鄧永勝
(山西臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院,山西臨汾041000)
信息化是指利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理的技術(shù),并將其進(jìn)而應(yīng)用到各項(xiàng)事物中,形成網(wǎng)絡(luò)化管理。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理,要求充分調(diào)動(dòng)信息化資源,進(jìn)行信息整合和深入應(yīng)用。加強(qiáng)對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理的探究,對(duì)發(fā)揮信息資源優(yōu)勢(shì)、提升管理水平,都有著重要的作用。
從檔案工作的內(nèi)容來(lái)看,只有加強(qiáng)檔案管理的信息化,形成網(wǎng)絡(luò)化,才能使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代,電子計(jì)算機(jī)和信息資源在人們的生活及管理中的廣泛應(yīng)用,產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件,數(shù)字化檔案信息資源與日俱增。比如在高校中,網(wǎng)上學(xué)校的開(kāi)辦、校園網(wǎng)的開(kāi)通、遠(yuǎn)程教育的發(fā)展、高等教育面臨的來(lái)自國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)等,這些都要求在檔案的內(nèi)容上進(jìn)行拓展,同時(shí)也使檔案管理中的檔案資料的收集、儲(chǔ)存、整理、使用復(fù)雜起來(lái),這也說(shuō)明了使用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的必要性。
從檔案工作的基礎(chǔ)來(lái)看,檔案資料的收集和整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。目前檔案工作中普遍存在的問(wèn)題是全員檔案意識(shí)不強(qiáng),從領(lǐng)導(dǎo)到教職工,對(duì)檔案資料的收集、整理、建檔、保管以及使用的重要性,普遍缺乏認(rèn)識(shí),因而在實(shí)際工作中不能將其擺到應(yīng)有的位置,其結(jié)果是致使許多重要的工作,甚至有重大影響的檔案,找不到或難以找到主要?dú)v史資料,而有些不重要的資料收集又過(guò)繁過(guò)多,缺乏整理,造成重復(fù),沒(méi)有質(zhì)量。這些情況,既不符合檔案收集的基本要求,也嚴(yán)重影響到檔案作用的發(fā)揮。
從檔案工作的目的來(lái)看,只有加強(qiáng)檔案管理工作,才能更好地發(fā)揮檔案的功能和作用。檔案是歷史,但歷史可以鑒往,我們重視檔案工作,是因?yàn)闄n案可以作為今天和明天的借鑒。檔案工作的目的,是為今天服務(wù),為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。但是,相當(dāng)多的高校檔案工作者扮演的是保管員的角色,只注重檔案的管理,不注重服務(wù)。許多檔案被束之高閣,無(wú)人問(wèn)津。另外,檔案的價(jià)值體現(xiàn)在保存上。檔案工作做得好不好,主要是看其保存得是否完整。
傳統(tǒng)檔案必須經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理才能在網(wǎng)上傳遞。這些電子文件主要包括文字、表格、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像、圖形等。從實(shí)態(tài)檔案轉(zhuǎn)化到電子檔案,不僅僅是將原有的檔案內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)里,更重要的是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行重組,方便用戶進(jìn)行檢索、傳輸、摘錄和分析。
電子檔案上網(wǎng)后,必須從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施,如防止外部攻擊時(shí)可以采用防火墻或安全代理等技術(shù),而要防止內(nèi)部成員泄漏信息,則必須在管理和技術(shù)上做到信息安全存放。目前,國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)體系中普遍采用是基于RSA非對(duì)稱(chēng)算法的公鑰加密體系。簡(jiǎn)單地說(shuō),就是將一個(gè)大數(shù)分解成兩個(gè)素?cái)?shù)之積,一個(gè)素?cái)?shù)給發(fā)送者為信息加密成為公鑰,一個(gè)素?cái)?shù)留給接受者為信息解密而成為私鑰,從而保證數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)的本地安全。但是任何安全和保密技術(shù)都不是百分百有效的。
伴隨著檔案館藏文獻(xiàn)的數(shù)字化過(guò)程,產(chǎn)生了檔案館藏虛擬卡片目錄。通過(guò)在目錄上的超文本鏈接,研究者可以在網(wǎng)上閱覽,用戶可以通過(guò)標(biāo)題、日期、主題或其他關(guān)鍵詞查找到該目錄。這一問(wèn)題還有許多工作要做,比如,制作新的適合聯(lián)機(jī)檢索的檢索工具與研究工具。
檔案部門(mén)要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人,還要有針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù),特別是在信息化社會(huì)中,人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能有利于人們從事科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)。
處于信息化社會(huì)的今天,從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu),還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、儲(chǔ)存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。
對(duì)于檔案信息的開(kāi)放和開(kāi)發(fā),檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí),面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。
隨著信息時(shí)代的發(fā)展,人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng),面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào),任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面,建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng),實(shí)行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄,實(shí)行資源共享,正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排,聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館的檔案目錄,實(shí)現(xiàn)能使檔案、圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)部門(mén)相互分享各自的資源,使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄,形成網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)資源共享,使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力,實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ),提高資源利用率,避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi),因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾,并有利于各級(jí)各類(lèi)檔案館、圖書(shū)館等館藏朝著有側(cè)重、有特色、專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足社會(huì)多方面的需要。
同時(shí),還要注重“反饋”,深層次開(kāi)發(fā)檔案信息。通過(guò)反饋信息資源開(kāi)發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果,進(jìn)行分析研究,可以提高信息資源開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如,產(chǎn)品經(jīng)過(guò)用戶使用之后,能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等,這是檢驗(yàn)企業(yè)為適應(yīng)市場(chǎng)需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵,也是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量作出的評(píng)價(jià)。
在資源共享、信息網(wǎng)絡(luò)化的今天,檔案管理工作必須適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)實(shí)。而分析其必要性和存在的問(wèn)題,并制定合理的檔案管理策略加以改進(jìn)和改善,促使信息環(huán)境下的檔案管理工作快速有序的開(kāi)展,是每個(gè)檔案管理工作者的責(zé)任和義務(wù)。
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