唐 峰

科技檔案管理工作探索與實踐

唐 峰

水利科技檔案是指在水利科技活動過程中形成的，以文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體保存的歷史記錄，貫穿立項、可行性研究、施工圖設(shè)計、招（投）標(biāo)、監(jiān)理、竣工等水利工程建設(shè)全過程。水利科技檔案數(shù)量大、種類繁多、價值高、技術(shù)性強，是水利工程質(zhì)量評定、事故原因分析、竣工驗收等不可缺少的依據(jù)，在水利工程后期運行、管理、維護等方面具有無可替代的重要作用。因此加強水利科技檔案管理，才能使水利科技檔案管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)結(jié)合作者科技檔案管理工作實踐談幾點加強科技檔案管理的體會。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、組織機構(gòu)健全

領(lǐng)導(dǎo)重視科技檔案管理工作，將其納入工作議事日程及崗位責(zé)任制中，并切實解決科技檔案工作中存在的實際問題。適時召開科技檔案工作會議，解決人員配備、庫房建設(shè)、業(yè)務(wù)經(jīng)費等問題，將科技檔案工作納入年度工作目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)重視為科技檔案管理的發(fā)展提供了良好的平臺和有力的組織保證。只有形成分管領(lǐng)導(dǎo)直接抓、職能部門具體抓、各部門協(xié)調(diào)配合的科學(xué)合理的科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，才能保證科技檔案工作的良性循環(huán)。

二、深化制度建設(shè)，實現(xiàn)規(guī)范化管理

健全的規(guī)章制度是科技檔案管理工作有序發(fā)展的根本保證，應(yīng)以國家《檔案法》、《保密法》、《水法》和水利部《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)為準(zhǔn)繩，制定《檔案保密制度》、《技術(shù)文件資料歸檔辦法》、《電子文件歸檔管理規(guī)定》、《檔案鑒定管理規(guī)定》、《檔案統(tǒng)計制度》、《聲像檔案管理辦法》、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》、《檔案制度執(zhí)行情況檢查辦法》等相關(guān)規(guī)章制度，并制定完善的科技檔案管理業(yè)務(wù)流程、檔案室職責(zé)、檔案管理崗位工作標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)。對水利科技檔案的收集、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計鑒定、安全保密等各方面作出嚴(yán)格的規(guī)定，確保水利科技檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性，使水利科技檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、加強科技檔案歸檔管理

嚴(yán)格執(zhí)行《檔案移交制度》、《技術(shù)文件資料歸檔辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案歸檔情況檢查辦法》的規(guī)定，對未歸檔的產(chǎn)品一律不得參加質(zhì)量評審，不得評優(yōu)，不得記錄產(chǎn)值，對不具備真實性、手續(xù)不完備、內(nèi)容不完整、書寫不規(guī)范的檔案資料一律拒收，按照《水利工程設(shè)計產(chǎn)品文件、資料歸檔清單》逐一核對。在設(shè)計任務(wù)書下達之初，檔案管理部門就應(yīng)將科技檔案編號，包括分類號、檔案號等一并下達，保證檔案管理工作與設(shè)計工作同時啟動?？萍紮n案歸檔時，相關(guān)信息通過網(wǎng)絡(luò)歸口檔案管理部門，檔案管理部門再對歸檔數(shù)據(jù)進行有效組織和整編，促成電子檔案上網(wǎng)和紙質(zhì)檔案同步，以便及時提供利用。通過這種流程管理模式的實施，能在各個管理環(huán)節(jié)對水利科技檔案進行有序的控制，使水利科技檔案從收集、整編、歸檔、保存、利用各環(huán)節(jié)連為一體，實現(xiàn)無縫銜接，保證水利科技檔案歸檔資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、真實性。

四、強化科技檔案整理

嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》、《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《檔案案卷格式》、《檔號編制規(guī)則》、《檔案整理工作細則》的規(guī)定進行整理立卷，采取定期集中整理和經(jīng)常性整理結(jié)合的方式，適時對科技檔案保存情況進行檢查，對破損的科技檔案及時進行維護和修復(fù)，經(jīng)過鑒別、分類、整理、裝訂成冊，保證科技檔案內(nèi)容完整實用，整理按標(biāo)準(zhǔn)格式打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄、填寫卷內(nèi)備考表、透明底圖歸檔標(biāo)簽等。

五、開展科技檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)

1.熟悉并掌握軟件功能、操作

隨著科技的發(fā)展，檔案軟件也不斷更新，新版檔案軟件的操作界面比老版有了改進，新增了很多功能。要與時俱進學(xué)習(xí)《檔案信息化》、《檔案管理軟件功能暫行規(guī)定》、《工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)全文信息系統(tǒng)》、《檔案數(shù)據(jù)庫建立情況說明》等，熟悉掌握檔案信息化新技術(shù)，滿足水利生產(chǎn)建設(shè)的需要。

2.加強室藏科技檔案的錄入工作

為了使科技檔案信息化更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)，加快信息化步伐，檔案人員應(yīng)運用檔案管理系統(tǒng)，將科技檔案文件、圖像、圖紙掃描輸入計算機，定期將網(wǎng)上或交送的磁盤、文件轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化手段編制檔案分類、全引目錄、全宗介紹、案卷目錄、文件目錄、計算機檢索系統(tǒng)（條目檢索、全文檢索）等多種檢索工具，以便提供更優(yōu)質(zhì)、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。

六、開展檔案資源的利用開發(fā)和編研

開發(fā)利用是科技檔案管理的中心工作，也是科技檔案事業(yè)活動的源泉。依據(jù)《檔案利用管理辦法》、《開發(fā)利用科技檔案信息資源暫行辦法》，制定科技檔案利用服務(wù)計劃，并且對科技檔案利用計劃及實施情況進行檢查并登記記錄，建立科技檔案工作統(tǒng)計臺賬，編制多種檢索工具，將水利工程文件、圖紙掃描輸入計算機，方便網(wǎng)上查閱、服務(wù)，提供科技檔案查閱、借閱、復(fù)制服務(wù)，定期舉辦檔案展覽，詢問了解水利工程各專業(yè)技術(shù)人員對提供科技檔案信息的需求，建立服務(wù)質(zhì)量跟蹤、信息反饋，定期為水利工程各專業(yè)技術(shù)人員進行科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

為了提供更多有價值的科技檔案資料和信息，更好地服務(wù)于各項水利生產(chǎn)工作，應(yīng)充分利用室藏科技檔案，編輯科技檔案史料和參考資料，歸納整理出重點水利工程科技檔案信息，如：《大事記》、《組織機構(gòu)沿革》、《水利科技項目匯編》、《水利項目質(zhì)量評定匯編》等等，針對某些具體專業(yè)工程編寫相關(guān)資料匯編，提供給水利工程各專業(yè)技術(shù)人員，充分開發(fā)水利科技檔案資源。

七、注重檔案隊伍建設(shè)，實現(xiàn)檔案人員自我提升

1.優(yōu)化人力資源配置

水利工程流域性廣、地區(qū)多、專業(yè)劃分嚴(yán)謹、工程工期跨度大，工程階段性特點明顯，案頭工作比重大，需要檔案人員嚴(yán)謹細致，有很強的耐心、細心和恒心，要根據(jù)學(xué)歷、職稱、年齡、工作經(jīng)驗和能力形成不同層級，拉開檔次，明確職責(zé)，分工公平合理，杜絕濫竽充數(shù)，從而使人力資源配置得以最佳整合。

2.實行目標(biāo)管理責(zé)任制，執(zhí)行檔案業(yè)務(wù)工作考核

把對水利科技檔案工作的重視程度、內(nèi)容齊全完整性、“三納入”（將檔案工作納入到單位工作計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到單位職工的經(jīng)濟責(zé)任制和崗位責(zé)任制中）、“四同步”（下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步）的執(zhí)行情況，結(jié)合水利行業(yè)特點逐項考核、評判，實行打分制。將水利專業(yè)性重要性、工作量比例、科技檔案案卷質(zhì)量、部門立卷、按時歸檔上交等作為主要考核內(nèi)容，實行獎懲兌現(xiàn)，對成績突出的要表彰，對完不成任務(wù)的給予必要的處罰，對玩忽職守者應(yīng)給予必要處分，促使檔案人員善于在工作中發(fā)現(xiàn)、分析問題，總結(jié)經(jīng)驗，在思路上、工作方法上創(chuàng)新，主動適應(yīng)水利行業(yè)專業(yè)、載體檔案多樣化的趨勢，提高科技檔案工作的效率和質(zhì)量。

3.加強培訓(xùn)，形成可持續(xù)終身教育機制

通過自學(xué)、函授、業(yè)務(wù)講座、召開業(yè)務(wù)研討會和學(xué)術(shù)交流會等途徑，培訓(xùn)學(xué)習(xí)水利工程檔案操作流程、文檔管理等新技能等，根據(jù)水利行業(yè)特點培訓(xùn)識圖、制圖、建筑學(xué)、水利學(xué)和水利工程概貌、地域、進度、勘探、可研、初設(shè)、施設(shè)等方面的基本知識，同時進行計算機及相關(guān)設(shè)備、計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、水利工程圖檔軟件實際操作技能的培訓(xùn)，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分，建立“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的學(xué)習(xí)培訓(xùn)模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機制，提高檔案人員的理論研究水平和工作能力。

4.與時俱進，不斷創(chuàng)新

引導(dǎo)檔案人員與時俱進，不斷創(chuàng)新，做創(chuàng)新性人才，進一步解放思想，拋棄不適宜的觀念和做法，創(chuàng)新服務(wù)機制，拓寬科技檔案服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平，實現(xiàn)水利科技檔案工作在理論上、體制上和機制上的創(chuàng)新，適應(yīng)時代和科技發(fā)展的需要，使水利科技檔案更好地為水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

八、結(jié)語

總之，加強水利科技檔案管理的最終目的是更有效地做好水利科技檔案管理服務(wù)工作，以管理不斷完善服務(wù)，服務(wù)不斷促進管理，才能使水利科技檔案在水利工程建設(shè)和管理中更充分地發(fā)揮作用，向水利部門和社會提供更廣泛、更深層次的利用，更好地為國家經(jīng)濟建設(shè)和水利事業(yè)的發(fā)展提供多方面的綜合性服務(wù)，創(chuàng)造更大的社會效益和經(jīng)濟效益

（專欄編輯：周 權(quán)）

江蘇省水利勘測設(shè)計研究院有限公司 225009）