人事檔案利用工作是人事工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)開展人事工作起著基礎(chǔ)性作用，同時(shí)，開展利用是人事檔案管理的目的，是衡量人事檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人事工作的各個(gè)方面都面臨新的挑戰(zhàn)，在此背景下，對(duì)于如何做好事業(yè)單位人事檔案利用工作，提出以下幾點(diǎn)建議。
　　
　　一、充分認(rèn)識(shí)人事檔案利用工作重要性
　　
　　人事檔案利用工作是人事檔案管理工作的重要組成部分，也是人事檔案管理的中心任務(wù)，其重要性具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
　?。ㄒ唬┳龊萌耸聶n案利用工作，為建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍服務(wù)
　　隨著我國(guó)事業(yè)單位改革的深入開展，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍任務(wù)的不斷緊迫，事業(yè)單位在用人機(jī)制方面進(jìn)行著科學(xué)合理地改革創(chuàng)新，逐步實(shí)行聘任制度和崗位管理制度。在此過(guò)程中，人事檔案因其真實(shí)性、權(quán)威性的特點(diǎn)而在人才隊(duì)伍建設(shè)中起著無(wú)法替代的重要作用。人事檔案記錄的關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等，是歷史的、全面的考察和選用人才的重要依據(jù)，是人才信息的重要載體，是選用和培養(yǎng)人才的重要途徑。通過(guò)利用人事檔案，為組織提供反映干部德、能、勤、績(jī)、廉等方面的真實(shí)信息，以便更好地把握干部的綜合素質(zhì)、分析本單位人才隊(duì)伍現(xiàn)狀和特征、科學(xué)合理的配備和使用人才、預(yù)測(cè)人才需求并為制定符合本單位實(shí)際情況的人才規(guī)劃、培養(yǎng)和提拔優(yōu)秀人才提供重要依據(jù)，是人才隊(duì)伍建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
　?。ǘ┳龊萌耸聶n案利用工作，為維護(hù)建檔對(duì)象的正當(dāng)權(quán)益服務(wù)
　　人事檔案是個(gè)人歷史的原始記錄，是維護(hù)個(gè)人正當(dāng)權(quán)益的重要憑證。人事檔案中記錄的關(guān)于個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)職稱、工作表現(xiàn)、工資級(jí)別、政治面貌、獎(jiǎng)懲記錄等信息在個(gè)人晉升、工作調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)聘、學(xué)習(xí)深造、退休、出國(guó)以及辦理各類社會(huì)保險(xiǎn)證明等一系列與建檔對(duì)象切身利益密切相關(guān)的工作中發(fā)揮重要作用，通過(guò)規(guī)范合理地利用人事檔案，可以保證建檔對(duì)象的合法權(quán)益，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的社會(huì)服務(wù)功能。
　?。ㄈ┳龊萌耸聶n案利用工作，有利于提升人事檔案管理者的職業(yè)定位
　　長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案工作給人以封閉、被動(dòng)的印象，其重要性無(wú)法與創(chuàng)造效益的工作相比，而且由于工作的特殊性和保密性，人事檔案工作者也一直默默無(wú)聞，即使做出成績(jī)也不為外界所了解。改善這種狀況的途徑是做好利用工作，通過(guò)利用人事檔案，不僅實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的價(jià)值，同時(shí)也體現(xiàn)出檔案工作者的價(jià)值，促進(jìn)人事檔案部門與外界交流，形成讓人事檔案為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和保障群眾權(quán)益服務(wù)、同時(shí)使外界了解和理解人事檔案工作者的良性互動(dòng)。
　　
　　二、開展人事檔案利用工作需要注意的問(wèn)題
　　
　?。ㄒ唬┘訌?qiáng)保密意識(shí)
　　人事檔案中往往包含著一些涉及黨和國(guó)家的秘密以及個(gè)人隱私方面的信息，在開展檔案利用工作時(shí)，人事檔案工作者要以高度的政治使命感和職業(yè)責(zé)任感，加強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的相關(guān)保密法規(guī)和單位的規(guī)章制度，正確處理好保密與利用的關(guān)系，將檔案利用工作限制在規(guī)定的范圍內(nèi)，嚴(yán)格落實(shí)利用工作的逐級(jí)審批制度，采取有效手段，防止檔案信息外泄。
　　（二）樹立服務(wù)意識(shí)
　　人事檔案利用工作的核心就是服務(wù)，因此，樹立服務(wù)意識(shí)對(duì)順利開展利用工作至關(guān)重要。不僅需要人事檔案工作者勤奮踏實(shí)、愛崗敬業(yè)、耐心細(xì)心，更要深入研究利用工作，統(tǒng)計(jì)和分析利用需求、探索利用規(guī)律、做好利用預(yù)測(cè)，在工作中努力創(chuàng)新，力求使利用工作更加便捷、有效、準(zhǔn)確，將利用服務(wù)工作由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)。
　　
　　三、開展人事檔案利用工作幾點(diǎn)建議
　　
　?。ㄒ唬﹪?yán)格把關(guān)利用前的管理環(huán)節(jié)
　　對(duì)于開展人事檔案利用前的各個(gè)環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行規(guī)范化管理，做到收集全面，將能夠反映和記錄干部成長(zhǎng)經(jīng)歷的有利用價(jià)值的材料收集齊全；鑒定準(zhǔn)確，保證收集材料真實(shí)性，杜絕虛假材料進(jìn)入檔案；整理嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、規(guī)范有序；加強(qiáng)保管，確保人事檔案的完整和安全。
　?。ǘ┙⒑屯晟评霉ぷ饕?guī)章制度
　　建立和完善科學(xué)合理的人事檔案利用制度，保證利用工作的制度化、規(guī)范化。具體內(nèi)容應(yīng)包括：對(duì)利用范圍、批準(zhǔn)權(quán)限、對(duì)利用者的身份要求、登記和歸還手續(xù)、利用過(guò)程中的注意事項(xiàng)、保密要求以及外借復(fù)制規(guī)定等。
　?。ㄈ┻\(yùn)用信息技術(shù)手段，全面提升管理水平
　　隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和信息技術(shù)水平的不斷提高，人事檔案管理已全面進(jìn)入信息化管理時(shí)代。在遵守各相關(guān)保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和手段，建立新的人事檔案利用工作模式，提升人事檔案信息資源開發(fā)與利用效率，全面提高人事檔案管理水平。
　　一是利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將紙質(zhì)原件上的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，快速及時(shí)地進(jìn)行人事檔案的處理調(diào)整，加強(qiáng)人事檔案信息的規(guī)范性，并有效地減輕人事檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。
　　二是通過(guò)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事信息的海量存儲(chǔ)、長(zhǎng)期積累和有效更新，并保持人事檔案的動(dòng)態(tài)性、連續(xù)性和有效性。通過(guò)長(zhǎng)期的積累，可以形成寶貴的人事信息數(shù)據(jù)，為職工培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施績(jī)效管理以及領(lǐng)導(dǎo)決策支持提供有效的依據(jù)和幫助。
　　三是以網(wǎng)絡(luò)和人事檔案信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在安全保密、處理好使用權(quán)和管理權(quán)的基礎(chǔ)上，逐步建立網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理和服務(wù)體系。通過(guò)信息系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索、利用等功能，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的快速檢索與查詢，大大提高檔案信息的利用效率。
　?。ㄋ模┘訌?qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
　　人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要管理人員具備過(guò)硬的政治素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)和愛崗敬業(yè)責(zé)任感，如何更好地開展人事檔案利用工作更是人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，因此要經(jīng)常性的組織多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使人事檔案管理人員能夠及時(shí)掌握政策，不斷掌握新的知識(shí)與技能，具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，從容應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，更好地服務(wù)于人事檔案利用工作。
　　人事部門要充分認(rèn)識(shí)做好人事檔案利用工作的重要性，根據(jù)人事檔案利用工作的特點(diǎn)，正確處理好保密和利用的關(guān)系，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和科學(xué)的管理模式提高人事檔案利用工作的規(guī)范化和人性化程度，更好地體現(xiàn)出人事檔案管理的總體水平，為事業(yè)單位更好發(fā)展服務(wù)。