胡艷珺

湖北省云夢(mèng)縣人民醫(yī)院人力資源部 432500

淺析醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

胡艷珺

湖北省云夢(mèng)縣人民醫(yī)院人力資源部 432500

醫(yī)院檔案；現(xiàn)狀；對(duì)策

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院各職能部門和臨床、門診各科室在其職能及日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成、積累、歸檔、保存且有利用價(jià)值的各門類和各載體的檔案總稱，包含了文書檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案、科研檔案、病歷檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案 、圖書檔案等。文書檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和有效憑據(jù)，業(yè)務(wù)檔案是醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水平的體現(xiàn)，人事檔案是合理配置人力資源的重要依據(jù)，病歷檔案是醫(yī)院對(duì)病人診療過程中形成的文字、圖像、膠片等資料進(jìn)行歸檔保存的原始記錄等，它滲透在醫(yī)院各項(xiàng)日常工作、管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中，是國(guó)家檔案的重要組成部分，具有其廣泛的社會(huì)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史價(jià)值。

我院綜合檔案室因歷史的延續(xù)和行業(yè)管理要求等原因，醫(yī)院辦公室只對(duì)文書檔案、聲像檔案等進(jìn)行存檔管理，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，人事檔案由人力資源部管理，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)室管理，設(shè)備檔案由設(shè)備科管理，科研檔案由科教科管理，各業(yè)務(wù)科室管理相關(guān)檔案，在院內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，而且各部門之間相互分散、各自為政，各自使用不同的檔案管理辦法，特別是業(yè)務(wù)科室沒有專職檔案管理員，檔案業(yè)務(wù)管理知識(shí)缺乏，檔案缺失情況時(shí)有發(fā)生，醫(yī)院檔案管理沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、辦法，檔案管理模式、制度落后，業(yè)余檔案管理人員素質(zhì)偏低，檔案利用率不高。

隨著衛(wèi)生事業(yè)體制改革的不斷深入，醫(yī)院更多地把資金投入到新的先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)護(hù)人員的進(jìn)修、培訓(xùn)、病區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)等當(dāng)中，相對(duì)于醫(yī)院檔案管理資金投入明顯不足，檔案管理手段落后，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”等工作模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的需要，開發(fā)醫(yī)院檔案管理電子信息化管理迫在眉睫?，F(xiàn)代檔案電子信息化管理程度的高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平，亦對(duì)檔案管理人員整體素質(zhì)提出更高的要求，醫(yī)院缺乏真正既懂檔案管理業(yè)務(wù)、又能熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。

由于檔案工作不能創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度不夠，醫(yī)院對(duì)檔案資源的重要作用認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期形成的封閉、被動(dòng)、單一的傳統(tǒng)思維，再加上醫(yī)院“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)觀念仍然存在，制約了醫(yī)院綜合檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展，改革現(xiàn)有醫(yī)院綜合檔案管理機(jī)制勢(shì)在必行。

1、醫(yī)院檔案管理建設(shè)要與醫(yī)院發(fā)展相一致。在醫(yī)院管理中，檔案的功能與作用一直滲透到醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展起著舉足輕重的作用。醫(yī)院應(yīng)重視開發(fā)利用檔案資源，為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模與需要，把檔案管理現(xiàn)代化與臨床、門診和醫(yī)院各職能部門辦公自動(dòng)化同步安排、同步建設(shè)，保證檔案管理建設(shè)與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)的同步發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。在醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，加大檔案基礎(chǔ)建設(shè)的投入，提高檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的庫(kù)房條件、人員配備、設(shè)備配置、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、管理水平等綜合能力與醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。重視醫(yī)院檔案管理人員的福利待遇，制定相應(yīng)的考核制度，將檔案管理納入責(zé)任目標(biāo)中，責(zé)任到人，使檔案管理人員的工資、績(jī)效、職稱、福利、表彰、獎(jiǎng)勵(lì)與工作業(yè)績(jī)掛鉤，讓他們的辛勤勞動(dòng)得到公正的回報(bào)，才能使醫(yī)院檔案建設(shè)工作順利開展，更上新臺(tái)階。

2、醫(yī)院檔案管理制度要與醫(yī)院管理相協(xié)調(diào)。隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷提高，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，建立、健全與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系是檔案管理的關(guān)鍵。建立真正意義上的醫(yī)院綜合檔案室，配備專職的綜合檔案管理人員，明確、強(qiáng)化其職能，根據(jù)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案收納入綜合檔案室由專職檔案管理員進(jìn)行統(tǒng)一收集、統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一管理。針對(duì)醫(yī)院和各部門形成的檔案內(nèi)容、特點(diǎn)、行業(yè)要求，制定集中管理、分行業(yè)歸檔、積極提供利用的管理制度，對(duì)原有的檔案管理辦法進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充修訂，突出各行業(yè)檔案重點(diǎn)，致使有更多的、有價(jià)值的資料能及時(shí)整理歸檔，拓展檔案的歸檔范圍，提供利用。

3、醫(yī)院檔案管理信息化要與醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)相銜接。建立規(guī)范的檔案庫(kù)房，將原有木柜檔案柜置換成檔案密集架，不但節(jié)約了檔案庫(kù)室空間，更加大了檔案的存儲(chǔ)量。購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、光盤刻錄機(jī)等配套設(shè)施，從檔案案的生成、采集、驗(yàn)證、編目、歸檔等流程，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等其他信息技術(shù)與醫(yī)院成熟的數(shù)字化程序相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)疾病的預(yù)防、保健、診療、護(hù)理等業(yè)務(wù)管理和行政管理自動(dòng)化數(shù)字化運(yùn)作，任何科室在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上都能方便快捷地進(jìn)行檔案查詢利用。除在建立數(shù)據(jù)庫(kù)初期輸入信息時(shí)需要用到原始資料外，原件在編號(hào)后便進(jìn)入綜合檔案室歸檔入庫(kù)管理，人們?cè)佥^少接觸到原件，有利于原件的保管與保存，延長(zhǎng)了檔案的壽命，避免因借閱造成檔案的缺失，保證了檔案的完整性。從檢索到提供利用等主要功能的數(shù)字化，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)、掃描、壓縮、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段，為醫(yī)院檔案管理提供便利，把檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)，節(jié)省了時(shí)間和人力，提高了效益。

4、醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)要與醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平，加強(qiáng)綜合檔案管理人員檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，由各部門或檔案所屬科室根據(jù)行業(yè)要求對(duì)綜合檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，讓綜合檔案管理人員了解其不同行業(yè)檔案的內(nèi)容、存檔目的。將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過學(xué)歷教育、專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段，不斷提高檔案管理人員的思想水平和專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，更新觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)，積極為醫(yī)院醫(yī)療、科研、管理提供服務(wù)，切實(shí)提高科學(xué)管理和有效利用的水平。

5、醫(yī)院檔案管理要與醫(yī)院文化建設(shè)相融合。 隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，醫(yī)院的價(jià)值導(dǎo)向也在與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善。醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是醫(yī)院價(jià)值導(dǎo)向、辦院宗旨、管理理念及其社會(huì)公眾形象的重要體現(xiàn)。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展最忠實(shí)可靠的歷史記錄，是醫(yī)院文化建設(shè)的重要依托，只有這些檔案史料由醫(yī)院歷代辦院者在辦院實(shí)踐中不斷總結(jié)、逐步積淀而成的，真實(shí)地反映出醫(yī)院的傳統(tǒng)、精神與發(fā)展。堅(jiān)持“以人為本”，“一切以病人為中心”的價(jià)值導(dǎo)向是醫(yī)院的靈魂，也是醫(yī)院精神所在。新的辦院宗旨，不僅要為廣大人民的身體健康著想，還要把員工緊緊地聯(lián)系在一起，同心協(xié)力，為實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)和理想，為了共同的事業(yè)而奮力拼搏，努力工作。醫(yī)院運(yùn)用情感等方式來(lái)溝通員工的思想感情，激發(fā)員工的群體意識(shí)，使醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)醫(yī)院的目標(biāo)產(chǎn)生一種認(rèn)同感，對(duì)自己的工作產(chǎn)生一種使命感，把自己的思想、感情、行為與醫(yī)院的使命緊密聯(lián)系起來(lái)，從而使醫(yī)院產(chǎn)生一種強(qiáng)大的向心力和凝聚力，發(fā)揮出巨大的整體效應(yīng)。醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度是全院職工的行為規(guī)范，是醫(yī)院文化的重要組成部分，它約束著全院?jiǎn)T工的行為，維護(hù)著醫(yī)院的各項(xiàng)工作，保證著醫(yī)療與服務(wù)質(zhì)量，從而使醫(yī)院的精神文化貫穿于醫(yī)院各項(xiàng)工作中，在醫(yī)院的方方面面都能得到貫徹落實(shí)。醫(yī)院綜合檔案室要積極配合著醫(yī)院文化建設(shè)工作，把與醫(yī)院發(fā)展相關(guān)的一切文件、影像之類的資料，一件不漏地收集和記錄、保存下來(lái)，既為醫(yī)院檔案收集了更多有價(jià)值的寶藏，又為進(jìn)一步提高醫(yī)院文化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

總之，在醫(yī)院發(fā)展過程中，要不斷提高醫(yī)院檔案管理水平，進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化的理念與意識(shí)，充分發(fā)揮綜合檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值，做好檔案信息資源的綜合、歸納、開發(fā)、編研工作，為醫(yī)院的決策層提供科學(xué)依據(jù)，為醫(yī)務(wù)工作者提供疾病的診斷、治療依據(jù)，為社會(huì)公眾提供反映醫(yī)院醫(yī)療水平、醫(yī)療設(shè)備的最新信息，直接讓患者受益，努力提高醫(yī)院檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.13.107

胡艷珺，學(xué)歷:大專，職稱:館員，研究方向:檔案管理 湖北省云夢(mèng)縣人民醫(yī)院人力資源部。