摘 要： 本文論述了地方高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)于地方高校自身的建設(shè)和發(fā)展的重要意義，闡述了開(kāi)發(fā)利用地方高校檔案信息資源的策略、創(chuàng)新模式及具有地方高校特色的檔案信息資源，并針對(duì)地方高校檔案部門發(fā)展中出現(xiàn)的種種問(wèn)題，采取了可行性措施。
　　關(guān)鍵詞： 地方高校 檔案 信息資源 開(kāi)發(fā) 利用
　　
　　檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，既是檔案學(xué)界要面臨的實(shí)踐問(wèn)題，又是學(xué)術(shù)界長(zhǎng)期關(guān)注的理論課題。高校檔案是一種重要的文獻(xiàn)信息資源，是一個(gè)集教學(xué)、科研、基建、黨政管理、財(cái)務(wù)、人才信息等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系，是推動(dòng)和發(fā)展學(xué)校教育事業(yè)的寶貴財(cái)富。然而，在部分地方高校中，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用還處于極不平衡的狀態(tài)，一部分地方高校檔案已經(jīng)組織專門力量，有計(jì)劃地進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，并取得了一定成效。但是絕大多數(shù)地方高校部門仍然沿用傳統(tǒng)的思想和做法，致使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作缺乏生機(jī)和活力。但是，在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中用何種態(tài)度對(duì)待檔案信息資源，使其自身潛在的價(jià)值通過(guò)合適的手段轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，并使檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用在信息化時(shí)代走上規(guī)范化和法制化的軌道，這是值得我們分析研究的問(wèn)題。
　　一、地方高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用策略
　　地方高校信息化建設(shè)是一件利校利學(xué)的實(shí)事工程，它不僅有利于地方高校向現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，而且有利于持續(xù)提高地方高校的教育教學(xué)質(zhì)量。因此，研究地方高校檔案信息化狀況，梳理其存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地提出相應(yīng)策略，對(duì)推動(dòng)地方高校檔案信息化建設(shè)的深化發(fā)展有著十分重要的意義。
　　1.分析研究館藏檔案內(nèi)容，進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。
　　地方高校檔案內(nèi)容復(fù)雜，包括黨政管理檔案、科技檔案、學(xué)籍檔案、人物檔案、基建檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案和聲像檔案等，對(duì)這些檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查分析研究，選擇利用面廣，與現(xiàn)實(shí)聯(lián)系密切的專題進(jìn)行系統(tǒng)的整理編輯，就可以為學(xué)校、為社會(huì)提供主動(dòng)的高質(zhì)量的智能型服務(wù)。例如：《優(yōu)秀教學(xué)成果匯編》《最新科技成果簡(jiǎn)介》《優(yōu)秀畢業(yè)論文匯編》等，可以為社會(huì)提供有價(jià)值的科技信息，促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化；利用人物檔案編寫和出版名人錄，不僅可以將名人的科技成果、創(chuàng)作成果推向社會(huì)、推向市場(chǎng)，而且可以把地方高校的人才介紹給各行各業(yè)，使他們有更多的機(jī)會(huì)在更廣闊的天地施展才干，不斷為國(guó)家、為社會(huì)創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富。此外，通過(guò)對(duì)館藏檔案內(nèi)容的分析研究，編寫校史、組織史、學(xué)校歷年大事記、編輯有較高價(jià)值并且有愛(ài)國(guó)、愛(ài)校教育意義的專題史料，可以為用戶提供系統(tǒng)的專題成果。
　　2.優(yōu)化館藏，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)。
　　檔案基礎(chǔ)工作主要包括檔案的收集、整理、鑒定、編目、保管利用等工作，做好這些工作是做好檔案信息開(kāi)發(fā)和利用工作的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，各種載體的檔案大量增加，這就要求我們必須建立起門類齊全、數(shù)量充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的檔案信息庫(kù)，才能為信息的開(kāi)發(fā)利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)。而收藏和利用之間存在著相輔相成的辯證統(tǒng)一關(guān)系，只有建立合理的館藏結(jié)構(gòu)，才能為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供工作對(duì)象；只有有效地開(kāi)發(fā)利用，才能使館藏信息發(fā)揮應(yīng)有的功能和作用，所以我們要大力加強(qiáng)檔案的館藏建設(shè)，重視檔案的基礎(chǔ)工作，多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，建立科學(xué)的歸檔范圍、保管期限，把好案卷質(zhì)量關(guān)，優(yōu)化館藏。
　　3.聯(lián)合外界力量，進(jìn)行合作開(kāi)發(fā)。
　　地方高校檔案部門擁有豐富的檔案信息資源，但因人員緊張、專業(yè)距離等因素的影響而得不到很好的開(kāi)發(fā)利用。為了解決這一問(wèn)題，地方高校檔案部門可以與相關(guān)的部門合作，利用各自的優(yōu)勢(shì)，共同開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源。例如，地方高校部門可以與社會(huì)有關(guān)部門合作，利用高校檔案信息資源參與他們所選擇的有關(guān)課題的研究，為社會(huì)提供高層次的信息服務(wù)。此外，重視高校檔案部門之間的合作，改變地方高校檔案部門之間的封閉或半封閉狀態(tài)，可以使各高校的檔案信息資源互為補(bǔ)充，也可以減輕各自在人力和資金方面的壓力，共同促進(jìn)高校信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
　　二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)新模式研究
　　研究檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)新模式，首先要明確創(chuàng)新方向，并在正確的方向上實(shí)施科學(xué)的戰(zhàn)略。在日益更新的信息環(huán)境下，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用也逐漸發(fā)生了變化。檔案部門可以根據(jù)這些變化，研究檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作在各種環(huán)境下的發(fā)展?fàn)顩r和規(guī)律，致力于檔案信息的深層次開(kāi)發(fā)和利用，不斷研究信息資源開(kāi)發(fā)利用的新需要和新特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上確定創(chuàng)新方向、制定創(chuàng)新策略、建立創(chuàng)新模式。
　　目前，信息資源的最大特點(diǎn)是信息量巨大且雜亂無(wú)序，而利用者的需求則是層出不窮且千差萬(wàn)別的。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)新模式就是要在二者之間建立起科學(xué)的關(guān)聯(lián)通道，營(yíng)造高效的供求交互環(huán)境，提高利用者對(duì)信息資源的接觸、認(rèn)識(shí)、共享、獲取、處理、運(yùn)用等綜合能力。
　　要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，就要立足于加速檔案信息資源自主開(kāi)發(fā)利用環(huán)境建設(shè)，引導(dǎo)用戶自主開(kāi)發(fā)利用資源。逐步建立起由檔案部門開(kāi)發(fā)資源環(huán)境，用戶自主利用資源甚至參與資源開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新模式。
　　信息資源自主開(kāi)發(fā)利用環(huán)境建設(shè)的宗旨是提供信息資源的檢索和應(yīng)用效率，進(jìn)而延伸到信息資源的可檢索性、可重用性，以及符合上述條件的信息資源數(shù)量。因此，創(chuàng)新模式的建立也應(yīng)時(shí)刻把握提高資源上述共享能力這一主線，將信息資源開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)新模式建設(shè)融入檔案管理各項(xiàng)工作。
　　三、基于地方高校檔案部門現(xiàn)狀，開(kāi)發(fā)具有地方高校特色的檔案信息資源
　　目前地方高校檔案工作面臨缺乏具有高校特色的檔案信息資源，只有豐富和優(yōu)化館藏，加強(qiáng)編研，提高檔案信息利用效率，才能有針對(duì)性地加大特色檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度。編研就是以檔案部門庫(kù)藏的檔案為主要對(duì)象，根據(jù)客觀實(shí)際需要，按照一定的題目，在對(duì)檔案進(jìn)行分析研究的基礎(chǔ)上，把檔案及其整理、加工的材料進(jìn)行編排、匯集，編印成各種編研產(chǎn)品，再通過(guò)有效的傳播渠道，提供給社會(huì)并為其服務(wù)的一種工作。編印工作是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要方式之一，也是提高檔案工作整體水平的重要途徑，是檔案管理部門主動(dòng)地、系統(tǒng)地、廣泛地為社會(huì)提供科技信息服務(wù)的一種方式，應(yīng)在熟知庫(kù)藏檔案資料的基礎(chǔ)上，主動(dòng)了解社會(huì)各方面的信息需求，做到根據(jù)需求者不同的需要，有針對(duì)性地開(kāi)展庫(kù)藏檔案信息的再加工，編制成各種目錄、索引、摘要，以適應(yīng)不同的需求者從不同角度全方位、深層次地查找所需信息資源。地方高校在開(kāi)展編研工作中，一定要結(jié)合本校特點(diǎn)，充分調(diào)研，把編研工作重點(diǎn)放在“精、管、用”的基礎(chǔ)上，主動(dòng)上門，使檔案信息開(kāi)發(fā)利用既有規(guī)范性，又有可行性，充分發(fā)揮檔案作用，提高利用率。
　　四、針對(duì)地方高校檔案部門發(fā)展中出現(xiàn)的種種問(wèn)題，采取可行性措施
　　1.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，建立合理的地方高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)體系。
　　地方高校檔案部門要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。在具體工作中，要堅(jiān)持以調(diào)查研究為前提，以建庫(kù)為基礎(chǔ)，以服務(wù)為中心。減少盲目性，增強(qiáng)目的性，全面系統(tǒng)地進(jìn)行館藏內(nèi)容的分析和檔案利用需求的調(diào)查研究，瞄準(zhǔn)社會(huì)需求，制定相應(yīng)方案，吸收各類專家、學(xué)者積極參與檔案信息開(kāi)發(fā)，把檔案信息資源中的技術(shù)信息、知識(shí)情報(bào)、科技含量盡量轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。以建庫(kù)為基礎(chǔ)，利用館藏信息 ，培育特色，增強(qiáng)與經(jīng)濟(jì)工作和發(fā)展的關(guān)聯(lián)度，通過(guò)強(qiáng)化征集、接收等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，增大館藏檔案信息含量，擴(kuò)大信息源。要注意跟蹤社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，尋找有價(jià)值的信息源，并與相關(guān)部門建立工作聯(lián)系，穩(wěn)定信息源，要以服務(wù)為中心，推廣服務(wù)是檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的根本目的，檔案信息資源開(kāi)發(fā)的整個(gè)活動(dòng)都應(yīng)圍繞推廣服務(wù)來(lái)開(kāi)展工作。
　　2.構(gòu)建適應(yīng)信息化要求的地方高校檔案管理模式。
　　為了克服現(xiàn)行地方高校檔案管理體制中出現(xiàn)的弊端，真實(shí)準(zhǔn)確地發(fā)揮地方高校檔案在新時(shí)期的信息作用，就必須積極適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的要求，建立起較為先進(jìn)的地方高校檔案管理模式。應(yīng)該在全國(guó)范圍內(nèi)建立通用的可靠的高校檔案信息網(wǎng)和高校檔案管理中心，并要采用工作現(xiàn)代化的信息實(shí)施使檔案信息資源共享，讓用戶能夠通過(guò)便捷的途徑迅速獲得高效滿意的服務(wù)與自身所需要的真實(shí)的信息，從而進(jìn)一步發(fā)揮地方高校檔案的作用。
　　3.建立健全地方高校檔案信息資源服務(wù)體系。
　　為了提高地方高校檔案信息的利用率，地方高校檔案部門要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，把死檔案變成活信息。根據(jù)用戶需求的變化，有針對(duì)性地向用戶提供信息服務(wù)。同時(shí)要處理好維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)與檔案信息資源的關(guān)系，提高對(duì)檔案信息地位的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，改變服務(wù)方式，滿足社會(huì)需求。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案信息服務(wù)的內(nèi)容必須以市場(chǎng)需求為出發(fā)點(diǎn)，檔案部門更多地與用戶進(jìn)行溝通和交流，把用戶反饋的信息作為檔案管理部門信息資源開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)。要開(kāi)展咨詢服務(wù)、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)，盡可能滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的不同需求，從而促進(jìn)地方高校檔案信息資源快速發(fā)展。
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