河南大學(xué) 民生學(xué)院 李國民

我國檔案信息化建設(shè)問題分析

河南大學(xué) 民生學(xué)院 李國民

一、我國檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

自2002年起，我國開始逐步加快數(shù)字檔案信息化建設(shè)的步伐?！笆晃濉逼陂g，一些地區(qū)已實現(xiàn)了各級政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的全覆蓋。目前，雖然各級檔案局已經(jīng)實現(xiàn)了電子文檔管理系統(tǒng)與各級政府無紙化辦公平臺的對接，檔案信息化建設(shè)取得了一定成效，但與發(fā)達(dá)國家相比，仍然存在著一定差距。如，很多地區(qū)的檔案信息化建設(shè)至今仍停留在案卷級、文件級目錄的錄入，許多館藏紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化處理尚未起步，對檔案館（室）數(shù)字化模塊系統(tǒng)、數(shù)字檔案館（室）與電子政務(wù)的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等方面缺乏研究。電子政務(wù)與電子檔案的收集、保管和利用不能有機(jī)結(jié)合，就無法構(gòu)建數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)體系，也無法實現(xiàn)館室之間的無縫對接。

二、我國檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.專業(yè)人才匱乏，經(jīng)費(fèi)投入不足。雖然納入檔案規(guī)范化管理的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都實現(xiàn)了計算機(jī)檔案管理，但除了少數(shù)政府部門擁有專職檔案管理人員外，多數(shù)單位只有兼職檔案管理人員。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級基層部門檔案管理人員的整體素質(zhì)有待提高，普遍貧乏運(yùn)用計算機(jī)管理檔案的技能，極大地制約了檔案信息化建設(shè)工作的開展。還有一些地區(qū)，對檔案信息化建設(shè)投入資金不足，難以維持檔案信息化建設(shè)工作的正常推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)舉步維艱。

2.資源建設(shè)薄弱，系統(tǒng)建設(shè)滯后。隨著檔案工作規(guī)范化管理的不斷推進(jìn)，目前，全國已有95%以上的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實現(xiàn)了計算機(jī)檔案管理；90%以上的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位建立了案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和近五年檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，檔案管理信息中心也都與政府無紙化辦公平臺實現(xiàn)了對接。但由于基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，系統(tǒng)建設(shè)滯后，很多用戶單位無法實現(xiàn)歸檔文件的批量下載；大多數(shù)區(qū)縣及以下檔案館的數(shù)字化工作還處于起步階段，沒有建立全文數(shù)據(jù)庫，特色數(shù)據(jù)庫數(shù)量極少。

3.查詢手段單一，服務(wù)能力不足。目前，檔案信息的查閱人群主要以機(jī)關(guān)單位員工、下崗職工、購房戶為主，被查閱較多的檔案信息也只限于婚姻檔案、林權(quán)檔案等。隨著公眾對檔案信息需求量的不斷增加，檔案管理工作面臨的壓力也越來越大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢在場地、實體安全、服務(wù)手段等多方面存在諸多弊端，如何將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，縮短調(diào)檔、查檔時間，提高檔案流轉(zhuǎn)、管理效率與安全性，使群眾能夠借助信息化手段實現(xiàn)自主查詢，更好地為公眾提供高效、便捷的服務(wù)，是目前檔案信息化建設(shè)亟待解決的問題。

三、完善我國檔案信息化建設(shè)的措施

檔案信息化建設(shè)，應(yīng)以服務(wù)于社會發(fā)展和民生為建設(shè)根本，以電子政務(wù)為平臺，以建設(shè)各級數(shù)字檔案館為核心，統(tǒng)籌思考，分步實施，構(gòu)建各級檔案館（室）數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)體系，在“十二五”期間實現(xiàn)全部檔案的信息化和數(shù)字化。完善我國檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從以下幾個方面著手。

1.統(tǒng)一規(guī)劃，有序推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。首先，要統(tǒng)觀全局，結(jié)合政府信息化建設(shè)的總體部署，盡快出臺檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，對信息化建設(shè)中一些需要達(dá)成共識的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范予以明確；其次，各級檔案館要結(jié)合本單位情況，制定切合自身實際的發(fā)展規(guī)劃，堅決杜絕盲目建設(shè)；再次，要將檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)卣男畔⒒ㄔO(shè)之中，將檔案信息化作為政府信息化建設(shè)的子系統(tǒng)、子項目，同規(guī)劃、同部署，爭取獲得財政支持；最后，在網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，要與其他政府相關(guān)部門充分合作，集中開發(fā)，以保證檔案信息資源的充分共享。

2.構(gòu)建“四個平臺”，強(qiáng)化硬件建設(shè)?！八膫€平臺”是指數(shù)字檔案信息傳輸平臺、檔案信息采集平臺、數(shù)字檔案信息存儲管理平臺和數(shù)字檔案信息應(yīng)用平臺。數(shù)字檔案信息傳輸平臺包含局域網(wǎng)平臺、黨政網(wǎng)平臺、互聯(lián)網(wǎng)平臺等，檔案信息采集平臺包括電子目錄采集平臺、全文數(shù)據(jù)采集平臺、多媒體檔案采集平臺等，數(shù)字檔案信息存儲管理平臺包括館內(nèi)數(shù)據(jù)存儲管理服務(wù)器、全文存儲管理服務(wù)器、磁帶備份系統(tǒng)、光盤刻錄機(jī)、斷電保護(hù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、服務(wù)器操作系統(tǒng)等，數(shù)字檔案信息應(yīng)用平臺包括館內(nèi)應(yīng)用平臺建設(shè)、政府網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺、互聯(lián)網(wǎng)檔案信息發(fā)布平臺等。

3.開發(fā)“四個系統(tǒng)”，完善軟件建設(shè)?！八膫€系統(tǒng)”是指所開發(fā)的數(shù)字檔案館綜合管理系統(tǒng)、檔案館數(shù)字檔案在線集中管理系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布系統(tǒng)和電子公文接收管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館綜合管理系統(tǒng)主要有數(shù)字檔案管理、檔案信息采集加工、檔案資料檢索利用、借閱管理、信息編研、鑒定銷毀、用戶權(quán)限管理等功能，檔案館數(shù)字檔案在線集中管理系統(tǒng)主要有歸檔無紙化辦公平臺電子文件、接收審核電子檔案、在線檢索利用檔案、打印數(shù)據(jù)報表、檔案信息采集加工等功能，檔案信息發(fā)布系統(tǒng)主要包括檔案信息公共服務(wù)平臺、政府公開信息服務(wù)平臺，電子公文接收管理系統(tǒng)主要有集中檔案、方便檔案查詢、安全管理、在線查詢等功能。四個系統(tǒng)的開發(fā)是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有力手段。

四、結(jié)論

通過檔案信息化建設(shè)，可以建立區(qū)域檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)管理體系，實現(xiàn)館室互聯(lián)、文檔一體、統(tǒng)一維護(hù)、分級管理，有利于實現(xiàn)全區(qū)域檔案館室的無縫覆蓋，還有助于使檔案館成為當(dāng)?shù)氐臋n案信息服務(wù)中心，并以更加高效、快捷的服務(wù)向廣大群眾提供全面的、系統(tǒng)性的第一手信息，這些對于公開政務(wù)、改善政府形象、提高政府辦事效率具有無可替代的促進(jìn)作用。

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