樊 云(中國(guó)石化石油物探技術(shù)研究院,江蘇南京,211103)
企業(yè)的發(fā)展直接影響和推動(dòng)著檔案管理的進(jìn)步。中國(guó)石化石油物探技術(shù)研究院從建所到提升為院至今,經(jīng)過30多年的風(fēng)風(fēng)雨雨,從一個(gè)三級(jí)單位發(fā)展為現(xiàn)在中石化直屬科研單位,從三年前完成年幾千萬元到增長(zhǎng)為年上億的科研生產(chǎn)項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展,管理水平有了很大的提高,檔案建設(shè)也上了新臺(tái)階。
隨著企業(yè)的不斷快速發(fā)展,我院對(duì)檔案的重視程度大大提升,堅(jiān)持把檔案管理上水平作為全面提高企業(yè)綜合管理水平、向著一流企業(yè)制度邁進(jìn)的重要環(huán)節(jié)來抓。近年來,單位通過組建隊(duì)伍、加大投入、建立信息網(wǎng)絡(luò),檔案管理工作基礎(chǔ)扎實(shí),成效顯著,得到了總部檔案小組的肯定和表揚(yáng)。在檔案管理過程中,企業(yè)始終把“圍繞企業(yè)中心工作、服務(wù)科研生產(chǎn)發(fā)展大局”作為檔案工作的指導(dǎo)思想,努力樹立檔案工作的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí),根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求,為企業(yè)的決策和其它各項(xiàng)工作服務(wù)。事實(shí)表明,檔案管理工作的進(jìn)步也提升了企業(yè)的形象和影響力。
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。檔案為企業(yè)帶來的直接和間接效益使得企業(yè)決策層清醒地認(rèn)識(shí)到要想企業(yè)保持健康快速發(fā)展,作為經(jīng)營(yíng)有機(jī)組成部分的檔案工作就絕不能滯后。院決策層主動(dòng)把檔案工作納入到其主要工作的范圍內(nèi),制定了檔案管理上等級(jí)的目標(biāo),組建了檔案專門工作機(jī)構(gòu),健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò),把檔案管理的工作深入到每一個(gè)部門,從而形成了由主要領(lǐng)導(dǎo)分管,以檔案辦公室為樞紐,各部門為分支機(jī)構(gòu),專職與兼職檔案員各負(fù)其責(zé)的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系。為將各項(xiàng)檔案管理工作落到實(shí)處,建立了檔案工作崗位責(zé)任制,直接與年終考核掛鉤,檔案負(fù)責(zé)部門對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。通過建網(wǎng)絡(luò),抓工作,大大強(qiáng)化了檔案管理工作,為檔案工作的全面開展創(chuàng)造了良好條件。
要做好檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案工作網(wǎng)絡(luò)的作用,必須有一支穩(wěn)定、可靠的檔案員隊(duì)伍。對(duì)此,企業(yè)在選配檔案管理人員時(shí),致力于把好入口關(guān),按照年紀(jì)輕、文化高、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛檔案工作的要求,選配好檔案網(wǎng)絡(luò)員。檔案負(fù)責(zé)部門針對(duì)檔案人員所在的部門、崗位、工種和工作性質(zhì)確定各自的工作內(nèi)容、工作職責(zé)和具體時(shí)間要求?,F(xiàn)有檔案員隊(duì)伍基本穩(wěn)定,工作狀態(tài)良好,為企業(yè)檔案管理盡心盡職。為提高檔案員的技能和素質(zhì),企業(yè)要積極參與開展檔案培訓(xùn)活動(dòng),如參加省檔案局和企業(yè)內(nèi)部組織檔案知識(shí)培訓(xùn),組織檔案人員上崗培訓(xùn)和擬達(dá)標(biāo)升級(jí)單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。另一方面,還采用“請(qǐng)進(jìn)來”、“走出去”的方式,聘請(qǐng)省檔案局和企業(yè)專家為檔案員授課,解答疑難問題,并通過外出考察,赴檔案工作先進(jìn)企業(yè)學(xué)習(xí)取經(jīng),取長(zhǎng)補(bǔ)短,提高素質(zhì)。
檔案管理現(xiàn)代化是新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的必由之路。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化,企業(yè)配備了密集架、更新了檔案柜、去濕機(jī)、消防器材、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備和安全設(shè)備。同時(shí)應(yīng)用檔案管理軟件,建立了公文處理流轉(zhuǎn)系統(tǒng)和合同CIME系統(tǒng),新增了系統(tǒng)模塊,并與我院ERP、OA信息系統(tǒng)對(duì)接,形成了信息網(wǎng)絡(luò)大平臺(tái)。通過制定標(biāo)準(zhǔn)文本、規(guī)范格式、相關(guān)制度等,加快了檔案數(shù)據(jù)開發(fā),提高了歸檔的質(zhì)量,保證了檔案的檢索速度和準(zhǔn)確率。為適應(yīng)信息化發(fā)展的需求,我們及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行了換版升級(jí),全面實(shí)現(xiàn)了檔案的文件級(jí)管理。
提高全體員工的檔案意識(shí)是搞好檔案工作的關(guān)鍵。企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)在不同場(chǎng)合要反復(fù)強(qiáng)調(diào),檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn),檔案工作是企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容,它反映和體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的綜合管理水平和綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力。為適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展需要,近兩年我們不斷完善各項(xiàng)管理制度,制定出新的《檔案管理工作制度》,并對(duì)企業(yè)歸檔的各項(xiàng)制度進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化改造,還根據(jù)制度制定了企業(yè)的制度流程,使檔案工作有章可循,從而為企業(yè)管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
企業(yè)要始終把“圍繞企業(yè)中心工作、服務(wù)科研發(fā)展大局”作為檔案工作的指導(dǎo)思想,把“提前介入,超前服務(wù);深入基層,現(xiàn)場(chǎng)服務(wù);收集信息,跟蹤服務(wù);打破常規(guī),上門服務(wù);圍繞重點(diǎn),突出服務(wù)”作為實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作方法。采取分發(fā)案卷目錄、電話調(diào)卷、網(wǎng)絡(luò)調(diào)卷等現(xiàn)代化手段及時(shí)提供檔案服務(wù),滿足企業(yè)各項(xiàng)工作的需要。
我們?cè)谧龊萌粘n案利用服務(wù)的同時(shí),還加大了企業(yè)檔案開發(fā)編研的力度,注重對(duì)檔案資料進(jìn)行深度加工。編寫了《企業(yè)年鑒》、《大事記》、《產(chǎn)品介紹》、《科研成果匯編》、《企業(yè)文化手冊(cè)》等材料,這些編研材料為挖掘企業(yè)文化、塑造企業(yè)形象、展示科研成果、記載企業(yè)發(fā)展歷程等發(fā)揮了積極的作用。近年來,我院在行業(yè)內(nèi)的影響力越來越大,科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理步入快速發(fā)展軌道。檔案管理水平的提升推動(dòng)了企業(yè)整體形像的提升。
總之,30多年的工作實(shí)踐,使我真正感受到企業(yè)的發(fā)展離不開檔案工作,同時(shí)企業(yè)發(fā)展也在不斷地推動(dòng)檔案的建設(shè)。我們還要深刻認(rèn)識(shí)到,檔案事業(yè)要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展,不僅硬件配置要跟上,更要注重加強(qiáng)軟實(shí)力的注入。