīng)快速利用自己分析歸納的能力，有步驟、有針對

性的向用戶提出問題，并注意交流的技巧和談話的氣氛，盡量站在用戶的角度為他們考慮問題，慢慢引導(dǎo)他們挖掘出課題中的創(chuàng)新點(diǎn)。

4.3 加強(qiáng)溝通硬件建設(shè)和宣傳的力度

查新溝通包含直接和間接兩種方式，采用的方式可能有電話、E-mail、傳真以及其它即時(shí)聊天工具等多種形式，對于一個(gè)查新機(jī)構(gòu)而言，電話機(jī)、電腦、傳真等硬件設(shè)施是必須配備的，它們是實(shí)現(xiàn)有效查新溝通的基礎(chǔ)和保障。

在實(shí)踐中，經(jīng)常遇到很多用戶對于科技查新工作不熟悉甚至從來沒聽過，更別提了解查新工作的重要性了，這給查新工作的開展、查新過程中的溝通帶來很大的麻煩。因此，可通過多種途徑來加大科技查新的宣傳力度，讓更多的人了解科技查新以及其重要性和必要性，熟悉查新的規(guī)范和流程，這可大大減少查新的困難、提高溝通的效率，使其更具針對性。

5 結(jié)束語

科技查新工作有效地提高了科研立項(xiàng)、成果評審、產(chǎn)品報(bào)獎(jiǎng)、高新企業(yè)申報(bào)的科學(xué)化和規(guī)范化水平，已成為科研工作和科研管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)。在查新過程中，委托人、受理人、查新員、審核員以及相關(guān)查新專家間的有效溝通，提高了查新的質(zhì)量、減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng)，可達(dá)到事半功倍的效果。文中就查新工作中溝通的重要性、整個(gè)溝通策略以及提高查新溝通效果和效率的方法進(jìn)行了詳細(xì)的分析和闡述，并結(jié)合長期查新工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出了科技查新溝通模型，細(xì)致的描述了查新流程與溝通主體間的對應(yīng)關(guān)系，對規(guī)范查新工作、提高查新效率、宣傳科技查新的重要性起到一定的現(xiàn)實(shí)意義。

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（本文責(zé)任編輯：孫國雷）