李玉坤 孫景工 邢 楠等

科技期刊出版項目管理應(yīng)用研究

李玉坤 孫景工 邢 楠等

科技期刊肩負(fù)著傳播與傳遞科學(xué)技術(shù)信息，將科技成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力的橋梁作用，同時也是發(fā)表科技專家、學(xué)者高水平科技成果，開拓與繁榮科學(xué)技術(shù)的重要載體。隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，我國科技期刊整體水平有了長足的發(fā)展，與此同時，如何提高科技期刊的管理水平、擴大在國際學(xué)術(shù)領(lǐng)域的影響力等課題也浮上水面。項目管理作為在二次世界大戰(zhàn)以后發(fā)展起來的一項成熟的管理技術(shù)，在許多領(lǐng)域應(yīng)用廣泛，尤其在水利、建筑、IT業(yè)、制造業(yè)以及大型活動的組織方面成為必不可少的管理手段，而在出版行業(yè)中的應(yīng)用還處于理論探索階段。本文結(jié)合課題研究，以《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》為例，探討了項目管理在科技期刊出版中的應(yīng)用。

一、概念的界定

1.項目

根據(jù)項目管理知識體系中的定義，所謂項目，就是為創(chuàng)造某種獨特產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性的努力。主要特征：有明確的目標(biāo)，即滿足特定的需求；具有唯一性；必須在一定時間內(nèi)完成。

2.項目管理

項目管理，就是將知識、技能、工具、技術(shù)應(yīng)用于項目活動，以期滿足或者超越項目利益相關(guān)者的需求和期望。本質(zhì)就是“項目（過程）”和“管理（過程）”相結(jié)合的產(chǎn)物。理論上講，項目管理包含9大知識領(lǐng)域、5個過程。9大知識領(lǐng)域分別是項目范圍管理、時間管理、費用管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理、人員管理、采購管理、溝通管理和項目整體管理。5大項目過程是項目啟動過程、項目計劃過程、項目執(zhí)行過程、項目監(jiān)控過程和項目收尾過程。其中時間、成本和整體管理是最核心的因素。

3.科技期刊

科技期刊是指學(xué)科范疇屬自然科學(xué)和技術(shù)科學(xué)的定期或不定期的連續(xù)出版物。期刊有固定的名稱，用卷、期或年、月順序編號出版，每期版式基本相同，匯集多個作者撰寫的文章或資料。特點是：出版周期短、連續(xù)性強、信息量大、內(nèi)容豐富新穎，及時報道學(xué)科發(fā)展的最新動向，反映科學(xué)研究的最新成果和學(xué)術(shù)發(fā)展的最新水平。

二、科技期刊實行項目管理的必要性

1.期刊社內(nèi)部體制改革的要求

體制改革是出版行業(yè)在市場化、國際化進(jìn)程中對其提出的新的使命，也是出版行業(yè)自身發(fā)展壯大的內(nèi)在需要。多年來，期刊社多沿用職能制組織結(jié)構(gòu)，運行緩慢低效，對讀者、訂戶的需求不能快速響應(yīng)，缺乏市場競爭意識。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，學(xué)術(shù)交流范圍更廣、速度更快、互動更充分，期刊業(yè)競爭也由國內(nèi)同業(yè)競爭走向國際化競爭的格局。期刊社若要在同行業(yè)中立于不敗之地，需要從內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、運作模式等方面進(jìn)行改革，建立新的運行機制和管理流程。項目管理是被多個行業(yè)驗證行之有效的資源優(yōu)化和配置的管理方法，能有效控制成本，提高工作效率，最大限度地調(diào)動人員的積極性，對期刊社建立新型運行機制具有借鑒意義。

2.期刊社形成核心競爭力的保障

企業(yè)競爭力是企業(yè)在經(jīng)營和發(fā)展中勝過競爭對手的核心資源和能力，它對本企業(yè)價值巨大，是本企業(yè)擁有的其他企業(yè)難以模仿和復(fù)制、獨特稀缺的優(yōu)勢。影響期刊核心競爭力的因素主要是：業(yè)內(nèi)認(rèn)可度、品牌知名度、文章總被引頻次、影響因子、內(nèi)部管理等。項目管理通過精細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，可以優(yōu)化流程、縮短工序時間、提高市場響應(yīng)能力，同時增加項目成員的責(zé)任感，有利于調(diào)動全體人員的積極性。項目管理模式可以有效地控制期刊出版時間、成本和風(fēng)險，促進(jìn)出版社整體經(jīng)濟(jì)效益的提高，是期刊社面向市場、提高期刊核心競爭力的有效方法。

三、項目管理實施方案的設(shè)計與應(yīng)用

1.《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》雜志社管理現(xiàn)狀

《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》雜志是由軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院主管、衛(wèi)生裝備研究所主辦、面向國內(nèi)外公開發(fā)行的學(xué)術(shù)期刊，每月15日發(fā)行。隨著期刊行業(yè)競爭的加劇，雜志社全面引入了ISO9001質(zhì)量管理體系，建立組織質(zhì)量方針和目標(biāo)，制定了嚴(yán)密的管理規(guī)章制度，摸索出一套適應(yīng)本社發(fā)展的質(zhì)量管理辦法，取得了良好效果。

在期刊社運行過程中，仍存在一些不足，主要體現(xiàn)在：編輯人員在期刊出版前經(jīng)常加班加點、部分刊次延期出版、編輯環(huán)節(jié)各個接口環(huán)節(jié)不夠流暢、存在職能組之間的溝通障礙；精品約稿和項目基金稿件比例不高、刊物影響因子長期沒有提升；編輯人員陷于編輯出版等常規(guī)工作，對讀者和業(yè)內(nèi)動態(tài)的反應(yīng)不夠迅速、年度策劃專題不夠深入和專業(yè)等問題。為此，期刊社決定采用項目管理模式對其進(jìn)行革新。

2.項目組織結(jié)構(gòu)和工作劃分

組織結(jié)構(gòu)是進(jìn)行項目活動的載體，以保證各項活動正常、有效地進(jìn)行。實行項目管理，首先要調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)期刊社往往實行職能制管理模式，《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》期刊社實行項目管理中采取了矩陣式組織結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)模式的主要特點是由縱、橫2套管理系統(tǒng)組成，既有按職能劃分的垂直領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)，又有按項目劃分的橫向領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，比較適合項目管理。

從期刊的生成規(guī)律來看，可以選擇將每期期刊當(dāng)作一個項目來管理，也可以將每一期的各個欄目或者某個專項工作當(dāng)作項目來管理。《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》打破單一的流水作業(yè)流程和職能制的結(jié)構(gòu)模式，采用以欄目為龍頭的分層項目管理模式，每個欄目由來自不同職能組的成員在子項目經(jīng)理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下有序進(jìn)行，欄目負(fù)責(zé)人對欄目“一管到底”，在橫向上加強與各個職能組的聯(lián)合與溝通，提高了整體運作效率。具體操作如下：每一期期刊進(jìn)行立項管理，主編是項目經(jīng)理；各個欄目為子項目，欄目責(zé)任編輯擔(dān)任子項目的項目經(jīng)理；項目經(jīng)理統(tǒng)籌監(jiān)控整個項目的進(jìn)展，子項目負(fù)責(zé)所屬欄目的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，如圖1所示。

圖1 項目管理示意圖

各項目成員具體職責(zé)如下：

（1）項目經(jīng)理的職責(zé)：項目經(jīng)理負(fù)責(zé)該期期刊的選題策劃、任務(wù)進(jìn)度、人員協(xié)調(diào)、成本控制等全方位管理。項目經(jīng)理是項目團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)者，肩負(fù)的責(zé)任是領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊準(zhǔn)時、優(yōu)質(zhì)地完成項目的全部工作，實現(xiàn)項目目標(biāo)。其核心是資源整合，按最有效的方式，將企業(yè)所有的資源在一定范圍內(nèi)進(jìn)行有效分配和使用。調(diào)動策劃項目成員的積極性，發(fā)揮團(tuán)隊精神，通過對項目實施情況不斷反饋和跟蹤，以確保項目成功。

（2）子項目經(jīng)理的職責(zé)：對欄目進(jìn)行計劃、組織和控制，保持欄目的鮮明特色和欄目的創(chuàng)新。始終保持追求成功和不斷創(chuàng)新的激情，必須密切關(guān)注市場需求變化的趨勢，從而保持選題策劃的前瞻性；必須具備敏銳的嗅覺和快速行動的能力，要時刻保持職業(yè)的敏感性，能夠敏銳地捕捉有用的選題信息并快速付諸行動；必須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，重視細(xì)節(jié)，精益求精。

（3）項目成員：按照項目進(jìn)度保質(zhì)保量地完成擔(dān)負(fù)的項目任務(wù)，對項目實行過程中出現(xiàn)的問題提出合理化建議。

項目經(jīng)理在編輯出版業(yè)務(wù)上保證期刊各方面的質(zhì)量和出版周期。調(diào)動各職能組的工作，使期刊社成為一個強有力的整體團(tuán)隊，如圖2所示。期刊部還制訂一套嚴(yán)密的工作條例與規(guī)章制度，使分工明確、責(zé)任分明，做到內(nèi)部管理制度化、條理化、正規(guī)化。這樣，編輯部才能團(tuán)結(jié)一致，具有凝聚力和戰(zhàn)斗力，形成一個堅強的集體。在搞好編輯部內(nèi)部合理建制的同時，雜志社還調(diào)動外部力量，開發(fā)多層次人力資源，如組建審稿隊伍、作者隊伍、通訊員隊伍等，在增刊發(fā)行的時候編審隊伍可以得到較好的補充，既保證了刊發(fā)時間，又節(jié)約了成本。項目管理組織結(jié)構(gòu)和示意圖如圖2所示。

圖2 項目管理組織結(jié)構(gòu)示意圖

3.項目運作流程設(shè)計

期刊出版是一個系統(tǒng)工程，對環(huán)節(jié)之間的銜接要求非常高，運行的流暢性影響整個流水線。實施項目管理前，期刊社編輯加班加點、超時工作的現(xiàn)象普遍，以質(zhì)量或成本為由拖延工作進(jìn)度、職能組從自身利益出發(fā)推諉責(zé)任的情況時有發(fā)生。為此，期刊社需要對運作流程進(jìn)行優(yōu)化。

期刊的運作流程有很多分類方法，其中最常見的就是以經(jīng)營流程來劃分。經(jīng)營流程是用以實現(xiàn)期刊社日常功能的流程，選題、組稿、審讀、編輯加工、排版、校對，俗稱編輯“六藝”，是傳統(tǒng)的期刊編輯出版流程。

實行項目管理，以期刊各個欄目為龍頭，簡化審簽程序，責(zé)任由子項目經(jīng)理負(fù)責(zé)。子項目經(jīng)理是編輯部最具權(quán)威性的人員，是組編校信息和產(chǎn)品流動的中樞環(huán)節(jié)，是一個版面或一個版塊的責(zé)任人，其職責(zé)是從上游預(yù)定稿件，確定稿件原則性處理意見并承擔(dān)責(zé)任。組編校各職能組的職責(zé)是按子項目經(jīng)理的要求對稿件做技術(shù)性處理，使之成為合乎版面要求和傳播規(guī)范的無疵產(chǎn)品，并承擔(dān)責(zé)任。

組稿是版面的供貨商向子項目經(jīng)理預(yù)定、申請版面，按其要求操作。在確定稿件的同時將信息傳遞給欲投版面的子項目經(jīng)理，征求意見，預(yù)定版面；提供合乎版面要求和傳播規(guī)范的無疵產(chǎn)品，可在投遞的同時申請“免編”，承擔(dān)編輯責(zé)任。

組版環(huán)節(jié)實行“簽稿人”制度，“簽稿人”對一二類差錯承擔(dān)責(zé)任?！昂灨迦恕必?fù)責(zé)簽發(fā)如下稿件：主編直接處理的稿件，主編簽署意見由編輯處理的“無疵產(chǎn)品”?！昂灨迦恕睂Ψ胚^的重要差錯承擔(dān)責(zé)任，對攔截的重要和一般性差錯對前一環(huán)節(jié)按崗位要求明確處罰責(zé)任；技術(shù)人員按格式化的版面規(guī)范組版，并對組版過程中產(chǎn)生的差錯承擔(dān)責(zé)任。圖文制作組負(fù)責(zé)所有期刊的排版、制圖、校對及版式設(shè)計等工作，負(fù)責(zé)計算機照排打印室及設(shè)備的管理工作。廣告、發(fā)行組全面負(fù)責(zé)各期刊的封面、封底、內(nèi)頁等廣告的聯(lián)系、設(shè)計工作，包括期刊發(fā)行宣傳及有關(guān)聯(lián)絡(luò)工作；質(zhì)量監(jiān)督組為兼職的職能組，每期由主編和一位高級編輯組成，高級編輯實行輪換制，負(fù)責(zé)每期期刊印刷、編輯質(zhì)量的監(jiān)督、審查工作，并做好意見反饋工作。

圖3 《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》項目流程圖

4.項目時間管理

時間管理對于一切管理來說都至關(guān)重要。項目的進(jìn)度決定了項目完成所需的成本預(yù)算、資源配置等一系列問題，項目進(jìn)度管理本質(zhì)上就是時間管理。項目經(jīng)理人要制定周密的項目進(jìn)度計劃，加強進(jìn)度控制，使之不偏離項目運行的軌道，順利交接，省時完成。加強時間進(jìn)度管理，協(xié)調(diào)項目施工進(jìn)度，才能使項目按預(yù)期、保質(zhì)完成。《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》子項目的項目進(jìn)度表見表1。項目經(jīng)理按照項目運行的流程將項目任務(wù)分解成若干個工作，如約稿、組稿、審稿等等，重要任務(wù)重還設(shè)置了關(guān)鍵里程碑，關(guān)鍵里程碑是重要任務(wù)完成的時間節(jié)點，如審稿中的“三審”結(jié)束，定稿簽字認(rèn)可，組版中的清樣完畢等等，通過對關(guān)鍵里程碑的管理加強對進(jìn)度的階段性控制。

同時，主編作為期刊的總項目經(jīng)理，對期刊年度的發(fā)展規(guī)劃，乃至更長期的發(fā)展應(yīng)具有戰(zhàn)略意識，在完成每期的出版發(fā)行之余，需要策劃一系列活動，并將活動立項，選定項目經(jīng)理，促使活動圓滿完成。通過一系列的活動，加強與讀者、訂戶、廣告商、業(yè)內(nèi)同行的溝通活動，加強聯(lián)系、增進(jìn)感情、擴大刊物影響力。《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》年度項目計劃表見表2。

表1 《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》 ×× 期 ×× 欄目項目進(jìn)度表

表2 《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》 ×× 年度項目計劃表

四、項目管理的實施建議

1.加強項目整體管理，樹立品牌意識

項目整體管理是項目管理的核心要素。提高期刊項目整體管理水平，需要項目經(jīng)理具有戰(zhàn)略發(fā)展思維，做到對期刊的準(zhǔn)確定位，更需要具有品牌意識，全方位由點及面地打造期刊品牌。加強選題策劃，突出超前意識與精品意識；提高約稿能力，縮短出版時滯，推出高質(zhì)量論文；組建高素質(zhì)、卓有成效的編委會；勤于思考業(yè)內(nèi)發(fā)展動態(tài)與對策，隨時聽取讀者的反饋信息；走開門辦刊之路，積極與國內(nèi)外知名檢索機構(gòu)聯(lián)系，提高影響因子，力爭進(jìn)入國際知名檢索系統(tǒng)；增強欄目吸引力，打造知名欄目，形成期刊整體特色；挖掘行業(yè)熱點，推出深度報道專題，保持欄目的新鮮度，力求成為閱讀的亮點，努力實現(xiàn)“期刊專業(yè)化、欄目個性化、稿件精品化”。

2.打造編輯隊伍，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織

編輯的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平?jīng)Q定了期刊的質(zhì)量和品味，打造一支高效、精干、充滿活力的編輯隊伍對于提高期刊的整體質(zhì)量具有舉足輕重的意義。項目管理使編輯人員由單一的專業(yè)化技能人員轉(zhuǎn)化為綜合管理人員，對編輯人員提出了更高的要求，需要具有統(tǒng)籌兼顧和良好的人際溝通能力。為此期刊社聘請了外部專家舉行了管理系列專題講座，增強了編輯的現(xiàn)代管理意識和工作熱情；期刊社每周還固定內(nèi)部培訓(xùn)時間，將先進(jìn)的管理理念放在網(wǎng)站共享、交流，打造出一支團(tuán)結(jié)、溝通、合作的學(xué)習(xí)型團(tuán)隊；為提高編輯水平，該社創(chuàng)造機會讓編輯參加業(yè)內(nèi)學(xué)術(shù)會議，與學(xué)術(shù)帶頭人保持經(jīng)常性的聯(lián)系，以便及時了解業(yè)內(nèi)動態(tài)，從而在組稿和約稿中具有新穎、獨到的編輯視角。采取這些措施后，期刊稿源大幅增加，特別是學(xué)術(shù)性強、觀點新的各種基金資助的文稿明顯增多，這對提高刊物的學(xué)術(shù)質(zhì)量起到了重要作用。

3.充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢，加強團(tuán)隊溝通

《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》注重改善期刊社的軟硬件辦公環(huán)境、利用先進(jìn)的信息技術(shù)整合期刊業(yè)務(wù)流程，減少成本消耗、提高工作效率。該社自行開發(fā)并健全了期刊管理信息系統(tǒng)，設(shè)計了稿件管理子系統(tǒng)、作者信息管理子系統(tǒng)、編務(wù)管理子系統(tǒng)、稿件分析子系統(tǒng)等，完善了數(shù)據(jù)庫，使約稿、登記、審稿、退稿、質(zhì)量反饋的運行更加流暢，同時各個工種之間的溝通也在線進(jìn)行，既縮短了時間，也減少了扯皮現(xiàn)象；系統(tǒng)利用 Internet/Intranet上的文件傳輸和電子郵件服務(wù)，摒棄了傳統(tǒng)的人工信息傳輸手段，使作者與編輯人員之間的交流更加直接和有效，而且以電子形式存在的稿件，可以減少管理成本，縮短稿件進(jìn)入編輯活動的時間，科技期刊的出版周期得以加快。

4.注重與質(zhì)量管理相結(jié)合，打造優(yōu)質(zhì)期刊

在實行項目管理的同時，期刊社同時在按照ISO9001：2000的標(biāo)準(zhǔn)健全了質(zhì)量體系文件，使各項管理工作走向科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。期刊社明確了工作流程及內(nèi)控程序，設(shè)置了程序文件和配套的作業(yè)指導(dǎo)書以及質(zhì)量記錄清單等，通過對工作流程的優(yōu)化，規(guī)范了編輯流程中的工作接口，確保各項工作有章可循、有據(jù)可查，實現(xiàn)了對管理過程的有效控制。全體人員接受了2次現(xiàn)代管理理論和質(zhì)量管理的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心進(jìn)一步增強。實施表明：期刊社的質(zhì)量方針、目標(biāo)和質(zhì)量管理體系是適宜的、充分的、有效的，能防止了不合格品的產(chǎn)生，滿足了受眾及廣告客戶的需求，增強了期刊社的整體競爭力，創(chuàng)造了更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

五、結(jié)語

《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》實施項目管理后，編輯流程更加順暢，項目成員工作責(zé)任感和合作意識增強，能按照項目計劃時間、成本、質(zhì)量進(jìn)行項目的推進(jìn)，團(tuán)隊士氣得到很大改善，出版周期縮短了2天，稿源擴大了20%，稿件用稿率降低，總體協(xié)調(diào)性加強，期刊各項指標(biāo)比實施前有較大程度的提升。由此可以看出，項目管理應(yīng)用到科技期刊出版工作是必要而且可行的；項目管理在期刊出版中的應(yīng)用將具有廣闊的前景，在期刊社自身機制完善的過程中，項目管理在該行業(yè)的應(yīng)用將會日臻成熟。

（作者單位：軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院衛(wèi)生裝備研究所，《醫(yī)療衛(wèi)生裝備》雜志社；南昌航空大學(xué)）