隨著機(jī)關(guān)辦公自動化的實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，其快捷、靈活、高效的檢索方式，也為立卷改革提供了新的方向和可能。為此，各地檔案館和機(jī)關(guān)檔案室陸續(xù)開始了對文件整理方法的改革，并利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，取得了良好的效果，計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔管理已逐步得到推廣應(yīng)用。
　　
　　一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的發(fā)展及應(yīng)用
　　
　　上個世紀(jì)70年代開始，我國的檔案部門已開始應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)，但直到1985年才真正有計(jì)劃地建立了自己的系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上逐步不斷完善，建成了第一套文書檔案處理系統(tǒng)。如今，經(jīng)過30多年的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的各個環(huán)節(jié)都得到了充分的應(yīng)用：1、建立檔案信息著錄檢索系統(tǒng)，檔案信息著錄檢索系統(tǒng)應(yīng)該說是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。把文書檔案、科技檔案卷內(nèi)目錄、案卷目錄等錄入計(jì)算機(jī)，配合案卷的編號，能夠?qū)︷^（室）藏檔案進(jìn)行快速檢索，既方便利用者，又提高了查詢效率。2、利用計(jì)算機(jī)對檔案的閱覽、外借進(jìn)行登記；利用計(jì)算機(jī)光盤、磁盤技術(shù)對檔案信息進(jìn)行大容量的存儲和高效的檢索。3、利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔及以后的開發(fā)再利用等把文件的整個生命過程形成為一條流水線的操作過程。文檔一體化操作管理與傳統(tǒng)文檔操作相比，避免了應(yīng)歸檔文件的人為遺漏，保證了歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，確保了檔案的質(zhì)量。4、利用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)對館（室）藏檔案進(jìn)行二次利用，打破傳統(tǒng)的檔案載體記錄信息都是平面的框架及文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機(jī)結(jié)合起來的弊端。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，把檔案信息都以數(shù)字化的形式存儲，做到信息主體圖、文、聲同時(shí)擁有，相輔相成，使得檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了最大限度的強(qiáng)化。5、檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫的形式存在，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行互通、合理共享，建立龐大的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，發(fā)布檔案信息，為項(xiàng)目的研制與開發(fā)提供強(qiáng)有力的資源信息保證，匯總形成編研材料等，通過構(gòu)建檔案館內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)等，把數(shù)字檔案信息放入信息交流的大動脈互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為個人、國家乃至世界范圍內(nèi)的用戶提供檔案信息資源。
　　
　　二、利用計(jì)算機(jī)技術(shù)改進(jìn)檔案管理存在的問題
　　
　　1.檔案載體保存及安全有待進(jìn)一步改進(jìn)
　　電子文件的存儲材料是磁性物質(zhì)和光盤。一般的磁盤或磁帶采用聚酯底基，容易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，從而破壞記錄數(shù)據(jù)。光盤是利用激光技術(shù)對信息進(jìn)行存取的，而光盤常用的記錄介質(zhì)采用在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料，這些材料很不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。電子數(shù)據(jù)相當(dāng)脆弱，非常容易受到人為及機(jī)器故障的損害，造成數(shù)據(jù)的丟失，如由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出錯造成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和文件系統(tǒng)故障；錄入或更新的數(shù)據(jù)不滿足格式條件或要求；人為地、有意識地破壞活動，對數(shù)據(jù)非正常修改，對軟、硬件的蠻力破壞等等都會導(dǎo)致數(shù)字化檔案的缺失，并且無法修復(fù)的可能性比紙質(zhì)檔案大的多。
　　2、檔案信息資料采集錄入方法進(jìn)一步完善
　　目前大部分檔案館（室）所藏檔案仍然是以紙質(zhì)為主，方法一：對文字信息通過計(jì)算機(jī)人工錄入或由高分辨率的掃描儀對材料進(jìn)行掃描，由字符識別軟件識別，制成文本文件；方法二：對其他的檔案材料通過多功能掃描儀進(jìn)行立體掃描、底片掃描形成一張張圖片，制成圖形文件后存入計(jì)算機(jī)。第一種方法的優(yōu)點(diǎn)是：占據(jù)空間小，實(shí)現(xiàn)了真正的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)資料形式繁多，打印稿、手寫稿、繁體字、字跡濃淡不一，此時(shí)采用第一種方法就不能起到很好的效果，利用OCR進(jìn)行字符識別準(zhǔn)確率低，誤碼率高，如采用人工錄入，不但工作量相應(yīng)增加，而且產(chǎn)生差錯的機(jī)率也相應(yīng)增大了。第二種方法簡單易行，但需要檔案工作人員具有一定的操作技能，要避免人為的錯掃、漏掃等情況的發(fā)生，同時(shí)以圖片形式保存文件占用了相對較多的存儲空間，增加了投入的成本。
　　3.檔案信息發(fā)布和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)通用性差
　　檔案信息發(fā)布和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)各行其道，層次不一，通用性差，不能有效的結(jié)合，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)的前提是有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。但由于傳統(tǒng)的檔案管理方法，致使案卷質(zhì)量參次不齊，各類檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)繁多，僅著眼于某一體系或某一專業(yè)領(lǐng)域，無法全面實(shí)施、實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也阻礙了檔案管理工作計(jì)算機(jī)化的發(fā)展。
　　
　　三、對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中出現(xiàn)問題的應(yīng)對措施
　　
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，根據(jù)檔案館（室）的實(shí)際情況編寫與之相適應(yīng)的自動化系統(tǒng)，對檔案館（室）進(jìn)行自動化管理，把館（室）藏檔案數(shù)字化，如自動編目、自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、計(jì)算機(jī)輔助立卷、文檔一體化管理等。把館（室）藏檔案信息轉(zhuǎn)換成能直接被計(jì)算機(jī)識別與讀取的數(shù)據(jù)，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫，組建數(shù)字檔案館，遵循共同的交換協(xié)議、傳輸協(xié)議、認(rèn)證協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享，構(gòu)成使用方便的、超大規(guī)模的、沒有時(shí)間及時(shí)空限制的信息資源中心。用戶可以通過因特網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)客戶端提出申請，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證，得到權(quán)限后，完成檔案的查找、調(diào)閱、打印等工作。新型檔案存儲介質(zhì)因其載體制成材料各異化學(xué)穩(wěn)定程度不同，在保管過程中應(yīng)針對其特點(diǎn)盡量按類別做到分庫保存統(tǒng)一管理。不同載體的保管方法有許多相同的方面，如防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜具有共同性，根據(jù)其特性要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行保護(hù)。庫房內(nèi)一般應(yīng)配備強(qiáng)制通風(fēng)設(shè)備與空調(diào)設(shè)備，使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中，各種不同載體的存貯應(yīng)配備專門柜架，使用金屬柜架、木制柜架和非磁性材料制成的柜架，按存儲檔案的屬性進(jìn)行分類存放。軟、硬磁盤等磁存儲介質(zhì)都需注意防磁、防潮及化學(xué)腐蝕。對光盤的保護(hù)，應(yīng)加強(qiáng)溫度、濕度的控制，防止光盤變形、老化。專門建立新型載體檔案的借閱利用審批制度。磁性載體文件應(yīng)一式兩份歸檔，并分開保存，把其中一份作為保存件不得外借。利用率高的檔案應(yīng)拷貝多份復(fù)制件，利用中僅使用復(fù)制件，妥善保存原件。數(shù)字化檔案進(jìn)館必需經(jīng)過殺毒處理，并實(shí)時(shí)更新殺毒軟件病毒庫，做到進(jìn)館檔案都處在無毒狀態(tài)。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行編目、著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作時(shí)，應(yīng)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，對檔案的檢索、查看、復(fù)制等工作加以限制，防止外來人員直接操作計(jì)算機(jī)修改檔案文件，防止有密級的檔案文件泄密。對于長期保存不需要修改變動的檔案，可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上來保存，保證其不被修改。